Dokumentacja rachunkowa może być przechowywana poza przedsiębiorstwem

Do tej pory dana jednostka była zobowiązana przechowywać oryginały dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych w siedzibie głównej lub siedzibach swoich zakładów. Teraz - zgodnie z art. 73 ust. 1 i 4 ustawy o rachunkowości - ustawodawca rozszerzył zbiór miejsc, gdzie można archiwizować materiały. Po pierwsze nie wyszczególnia już siedziby, tylko mówi o jednostce. A to oznacza, że może przechowywać dokumentację w dowolnym, należącym do niej pomieszczeniu. Po drugie dopuszcza możliwość archiwizowania zbiorów przez inny podmiot gospodarczy, który świadczy usługi w tym zakresie.

Jeżeli firma zdecyduje się na skorzystanie z usług podmiotu zewnętrznego, wówczas - zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości - musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji w terminie 15 dni od dnia jej wydania. Ponadto jest zobowiązana zapewnić dostęp do tego zbioru uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu (za zgodą organu kontroli lub nadzoru).

Nowelizacja ustawy rozszerza także listę podmiotów, które mają prawo usługowo prowadzić księgi polskim firmom. Zadanie to można powierzyć nie tylko przedsiębiorcy, który ma uprawnienia wynikające z polskiej ustawy o rachunkowości, ale również podmiotowi prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego: Unii Europejskiej, Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które jest stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, lub też z państwa, które zawarło ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi umowę regulującą swobodę świadczenia usług.

Archiwizacji dokumentów należy dokonywać:

● w ustalonym porządku, który jest dostosowany do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,

● w podziale na okresy sprawozdawcze,

● w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie,

● ponadto roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Agnieszka Pokojska

Art. 27 ustawy z 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 47, poz. 278). Weszła w życie 10 kwietnia 2010 r.