Jak rozliczyć rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2011 r.

Rozliczenie roku obrotowego 2011, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, może trwać maksymalnie do 15 lipca 2012 r. To bowiem w określonych przypadkach ostatni dzień na przekazywanie sprawozdań do publikacji. Zanim jednak przedstawimy krok po kroku etapy, warto pamiętać o odpowiedzialności za etapy zamknięcia roku obrotowego.

Kwestię tę reguluje m.in. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Warto więc przypomnieć, że za obowiązki w zakresie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, czyli np. zarząd. Nie zwalnia z odpowiedzialności przekazanie obowiązków np. głównemu księgowemu. Jeżeli obowiązki w tym zakresie zostały powierzone innej osobie za jej zgodą, wówczas kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru. Przy tym przekazaniu nie podlega odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Ustawa o rachunkowości zastrzega również, że jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Warto też zwrócić uwagę na art. 4a ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Ponadto kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tych obowiązków.

Jeżeli odpowiedzialne osoby nie wywiążą się z tych obowiązków, można stosować wobec nich odpowiedzialność zarówno karną, jak i odszkodowawczą. W tym drugim przypadku spółka może więc poszukiwać u osób odpowiedzialnych możliwości naprawienia szkody. Musi jednak wykazać, że powstała szkoda ma charakter majątkowy i jest wynikiem działania lub zaniechania działania. Odszkodowanie obejmować może zarówno tzw. rzeczywistą szkodę, jak i utracone korzyści.

Warto pamiętać, że z odpowiedzialności rady nadzorczej nie zwalnia komitet audytu. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach, określone jednostki zainteresowania publicznego, którymi są m.in. spółki giełdowe i banki, musiały utworzyć komitet audytu. Do zadań tego organu należy m.in. monitorowanie:

● procesu sprawozdawczości finansowej,

● skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem,

● wykonywania czynności rewizji finansowej,

● niezależności biegłego rewidenta i podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych.

Wszystkie etapy rozliczenia roku obrotowego należy przeprowadzić właściwie. Pierwszym z nich jest przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich składników majątku. Czynności w większości podmiotów już trwają. Wynika to z faktu, że wykonywane są na dzień bilansowy, a termin ten uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Dotyczy to składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, tj. odpisywanych w koszty na dzień zakupu lub w momencie wytworzenia. W takim jednak przypadku (gdy inwentaryzacja została przeprowadzona na inny dzień niż 31 grudnia) ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy tym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Tak będzie np. ze zobowiązaniami wobec danego kontrahenta. Przykładowo inwentaryzacja tych pasywów nastąpiła 15 listopada i wartość zobowiązania spółki wobec niego ustalono w wysokości 10 tys. zł. Następnie do dnia bilansowego spółka dokonała nowych zakupów o wartości 12 tys. i spłaciła zobowiązania na 10 tys. zł.

W związku z tym na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia, stan zobowiązań wobec wierzyciela, wynikający z ksiąg rachunkowych, wyniósł 12 tys. zł (10 tys. zł + 12 tys. zł - 10 tys. zł).

Tak jak to zostało wspomniane, ta zasada nie dotyczy m.in. inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości należy ją przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego - drogą spisu z natury.

Jeżeli w jednostce dzień bilansowy, tj. 31 grudnia danego roku obrotowego, będzie dniem wolnym od pracy, inwentaryzację przeprowadza się na koniec ostatniego dnia roboczego w tej jednostce lub na początku pierwszego dnia roboczego w nowym roku obrotowym. Ważne jest, aby stan środków był dokładnie taki jak w dniu bilansowym.

Pisząc o inwentaryzacji wato przypomnieć, że biegły rewident musi uczestniczyć w inwentaryzacji znacznych składników majątku w podmiotach, których sprawozdania podlegają rewizji finansowej.

Postępowanie audytora w tym zakresie regulują krajowe standardy rewizji finansowej, które stanowią załączniki do uchwały nr 1608/38/2010 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z 16 lutego 2010 r.

Zgodnie z jego wytycznymi jeżeli zapasy lub ich określone grupy stanowią znaczący składnik aktywów wykazanych w badanym sprawozdaniu finansowym, to biegły rewident powinien zebrać stosowne dowody badania dotyczące ich istnienia, kompletności i przydatności drogą udziału w charakterze obserwatora w spisie z natury. Aby zmniejszyć ryzyko, że wyniki spisu z natury nie będą wiarygodne, wskazane jest przeprowadzenie wstępnej oceny poprawności zamierzonych działań inwentaryzacyjnych i przekazanie ewentualnych wątpliwości oraz propozycji kierownikowi jednostki.

Zgodnie ze standardem nr 1 w uzasadnionych przypadkach udział biegłego rewidenta w spisie z natury może być zastąpiony innymi czynnościami (np. powtórną inwentaryzacją niektórych składników majątku w obecności biegłego rewidenta w niedługim czasie po właściwym spisie z natury), pozwalającymi na ustalenie istnienia, kompletności i przydatności stanu zapasów.

Jeżeli stan zapasów stanowi znaczący składnik aktywów jednostki, a biegły rewident nie mógł ani wziąć udziału w ich spisie z natury, ani zastosować innych czynności, wówczas następuje ograniczenie zakresu badania. Może to natomiast wpłynąć na wydaną przez biegłego rewidenta opinię, która będzie zawierała zastrzeżenia.

Podmioty, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mają czas do 31 marca 2012 r. na sporządzenie sprawozdania finansowego. Wcześniej jednak trzeba rozliczyć inwentaryzację i sporządzić zestawienie obrotów i sald. Przepisy nakazują zakończyć inwentaryzację do 15 stycznia, jednak nie określają czasu, w którym powinno się jej wyniki rozliczyć. Prace w tym zakresie należy więc zakończyć w takim terminie, aby możliwe było sporządzenie zestawienia obrotów i sald. Według art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości na wykonanie tej czynności spółki mają czas do 85. dnia po dniu bilansowym. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem (terminem) jest 25 marca 2012 r.

Tworzenie tzw. próbnego bilansu reguluje art. 18 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem powinien on zwierać symbole lub nazwy kont, a także salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Konieczne jest również wykazanie sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Oznacza to, że zestawienie obrotów i sald powinno zawierać: bilans otwarcia i zamknięcia każdego konta, obroty okresu oraz obroty narastające. Ponadto salda początkowe kont wynikowych muszą wynosić zero, a konta bilansowe muszą się zgadzać ze sprawozdaniami z ubiegłego roku.

Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald księgi głównej jest elementem tworzącym księgi rachunkowe. Powinno więc:

● być trwale oznaczone nazwą pełną lub skróconą jednostki, której dotyczą - nazwa musi figurować na każdej księdze wiązanej, każdej luźnej karcie kontowej także wówczas, jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera;

● zawierać nazwę (tytuł) księgi rachunkowej, np. zestawienie obrotów i sald księgi głównej;

● zawierać nazwę programu przetwarzania (programu finansowo-księgowego);

● być oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną. Dzięki niemu można wychwycić niektóre błędy księgowe, np. zaksięgowanie przez pomyłkę zdarzenia na dwóch kontach po tych samych stronach czy też wpisanie niewłaściwych kwot.

Przy sporządzaniu sprawozdań finansowych warto pamiętać, że niektóre podmioty mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe. Tę kwestię reguluje art. 50 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku go poprzedzającym, nie osiągnęła dwóch z określonych przez ustawodawcę wielkości, może sporządzić sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej. W przepisie wymieniono trzy wielkości:

● średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,

● suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2 mln euro,

● przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4 mln euro.

Takie podmioty mogą przedstawić tylko te dane, które we wzorze sprawozdania, stanowiącego załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości, oznaczone są literami i cyframi rzymskimi. Można też pominąć informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego, w przypadku gdy nie wystąpiły one w jednostce zarówno w roku obrotowym, za który sporządzane jest sprawozdanie, jak i za rok go poprzedzający. W formie uproszczonej można też sporządzić informację dodatkową.

Tak jak to wspomniano, sprawozdanie finansowe sporządza się do 31 marca. Składa się ono z bilansu, rachunku zysków i strat i informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jeżeli jednak podmiot podlega badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdanie musi zostać rozszerzone o zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Do rocznego sprawozdania dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości lub odrębnych przepisów.

Sprawozdanie z działalności muszą sporządzić: spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, grupy kapitałowe. Wynika to z art. 49 ust. 1 oraz art. 55 ust. 2 ustawy o rachunkowości

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy takie postępowanie nie będzie zniekształcać obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności firmy. Dlatego też z tej możliwości powinny korzystać tylko duże jednostki, które w sprawozdaniu prezentują duże kwoty.

Do zaokrąglania danych liczbowych zastosowanie będą miały ogólne zasady, czyli kwoty mniejsze niż 500 zł, się pomija, natomiast wartości równe 500 zł i powyżej zaokrągla się do 1 tys. zł. Przyjęcie zasady zaokrąglania danych zobowiązuje do jej zastosowania we wszystkich częściach sprawozdania finansowego, a także w sprawozdaniu z działalności.

Przepisy prawa bilansowego wymagają również, aby w sprawozdaniach wykazywać dane za dwa okresy sprawozdawcze. W przypadku raportów za 2011 rok trzeba będzie wykazać informacje za 2011 i 2010 rok. Dotyczy to bilansu, rachunku wyników, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz not objaśniających.

W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. Oznacza to, że dane sprawozdawcze stanowi stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący rok obrotowy, tj. 31 grudnia 2011 r., a dane porównawcze - stan aktywów i pasywów na dzień kończący poprzedni rok obrotowy, tj. 31 grudnia 2010 r.

Z kolei w rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Zatem ujmuje się je odpowiednio za 2011 i 2010 rok.

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym - obejmuje informacje o zmianach poszczególnych składników kapitału (funduszu) własnego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Dane sprawozdawcze obejmują stan na 31 grudnia 2010 r., zmiany, jakie nastąpiły w 2011 roku, i stan na 31 grudnia 2011 r., a dane porównawcze obejmują stan na 31 grudnia 2009 r., zmiany, jakie nastąpiły w 2010 r., i stan na 31 grudnia 2010 r.

Natomiast w rachunku przepływów pieniężnych tworzonym za 2011 rok - wykazuje się dane za 2011 rok i 2010 rok obrotowy.

Tworząc sprawozdanie, należy też pamiętać o dostarczeniu odbiorcom sprawozdania wszystkich ważnych informacji, które pomogą im w ocenie podmiotu.

To właśnie wprowadzenie do sprawozdania powinno zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne, aby sprawozdanie finansowe mogło rzetelnie i jasno odzwierciedlić sytuację finansową jednostki.

W tej części raportu konieczny jest też opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Nie trzeba umieszczać we wstępie zasad rachunkowości, które jednostka ma obowiązek stosować. W przypadku zmian w stosunku do roku poprzedzającego trzeba też przedstawić ich przyczyny i skutki.

Przykładowo nieruchomości inwestycyjne mogą być wyceniane według zasad stosowanych do środków trwałych lub według wartości godziwej. Jednostka powinna wskazać, którą metodę wyceny przyjęła.

Obowiązkowym elementem jest informacja dotycząca okresu objętego sprawozdaniem finansowym. Jeżeli rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, to można zamieścić informację, że sprawozdanie finansowe jest sporządzone za 2011 rok obrotowy. Natomiast w innym przypadku trzeba podać dokładną informację, przykładowo obejmuje okres od 1 maja 2011 r. do 30 kwietnia 2012 r.

Jest to istotna pozycja, szczególnie gdy podmiot niedawno rozpoczął działalność gospodarczą. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości jednostka, która rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, może połączyć księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny.

Również zakres informacji dodatkowej jest podany w załączniku 1 do ustawy o rachunkowości. Warto w tym przypadku zwrócić uwagę na konieczność ujawniania informacji o pewnych zdarzeniach.

Jeden z wymogów informacyjnych dotyczy zdarzeń z lat ubiegłych ujętych w sprawozdaniu, w tym rodzaju popełnionego błędu oraz kwoty korekty.

Kwestia ta jest związana z art. 54 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy sprawozdanie zostało już zatwierdzone, skutki ujawnionych błędów należy ująć w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym informacje te zostały ujawnione. Z kolei jeżeli zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką rachunkowości ujawnione błędy nie stanowią wartości istotnej, czyli takiej, której brak nie spowodowałby, że sprawozdanie byłoby nierzetelne, to należy je ująć jako operacje bieżącego okresu. W przeciwnym razie należy je odnieść na kapitał (fundusz) własny i wykazać jako stratę z lat ubiegłych. Skutki tego zdarzenia będą więc ewidencjonowane w księgach rachunkowych za pomocą konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego.

Kolejne informacje muszą dotyczyć zdarzeń, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, ale nie zostały uwzględnione w sprawozdaniu finansowym. W tym przypadku należy ujawnić zdarzenia, które nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy. Jeżeli bowiem ma to miejsce, sprawozdanie musi zostać zmienione. Wynika to z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Należy też powiadomić o tym biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał.

W informacji dodatkowej należy wykazać dokonane w roku obrotowym zmiany zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny oraz zmian sposobu sporządzania sprawozdania finansowego, jeżeli wywierają one istotny wpływ na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki.

Kwestia ta związana jest z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który nakazuje, aby zmiany dotychczas stosowanych rozwiązań na inne, przewidziane ustawą, bez względu na datę podjęcia decyzji, stosować ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego.

Przykładowo mogą one dotyczyć metod ustalania wartości materiałów, towarów, produktów lub też wyceny inwestycji w nieruchomości.

W tej pozycji należy też wyjaśnić przyczyny dokonania zmian i podać liczbowo wpływ dokonanych zmian na wynik finansowy. Konieczne są też dane za poprzedni rok obrotowy doprowadzone do porównywalności z danymi z roku bieżącego, w którym dokonano zmian.

Pozycję tę wypełnia się tylko wtedy, gdy wprowadzone w roku obrotowym np. wyceny aktywów powodują, że dane zawarte w sprawozdaniu nie są porównywalne, co uniemożliwia właściwą ocenę sytuacji majątkowej, finansowej i osiągniętego wyniku.

W części sprawozdania finansowego dotyczącego dodatkowych informacji i objaśnień należy wykazać dane o wynagrodzeniu biegłego rewidenta lub podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, wypłacone lub należne za rok obrotowy. Trzeba to zrobić odrębnie za:

● obowiązkowe badanie rocznego sprawozdania,

● inne usługi poświadczające,

● usługi doradztwa podatkowego,

● pozostałe usługi.

Jeżeli usługę doradztwa podatkowego świadczyłby doradca podatkowy, to informacja ta pozostałaby tajemnicą handlową stron, której nie ujawnia się w sprawozdaniu. W przypadku świadczenia jej przez biegłego rewidenta lub podmiot audytorski musi zostać ona ujawniona.

Należy pamiętać, że w terminie sporządzenia sprawozdania trzeba również zamknąć księgi rachunkowe. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości należy to uczynić nie później niż trzy miesiące od dnia bilansowego. Po tej dacie można jeszcze np. przeprowadzać badanie sprawozdania finansowego. W ich trakcie biegły rewident może jeszcze zgłaszać swoje uwagi. Ponieważ sprawozdanie nie jest jeszcze zatwierdzone, a księgi nie są ostatecznie zamknięte, można nanieść korekty w ewidencji księgowej. Dotyczy to również tzw. zdarzeń po dniu bilansowym. Księgi należy więc ostatecznie zamknąć 15 dni od zatwierdzenia sporządzonego za ten okres sprawozdania finansowego. Taki termin wyznacza art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na zatwierdzenie raportu będzie 30 czerwca 2012 r. Oznacza to, że ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać do 15 lipca 2012 r. Czynność ta polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe jednostki. Warto pamiętać, że stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia powinny być ujęte w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy.

Sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez odpowiedni organ (np. zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy) nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Taki obowiązek nakłada art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Aby go wypełnić, dokumenty muszą zostać udostępnione wspólnikom i akcjonariuszom. Kwestię tę regulują kodeks spółek handlowych oraz ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom lub akcjonariuszom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. A jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania - także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta. Dokumenty te powinny zostać przekazane przez spółkę najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

Spółka może udostępnić odpisy dokumentów do odbioru w swojej siedzibie. Wspólnik albo akcjonariusz może także zażądać, aby odpisy dokumentów zostały mu przesłane listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną. Spółka powinna wówczas spełnić żądanie wspólnika bądź akcjonariusza. Jednak możliwość dotrzymania przez spółkę 15-dniowego terminu będzie uzależniona od odpowiednio wczesnego zgłoszenia przez wspólnika lub akcjonariusza żądania przesłania dokumentów. Spółka może też zażądać od wspólnika albo akcjonariusza zwrotu kosztów sporządzenia i doręczenia odpisów dokumentów.

Warto też spojrzeć na szczególne uprawnienia podmiotów w tym zakresie. W przypadku spółek akcyjnych zastosowanie ma art. 395 par. 4 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem spółka akcyjna na żądanie akcjonariusza ma obowiązek udostępnić mu odpisy dokumentów sprawozdawczych najpóźniej 15 dni przed terminem walnego zgromadzenia.

Z kolei zgodnie z art. 428 kodeksu spółek handlowych akcjonariuszowi spółki przysługuje prawo do żądania informacji o spółce w trakcie obrad walnego zgromadzenia, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Zarząd może udzielić informacji na piśmie poza walnym zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Jest on zobowiązany udzielić informacji nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas walnego zgromadzenia. Powyższe prawo do informacji może zostać ograniczone w sytuacji, gdy może narazić na szkodę spółkę, spółkę powiązaną z nią lub spółkę bądź spółdzielnię zależną. Członkowie zarządu mogą jednak odmówić udzielenia określonych informacji, jeżeli udzielenie tych informacji stanowi podstawę do pociągnięcia ich do odpowiedzialności prawnej. Zarząd odmawia też udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę spółce, spółce z nią powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Z kolei jeżeli chodzi o spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, warto zwrócić uwagę na art. 212 par. 1 kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem każdemu wspólnikowi spółki przysługuje prawo kontroli. Oznacza to, że wspólnik lub upoważniona przez niego osoba może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swojego użytku, a ponadto żądać wyjaśnień od zarządu. Warto jednak pamiętać, że zarząd spółki może odmówić udostępnienia dokumentów i ksiąg, gdy istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.

Jeżeli zarząd spółki odmówi udostępnienia wspólnikowi dokumentów spółki, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia tej kwestii uchwałą wspólników. Wspólnik ma również prawo do złożenia wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów i ksiąg spółki.

Należy ponadto podkreślić, że prawo kontroli przysługujące wspólnikowi może być ograniczone lub wyłączone jedynie na mocy postanowień umowy spółki, jeżeli w spółce została ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Wynika to z art. 213 par. 3 kodeksu spółek handlowych.

Data zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest o tyle ważna, że od tej daty podmioty mają 15 dni na publikację sprawozdań finansowych.

Ponieważ zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2011 rok powinno odbyć się najpóźniej 30 czerwca 2012 r., to od tego dnia pozostanie 15 dni na złożenie stosownych dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest jedną z ostatnich czynności przy rozliczeniu roku obrotowego. Na wykonanie tego obowiązku podmioty - zgodnie z ustawą o rachunkowości - mają 6 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. W przypadku więc gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na dokonanie tej czynności jest 30 czerwca 2012 r.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości w Krajowym Rejestrze Sądowym składa się:

● roczne sprawozdanie finansowe,

● opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

● odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

● sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Roczne sprawozdanie finansowe musi być przekazane wraz z formularzem KRS-Z30 - Sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Jego wzór określa załącznik nr 26 do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania (Dz.U. nr 118, poz. 1247 z późn. zm.).

Wraz z przekazywanymi dokumentami należy dostarczyć dowód uiszczenia opłaty. Koszt publikacji sprawozdania w rejestrze sądowym to 290 zł. Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi 250 zł, natomiast opłata sądowa w związku z dokonaniem zmiany w KRS - 40 zł. Opłaty te można uiścić łącznie np. na rachunek bankowy lub w kasie sądu, w którym funkcjonuje wydział gospodarczy KRS, do którego składany jest wniosek.

Jeżeli organ zatwierdzający nie zatwierdzi sprawozdania finansowego w ustawowym terminie, wówczas sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni po terminie ustawowym (w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - do 15 lipca), a następnie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Niektóre roczne sprawozdania finansowe podlegają również ogłoszeniu w Monitorze Polskim B lub Monitorze Spółdzielczym w przypadku spółdzielni. Termin spełnienia tego obowiązku jest taki sam jak w przypadku złożenia dokumentów do sądu rejestrowego, tj. 15 dni od zatwierdzenia. Obowiązek ten dotyczy jednak tylko jednostek, których roczne sprawozdania finansowe podlegają obligatoryjnemu badaniu zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 70 ustawy o rachunkowości ogłoszeniu podlega w tym przypadku:

● wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,

● bilans,

● rachunek zysków i strat,

● zestawienie zmian w kapitale własnym,

● rachunek przepływów pieniężnych,

● opinia biegłego rewidenta (w przypadku jednostek sporządzających uproszczone sprawozdanie finansowe w miejsce opinii biegłego należy złożyć informację o rodzaju opinii ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia),

● odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Możliwe jest złożenie kserokopii dokumentów uwierzytelnionych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (czytelne stanowisko, imię i nazwisko). Wymienione dokumenty należy złożyć wraz z listem przewodnim. Powinien on zawierać:

● dokładną nazwę i adres firmy (ewentualnie poprzednią nazwę i datę zmiany),

● adres korespondencyjny (jeżeli występuje),

● nazwę i adres firmy, na który należy wystawić fakturę VAT,

● NIP, REGON, PKD,

● telefon kontaktowy.

Sprawozdanie finansowe można złożyć bezpośrednio lub przesłać je listem poleconym na odpowiedni adres.

W przypadku publikacji w Monitorze Polskim B adres to: Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Zespół Monitora Polskiego B, 02-903 Warszawa, ul. Powsińska 69/71.

Spółdzielnie przekazują dokumenty na adres: Krajowa Rada Spółdzielcza Redakcja Monitora Spółdzielczego, 00-013 Warszawa, ul. Jasna 1.

Należy pamiętać, że ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorstw (Dz.U. nr 232, poz. 1378) przewiduje zmianę ustawy o rachunkowości w zakresie publikacji sprawozdań. Zmiana wejdzie w życie 1 stycznia 2013 r., więc będzie miała zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych za 2012 rok. W związku z tym zniesiony zostanie obowiązek ogłaszania sprawozdań finansowych w Monitorze Polski B dla większości podmiotów.

Zwolnienie z publikacji sprawozdań nie dotyczy podmiotów nieskładających rocznych sprawozdań finansowych w rejestrze sądowym, a więc np. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą czy spółek cywilnych sporządzających sprawozdania finansowe podlegające obowiązkowemu badaniu. Sprawozdania finansowe tych osób będą podlegały obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Ważnym obowiązkiem jest również złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe należy je dołączyć do zeznania podatkowego. Natomiast zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym składa się w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Wynika to z art. 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z kolei w przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych sprawozdanie finansowe należy złożyć do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wynika to z art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Taki termin związany jest z tym, że podatnicy ci zobowiązani są do przekazania:

● pełnego rocznego sprawozdania finansowego,

● opinii i raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania,

● w przypadku spółek kapitałowych także odpisu uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi nie ma obowiązku składania urzędom skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta, nawet wtedy, gdy sprawozdanie finansowe było badane przez biegłego rewidenta.

● nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

● nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,

● nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

● nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

● nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów organom zatwierdzającym,

● podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

● Do 15 stycznia 2012 r. - trzeba zakończyć inwentaryzację.

● Do 25 marca 2012 r. - należy rozliczyć inwentaryzację i sporządzić zestawienie obrotów i sald.

● Do 31 marca 2012 r. - należy sporządzić jednostkowe sprawozdanie finansowe i przedstawić je właściwym organom.

● Do 30 kwietnia 2012 r. - osoby fizyczne muszą złożyć sprawozdanie finansowe wraz z zeznaniem podatkowym do urzędu skarbowego.

● Do 30 czerwca 2012 r. - organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie finansowe.

● Do 10 lipca - osoby prawne muszą złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego (w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania).

● Do 15 lipca - należy złożyć sprawozdanie finansowe w rejestrze sądowym i Monitorze Polskim B (w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania).

*w przypadku gdy rok kalendarzowy zbieżny jest z obrotowym

● średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

● suma aktywów bilansu na koniec 2010 r. stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro, tj. 9 900 750 zł (2,5 mln euro przeliczone po kursie z 31 grudnia 2010 r. - 3,9603 zł/euro),

● przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za 2010 rok stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro, tj. - 19 801 500 zł (po kursie z 31 grudnia 2010 r. - 3,9603 zł/euro).

Sprawozdania finansowe pozostałych jednostek, np. banków, spółek akcyjnych (poza tymi w organizacji) oraz innych wymienionych w art. 64 ust. 1 pkt 1 - 3 ustawy o rachunkowości, zawsze podlegają badaniu.

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienia go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), i kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Analogicznie jest ze sprawozdaniem z działalności jednostki, z tym że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

● nazwę (firmę) i siedzibę, podstawowy przedmiot działalności jednostki oraz wskazanie właściwego sądu lub innego organu prowadzącego rejestr,

● wskazanie czasu trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony,

● wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym,

● wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne, jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe,

● wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności,

● w przypadku sprawozdania finansowego sporządzonego za okres, w ciągu którego nastąpiło połączenie, wskazanie, że jest to sprawozdanie finansowe sporządzone po połączeniu spółek, oraz wskazanie zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów),

● omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), pomiaru wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.

● właściciel - w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,

● wspólnicy - w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,

● walne zgromadzenie - w przypadku spółek komandytowo-akcyjnej i spółdzielni,

● zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy - w spółkach akcyjnych,

● zwyczajne zgromadzenie wspólników - w spółkach z o.o.

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostek zobowiązanych, zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, poprzedzonego wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto dokonany bez spełnienia tego warunku jest nieważny z mocy prawa.

Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostek niezobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego może nastąpić po jego zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl