Trzeba przyporządkować koszty do roku obrotowego

Tworząc sprawozdania finansowe za 2012 rok, należy pamiętać o odpowiednim przyporządkowaniu kosztów do właściwego okresu sprawozdawczego. Takie postępowanie wynika m.in. z art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.; dalej ustawa o rachunkowości). Przepis ten nakazuje, aby w księgach rachunkowych ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego. Przy czym nie ma znaczenia termin, w którym dokonana została zapłata.

Właściwe ujęcie

Odnosi się to zarówno do kosztów poniesionych w tym roku dotyczących następnego (np. ubezpieczeń, prenumerat), jak i tych, gdy płatność przypada w styczniu, ale dotyczy grudnia (np. usługi telekomunikacyjne czy energia elektryczna).

I tak, wspomniane koszty ponoszone z góry ujmuje się za pośrednictwem konta czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Przykładowo wartość ubezpieczenia majątkowego za cały rok z góry w księgach rachunkowych można ująć w następujący sposób: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki. Następnie koszty należy zarachować do rozliczenia w przyszłych okresach zapisem: strona Wn konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów.

Z kolei w przypadku wspomnianych usług telekomunikacyjnych czy energetycznych istnieją dwie możliwości księgowania, tj. ujęcia na koncie rozliczeń międzyokresowych biernych lub konta rozliczenia zakupu. W tym drugim przypadku saldo Ma prezentowane jest w bilansie w pozycji zobowiązań.

Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy. Natomiast art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości definiuje zobowiązanie jako wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, który spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki.

Określenie pewności

Decyzja o tym, na jakim koncie zostanie przeprowadzona ewidencja, zależeć będzie od stopnia pewności przy określeniu wysokości zobowiązań.

Jeżeli więc firma po dniu bilansowym, a przed zamknięciem okresu sprawozdawczego otrzymała fakturę dotyczącą kosztów poprzedniego okresu obrotowego, jest ona podstawą do określenia wiarygodnej, a nie prawdopodobnej wysokości zobowiązania. Oznacza to, że faktura powinna zostać ujęta za pośrednictwem konta 300 - Rozliczenie zakupu. Daje ono możliwość zaksięgowania dostaw, dla których moment wykonania usługi lub otrzymania zakupionych produktów jest różny od momentu otrzymania faktury. Z kolei gdy do dnia zamknięcia okresu sprawozdawczego firma nie otrzymała faktury za koszty dotyczące tego okresu, w takim przypadku trzeba dokonać oszacowania, np. kosztów usług dostaw energii. W tej sytuacji mamy do czynienia z prawdopodobną wysokością zobowiązania i prezentujemy ten koszt w korespondencji z rozliczeniami międzyokresowymi biernymi.

Przy księgowaniu tego typu zdarzeń pomocny jest krajowy standard rachunkowości nr 6 - Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe (Dz.Urz. Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. nr 12, poz. 90).

OPINIA EKSPERTA

Przykładami kosztów, które należy przypisać do okresu sprawozdawczego niezależnie od daty poniesienia związanych z nimi wydatków, będą: koszty niewykorzystanych urlopów, wyświadczone na rzecz jednostki niezafakturowane usługi, premie i bonusy z tytułu zrealizowanych w roku sprawozdawczym planów ekonomicznych, koszty przyszłych napraw gwarancyjnych dotyczących sprzedaży odnotowanej w okresie sprawozdawczym. W tym miejscu powstaje wątpliwość, jak prezentować skutki ujmowania tych kosztów po stronie pasywnej bilansu - jako zobowiązania, rozliczenia międzyokresowe pasywne (bierne) czy może jako rezerwy? Zgodnie z KSR nr 6 kryteria rozróżnienia są dość proste. Jako zobowiązania prezentować będziemy kwoty odpowiadające tym kosztom, których wartość i termin płatności stały się pewne do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego. Natomiast jako rozliczenia międzyokresowe te kwoty, których wartość lub data płatności nie zostały jednoznacznie określone do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, a dotyczą działalności operacyjnej jednostki. Z kolei jako rezerwy te kwoty, których wartość lub data płatności nie zostały jednoznacznie ustalone i nie dotyczą działalności operacyjnej (np. skutki sporów sądowych, odszkodowań). W każdym jednak przypadku warunkiem ujęcia kosztu i rozliczenia międzyokresowego lub rezerwy jest możliwość wiarygodnego oszacowania ich wartości.

@RY1@i02/2012/234/i02.2012.234.008000100.802.jpg@RY2@

Maciej Czapiewski, biegły rewident, partner w HLB M2 Audyt

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl