Opis faktury powinien być taki, żeby nie budził wątpliwości

Opisywanie faktur lub innych dokumentów księgowych, które będą potwierdzały poniesienie wydatków, to jeden z podstawowych obowiązków beneficjenta funduszy unijnych. Odpowiednie oznaczenie każdego dokumentu jest ważne zarówno na etapie rozliczania projektu (kopie faktur są często wymaganymi załącznikami do wniosków o płatność), jak i na etapie kontroli (dzięki opisowi nie ma wątpliwości, że faktura dokumentuje wydatek poniesiony w ramach konkretnego przedsięwzięcia).

Dla każdego programu operacyjnego, z którego może być dofinansowany projekt, są osobne zasady opisywania dokumentów. Na przykład z wytycznych przygotowanych dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego wynika, że na pierwszej stronie dokumentu oryginału faktury powinna zostać umieszczona (przed jej skopiowaniem) adnotacja "Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa". Jeśli projekt jest finansowy z innego rodzaju źródła (np. Europejskiego Funduszu Społecznego), należy wymienić ten właśnie fundusz. Natomiast zapis "oraz ze środków budżetu państwa" należy stosować tylko w sytuacji, gdy część dotacji pochodzi właśnie z tych środków.

Właściwy opis dokumentu znajduje się na jego drugiej stronie. Należy to zrobić tak, aby wyraźnie widoczny był jego związek z projektem. Wskazane jest, by beneficjent, który ma do rozliczenia dużą liczbę takich dokumentów, by ułatwić sobie pracę i uniknąć pomyłek, zamówił specjalną pieczątkę (przykład dla programu Innowacyjna Gospodarka w tabelce na dole). Przystawiamy ją na odwrotnej stronie faktury i mamy gotowy wzór opisu, który można łatwo wypełnić.

Opis faktury powinien zawierać następujące wiadomości (zgodnie z wytycznymi dla podlaskiego RPO):

● numer i nazwę projektu,

● nazwę programu operacyjnego oraz numer i nazwę działania i poddziałania (jeżeli dotyczy),

● numer umowy/decyzji i datę jej zawarcia,

● krótki opis wydatku wraz z podaniem numeru i nazwy kategorii budżetu wniosku o dofinansowanie, do której odnosi się dany wydatek wraz z podaniem jego wysokości; jeżeli tylko część z wydatków wskazanych na fakturze dotyczyć będzie realizowanego projektu, należy wskazać także ich pozycje na fakturze,

● jeżeli w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu określono wydatki niekwalifikowalne, należy je również opisać, wskazując ich wartość oraz kategorię kosztów (numer i nazwa),

● łączną wartość wydatków kwalifikowalnych,

● wartość dofinansowania wyliczoną od łącznej wartości wydatków kwalifikowanych, na jaką opiewa dany dokument księgowy,

● sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym (wraz podpisem osoby upoważnionej),

● jeżeli beneficjent prowadzi rachunkowość pełną - dekretacja na konta (może się znajdować na pierwszej stronie dokumentu),

● dekretacja według klasyfikacji budżetowej (w przypadku jednostek samorządu terytorialnego),

● zatwierdzenie kwoty do wypłaty wraz z podaniem zatwierdzanej wartości (wraz z podpisem osoby upoważnionej),

● adnotację, iż projekt jest realizowany/wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych, wraz z podaniem podstawy prawnej.

W przypadku beneficjentów, którzy są płatnikami VAT, opis każdej faktury VAT przedkładanej do rozliczenia winien w sposób szczegółowy wskazywać czy podatek VAT jest kosztem dla beneficjenta.

Dodatkowo jeżeli do sprawozdania z realizacji projektu dołączane są kserokopie dokumentów księgowych, winny być to kserokopie dwustronne tak opisanych faktur/rachunków.

Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną oraz opatrzone datą potwierdzenia. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie z zapisem "potwierdzam za zgodność z oryginałem" lub podpis na pierwszej stronie z zapisem "potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony... do strony..." - dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

W razie braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury dopuszcza się możliwość umieszczenia ww. informacji na kartce papieru - na stałe dołączonej do dokumentu księgowego - z nagłówkiem: "Załącznik do faktury nr... z dnia...". W takim przypadku na fakturze powinna się znaleźć także informacja, że dany dokument zawiera załącznik.

@RY1@i02/2011/111/i02.2011.111.130.0006.001.jpg@RY2@

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Art. 21 ustawy o rachunkowości

Mariusz Gawrychowski

mariusz.gawrychowski@infor.pl

@RY1@i02/2011/111/i02.2011.111.130.0006.002.jpg@RY2@

Rafał Solecki | dyrektor Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości

Przedsiębiorca, który rozlicza projekt w ramach II Osi Priorytetowej MRPO, powinien się zapoznać z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektów, które dostępne są na stronie internetowej www.mcp.malopolska.pl. Na stronie Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości można również znaleźć w wersji elektronicznej publikację vademecum beneficjenta MŚP "Jak realizować i rozliczać dotowane projekty?", która stanowi kompendium wiedzy w zakresie obowiązków beneficjenta wynikających z podpisania umowy o dofinansowanie. Pomimo tak szczegółowych instrukcji często zdarzają się błędy w opisach dokumentów księgowych jak np. brak obowiązkowego opisu o współfinansowaniu inwestycji ze środków UE. W razie dokonywania zakupów poza granicami Polski przedsiębiorcy czasami błędnie przeliczają faktury wystawione w walutach obcych. Beneficjenci są proszeni o uzupełnienia, jednakże wydłuża to okres wypłaty dotacji na konto firmy do czasu aż złożony wniosek o płatność wraz z wymaganymi załącznikami nie będzie poprawny. Przedsiębiorcy nie zawsze przestrzegają ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i dokonują płatności gotówkowych powyżej 15 tys. euro. Zapominają też o konieczności ponoszenia wydatków zgodnie z okresem realizacji projektu określonym w umowie oraz o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków w ramach projektu. Zapoznanie przedsiębiorców z zasadami prawidłowego rozliczenia dotacji jest kluczowe w polityce informacyjnej MCP, dlatego oferujemy bezpośrednią pomoc wykwalifikowanych pracowników i zachęcamy do korzystania z bezpłatnych szkoleń lub konsultacji w celu efektywnej realizacji współfinansowanych inwestycji.