Jak prawidłowo rozliczyć podróże służbowe w księgach rachunkowych

W ewidencji księgowej dotyczącej podróży służbowych zgodnie ze wzorcowymi planami kont wykorzystuje się konta pozostałych kosztów w usługach obcych oraz konta rozrachunkowe rozliczenia zaliczek dla pracowników z tytułu podróży służbowych. W ramach konta syntetycznego kosztów można wydzielić dodatkowe konta analityczne na podróże zagraniczne oraz krajowe, a także na usługi zakwaterowania, diety, przejazdy, ryczałty itp. Szczegółowy sposób księgowania powinien wynikać z dokumentacji polityki rachunkowości, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości obejmującej m.in. wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia kont pomocniczych (ewidencji analitycznej) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

2 Czy w związku z projektem rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej rozliczanie podróży służbowych i ewidencja księgowa zostaną uproszczone?

Projekt rozporządzenia MPiPS z 22 kwietnia 2010 r., który wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia, ma zastąpić dwa poprzednie rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. dotyczące podróży krajowych i zagranicznych. Nowe rozporządzenie podwyższa: dietę krajową z 23 zł do 30 zł, diety zagraniczne oraz limity hotelowe dla większości krajów. Określono także sposób zmniejszenia należnej diety krajowej, gdy pracownik miał zapewnione częściowe wyżywienie. Nowościami są możliwość rezygnacji z wymogu dołączania do rozliczenia delegacji krajowej biletów na przejazdy publicznym środkiem transportu kolejowego lub autobusowego oraz zasada, że w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe w celu wyliczania diet.

3 Jak będzie się rozliczać diety krajowe i zagraniczne, w tym diety z tytułu podróży służbowej pracownika, która ma miejsce do kilku krajów europejskich?

Dotychczas dieta krajowa nie przysługiwała, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. W projekcie rozporządzenia wprowadzono stawki zmniejszenia diety krajowej za każdy posiłek w proporcji odpowiedniej: śniadanie 25 proc. diety, obiad 50 proc., a kolacja 25 proc. diety. W przypadku podróży zagranicznych dieta zagraniczna nie zmienia się. W przypadkach obu diet - krajowej i zagranicznej - został dodany w projekcie przepis odnośnie do zastosowania zmniejszeń diety w przypadku korzystania z usługi hotelowej, w ramach której świadczono wyżywienie.

Jeżeli chodzi o podróż służbową poza granicami kraju do kilku krajów europejskich, aktualnie przysługuje dieta w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W projekcie zawarto przepis, że przy podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe, oraz zapisano, że przy odbywaniu podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju stosuje się przepisy w części dotyczącej podróży krajowych. Państwa docelowe można ustalić w przypadku wykonywania obowiązków służbowych w tych krajach, tj. np. przeprowadzenia rozmów, nie dotyczy to przejazdu przez te kraje tranzytem - pociągiem, samochodem. W ewidencji podróży służbowych kwoty do zaksięgowania powinny uwzględniać ww potrącenia diet i podsumowania kwot diet z krajów docelowych. Przy księgowaniu podroży służbowej przydatne jest księgowanie oddzielne różnych tytułów wydatków z zaznaczeniem, że usługa hotelowa uwzględnia śniadanie czy diety dotyczą dwóch państw docelowych, w których wykonywane były obowiązki służbowe przez pracownika.

4 Jak będzie się rozliczać przejazdy w delegacjach krajowych i czy wpłynie to na zmianę w ewidencji księgowej?

W przypadku przejazdów dodano przepis, że koszty przejazdu środkami publicznego transportu kolejowego lub autobusowego nie wymagają udokumentowania biletami. Oznacza to, że pracodawca dokona zwrotu kosztów przejazdu pociągiem lub autobusem na podstawie oficjalnych cen biletów określonych przez przewoźników. Przepisy będą wymagać udokumentowania biletami lub rachunkami przejazdu wagonem sypialnym z miejscami do leżenia lub z opłatami dodatkowymi za przejazd (np. miejscówka) oraz przelot samolotem. Przy księgowaniu danego przejazdu, mając wydzielone konto analityczne, np. na przejazdy, można zaznaczyć, z czego wynika kwota wydatku - czy na podstawie oficjalnych cen biletów, czy zgodnie z konkretnym rachunkiem, biletem.

5 Częste problemy sprawia kwestia ustalenia kursu do przeliczenia kosztów w przypadku podróży zagranicznej w celu jego zaewidencjonowania w księgach. W jaki sposób się go ustala?

Jeśli pracownik odbył zagraniczną podróż służbową, poniesione przez niego wydatki należy przeliczyć na złote. I tak, dla celów bilansowych koszty wyrażone w walucie obcej przelicza się po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej - stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Ten sposób przeliczenia jest także zgodny z przepisami ustaw o podatku dochodowym. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o CIT koszty poniesione w walucie obcej przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Za dzień poniesienia kosztów pośrednio związanych z przychodami - a do kosztów tych zalicza się m.in. koszty podróży służbowej - uważa się datę, pod jaką koszt ujęto w księgach.

Dowodem takim może być np. rozliczenie zagranicznej podróży służbowej, do której dołącza się rachunki, faktury, bilety potwierdzające poszczególne wydatki oraz wylicza się diety i wydatki objęte ryczałtami.

Należy zwrócić uwagę, że przyjmując do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia poniesienia kosztu może się bowiem różnić od kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki). W ramach uproszczeń do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można zastosować kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę.

Możliwość stosowania powyższego kursu nie wynika wprawdzie z przepisów ustaw podatkowych, jednak zgodnie z literaturą taki sposób postępowania nie powinien być kwestionowany przez organy podatkowe, gdyż koszty podróży pokrywane są z wypłaconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według kursu z dnia jej wypłaty.

6 Ostatnie pytanie związane jest z zakwalifikowaniem kosztów podróży służbowej w ewidencji księgowej do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Jak wygląda ta kwestia?

Kosztem są wszystkie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł. Oprócz tego koszt ten nie może być wyłączony z tych kosztów na podstawie art. 16 ustawy o PIT i art. 22 ustawy o CIT.

Jeżeli podróż służbowa pracownika jest związana z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, to należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów odbytej podróży, czyli zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych dokumentowanych fakturą lub rachunkiem, są u pracodawcy kosztem uzyskania przychodu, nawet gdy przekraczają limity określone w przepisach rozporządzenia dotyczących podróży służbowych.

Ograniczenie w zakresie wysokości wydatku zaliczanego w ciężar kosztów uzyskania przychodów dotyczy jedynie wydatków związanych z używaniem przez pracowników samochodów niebędących własnością pracodawcy (art. 16 ust. 30 ustawy o PIT).

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek jedynie do wysokości nieprzekraczającej kwot ustalonych przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr.

Rozmawiała Agnieszka Pokojska

@RY1@i02/2010/104/i02.2010.104.086.012a.001.jpg@RY2@

Andrzej Dygut, menedżer w dziale usług księgowych Mazars

Andrzej Dygut

menedżer w dziale usług księgowych Mazars