Jak ująć rozrachunki z pracownikami w księgach rachunkowych

Każdy podmiot działający na rynku zatrudnia pracowników. Rozrachunki z nimi muszą być odpowiednio ujęte i rozliczone w księgach rachunkowych. Do tego celu służą konta z zespołu 2, np. konto 230 - Rozrachunki z pracownikami. Na tym koncie ewidencjonuje się rozrachunki z pracownikami ze wszystkich tytułów, np. wynagrodzeń, pożyczek, rozliczenia z tytułu zawinionych przez pracownika braków czy też innych świadczeń na rzecz pracownika.

Podmioty mogą jednak mieć rozbudowaną ewidencję kont syntetycznych. Przykładowo mogą to być:

● 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

● 232 - Pożyczki mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

● 234 - Inne rozrachunki z pracownikami

● 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód

Konto 231 może służyć do rozliczeń wynagrodzeń. Ewidencjonuje się na nim wszystkie tego typu rozrachunki bez względu na rodzaj łączącego jednostkę z pracownikiem stosunku, tj. umowy o pracę, umowy-zlecenia, umowy o dzieło itp. Na koncie 231 rozlicza się również wszystkie świadczenia w naturze, ich ekwiwalenty pieniężne w przypadku, gdy są zaliczane zgodnie z przepisami do wynagrodzeń, a także niezaliczane do wynagrodzeń świadczenia, jeżeli wypłacane są na podstawie listy wynagrodzeń i podlegają opodatkowaniu PIT.

Ewidencja wynagrodzenia może przebiegać w następujący sposób:

1. Zarachowanie w ciężar kosztów wynagrodzenia brutto:

strona Wn konta 430 - Wynagrodzenia, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

2. Obciążenia, które musi pokryć:

● pracownik: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 222 - Rozrachunki z urzędem skarbowym - zaliczka na podatek dochodowy, strona Ma konta 227 - Rozrachunki z ZUS - składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,

● pracodawca: z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 227 - Rozrachunki z ZUS.

3. Wypłata wynagrodzenia: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Warto pamiętać też o zasadach ewidencjonowania wynagrodzeń na przełomie roku. Pracodawcy, którzy wypłacają wynagrodzenia za grudzień w styczniu, muszą mieć świadomość, że dla celów ewidencji księgowej nie ma znaczenia, w którym momencie zostały one wypłacone, ale jakiego okresu dotyczą. W księgach okresu rozliczeniowego, którego wynagrodzenia dotyczą, należy ująć wszystkie koszty związane z tymi wynagrodzeniami, czyli ich wartość brutto oraz pozostałe obciążenia, które z tego tytułu ponosi zarówno pracodawca, jak i pracownik (np. składki ZUS). W takiej sytuacji obliczenia muszą być jednak przeprowadzone zgodne z przepisami obowiązującymi w roku, w którym zostaną wypłacone.

Należy jednak pamiętać, że wynagrodzenia nie zawsze będą stanowiły koszt operacyjny. Mogą bowiem stanowić wartość środka trwałego w budowie. Wynika to z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu koszt wytworzenia środków trwałych obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, do dnia przyjęcia ich do używania. Grupą takich kosztów bezpośrednich są wynagrodzenia pracowników z tytułu budowy środka trwałego. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy dotyczą one osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy, czy na umowę-zlecenie. W ciężar konta 080 - Środki trwałe w budowie odnosi się ogólną wartość robocizny, czyli wynagrodzeń - wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i innymi świadczeniami na rzecz pracowników. W takim przypadku ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób:

1. Wynagrodzenie brutto: strona Wn konta 080 - Środki trwałe w budowie, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

2. Zarachowanie obciążeń pracodawcy z tytułu składek ZUS: strona Wn konta 080 - Środki trwałe w budowie, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

Do kosztów budowy środka trwałego nie zalicza się jednak wynagrodzeń służb finansowo-księgowych czy kadry kierowniczej, czyli tzw. kosztów ogólnego zarządu. Nie są one bowiem związane bezpośrednio z budową aktywa.

Za pośrednictwem konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, tak jak to zostało wspomniane, ewidencjonuje się również ekwiwalent urlopowy. Kwestię jego wypłaty reguluje art. 171 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem przysługuje on pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zasady jego obliczania określają przepisy wykonawcze.

Ekwiwalent należy doliczyć do składników wynagrodzenia i od całości naliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Ekwiwalent stanowi też podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (tak jak w przypadku wynagrodzenia w stosunku pracy).

Wartość brutto ekwiwalentu należy zaksięgować w ciężar kosztów operacyjnych: strona Wn konta 430 - Wynagrodzenia, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

Trzeba też ująć obciążenia, które musi pokryć pracownik i pracodawca zgodnie z księgowaniami podanymi dla ujęcia wynagrodzenia.

Również zakupione dla pracowników dodatkowe pakiety medyczne będą stanowić dla nich przychód opodatkowany PIT i podlegający oskładkowaniu. Co do opodatkowania tych świadczeń nie ma już wątpliwości. Kwestię tę przesądził wyrok z 24 maja 2010 r. Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie siedmiu sędziów (sygn. akt II FPS 1/10). Według sądu pracownik nabywający dzięki pracodawcy możliwość nieodpłatnego korzystania z prywatnej opieki medycznej otrzymuje przysporzenie majątkowe. Nie zmienia tego fakt, że z perspektywy pracodawcy celem zapewnienia pracownikom opieki medycznej może być minimalizacja absencji oraz oszczędność czasu pracowników, które zmniejszają ich efektywność. Korzyść jest bowiem obopólna, gdyż absencja pracownika może oznaczać dla niego niższe pobory, a w skrajnych wypadkach utratę pracy. Nawet zdrowy pracownik, który nie korzysta z żadnej pomocy lekarskiej, pozbawiony jest gwarancji, że taki stan nie ulegnie zmianie na skutek choroby czy nieszczęśliwego wypadku. W tym kontekście zapewniona przez pracodawcę opieka medyczna stanowi swoiste zabezpieczenie przed określonym ryzykiem.

Dodatkowy pakiet medyczny zakupiony przez pracodawcę stanowi więc dla pracownika przychód podatkowy. Oznacza to, że jego wartość wlicza się do podstawy wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. W tym przypadku należy też odprowadzić obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Zgodnie bowiem z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Zastosowanie ma tu też art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Przepis ten stanowi, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

Wydatki poniesione na zakup wszelkich pakietów medycznych ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie faktury VAT jak usługi. Następnie pracodawca ewidencjonuje ich wartość na koncie kosztów działalności operacyjnej - 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.

Ponieważ pakiety stanowią dla pracownika przychód, można go doliczyć do wynagrodzenia. Ewidencja księgowa będzie więc przebiegała analogicznie do ewidencji wynagrodzenia.

Należy pamiętać, że na koncie 231 nie ewidencjonuje się m.in. posiłków regeneracyjnych, ekwiwalentów za używanie własnej odzieży czy sprzętu oraz ryczałtu za używanie własnego samochodu do celów służbowych itp.

Rozrachunki z tego ostatniego tytułu mogą być rozliczane za pomocą konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami.

Zasady dokonywania zwrotu kosztów z tego tytułu określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z jego treścią zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Może on również nastąpić na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu konieczne jest prowadzenie ewidencji.

Otrzymywane przez pracownika kwoty z tytułu używania pojazdu samochodowego dla potrzeb pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy i co do zasady (tj. z nielicznymi wyjątkami) podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na ogólnych zasadach. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT.

Zwrot kosztów do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tak samo jest w przypadku składki zdrowotnej.

Ewidencja księgowa zwrotu za używanie przez pracownika samochodu do celów służbowych może przebiegać w poniższy sposób:

● Kwota ryczałtu za używanie prywatnego auta: strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów, strona Ma konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami.

● Zaliczka na podatek: strona Wn konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

● Zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych: strona Wn konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Przepisy zobowiązują również pracodawcę do nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach. Kwestię tę reguluje art. 2377 kodeksu pracy. Tak jak w poprzednich przypadkach dla ewidencji księgowej zastosowanie mają regulacje ustawy o PIT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, wolne są od podatku dochodowego.

Świadczenia w postaci odzieży roboczej nie podlegają również składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi bowiem, że podstawy wymiaru składek nie stanowią wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia.

Kodeks pracy (art. 2377 par. 2) przewiduje, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego. W takiej sytuacji pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Ekwiwalent stanowi w księgach rachunkowych koszt działalności operacyjnej, który ujmuje się przykładowo na koncie 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.

Ewidencja księgowa naliczonego i wypłaconego ekwiwalentu za używanie przez pracowników własnej odzieży może przebiegać w następujący sposób:

1. Naliczenie należnego ekwiwalentu pieniężnego: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami,

2. Wypłata ekwiwalentu: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 100 - Kasa lub 130 - Rachunek bankowy.

Również rozliczenie podróży służbowych może odbywać się za pośrednictwem konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami.

Kwestię krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Zgodnie z jego przepisami pracodawca powinien wypłacić pracownikowi dietę z tytułu podróży służbowej. Jest ona przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży pracownika. Wysokość diety krajowej wynosi obecnie 23 zł za dobę podróży, a w przypadku podróży zagranicznej zależy ona od kraju docelowego.

Pracownikom odbywającym podróże służbowe przysługuje też zwrot kosztów przejazdu określonym przez pracodawcę środkiem transportu do miejsca docelowego i z powrotem oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej.

Ponadto podczas dłuższych podróży służbowych istnieje konieczność zapewnienia pracownikowi noclegów lub zwrotu poniesionych przez niego kosztów noclegów.

Z kolei za nocleg w hotelu, motelu, pensjonacie przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej na podstawie przedstawionego rachunku za nocleg. Jeśli nie przedłoży rachunku, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu, pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg. Wysokość ryczałtu to 150 proc. diety, czyli 34,50 zł.

W podróży krajowej pracownikowi przysługuje również zwrot innych, udokumentowanych wydatków poniesionych w trakcie trwania delegacji. Wydatki te muszą zostać jednak uprzednio określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Kosztami poniesionymi przez pracownika w czasie podróży służbowej mogą być np.: wydatki reprezentacyjne, opłaty parkingowe czy opłaty za przejazd po autostradach płatnych w podróżach odbywanych samochodem itp. W obowiązujących przepisach nie określono wysokości takich wydatków. Warunkiem ich zwrotu jest to, aby były związane z odbywaną przez pracownika podróżą służbową, a on udokumentował ich wysokość.

Świadczenia wypłacane z tytułu podróży służbowych podlegają wyłączeniu z opodatkowania i oskładkowania. Zwolnienie przedmiotowe w przypadku PIT dotyczy tylko diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Podobnie będzie z obowiązkiem odprowadzenia od takich świadczeń składek na ubezpieczenie społeczne, gdyż tam też podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Ewidencja księgowa operacji związanych z podróżami służbowymi może przebiegać w następujący sposób:

1. Wypłata pracownikowi z kasy zaliczki na poczet podróży służbowej może przebiegać zapisem: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 100 - Kasa,

2. Zarachowanie kosztów podróży służbowych, np. diety: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami,

3. Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 100 - Kasa lub 130 - Rachunek bankowy,

4. Zwrot części zaliczki przez pracownika: strona Wn konta 100 - Kasa, strona Ma konta234 - Inne rozrachunki z pracownikami.

W księgach firmy mogą się również znajdować rozliczenia związane z tworzonym przez nią zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Przypomnijmy, że pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty muszą w tym roku posiadać zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Pozostali pracodawcy nie mają takiego obowiązku, ale mają prawo utworzyć fundusz. Te zasady nie dotyczą jednak prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. W tym bowiem przypadku fundusz tworzy się bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Środki gromadzone w tym funduszu przeznaczone są na działalność socjalną. Taka działalność (zgodnie z definicją obowiązującą od 1 kwietnia 2011 r.) to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zasadą jest, że przyznanie pomocy poszczególnym pracownikom uzależnione jest od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Można przykładowo na warunkach określonych w przepisach udzielać z niego pomocy na cele mieszkaniowe. Ewidencja pożyczki z ZFŚS w księgach będzie zależała m.in. od przepisów podatkowych. Należy więc pamiętać, że nie stanowi ona dla pracownika przychodu, nie podlega więc opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Tylko w przypadku rezygnacji przez pracodawcę z oprocentowania kwota odsetek, jaką pracownik musiałby zapłacić w warunkach rynkowych, lub umorzenie pożyczki stanowi dla niego przychód do opodatkowania.

Wypłata pożyczki w księgach może zostać zaewidencjonowana zapisem: strona Wn konta 232 - Pożyczki mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, strona Ma konta 132 - Rachunek bankowy ZFŚS.

Spłata pożyczki przez pracownika będzie w księgach odzwierciedlona operacją: strona Wn konta 132 - Rachunek bankowy ZFŚS, strona Ma konta 232 - Pożyczki mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Natomiast jej umorzenie: strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami.

Środki z ZFŚS można też wykorzystać m.in. na usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Mogą oni dofinansować urlop, mogą zarówno samych pracowników, jak i ich rodziny.

Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na kwestię opodatkowania i oskładkowania wypłacanego dofinansowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT od podatku dochodowego wolna jest wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Oznacza to, że dofinansowanie do wczasów pracownika i jego rodziny będzie wolne od podatku, gdy wysokość świadczenia nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Inaczej jest w przypadku dzieci małoletnich. Artykuł 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT stanowi, że od opodatkowania zwolnione są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18.

Dopłata do wypoczynku ze środków socjalnych nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Ujęcie w księgach rachunkowych dofinansowania do wczasów pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie więc wyglądało w następujący sposób:

1. Przyznanie pracownikowi środków zgodnie z regulaminem ZFŚS (kwota brutto): strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami,

2. Obciążenie pracownika zaliczką na podatek od wartości otrzymanego dofinansowania: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce z tytułu PIT.

3. Wypłata środków (wartość brutto): strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 134 - Rachunek bankowy ZFŚS.

Podmioty, które nie tworzą funduszu, raz w roku mogą wypłacić każdemu pracownikowi świadczenie urlopowe. Warunkiem jest jednak korzystanie przez pracownika w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata musi nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

W przypadku świadczenia urlopowego odprowadza się PIT. Nie podlega ono natomiast oskładkowaniu.

Wysokość świadczenia nie może przekraczać odpisu podstawowego na ZFŚS.

W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe można zaksięgować następująco:

1. Zarachowanie świadczenia urlopowego należnego pracownikowi: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami,

2. Zarachowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych: strona Wn konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne,

3. Wypłata świadczenia w wartości pomniejszonej o podatek dochodowy: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Ponadto na kontach rozrachunków z pracownikami spółki mogą ujmować w księgach również roszczenia wobec pracowników. Ewidencja może się odbywać w podziale na roszczenia objęte postępowaniem sądowym i te, które takim postępowaniem nie są objęte.

Przykładowo na koncie 238 - Roszczenia sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym ujmuje się kwestionowane przez pracowników, również byłych, należności m.in. za: niedobory i szkody rzeczowe i pieniężne, składniki aktywów obrotowych oraz środków trwałych w budowie. Na tym koncie wykazuje się roszczenia do momentu skierowania do rozstrzygnięcia w procesie cywilnym. Następnie należy je uwidocznić na koncie 239 - Należności od pracowników objęte postępowaniem sądowym, gdzie ujmuje się roszczenia sporne skierowane na drogę sądową. Mogą one dotyczyć niedoborów i szkód w rzeczowych i pieniężnych składnikach aktywów spółki, niespłaconych pożyczek udzielonych przez spółkę, a także nierozliczonych zaliczek.

Jeżeli niedobory lub szkody, np. w mieniu pracodawcy, powstały z winy pracownika, może on być obciążony z tego tytułu. Wówczas w księgach rachunkowych zostanie to odzwierciedlone następująco: strona Wn konta 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów. Należność może być potrącona z wynagrodzenia, ale tylko pod warunkiem, że pracownik oświadczy pisemnie, że wyraża na to zgodę. Jednak w sytuacji gdy niedobór powstał z winy pracownika, ale nie wyrazi on zgody na pokrycie niedoborów, należy to ująć w ewidencji księgowej w następujący sposób: strona Wn konta 238 - Roszczenie sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów i szkód. Natomiast w momencie przekazania sprawy do sądu należy dokonać następującego księgowania: strona Wn konta 239 - Należności od pracowników objęte postępowaniem sądowym, strona Ma konta 238 - Roszczenie sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność pracownika jest ograniczona przepisami kodeksu pracy. Zgodnie z jego przepisami pracownik ponosi odpowiedzialność wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Zgodnie jednak z art. 118 odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Trochę inne zasady w tym zakresie obowiązują w przypadku przyjęcia odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Z kolei zgodnie z art. 124 kodeksu pracy pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. pieniądze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. W takiej sytuacji od odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niespełnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Tak może być np. w przypadku kasjerów.

Pensja pracownika wynosi brutto - 4000 zł

W związku z wypłatą wynagrodzenia pracownik musi pokryć obciążenia z tytułu:

- składek na ubezpieczenie społeczne (4000 x 13,71 proc.) w wysokości - 548,40 zł,

- składek na ubezpieczenie zdrowotne (3451,60 zł x 9 proc.) w wysokości - 310,64 zł,

- zaliczki na podatek dochodowy po odliczeniu składki zdrowotnej w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. [(3451,60 x 7,75 proc.) = 267,50 zł], 554,93 - 267,50 zł = 287,433 zł, w wysokości 287 zł (po zaokrągleniu).

podatek dochodowy w wysokości 18 proc. podstawy wymiaru [3451,60 - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) = 3340,35 zł] wynosi 601,26 zł (3340,35 zł x 18 proc. = 601,26 zł)

odjęcie ulgi podatkowej 601,26 - 46,33 = 554,93 zł.

W związku z wypłatą wynagrodzenia pracodawca musi pokryć obciążenia z tytułu:

- części składki emerytalnej, rentowej (4000 zł x 14,26 proc. = 570,40 zł) i składki wypadkowej (4000 zł x 1,8 proc. = 72 zł) w wysokości 642,40 zł (570,40 zł + 72 zł = 642,40 zł,

- składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (4000 x 2,55 proc.) w wysokości 102,00 zł.

@RY1@i02/2011/186/i02.2011.186.086.0007.001.jpg@RY2@

1. Zaksięgowanie wynagrodzenia brutto - 4000,00 zł

2. Składka na ubezpieczenie społeczne obciążające pracownika - 548,40 zł

3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 310,64 zł

4. Zaliczka na podatek dochodowy - 287,00 zł

5. Zarachowanie w ciężar kosztów obciążeń pracodawcy - 744,40 zł

6. Wypłata wynagrodzenia (4000 - 548,40 - 310,64 - 287) - 2853,96 zł

Pracownik dostał zaliczkę na trzydniową podróż służbową w wysokości 400 zł. Nocleg został zapewniony przez pracodawcę. Koszt biletu kolejowego wynosi 194,40 zł.

@RY1@i02/2011/186/i02.2011.186.086.0007.002.jpg@RY2@

1. Wypłata pracownikowi zaliczki - 400 zł

2. Rozliczenie kosztów diety (3 dni x 23 zł) - 69 zł

3. Rozliczenie biletu kolejowego w wartości brutto - 194,40 zł

a) wartość netto - 180 zł

b) wartość VAT - 14,40 zł

4. Zwrot niewykorzystanej zaliczki 136,60 zł

Pracodawca udzielił pracownikowi pożyczki mieszkaniowej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w wysokości 5 tys. zł. Pracownik poprosił o umorzenie części pożyczki - 2 tys. zł.

@RY1@i02/2011/186/i02.2011.186.086.0007.003.jpg@RY2@

1. Udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe - 5000 zł

2. Umorzenie części pożyczki - 2000 zł

3. Naliczenie podatku dochodowego od umorzonej części (2000 x 18 proc.) - 360 zł

4. Potrącenie kwoty podatku z wynagrodzenia - 360 zł.

Spółka w trakcie inwentaryzacji ujawniła niedobory materiałów o wartości ewidencyjnej 1250 zł. Ustalono, że winę ponosi pracownik. Pracownik uznał roszczenia, a potem zmienił zdanie. Spółka skierowała sprawę na drogę sądową.

@RY1@i02/2011/186/i02.2011.186.086.0007.004.jpg@RY2@

1. Ujawnienie w toku inwentaryzacji niedoborów - 1250 zł

2. Rozliczenie powstałych niedoborów zawinionych przez pracownika i przez niego uznanych - 1250 zł

3. Skierowanie roszczenia na drogę sądową z powodu ostatecznej odmowy pracownika spłaty zobowiązania z tytułu zawinionych przez niego niedoborów - 1250 zł.

Pracodawca udzielił pracownikowi pożyczki mieszkaniowej ze środków ZFŚS w wysokości 4 tys. zł. Pracownik złożył wymówienie i nie spłacił pożyczki. Spółka roszczenie skierowała do sądu.

@RY1@i02/2011/186/i02.2011.186.086.0007.005.jpg@RY2@

1. Udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe - 4000 zł 2. Skierowanie roszczenia do sądu - 4000 zł

● 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - ewidencjonuje się na nim nie tylko rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na podstawie umowy o pracę, ale i umowy-zlecenia, umowy o dzieło czy umowy agencyjnej. Ujmuje się tu również rozrachunki związane ze świadczeniami niepieniężnymi oraz ekwiwalenty pieniężne zaliczane według aktualnych przepisów do wynagrodzeń. Ponadto za pośrednictwem tego konta ujmuje się potrącane z wynagrodzenia składki ZUS i zaliczki na podatek, wypłacane świadczenia urlopowe.

● 232 - Pożyczki mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

● 234 - Inne rozrachunki z pracownikami. Za pośrednictwem tego konta można ewidencjonować np. wypłacane pracownikom zaliczki, podróże służbowe, a także pożyczki udzielone pracownikom poza tymi wypłaconymi z ZFŚS.

● 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód - w przypadku bezspornych należności od pracowników zawinionych przez nich niedoborów i szkód. W przypadku gdy pracownik odmawia zapłaty do momentu skierowania do rozstrzygnięcia przez sąd ewidencjonowane są na koncie 238 - Rozliczenia sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).