Czy rachunek przesłany e-mailem może być zaksięgowany

Eliminacja wspomnianych elementów zbliża wymogi formalne dotyczące rachunków do wymogów dotyczących faktur. Rachunki można więc przesyłać e-mailem na zasadach analogicznych jak dla przesyłania faktur elektronicznych.

W świetle obowiązujących przepisów z zakresu rachunkowości zarówno faktura otrzymana drogą elektroniczną, jak i rachunek przesłany e-mailem bez podpisu stanowią dowód księgowy jedynie w przypadku zapewnienia zgodności z wymogami określonymi w art. 21 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że dokumenty te muszą zawierać co najmniej określenie stron operacji, jej opis, wartość, datę. Artykuł 21 ust. 2 ustawy daje możliwość pominięcia umieszczania na dowodzie podpisu wystawcy oraz stwierdzenia, że dany dokument został sprawdzony i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z określeniem sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja). Musi to jednak wynikać z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych, co w przypadku faktur elektronicznych jest spełnione, gdyż wprost wynika z rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. określającego sposób oraz warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania faktur przesyłanych drogą elektroniczną organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W przypadku rachunku jest również spełnione, gdyż jest następstwem znowelizowanego w lutym 2011 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Warto zauważyć jednak, że w praktyce stosowanie rachunku jest marginalne, gdyż wykorzystywane jest jedynie przez podatników, którzy nie są podatnikami VAT.

Tak. Tego dnia weszło bowiem w życie wspomniane rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie. W swojej praktyce najczęściej spotykamy faktury wysyłane w formacie PDF, ale istnieją jeszcze inne formaty, które z powodzeniem można zastosować: *.docx, *.xlsx, *.html, *.jpg itp.

Pojawiły się już pierwsze korzystne dla podatników interpretacje indywidualne. Taką interpretację m.in. wydał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPP1-443-1175/10-4/EK), który udzielił odpowiedzi na pytanie podatnika w zakresie przesyłania e-mailem faktur elektronicznych w formacie PDF oraz prawa do odliczenia podatku od towarów i usług z tak otrzymywanych faktur. W opinii podatnika przesyłanie e-mailem faktur elektronicznych VAT w formacie PDF, dokumentujących sprzedaż, spełnia warunki określone w ustawie o podatku od towarów i usług, a w przypadku faktur korygujących sprzedaż in minus daje prawo do pomniejszenia podatku należnego. Jego zdaniem otrzymywanie w analogiczny sposób faktur zakupowych spełnia ustawowe wymogi i umożliwia odliczenie VAT. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie przyznał, iż stanowisko podatnika w świetle obowiązujących przepisów było prawidłowe.

Wersje elektroniczne faktur mogą być przechowywane na ogólnie dostępnych informatycznych nośnikach danych: serwerach danych, dyskach, płytach DVD itp. W świetle rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. przedsiębiorca musi zapewnić organom kontrolnym możliwość bezzwłocznego ich ściągnięcia oraz przetwarzania danych w nich zawartych. Istotne jest jednak, aby faktury przesłane drogą elektroniczną były przechowywane w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Należy zwrócić uwagę, aby przyjęty przez spółkę sposób przechowywania zapewniał:

● autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

● łatwe ich odszukanie,

● organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur.

Minister finansów nie precyzuje jednocześnie sposobu ich przechowywania.

Ustawa o rachunkowości także dopuszcza, aby część dokumentów księgowych była przechowywana na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia możliwości późniejszego odtworzenia tych dokumentów w formie wydruków. Zgodnie z regulacjami przyjętymi w ustawie o rachunkowości dowód księgowy powinien być przechowywany przez pięć lat. Okres ten liczony jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dany dowód księgowy dotyczy. W przypadku gdy spółka nie jest w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej przez okres zgodny z wymogami określonymi w ustawie o rachunkowości, wówczas wszystkie faktury elektroniczne powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Zasady przechowywania oraz archiwizowania dokumentów obowiązują zarówno wystawiającego, jak i odbiorcę faktury. Dokumenty w formie elektronicznej przy założeniu zachowania wymogów związanych z przechowywaniem i archiwizowaniem nie muszą więc być dodatkowo drukowane.

Warunkiem koniecznym jest uprzednia akceptacja przyjętego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony ustalą inny termin, lecz nie może on być dłuższy niż 30 dni.

W tym zakresie minister finansów teoretycznie pozostawia podatnikom możliwość wyboru dowolnego sposobu, przy czym rekomenduje dwa sposoby: bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI). Należy jednak podkreślić, że pozostawiona przez ministra "dowolność wyboru" jest jedynie iluzoryczna, gdyż władze podatkowe mogą uznać, że wybrany przez podatnika inny sposób zapewnienia integralności oraz autentyczności nie jest wystarczający i zgodny z rozporządzeniem. Dlatego też wydaje się, że podpis elektroniczny oraz EDI są tak naprawdę jedynymi metodami, które w przypadku kontroli nie zostaną potraktowane jako niewystarczające.

W świetle interpretacji wydanej przez naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 25 listopada 2005 r. (nr 1472/RPP1/443-663/05/AM) dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych poprzez EDI wystarczające jest oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści.

Podpis elektroniczny zabezpieczający fakturę elektroniczną musi posiadać kwalifikowany certyfikat, który spełnia warunki ustawy o podpisie elektronicznym. Ustawa ta wraz z rozporządzeniami wykonawczymi zawiera szczegółowy wykaz informacji, jakie musi zawierać wspomniany certyfikat.

Należy podkreślić, że wystawca faktury elektronicznej nie ma prawnego obowiązku każdorazowo oświadczać, że stosowane przez niego procedury spełniają wymogi odnośnie do zapewnienia autentyczności i integralności treści faktur elektronicznych. Zgodnie z par. 2 ust. 2 pkt 2 grudniowego rozporządzenia w przypadku stosowania przez strony transakcji z elektronicznej wymiany danych powinny one uprzednio podpisać stosowną umowę, w której przewidziano stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury, a także integralność jej treści.

@RY1@i02/2011/161/i02.2011.161.086.010a.001.jpg@RY2@

Fot. Materiały prasowe

Agnieszka Pieróg biegły rewident, menedżer w dziale audytu firmy Deloitte

ROZMAWIAŁA AGNIESZKA POKOJSKA

Art. 21 ust. 1 i 1a, art. 71 - 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Par. 1 rozporządzenia ministra finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. z nr 40, poz. 204).

Par. 7 - 9 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661).