Kogo zatrudnić do prowadzenia rachunkowości małej firmy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w przypadku niektórych podmiotów wiąże się z koniecznością założenia pełnej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości. Tak właśnie jest przykładowo w przypadku spółek handlowych (m.in. spółki z o.o.). Inaczej jest w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz ich spółek (cywilnych, jawnych) oraz spółek partnerskich i spółdzielni socjalnych. W tym przypadku obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zależy od przekroczenia w poprzednim roku obrotowym limitu przychodów netto o równowartości 1,2 mln euro.

Przedsiębiorcy, którzy przekroczą limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych, muszą rozważyć, w jakiej formie będzie prowadzona księgowość.

Organizacja księgowości

Zgodnie z art. 11 ustawy o rachunkowości, księgi prowadzi się w siedzibie jednostki albo oddziałów. Można jednak powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, który został do tego uprawniony zgodnie z ustawą o rachunkowości lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego. Za takie państwo uważane jest państwo członkowskie Unii Europejskiej, państwo członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strona umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz państwo, które zawarło ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi umowę regulującą swobodę świadczenia usług.

W przypadku gdy księgi będą prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, należy w terminie 15 dni od dnia ich wydania powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg. Trzeba będzie również zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

W związku z tym można utworzyć własny dział księgowości funkcjonujący w siedzibie firmy lub skorzystać z usług biura rachunkowego. Powierzenie rozliczeń wyspecjalizowanej firmie ma wiele zalet, szczególnie w przypadku małej skali działalności. Wybierając usługodawcę, w pierwszej kolejności warto sprawdzić opinie na temat prowadzonych przez niego usług. Informacji na ten temat można poszukać m.in. w internecie.

Wybór biura

Przy wyborze dostawcy takiej usługi głównym kryterium nie może być cena. Przy zakupie najtańszej usługi może się bowiem okazać, że klient musi ponosić dodatkowe opłaty, np. za doradztwo prawne.

Należy więc pamiętać, że w dobrym biurze płaci się zawsze więcej. Szczególnie, jeżeli zatrudnia ono wyspecjalizowanych pracowników.

Porównując koszty, należy pamiętać, że w przypadku prowadzenia działu księgowości w firmie nie obejmują one wyłącznie wynagrodzeń pracowników, ale również dodatkowe wydatki związane z zatrudnieniem, np. koszty szkoleń, prasy fachowej, nagród.

Zaletą powierzenia księgowości biurom rachunkowym jest nie tylko kompleksowość proponowanych przez nie usług (rachunkowość, podatki, kadry i płace) oraz większe prawdopodobieństwo prawidłowego jej prowadzenia w sytuacji, gdy księgowością zajmuje się jedna osoba. Właściciele biur rachunkowych szczególną uwagę przywiązują do bieżącego monitorowania zmian w przepisach.

Ważnym elementem we współpracy z biurem rachunkowym jest zawarcie z nim odpowiedniej umowy. Właściwe jej sformułowanie pozwoli uniknąć nadmiernego ryzyka. Istotne jest przede wszystkim określenie w umowie sposobu postępowania w przypadku wystąpienia określonych problemów, jasne i precyzyjne ustalenie zakresu usług, odpowiedzialności, a także obowiązków i oczekiwań obu stron.

Ustalenie zakresu czynności wchodzących w skład usługi zapobiegnie nieporozumieniom i konieczności ponoszenia przez klienta niespodziewanych kosztów. Można również zapisać w umowie stawki, według których będą naliczane opłaty w razie wykonania przez biuro rachunkowe dodatkowych usług.

Dobrym rozwiązaniem jest też wybranie opcji online, która łączy korzyści, jakie daje prowadzenie księgowości we własnym zakresie, z zaletami usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Umożliwia to klientowi przeglądanie ksiąg handlowych w dowolnym miejscu. Praktycznie jedynym warunkiem jest posiadanie komputera, dostęp do internetu i wykup modułu.

Dużą zaletą księgowości online jest możliwość przesyłania drogą elektroniczną dokumentów księgowych, które utworzone w odpowiednim pliku mogą automatycznie zostać zaimportowane do systemu księgowego.

Kary za błędy

Należy pamiętać, że prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe nie zwalnia podatnika od odpowiedzialności za błędy popełnione w prowadzonych przez niego księgach rachunkowych. Ewentualne opłaty, kary i zaległości zarówno urząd skarbowy, jak i ZUS, egzekwują bezpośrednio od podatnika, a nie od biura rachunkowego. Jeśli biuro się pomyli i powstanie zaległość podatkowa, to odpowiedzialność z tego tytułu poniesie podatnik.

Odpowiedzialność dotyczy również prowadzonych ksiąg rachunkowych - bez względu na to, czy prowadzone są przez biuro rachunkowe czy księgowych zatrudnionych w firmie. Za prawidłowość rozliczeń odpowiada kierownik jednostki, którym może - w zależności od rodzaju spółki - być zarząd, wspólnicy (np. w spółce cywilnej). Jeżeli obowiązki są powierzone innej osobie i jest to potwierdzone pisemnie, kierownik odpowiada z tytułu nadzoru za ich wykonanie.

Ustawa o rachunkowości przewiduje grzywnę lub karę pozbawienia wolności do lat 2, albo obie kary łącznie względem tego, kto dopuszcza do:

● nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

● niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.

Natomiast grzywna albo kara ograniczenia wolności grozi za:

● niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

● nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków,

● nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

● nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

● nieudostępnienie sprawozdania finansowego i innych dokumentów.

Dokumentacja księgowa

Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się na samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych, należy pamiętać, że ważnym elementem jest odpowiednia dokumentacja księgowa. Konieczne jest opracowanie odpowiedniej polityki rachunkowości, za którą odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, obejmuje ona przede wszystkim:

● określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

● wykaz wszystkich metod wyceny aktywów i pasywów bez względu na to, czy ustawa daje możliwość wyboru, czy nie, oraz ustalania wyniku finansowego.

Dokumentacja księgowa musi też opisywać sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych. Między innymi przedstawiać wykaz kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej. Istotna będzie również konstrukcja zakładowego planu kont. Jeżeli operacje gospodarcze nie są odpowiednio klasyfikowane, tworzone na ich podstawie sprawozdanie finansowe nie będzie rzetelnie odzwierciedlało sytuacji finansowej i majątkowej jednostki.

Plan kont musi uwzględniać przede wszystkim specyfikę danej firmy, a także rodzaj prowadzonej działalności. Należy rozbudować ewidencję, która dotyczy danej działalności, a pozostałą część zminimalizować.

Ważne jest również, aby uwzględnić wielkość jednostki. W przypadku małych firm rozbudowa kont nie jest konieczna. Nie wymagają one również tak obszernego komentarza, potrzebnego przy tworzeniu zakładowego planu kont.

Ważne

Przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym warto sprawdzić, czy posiada ono uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mają je osoby z certyfikatem księgowym, tytułem biegłego rewidenta oraz doradcy podatkowi

PRZYKŁADY

1 Kto odpowiada za ewentualne pomyłki popełnione w rozliczeniach

Ustawa o rachunkowości nie wyłącza odpowiedzialności jednostki w takim przypadku. Zawierając umowę z biurem rachunkowym, warto tak ukształtować warunki, aby poprzez rozszerzenie zakresu odpowiedzialności usługodawcy za ewentualne błędy przenieść na niego przynajmniej część odpowiedzialności finansowej. Nie wyłącza to jednak karnej odpowiedzialności kierownika jednostki. Ponadto biuro rachunkowe musi posiadać polisę ubezpieczenia OC, której suma ubezpieczeniowa wyraża pośrednio stopień ubezpieczenia podmiotów korzystającego z jego usług.

2 Czy program księgowy musi być obsługiwany w języku polskim

Na to pytanie odpowiedział Komitet Standardów Rachunkowości w wydanym stanowisku w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jego treść dostępna jest na stronie internetowej www.mf.gov.pl oraz w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 24 czerwca 2010 r. nr 6, poz. 26. Zgodnie z tym stanowiskiem, księgami rachunkowymi są zbiory danych zawarte w systemie komputerowym (finansowo-księgowym), a nie samo oprogramowanie. Oznacza to, że spółki nie mają obowiązku posiadania całego oprogramowania w języku polskim w przypadku użytkowania programów opracowanych w języku obcym. Wymóg stosowania języka polskiego, przy prowadzenia ewidencji przy użyciu komputera, obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie finansowo-księgowym. Dotyczy to danych, ustalonych w sposób stały, takich jak: nazwy kont, opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, nazwy operacji gospodarczych i nazwy walut. Według komitetu wymóg prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim oznacza, że treść zapisów (w szczególności opisy zdarzeń) wprowadzanych do systemu finansowo-księgowego wyraża się w języku polskim.

Wymóg ten nie dotyczy przypadków, gdy zapisy mają formę kodów, skrótów lub symboli. Jednak w takim przypadku powinna być dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a kody, skróty lub symbole opisane w języku polskim.

3 Kto jest kierownikiem jednostki odpowiedzialnym za rachunkowość

Definicję kierownika jednostki dla celów prowadzenia ksiąg rachunkowych zawiera art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki to członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Inaczej jest w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej, gdzie za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, natomiast w spółce partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. Gdy działalność gospodarczą prowadzi osoba fizyczna, za kierownika jednostki uważa się tę osobę. Kierownikiem jednostki może też być likwidator, jak również syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).