Jak szybko i poprawnie sporządzić sprawozdanie finansowe za 2009 r.

Już niewiele czasu zostało na sporządzenie sprawozdania finansowego. Wynika to z faktu, że spółki, których dzień bilansowy pokrywa się z kalendarzowym, powinny przygotować je w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 marca.

Inną czynnością poprzedzającą przygotowanie sprawozdania jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald (tzw. obrotówki). Spółki mają na to 85 dni po dniu bilansowym, tj. do 26 marca (w przypadku sprawozdania za 2009 rok). Termin ten określa art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Sporządzenie zestawienia dla celów rocznego rozliczenia wyprzedza o kilka dni ostateczny termin złożenia deklaracji z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych.

Obrotówka umożliwia sprawdzenie poprawności i kompletności księgowań, pozwala na wykrycie błędów. Pełni więc funkcję kontrolną w procesie przygotowania rocznych raportów. Powinna więc zawierać kompletne księgowania dotyczące kosztów, przychodów, aktywów i pasywów danej jednostki. Prawidłowe zestawienie obrotów i sald musi uwzględniać m.in. naliczenie amortyzacji, rozliczenie kosztów międzyokresowych, rezerw na koszty dotyczące danego roku obrotowego czy kalkulację podatku odroczonego.

Ważnym elementem sprawozdania jest wstęp do niego. Powinien on zawierać opis polityki rachunkowości, który posłuży użytkownikowi sprawozdania do lepszego zrozumienia danych liczbowych opublikowanych w pozostałej części sprawozdania.

Konieczne jest więc zawarcie w tej części raportu zasad, które będą adekwatne do tych, które zastosowano przy sporządzaniu sprawozdania.

Przykładowo - jeżeli firma posiada nieruchomości inwestycyjne, powinna wskazać, jaką metodę stosuje do ich wyceny bilansowej: stosowaną do środków trwałych czy według wartości godziwej.

Innym, często popełnianym przez firmy błędem, jest nieujawnianie zagrożeń dotyczących kontynuacji działalności. Przykładowo - pojawiają się one w sytuacji, gdy w bilansie wykazany jest ujemny kapitał obrotowy. W takim przypadku spółka powinna opisać potencjalne problemy z płynnością, jak i sposób, w jaki zamierza te problemy rozwiązać.

Istotne jest też zamieszczenie informacji, czy sprawozdanie zostało sporządzone przy założeniu kontynuacji działania. W przypadku bowiem braku takiego założenia, wycena składników majątku następuje zgodnie z art. 29 ustawy o rachunkowości, tj. po cenach sprzedaży netto.

W bilansie, tj. części sprawozdania, którą muszą sporządzić wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe, wykazywany jest majątek, tj. aktywa i źródła jego finansowania pasywa. Suma aktywów musi się równać sumie pasywów (jak wynika z analizy raportów spółek giełdowych, czasami zdarzają się w tym zakresie błędy).

Jedną z pozycji majątku są rzeczowe aktywa trwałe. Aby zaliczyć składniki majątku do środków trwałych, zarówno w księgach, jak i bilansie, muszą być przede wszystkim kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Ponadto przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności powinien być dłuższy niż rok. Oznacza to, że przykładowo maszyna, która czeka na instalację, nie może być wykazywana w pozycji A.II.1 Środki trwałe, lecz A.II.2 Środki trwałe w budowie.

Wartość bilansową środków trwałych ustala się zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości według ceny nabycia, kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszając o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Aby prawidłowo ustalić tę wartość, należy przeanalizować, czy nie istnieją przesłanki wskazujące na trwałą utratę wartości danego składnika majątku.

Natomiast do wyceny środków trwałych w budowie należy zastosować art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem tego typu składniki majątku wycenia się na dzień bilansowy w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Przyczyną dokonania tego typu odpisu może być np. zaniechanie budowy środka trwałego, na który zostały poniesione nakłady.

Rzeczowe aktywa obrotowe obejmują również A.II.3 - Zaliczki na środki trwałe w budowie. W tej pozycji wykazuje się zarówno zaliczki na dostawę środków trwałych, jak i środków trwałych w budowie.

Firma, która wpłaci zaliczkę na poczet środków trwałych, musi ujawnić je w księgach rachunkowych w tym właśnie momencie. Można to odzwierciedlić zapisem: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Z kolei fakturę potwierdzającą dokonanie wpłaty księguje się w następujący sposób: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto faktury, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość podatku podlegającego odliczeniu, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki - wartość brutto.

Zaliczki na składniki aktywów trwałych wykazuje się w bilansie w pozycji A.II.3 bez względu na to, czy przedsiębiorca otrzymał fakturę czy nie. W pierwszym przypadku wartość wpłaconych zaliczek stanowi saldo konta 300 - Rozliczenie zakupu, natomiast w przypadku braku faktury - saldo konta 240 - Inne rozrachunki.

W pozycji A.III bilansu wykazuje się należności długoterminowe, tj. takie, których termin wymagalności przypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy. Zgodnie z definicją ustawową są to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości korzyści ekonomiczne dla jednostki. Zalicza się do nich m.in. kaucje (np. z tytułu najmu lub dzierżawy), należności z tytułu sprzedaży aktywów finansowych (np. obligacji) i środków trwałych, należności z tytułu przyznanych odszkodowań.

Spółka otrzymała kredyt w euro na budowę środka trwałego. Ponieważ w danym roku spółka nie wykorzystała części środków - zostały one ulokowane na lokacie terminowej. W związku z tym na dzień bilansowy na koncie środki trwałe w budowie:

poniesione koszty budowy 150 tys. zł, odsetki od kredytu 20 tys. zł.

odsetki od lokaty 10 tys. zł i dodatnie różnice kursowe od kredytu 5 tys. zł.

Środek trwały w budo- wie w bilansie zostanie wykazany w pozycji A.II.2.- Środki trwałe w budowie, w wartości (150 tys. + 20 tys. - 10 tys. + 5 tys.) - 155 tys. zł.

Warto pamiętać, że do tej pozycji nie zalicza się pożyczek zaliczanych do pozycji inwestycji długoterminowych. Nie prezentuje się w niej również zaliczek na dostawę wartości niematerialnych i prawnych, jak również środków trwałych, które stanowią pozycje rzeczowych aktywów trwałych.

Inna pozycja bilansu - długoterminowe rozliczenia międzyokresowe - dzieli się na: aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego oraz inne rozliczenia międzyokresowe.

Inne rozliczenia międzyokresowe stanowią poniesione wydatki, które na dzień bilansowy nie stanowią kosztu. Będą nim dopiero w przyszłych okresach obrotowych, tj. po 12 miesiącach od dnia bilansowego.

Do tej pozycji kwalifikuje się m.in. koszty:

● planowanego remontu maszyn,

● organizacji i założenia spółki (poza tymi, które zostały pokryte nadwyżką ceny emisyjnej nad ceną nominalną akcji).

W pozycji tej wykazuje się również opłacone z góry prenumeraty i czynsze, a także dyskonto weksla.

Jako długoterminowe rozliczenia międzyokresowe wykazuje się też odsetki od pożyczki lub kredytu na bieżącą działalność, jeżeli zostały pobrane z góry. W związku z tym pobrane przez bank z góry odsetki ewidencjonuje się w momencie uruchomienia kredytu za pośrednictwem konta 650 - Rozliczenie międzyokresowe kosztów finansowych. Saldo Wn konta 650 wykazuje się jako B.IV - Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe, jeżeli dotyczą krótszych terminów.

Rozliczenia międzyokresowe stanowią również koszty niezakończonych prac rozwojowych. Wykazuje się je w aktywach bilansu zależnie od terminu ich zakończenia. Jeżeli nastąpi to w ciągu następnego roku, należy je wykazać w pozycji B.IV. - Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Z kolei, gdy zakończenie prac nastąpi w okresie dłuższym niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego - w pozycji A.V.2. - Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe - inne rozliczenia międzyokresowe.

Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe obejmują te koszty, których aktywacja nastąpi w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, że do tej kategorii aktywów zalicza się wydatki, które jednostka poniosła w 2009 roku, a kosztem staną się dopiero w 2010 roku. Mogą to być zatem wydatki związane z: prenumeratą, zapłaconym z góry czynszem, ubezpieczeniami.

Kolejną pozycją aktywów bilansu jest B.I, czyli zapasy. Do kategorii tej zalicza się przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego albo w ciągu normalnego cyklu operacyjnego:

● materiały nabyte w celu wykorzystania we własnym zakresie,

● wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi), zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji,

● półprodukty oraz towary nabyte w stanie nieprzetworzonym,

● zaliczki na towary.

Problemy mogą się pojawić w przypadku posiadanego wyposażenia związanego z serwisem. Często tego typu części zamienne są wykorzystywane przy serwisie konkretnych środków trwałych, przez okres dłuższy niż 12 miesięcy. Przykładowo, firma, która jest zobowiązana do przeglądu i konserwacji sprzedawanego sprzętu, musi utrzymywać niezbędne do wymiany części zamienne przez okres objęty umową.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, należy je wykazać w księgach jako zapasy. Wątpliwości może wzbudzać wykazanie ich w bilansie, w przypadku gdy czas ich przechowywania w magazynie jest dłuższy niż rok. Warto pamiętać, że w tym przypadku nie można skorzystać z rozwiązań Międzynarodowego Standardu Rachunkowości 16. Zgodnie bowiem z tym standardem istotne części zamienne oraz wyposażenie związane z serwisem, wykorzystywane przez czas dłuższy niż jeden okres, będą prezentowane w środkach trwałych.

Natomiast zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości do środków trwałych zaliczamy tylko kompletne aktywa trwałe.

W pozycji materiały wykazuje się również materiały w drodze, czyli te, których jednostka fizycznie nie posiada (nie ma dowodu przyjęcia do magazynu), lecz zostały przez dostawcę wysłane i zafakturowane. Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w pozycji B.I.4 określającej towary w drodze.

Takie postępowanie jest prawidłowe, jeżeli materiały zostały zafakturowane przez sprzedawcę, ale nie dostarczono ich jeszcze do odbiorcy. Stanowią bowiem własność firmy, która je kupiła, i należy je traktować jako materiały lub towary w drodze.

Warto pamiętać, że ujęcie w tych pozycjach bilansowych materiałów i towarów będzie właściwe bez względu na miejsce, w którym się znajdują. Nie ma znaczenia, czy przechowywane są we własnych lub obcych magazynach, czy w punktach, w których dokonuje się ich sprzedaży detalicznej.

Z kolei wpłacone zaliczki na towary i materiały, a także usługi wykazuje się w pozycji aktywów w zapasach jako B.I. - Zaliczki na dostawy.

Zaliczki na składniki aktywów obrotowych wykazuje się w bilansie w pozycji B.I.5 bez względu na to, czy przedsiębiorca otrzymał fakturę czy nie. W pierwszym przypadku wartość wpłaconych zaliczek stanowi saldo konta 300 - Rozliczenie zakupu, natomiast w przypadku braku faktury - saldo konta 202 - Rozrachunki z dostawcami.

Katalog pasywów otwierają kapitały. Należy pamiętać, że inwentaryzacja obejmuje również tę część ksiąg. Zanim więc zostaną umieszczone w bilansie, ich wartość musi zostać zweryfikowana. Przykładowo - w przypadku inwentaryzacji kapitałów istotne jest, czy istnieje zgodność co do zaksięgowanej wysokości kapitału zakładowego z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego. Analizy wymagają też np. uchwały podjęte na zgromadzeniu wspólników. Może z nich bowiem wynikać konieczność utworzenia nowego rodzaju kapitałów. W razie jakichkolwiek rozbieżności należy skorygować zapisy w księgach.

Pozycja A pasywów bilansu kapitał (fundusz) własny obejmuje wszystkie rodzaje kapitałów, które stanowią wartość księgową jednostki, czyli wartość aktywów pomniejszonych o zobowiązania (tzn. aktywa netto).

Zobowiązania w pasywach bilansu wykazywane są w podziale na krótko- i długoterminowe. Do pozycji B. III Zobowiązania długoterminowe zaliczają się wszystkie zobowiązania z tytułów cywilnoprawnych, czego skutkiem jest pozyskanie składnika aktywów i powstanie obowiązku wykonania świadczenia, które staje się wymagalne po upływie 12 miesięcy. Należy jednak pamiętać, że w tej pozycji nie wykazuje się przedawnionych lub umorzonych przez kontrahenta zobowiązań.

Z kolei do zobowiązań krótkoterminowych zaliczają się zobowiązania, których termin zapadalności jest krótszy od 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wyjątek stanowią zobowiązania z tytułu dostaw i usług, które zawsze będą prezentowane w tej pozycji bez względu na ich termin płatności.

Pozycja B.II.2g) - Zobowiązania z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń obejmuje zobowiązania:

● z tytułu podatków stanowiących przychód budżetu centralnego i budżetów terenowych,

● wobec urzędów celnych,

● wobec ZUS,

● wobec Funduszu Pracy, Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Natomiast innymi zobowiązaniami będą wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego m.in. zobowiązania z tytułu:

● zakupu środków trwałych, środków trwałych w budowie,

● z tytułu odszkodowań (wypłacanych przez jednostkę kontrahentom).

- należy rozliczyć inwentaryzację i sporządzić zestawienie obrotów i sald.

- należy sporządzić jednostkowe sprawozdanie finansowe i przedstawić je właściwym organom.

- organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie.

agnieszka.pokojska@infor.pl