Dlaczego polski menedżer boi się outsourcingu księgowości?

Niewielkie firmy wcale nie stoją przed wyborem oddania księgowości na zewnątrz, one po prostu z założenia decydują się na usługi biur rachunkowych. Determinujący jest tutaj zwyczajny pragmatyzm finansowy. Providerami takich usług są małe biura zatrudniające do dziewięciu pracowników, które świadczą podstawowe czynności w zakresie sprawozdawczości statutowej (tzw. tax compliance). Trudno tutaj o raport menedżerski czy propozycje optymalizacji podatkowej bądź zaoferowanie dostępu do e-archiwum wszystkich dokumentów klienta. Nie do końca więc można tutaj mówić o outsourcingu jako pełnym zewnętrznym wsparciu. Mali i średni przedsiębiorcy decydują się jednak coraz częściej na model mieszany: zatrudnienie księgowej do wprowadzania typowych księgowań i usługa outsourcingu w zakresie zamknięcia miesiąca (roku) czy sprawozdawczości zarządczej.

Z drugiej strony w Polsce funkcjonuje kilkadziesiąt podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób oferujących profesjonalne usługi księgowe (dysponujących odpowiednim zapleczem informatycznym, wykorzystujących zaawansowane technologicznie rozwiązania z zakresu cloud computing, zatrudniające wykwalifikowanych pracowników ze znajomością języków obcych i międzynarodowych standardów rachunkowości). Typowym odbiorcą ich usług są średni i duzi przedsiębiorcy, spółki córki zagranicznych przedsiębiorców czy ich oddziały - usługa obejmuje tu usługi księgowe oraz kompleksowe doradztwo podatkowe i prawne.

Rynek oferuje również pośrednie rozwiązanie pomiędzy outsourcingiem a prowadzeniem własnej księgowości, które może zapewnić większy komfort dużym przedsiębiorcom. Takie usługi zwane hostingiem oferuje swoim klientom firma doradcza Rödl & Partner.

- Usługi świadczone są na bazie oprogramowania Microsoft SharePoint oraz Microsoft Dynamics Ax, wzbogaconego licznymi modyfikacjami - mówi Liliane Preußer, partner Rödl & Partner. - Zapewniają one działanie aplikacji w trzech językach: polskim, niemieckim i angielskim. E-księgowość i E-archiwum to przede wszystkim oszczędność czasu. Dysponując dostępem do internetu, księgowy loguje się na serwer dostawcy, gdzie znajduje się oprogramowanie i baza danych. W dodatku dane są profesjonalnie zabezpieczone, a klient nie musi się martwić o kopie bezpieczeństwa, czy dostosowanie programu do przepisów zmieniającego się prawa. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest przewidywalność kosztów, niskie koszty wstępne i rozłożenie kosztów użytkowania oprogramowania w czasie, bez jednorazowych nakładów inwestycyjnych. Decydując się na tę chmurową usługę, klienci logują się ze swojego komputera firmowego lub domowego do programu zainstalowanego w środowisku Rödl & Partner, gdzie ich dane będą archiwizowane, oprogramowanie sparametryzowane, a środowisko chronione przed wirusami - dodaje.

Mieć ciastko i zjeść ciastko

Co można zyskać, a co stracić, decydując się na zewnętrzne wsparcie? Księgowość jest funkcją trudną do zarządzania, tym bardziej więc oddanie jej na zewnątrz często w przeświadczeniu zarządu równa się pozbawieniu kontroli nad finansami. Co można stracić prócz kontroli? Po nieudanym procesie outsourcingu powrót do własnych zasobów jest trudny i kosztowny, a zmiana partnera outsourcingowego długotrwała. Tak wcale być nie musi. Widzimy tutaj zielone światło dla księgowości internetowej, gdzie klient samodzielnie bądź częściowo samodzielnie prowadzi księgowość i jednocześnie korzysta z usług z doradztwa firmy outsourcingowej bądź pracuje na jej narzędziach.

- Znaczący providerzy usług outsourcingowych, w tym nasza kancelaria, wprowadzili w swojej ofercie usługi skanowania i e-archiwizacji dokumentów - mówi Liliane Preußer. - Dokumenty są dołączane poprzez przeglądarkę do archiwum i są dostępne z poziomu programu księgowego. Narzędzia te są bardzo drogie zarówno z poziomu opłat licencyjnych, jak i z poziomu kosztów wdrożenia. Dlaczego więc przedsiębiorca nie mógłby wykorzystać doświadczeń i zasobów firmy outsourcingowej dzięki maksymalnemu dopasowaniu świadczonych usług do aktualnych potrzeb firmy. My już to robiliśmy wiele razy, posiadamy tę wiedzę, po co odkrywać Amerykę raz jeszcze.

Zdaniem Liliane Preußer, profesjonalne firmy outsourcingowe ciągle zdobywają nowe doświadczenia i poszerzają swoją wiedzę specjalistyczną, pracując z różnymi klientami na bardzo konkurencyjnym rynku. Dlatego to połączenie specjalizacji i wiedzy daje klientom firm outsourcingowych przewagę konkurencyjną i pozwala na uniknięcie znacznych kosztów związanych z podążaniem za rozwijającą się technologią. Dlatego tak ważna jest referencyjność na rynku usług outsourcingowych: dobrze wdrożony projekt na rynku usług outsourcingowym odbije się echem i stanowi najlepszy, jeśli nie jedyny w tej branży rodzaj marketingu. Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że księgowość jest procesem niezbędnym, lecz jednocześnie dla niego samego procesem tylko ubocznym.

Co może zapewnić bezpieczeństwo?

Polski menedżer mający wybór: własna księgowość czy outsourcing, raczej zdecyduje się na to pierwsze, jeśli w ogóle rozważa outsourcing jako opcję. Co we współpracy z zewnętrznym dostawcą budzi w nim lęk?

● obawa przed brakiem komunikacji;

● emocjonalne podejście do redukcji pracowników: outsourcing postrzega się jako dodatkowe zagrożenie przy niekorzystnej sytuacji pracowników na rynku, zagrożenie sprzeczne z polityką ochrony miejsc pracy;

● nieświadomość możliwości, które oferuje outsourcing.

Dlaczego polskie firmy rzadko korzystają z outsourcingu księgowości?

● optymalizacja organizacji oraz bieżące wewnętrzne raportowanie;

● cloud computing, permanentny kontakt umożliwia bardzo obecnie popularny dostęp online aktywny i pasywny do systemu księgowo-finansowego firmy outsourcingowej;

● wprowadzanie do systemu finansowego części dokumentów przez spółkę.

Jakie są zwiastuny niepowodzenia projektu outsourcingowego?

● brak zaangażowania zarządu;

● brak lidera zmian - wewnętrznego (autorytet takiego lidera) czy zewnętrznego (brak powiązań z załogą, co może powodować nieracjonalność w podejmowaniu decyzji);

● nieumiejętność zarządzania zmianą - pracownicy powinni z wyprzedzeniem wiedzieć, co ich czeka po zmianie, zaskoczenie to gwóźdź do trumny; należy zapewnić bezpieczeństwo i to przełamie początkową niechęć.

@RY1@i02/2012/114/i02.2012.114.214000100.802.jpg@RY2@

FOT. MATERIAŁY PRASOWE

Księgowość jest funkcją trudną do zarządzania, więc powierzenie jej zewnętrznej firmie tym bardziej rodzi obawę utraty kontroli nad finansami. Tak nie musi być - uważa Liliane Preußer, partner Rödl & Partner.