Jak zaksięgować dopłaty do wypoczynku pracowników

Pracownicy, którzy wyjeżdżają na wakacje, często otrzymują z tego tytułu świadczenia. Przykładowo pracodawcy mogą dofinansować wypoczynek ze środków socjalnych.

Warto więc pamiętać, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) muszą tworzyć pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pozostali mogą wybrać, czy tworzyć fundusz, czy też nie. Nie dotyczy to jednak prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Fundusz tworzony jest na działalność socjalną danej firmy. Za taką działalność uważa się natomiast usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych form wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W związku z tym pracodawcy, którzy tworzą fundusz, mogą wypłacać z tych środków dofinansowanie np. do wczasów. Zasadą jest jednak, że przyznanie pomocy poszczególnym pracownikom uzależnione jest od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Z dofinansowania urlopu mogą natomiast korzystać zarówno sami pracownicy, jak i ich rodziny.

Tego typu świadczenia stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, a więc musi być z tego tytułu odprowadzany podatek dochodowy. Jednak nie dotyczy to całej kwoty. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Oznacza to, że dofinansowanie do wczasów pracownika i jego rodziny będzie wolne od podatku, gdy wysokość świadczenia nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Wyjątkiem są dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, o czym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem od opodatkowania zwolnione są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18.

Warto też dodać, że dofinansowanie do wypoczynku ze środków socjalnych nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS.

Przepisy te mają także zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób. Wynika to z art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Ujęcie w księgach rachunkowych dofinansowania do wczasów pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie więc wyglądało w następujący sposób:

1. Przyznanie pracownikowi środków zgodnie z regulaminem ZFŚS (kwota brutto): strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

2. Obciążenie pracownika zaliczką na podatek od wartości otrzymanego dofinansowania: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce z tytułu PIT.

3. Wypłata środków (wartość brutto): strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 134 - Rachunek bankowy ZFŚS.

Podmioty, które nie tworzą ZFŚS, raz w roku mogą wypłacić każdemu pracownikowi świadczenie urlopowe. Warunkiem jest jednak korzystanie przez pracownika w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata musi natomiast nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

W przypadku świadczenia urlopowego odprowadza się PIT. Nie podlega ono natomiast składce na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wysokość świadczenia nie może jednak przekraczać odpisu podstawowego na fundusz.

Przykładowo wysokość odpisu na jednego zatrudnionego stanowi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Podstawą obliczania odpisów w 2011 r. zgodnie z obwieszczeniem prezesa GUS z 18 lutego 2011 r. jest kwota 2917,14 zł.

Oznacza to, że wartość świadczenia urlopowego może wynosić maksymalnie:

● dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy,

- 1093,93 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat,

- 820,45 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na 3/4 etatu,

- 546,97 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu,

- 273,48 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu,

● dla pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze:

- 1458,57 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat,

- 1093,93 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na 3/4 etatu,

- 729,29 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu,

- 364,64 zł - w przypadku pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu.

Z kolei kwota świadczenia urlopowego dla pracownika młodocianego maksymalnie może wynosić:

● 145,86 zł - w pierwszym roku nauki,

● 175,03 zł - w drugim roku nauki,

● 204,20 zł - w trzecim roku nauki.

W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe można zaksięgować następująco:

● Zarachowanie świadczenia urlopowego należnego pracownikowi: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

● Zarachowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych: strona Wn konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce z tytułu PIT.

● Wypłata świadczenia w wartości pomniejszonej o podatek dochodowy: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Zarówno pracodawca, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jak i ten, który go nie tworzy, mogą wypłacić dofinansowanie do wypoczynku ze środków obrotowych.

W tym jednak przypadku dofinansowanie będzie przychodem pracownika, który podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

Ewidencja księgowa dofinansowania ze środków obrotowych do wypoczynku pracownika - przy założeniu, że podlega ono w całości oskładkowaniu i opodatkowaniu - może przebiegać następująco:

1. Przyznanie dofinansowania przez pracodawcę: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, Ma konto 230 - Rozrachunki z pracownikami.

2. Potrącenia, które obciążają pracownika:

a) składki ZUS - strona Wn konta 230 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce rozrachunki z ZUS,

b) podatek dochodowy od kwoty dofinansowania: strona Wn konto 230 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce z tytułu PIT.

3. Składki ZUS obciążające pracodawcę: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce rozrachunki z ZUS.

4. Wypłata świadczenia - po potrąceniu podatku i składek ZUS: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy lub 100 - Kasa.

Warto w tym przypadku zwrócić uwagę również na regulacje dotyczące dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18. Zgodnie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT zwolnione od opodatkowania są dopłaty do: wypoczynku - dzieci i młodzieży do lat 18 - ze środków obrotowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł. Wypoczynek ten musi być jednak zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączony z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Oznacza to, że jeżeli kwota rocznych dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 ze środków obrotowych z tego tytułu przekroczy kwotę 760 zł, nadwyżkę należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Cała kwota podlega oskładkowaniu.

Z kolei w przypadku dopłat do wypoczynku dziecka pełnoletniego wartość dofinansowania podlega zarówno oskładkowaniu, jak i opodatkowaniu.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczonego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę wyliczenia wysokości odpisu podstawowego na każdego pracownika zatrudnionego na pełny etat stanowi 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za poprzedni rok kalendarzowy lub II półrocze tego roku, jeżeli było ono wyższe.

Podstawą obliczania odpisów w 2011 r. jest kwota 2917,14 zł. Odpis podstawowy na każdego pracownika zatrudnionego na pełny etat w 2011 r. wynosi więc 1093,93 zł.

@RY1@i02/2011/127/i02.2011.127.086.0006.001.jpg@RY2@

Wypłata świadczenia urlopowego

@RY1@i02/2011/127/i02.2011.127.086.0006.002.jpg@RY2@

Dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).