Koszty odnosi się do roku, którego dotyczą

W księgach rachunkowych koszty przyporządkowuje się do okresów, których one dotyczą - bez względu na to, kiedy została dokonana płatność. Zasada ta wynika wprost z art. 6 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wymaga, aby firmy ujmowały w swoich księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz, przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. W takim przypadku są dwie możliwości ujmowania kosztów na przełomie okresów sprawozdawczych.

Pierwszy sposób to wykazanie danego kosztu jako rozliczenia międzyokresowe bierne. Drugi wiąże się z ujęciem operacji w korespondencji z kontem rozliczenia zakupu. Jeżeli podmiot jest w stanie dokładnie określić kwotę zobowiązania, to powinien ewidencję przeprowadzić zapośrednictwem konta 300 -Rozliczenie zakupu. Konto to daje możliwość zaksięgowania dostaw, dla których moment wykonania usługi/otrzymania zakupionych produktów jest inny od momentu otrzymania faktury.

Przykładem może być sytuacja, gdy usługa na rzecz podmiotu świadczona jest w grudniu jednego roku, natomiast faktura zostaje przesłana przez kontrahenta w styczniu kolejnego roku. Ujęcie zobowiązania na koncie 300 jest uzasadnione, ponieważ faktura jest podstawą do określenia wiarygodnej, a nie prawdopodobnej wysokości zobowiązania.

Jeżeli jednak do dnia zamknięcia okresu sprawozdawczego firma nie otrzymała faktury za koszty dotyczące tego okresu i może je jedynie oszacować, ujmuje je jako rozliczenia międzyokresowe bierne. Przykładowo, może tak być przy kosztach rewizji finansowej - gdy nie jest z góry określona ostateczna cena usługi - a rozliczenie jej wartości zostanie dokonane po zakończeniu badania. Wówczas należy utworzyć rezerwę na koncie 646 - Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Koszty należy też ująć odpowiednio w sprawozdaniu finansowym. Saldo Ma konta 646 ujmuje się w tym przypadku w pasywach bilansu w pozycji B.I.3 pozostałe rezerwy - jako krótkoterminowe (w przypadku gdy realizacja nastąpi w okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego).

Z kolei saldo Ma konta 300 wykazuje się w pasywach bilansu jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług odpowiednio w pozycji B.III.1 lit. a) - wobec jednostek powiązanych lub B.III.2 lit. d) - wobec pozostałych jednostek. Jeżeli w grudniu została ujęta cała faktura (tj. wszystkie księgowania podane w przykładzie zostały ujęte w grudniu), w bilansie we wskazanych wyżej pozycjach ujmuje się saldo konta 202 - Rozliczenie z dostawcami.

Wówczas podmiot ma również w księgach VAT naliczony, który może być rozliczony dopiero w przyszłych okresach. Należy go wykazać w bilansie jako należności B.IV. - Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Jeżeli wartość nie jest istotna i nie zniekształci to obrazu majątkowego i finansowego firmy w sprawozdaniu, można ją ująć w pozycji aktywów B.II.2b) - Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń.

Należy pamiętać, że wybrane zasady należy stosować w sposób ciągły.

@RY1@i02/2011/206/i02.2011.206.07100140c.101.jpg@RY2@

Ewidencja faktury za energię elektryczną

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 3, art. 6, art. 39 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).