Zwrot za używanie prywatnego samochodu to koszt operacyjny

Pracownikowi, który wykorzystuje prywatny samochód w działalności gospodarczej pracodawcy, należy się zwrot kosztów w tym zakresie.

Samochody osobowe niebędące własnością pracodawcy są używane do celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych. Na tej właśnie podstawie następuje zwrot kosztów używania przez pracownika aut prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych. Wymaga tego art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym.

Zasady dokonywania zwrotów określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z jego treścią zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Jest on obliczany jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

● dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

● dla motocykla - 0,2302 zł,

● dla motoroweru - 0,1382 zł.

Limit zależy też od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Nie może on przekroczyć:

● 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

● 500 km - od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

● 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Rozporządzenie przewiduje jednak wyjątki od tych zasad. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne może być podwyższony dla pojazdów używanych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych. Nie może jednak przekroczyć 1500 km. Limit może być też podwyższony w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej. Wówczas nie może przekroczyć 3000 km.

Należy zwrócić uwagę na dodatkowe ograniczenie zwrotu związane z nieobecnością pracownika. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności. Ta sama zasada dotyczy każdego dnia roboczego, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Podstawą ujęcia w księgach tych kosztów z zastosowaniem metody miesięcznego ryczałtu jest pisemne oświadczenie złożone przez pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych może nastąpić na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu. Aby firma mogła je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zwrot kosztów następuje w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej odrębnych przepisach (tj. wspomnianym wyżej rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.). W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Obowiązek prowadzenia takiej ewidencji ciąży na osobie używającej pojazd. Ewidencja ta na koniec miesiąca musi być poświadczona przez pracodawcę. W razie jej braku wydatki z tytułu jazd lokalnych rozliczane według liczby faktycznie przejechanych kilometrów nie stanowią kosztu dla celów podatkowych - wynika to m.in. z art. 23 ust. 5 ustawy o PIT.

Warto pamiętać, że ewidencja przebiegu pojazdów jest dokumentem księgowym, na podstawie którego ewidencjonuje się zwrot kosztów w księgach rachunkowych.

Na ujęcie w księgach rachunkowych zwrotów wpływa kwestia opodatkowania i oskładkowania tego świadczenia. Otrzymywane przez pracownika kwoty z tytułu używania pojazdu samochodowego dla potrzeb pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na ogólnych zasadach. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT.

Należy zwrócić uwagę na zwolnienie zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT. Ma ono jednak dość ograniczony charakter. Zwolniony od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie to przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach. Przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, musi być jednak udokumentowany w ewidencji prowadzonej przez pracownika.

Zasadniczo oznacza to, że bez względu na wartość refundowanych kosztów będą one podlegały podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Wynika z tego, że prawo do zwolnienia podatkowego mają m.in. listonosze.

Zwrot kosztów do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tak samo jest w przypadku składki zdrowotnej.

Ewidencja księgowa zwrotu za używanie przez pracownika samochodu do celów służbowych może przebiegać w poniższy sposób:

● Kwota ryczałtu za używanie prywatnego auta: strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów, strona Ma konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami.

● Zaliczka na podatek: strona Wn konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

● Zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych: strona Wn konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Pracownik na podstawie umowy zawartej z pracodawcą wykorzystuje prywatny samochód w celach służbowych. W lipcu kwota ryczałtu wyniosła 300 zł. Zaliczka na podatek dochodowy odprowadzona od wartości świadczenia (18 proc.) - wynosi 54 zł.

@RY1@i02/2011/147/i02.2011.147.086.010a.001.jpg@RY2@

1. Kwora ryczałtu - 300 zł

2. Zaliczka na podatek - 54 zł

3. Wypłata ryczałtu brutto - 246 zł

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2007 r. nr 125, poz. 874 z późn. zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).