Zwrot kosztów za prywatne rozmowy pracowników to pozostały przychód operacyjny

Koszty usług telefonicznych stanowią dla podmiotu koszty działalności operacyjnej i księgowane są na koncie 420 - Usługi obce. W tym przypadku należy pamiętać o ujęciu ich we właściwym momencie. Oznacza to, że wydatki na ten cel muszą obciążać koszty tego okresu sprawozdawczego, którego dotyczą (w którym prowadzone były rozmowy), a nie momentu, w którym została wystawiona faktura.

Kolejną kwestią jest obciążenie pracownika kosztami prywatnych rozmów. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na uzyskanie od pracownika zwrotu takich kosztów, musi zaksięgować otrzymane środki jako przychód. Ponieważ jest to przychód pośrednio związany z działalnością operacyjną podmiotu, należy go zaksięgować na koncie 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Przy ewidencji księgowej takich zdarzeń należy zwrócić uwagę na przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Rozliczanie prywatnych rozmów telefonicznych pracowników odbywa się bowiem poprzez refakturowane na nich tych kosztów. W każdym miesiącu, na podstawie faktury wystawionej przez firmę telekomunikacyjną, pracodawca wystawia refakturę VAT na każdego z pracowników, który prywatnie korzystał z telefonu służbowego.

Należy tu zwrócić uwagę na art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów przeprowadzonych z telefonów służbowych jest równoznaczne ze świadczeniem usług telekomunikacyjnych i podlega obowiązkowi opodatkowania VAT.

Należy też pamiętać, że przepisy ustawy o VAT nie wymagają, aby podatnik wystawił fakturę osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, gdy osoby te same nie wystąpią z żądaniem jej wystawienia. Jeżeli jednak tak się nie stanie, pracodawca może dokumentować koszty prywatnych rozmów pracowników, sporządzając np. listę obciążonych pracowników, z której wynika kwota do zapłaty przez pracownika oraz VAT należny od tych kwot.

Podatnik dokonuje zakupu usług telekomunikacyjnych związanych z prowadzoną działalnością i ma prawo do odliczenia VAT. W księgach rachunkowych zdarzenie to będzie odzwierciedlone w następujący sposób.

1. Otrzymanie faktury: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - cena nabycia, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość podatku, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami - łączna kwota zobowiązania.

2. Rozliczenie kosztu usług telekomunikacyjnych: strona Wn konta 420 - Usługi obce, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Następnie podatnik dokonuje odsprzedaży części tych usług swoim pracownikom, co powoduje u niego obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia tych usług na rzecz pracowników. Usługę należy opodatkować 22-proc. stawką VAT. W księgach rachunkowych należy to ująć zapisem: strona Wn konta 230 - Rozrachunki z pracownikami - wartość netto, strona Ma konta 224 - Rozliczenie VAT należnego - wartość podatku, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

W momencie gdy pracodawca pokrywa koszty prywatnych rozmów pracowników, to dla opodatkowania czynności nieodpłatnego świadczenia usług na rzecz pracownika powinien wystawić fakturę wewnętrzną. Wówczas VAT należny jednostka powinna ująć zapisem: strona Wn konta 450 - Podatki i opłaty, strona Ma konta 224 - Rozliczenie VAT należnego.

Warto też pamiętać, że jeżeli pracodawca sam pokrywa koszty rozmów prywatnych pracowników z telefonów służbowych, to ich wartość będzie stanowić dla pracowników przychód ze stosunku pracy. Należy go uwzględnić w podstawie opodatkowania i oskładkowania pracownika ze stosunku pracy.

@RY1@i02/2010/089/i02.2010.089.086.014a.001.jpg@RY2@

Obciążenie pracownika kosztami rozmów prywatnych

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).