Kiedy można wprowadzić nowe konto księgowe

Przed założeniem ksiąg rachunkowych każda jednostka powinna określić zasady (politykę) rachunkowości. Niezwykle istotną kwestią w tym zakresie jest konstrukcja zakładowego planu kont. Plan kont musi uwzględniać przede wszystkim specyfikę danej firmy, a także rodzaj prowadzonej działalności. Musi zaspokajać wszystkie potrzeby ewidencyjne jednostki. Przykładowo, dla przedsiębiorstwa wytwórczego duże znaczenie mają konta produkcyjne, czyli konta zespołu 6. Na nich ujmuje się efekty uzyskane w wyniku produkcji. W tego typu przedsiębiorstwie ważne są również oba zespoły kont kosztów 4 i 5. W przypadku zaś jednostek handlowych uwypukla się konta w zespole 7, związane ze sprzedażą produktów oraz konta zespołu 3, dotyczące zapasów. Oznacza to, że należy rozbudować ewidencję, która dotyczy danej działalności, a pozostałą część zminimalizować. Jeżeli jednak w toku działalności okaże się, że przyjęty plan kont jest niewystarczający, konieczne będzie dodanie nowych kont.

Sposób wprowadzenia nowych kont syntetycznych do ewidencji księgowej będzie uzależniony od tego, czy czynność ta wpływa na zmianę polityki rachunkowości.

Dlatego też warto zwrócić uwagę na wyjaśnienie zawarte w stanowisku z 24 czerwca 2010 r. Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. nr 6, poz. 26), które dostępne jest na stronie internetowej www.mf.gov.pl.

Zgodnie z jego regulacjami, zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą automatycznie zmian zasad (polityki) rachunkowości, jeżeli bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych.

Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Opis ten musi zatwierdzić kierownik jednostki.

W takim przypadku zmiana może obowiązywać od momentu jej wprowadzenia, czyli w dowolnym momencie roku obrotowego.

Jeżeli dodanie konta syntetycznego pociąga za sobą zmianę polityki rachunkowości, nie można go wprowadzić w dowolnym momencie. Kwestię tę reguluje art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Nie ma w tym przypadku znaczenia data podjęcia decyzji.

Zmiana polityki rachunkowości wymaga określenia w informacji dodatkowej ich wpływu na sprawozdania finansowe. W takim przypadku należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany nastąpiły, podać ich przyczyny oraz określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy. Konieczne jest również zapewnienie porównywalności danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 8 i art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).