Jak przygotować się do zamknięcia roku podatkowego w firmie

Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być zamknięta na koniec każdego roku podatkowego. Głównym etapem takiego zamknięcia jest sporządzenie spisu z natury. Podatnik zamykając księgę podatkową musi kolejno sporządzić remanent. Następnie wycenić towary i materiały objęte spisem. A na końcu wpisać wartość spisu z natury do księgi i dokonać rocznego rozliczenia podatkowego. [przykład 1]

Zamykając podatkową księgę przychodów i rozchodów zaczynamy od sporządzenia spisu z natury. Trzeba go zrobić na 31 grudnia.

Przepisy przewidują, że podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.

Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wtedy, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego. W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności spisem z natury należy objąć również wyposażenie.

Przepisy określają nie tylko termin, w jakim remanent powinien zostać sporządzony, ale także sposób jego przeprowadzenia.

Minister finansów w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zarządził, że spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej takie dane, jak: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników, jakie muszą zostać spisem objęte, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji...", podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:

• księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;

• działalności kantorowej - spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe;

• działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;

• działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz liczbę zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Remanent musi obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie. W tym przypadku wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność. [przykład 2]

Spis z natury musi objąć określoną grupę materiałów i produktów znajdujących się w posiadaniu podatnika i związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Pierwsza grupa, która musi znaleźć się w spisie, a tym samym w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, to towary handlowe. Są nimi przede wszystkim wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Druga pozycja, którą trzeba ująć w remanencie to materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze. Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi. Materiałami pomocniczymi są natomiast materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

W spisie z natury trzeba wykazać także: półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Warto wiedzieć, co oznaczają pojęcia, którymi posługuje się ustawodawca.

Wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane.

Produkcją niezakończoną jest produkcja w toku. Półwyrobami (półfabrykatami) są niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem.

Natomiast brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji. Brakami są także towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość. Natomiast odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową. [przykład 3, 4]

Podatnik, który sporządza remanent na 31 grudnia zamykając podatkową księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych - według ich wartości rynkowej.

Nieco zmodyfikowane regulacje, jeśli chodzi o wycenę spisu, mogą dotyczyć poszczególnych branży. Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Spis z natury musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą. Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny, w tym wyposażenia objętego spisem z natury, sporządzonym na dzień likwidacji działalności, według cen zakupu. [przykład 5

Przy prowadzeniu podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą zdarzyć się pomyłki. Dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie, ostrożność i skupienie.

Błędy mogą dotyczyć wpisania wartości do niewłaściwej kolumny księgi czy też wpisania złej wartości towaru. Po wykryciu takiego błędu trzeba jak najszybciej go naprawić. Naprawianie błędów pozwala uniknąć zarzutów dotyczących nierzetelności i wadliwości prowadzonej dokumentacji. Te z kolei - wadliwość i nierzetelność ksiąg - wiążą się z sankcjami karnymi skarbowymi, które na przedsiębiorcę mogą nałożyć urzędnicy skarbowi.

Obowiązujące prawo zobowiązuje podatników do prowadzenia ksiąg rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i objaśnieniami do wzoru księgi.

Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Nie można wpisywać więc w niej zdarzeń, które nie miały miejsca lub które dopiero się wydarzą.

Na szczęście przepisy dopuszczają pewien margines błędu. Pozwala on na zachowanie rzetelności i prawidłowości księgi nawet przy popełnieniu pomyłki. Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik ma właściwe dowody księgowe.

Zasady dotyczące rzetelności stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

Gdy przedsiębiorca zauważy błąd w księdze, powinien go naprawić, nawet jeśli mieści się on w marginesie określonym przez ustawodawcę. Błędy stwierdzone w zapisach księgi poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

W praktyce mogą pojawić się także pomyłki w dowodach księgowych. Również je trzeba poprawić. Błędy w dowodach księgowych można skorygować wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

Niestety nie można poprawiać dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty). [przykład 6]

Podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, musi pamiętać o kilku zasadach. Po pierwsze zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów muszą być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Po drugie podatnik jest zobowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

Po trzecie księga oraz dowody, na podstawie których są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu wskazanym przez podatnika. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym, jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

Podstawą zapisów w księdze podatkowej są dowody księgowe. Przepisy przewidują, że są nimi:

• faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

• inne dowody, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika, podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dowodami przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi - w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały. Dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę dokonania przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu. Jeżeli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary. [przykład 7]

Większość prowadzących działalność gospodarczą podatników rozliczających się na zasadach ogólnych (czyli opłacających PIT według skali podatkowej ze stawkami 18 i 32 proc.) zobowiązana jest do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek taki nakłada na nich art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym. Dotyczy to zarówno podatników płacących podatek według skali podatkowej, jak i płacących podatek według stawki liniowej PIT w wysokości 19 proc.

Przy zamknięciu podatkowej księgi przychodów i rozchodów warto skupić się na ostatnich jej kolumnach. Zaczynając od kolumny 14, jest ona przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13. Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1 - 13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych). Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2 - 15. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.

Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7 - 14 zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych (w kolumnie 10 - suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu. [przykład 8]

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:

• ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);

• ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:

a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,

b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10);

• wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Taki sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatników sporządzających spis z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urzędu skarbowego). [przykład 1]

Obowiązek złożenia zeznania o wysokości osiągniętego w ciągu roku podatkowego dochodu lub poniesionej w tym roku straty wynika z art. 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zeznanie podatkowe musi być złożone w urzędzie skarbowym według ustalonego wzoru. Dla podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów będzie to jeden z dwóch formularzy: PIT-36, jeśli płacą podatek według skali podatkowej, albo PIT-36L, jeśli płacą podatek według stawki liniowej 19 proc. Takie zeznanie należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, którego to zeznanie dotyczy. W rozliczeniu za 2011 rok na dopełnienie tego obowiązku podatnicy będą mieć czas do 30 kwietnia 2012 r. W tym samym czasie trzeba też dopłacić wynikającą z zeznania różnicę podatku. Oczywiście tylko wtedy, gdy wyliczony na koniec roku podatek jest wyższy od sumy wpłaconych w 2011 roku podatkowym zaliczek.

Tych dwóch czynności nie trzeba dokonać równocześnie. Można np. złożyć zeznanie w styczniu, a podatek zapłacić dopiero w kwietniu. Ważne, aby brakująca kwota podatku została zapłacona najpóźniej 30 kwietnia 2012 r. Nie powinno się natomiast postępować odwrotnie, tzn. najpierw dopłacić brakujący podatek, a dopiero później składać zeznanie. W takim przypadku urząd skarbowy nie bardzo wiedząc, z czego wynika wpłata, będzie zmuszony wezwać nas do złożenia wyjaśnień.

Z uwagi na to, że możliwość korzystania z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych zależy m.in. od tego, jak wysokie przychody uzyskuje podatnik, który zamierza w kolejnych latach skorzystać z tej formy opodatkowania, jedną z podstawowych czynności związanych z zamknięciem roku u takiego podatnika jest sprawdzenie, czy uzyskane w roku podatkowym przychody pozwalają mu na korzystanie z ryczałtu w roku następnym. To podstawowa czynność, poza koniecznością złożenia zeznania rocznego, związana z zamknięciem roku podatkowego przez podatników ryczałtu.

Limity obrotów dla ryczałtowców określono na poziomie 150 tys. euro. Kwoty wyrażone w euro przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP, obowiązującego 1 października roku poprzedzającego rok podatkowy. W tym roku jednak zastosowanie ma kurs z 3 października, bo 1 wypadł w sobotę. To oznacza, że wysokość rocznego przychodu osiągniętego w 2011 roku uprawniającego do skorzystania z ryczałtu ewidencjonowanego w przyszłym roku nie będzie mogła być wyższa niż 665 550 zł.

Drugim obowiązkiem dotyczącym podatników ryczałtu, związanym z zamknięciem roku, jest sporządzenie i złożenie zeznania rocznego.

Obowiązek złożenia zeznania rocznego przez podatników ryczałtu wynika z art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Przepis ten przewiduje, że zeznanie takie powinno być złożone według ustalonego wzoru w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 31 stycznia roku następnego, w stosunku do roku, za który zeznanie to jest składane. Zatem zeznanie PIT-28 za 2011 rok należy złożyć najpóźniej 31 stycznia 2012 r.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów polega przede wszystkim na podsumowaniu poszczególnych rubryk księgi oraz na sporządzeniu remanentu. Niezbędna jest również jego wycena

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego, na wniosek podatnika, może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

- cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami. Przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty i opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika;

- cena zakupu składnika majątku powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towarów i składników majątku do chwili złożenia w magazynie według ich cen zakupu, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze;

- wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny znaleźć odzwierciedlenie wszelkie przeprowadzone operacje gospodarcze, zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem. Nabycie nieodpłatne prawa własności rzeczy ruchomych (np. mebli i artykułów AGD) z zamiarem ich dalszej odsprzedaży stanowi operację gospodarczą, która chociaż nie generuje poniesienia wydatku, to powinna znaleźć odzwierciedlenie w zapisach podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W księdze tej muszą bowiem zostać ujęte wszystkie towary handlowe, które podlegać będą dalszej odsprzedaży, w tym także towary nabyte nieodpłatnie.

Zapisy dotyczące nieodpłatnego nabycia ww. towarów winny znaleźć odzwierciedlenie w kol. 6 i 17 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W kolumnie 6 należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego. Natomiast kolumna 17 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2 - 16.

Do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych polegających na nieodpłatnym nabyciu towarów nie służy kol. 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest to kolumna przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Podatnik powinien otrzymane surowce ująć w remanencie początkowym i wartość tego remanentu wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast wartość, w jakiej ujął te surowce w remanencie początkowym, nie może być uwzględniona przy ustalaniu dochodu z działalności gospodarczej.

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

W sytuacji kiedy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego została wystawiona przed dostawą towaru (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę), to w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Data zdarzenia gospodarczego" należy wpisać datę wystawienia faktury. Data wystawienia faktury jest datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu.

W przedstawionej sytuacji zakupu towarów handlowych należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie otrzymanej faktury.

Jednocześnie za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów handlowych będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w czerwcu 2011 r., a więc w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w lipcu 2011 r., w którym dostarczono towar i dokonano zapisu w księdze.

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, którzy ewidencjonują zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, sporządzają spis z natury (remanent):

- obligatoryjnie w terminach, bądź okolicznościach wskazanych w przepisach, tj. m.in. na 1 stycznia, 31 grudnia, dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego, dzień likwidacji działalności lub w przypadku zmiany wspólnika, proporcji udziałów wspólników albo zarządzenia naczelnika urzędu skarbowego, lub

- z własnej inicjatywy, w dowolnym momencie w trakcie roku podatkowego, po uprzednim zawiadomieniu w stosownej formie i terminie właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Podatnik będzie więc mógł z własnej inicjatywy sporządzić spis z natury (remanent) w trakcie roku podatkowego. Przy czym o zamiarze sporządzenia tego spisu będzie zobowiązany powiadomić pisemnie naczelnika właściwego urzędu skarbowego najpóźniej 7 dni przed sporządzeniem tego spisu o zamiarze jego przeprowadzenia.

Świadcząc usługi weterynaryjne podatnik zużywa artykuły jednorazowe oraz leki w celu wykonania usługi, które jednocześnie nie stają się częścią usługi.

Zatem zużywane podczas wykonywania usług weterynaryjnych środki medyczne, jako niestanowiące materiałów podstawowych i pomocniczych nie mogą zostać ujęte w sporządzanym spisie z natury.

Jednocześnie zakup wskazanych artykułów medycznych powinien być ewidencjonowany w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostałe wydatki).

Prowadzenie niepublicznego przedszkola jest rodzajem aktywności określonej jako działalność podjęta w celu zarobkowym, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Ponadto przy wykonywaniu tej działalności podatniczka będzie ponosić odpowiedzialność wobec osób trzecich, działalność gospodarczą będzie prowadzić w miejscu i czasie ustalonym przez siebie, a także ponosić będzie ryzyko gospodarcze związane z prowadzeniem tej działalności.

Zatem prowadzenie przez podatniczkę działalności - wychowanie przedszkolne PKD 85.10.Z, będzie miało znamiona działalności gospodarczej i będzie stanowiło źródło przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Dochód z tego tytułu będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a podatniczka może w celu ewidencji podatkowej prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Ze świadczeniem usług mamy do czynienia wówczas, gdy określone czynności są wykonywane przez jeden podmiot (usługodawcę) na rzecz innego podmiotu (usługobiorcy). Świadczenie usług jest efektem zawarcia umowy, która jest zawsze oświadczeniem woli co najmniej dwóch stron - jest czynnością dwustronną.

W opisanej sytuacji nie może być mowy o zawarciu umowy o świadczenie usług, skoro usługi rolnicze mają być wykonywane dla siebie samego. Podatnik nie otrzymuje także odpłatności z tytułu świadczonych usług, a tym samym nie uzyskuje (od siebie) przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Z tytułu wykonywania usług we własnym gospodarstwie rolnym ciągnikiem i osprzętem rolniczym zakupionym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej po stronie podatnika nie powstanie przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zatem podatnik nie będzie miał obowiązku sporządzania dowodu wewnętrznego.

Kolumna 10 księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Natomiast kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Z kolei kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10 -12), z wyjątkiem wydatków, których nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.

Wydatki poniesione na zakup obcasów jako wydatki poniesione na zakup materiałów do produkcji obuwia podatnik powinien ewidencjonować w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast wydatki poniesione na zakup form do produkcji obcasów jako wydatki na nabycie środków trwałych należy ewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Żadne przepisy podatkowe nie regulują szczegółowo sposobu numerowania dowodów księgowych zaewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jedynie objaśnienia do podatkowej księgi wyjaśniają, że kolumna 1 księgi "Lp." przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi i że tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W praktyce każdy podatnik ustala własny system numerowania w podatkowej księdze. Istotne jest jednak to, aby pozycje były numerowane po kolei i aby numery te nie powtarzały się, tzn. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem.

Najczęściej stosowana przez podatników jest numeracja roczna. Polega ona na tym, że od 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową numeracją.

Numerację można również rozpoczynać od nowa w każdym miesiącu. Wtedy wskazane jest jednak wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach, tak by numery się nie powtarzały. Dowody księgowe można wówczas oznaczać kolejnym numerem pozycji i oznaczeniem miesiąca, tj. łamać przez miesiąc, np. w czerwcu 1/06, 2/06, w lipcu 1/07, 2/07, itd.

Wybraną numerację powinno się kontynuować przez cały rok. Ewentualnej zmiany sposobu stosowanej numeracji najlepiej dokonać wraz z nowym rokiem podatkowym.

Dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze, należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Ustawa z 20 listopada 1998 r. wo zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.). Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).