Czy można zaksięgować paragon za przejazd taksówką

Niektóre wydatki ponoszone przez spółkę w związku z podróżami służbowymi jej pracowników dokumentowane są wyłącznie paragonami fiskalnymi (np. wydatki za przejazd taksówkami, parkingi).

Jednym z podstawowych warunków zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych jest jego właściwe udokumentowanie. Jednak przepisy ustawy z 15 lutego 1992 r. o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) nie określają sposobu dokumentowania kosztów. Kwestię tę reguluje ustawa o rachunkowości (art. 21 tej ustawy), w której wskazano elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy. Są to co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie nazwy i adresu stron dokonujących operacji gospodarczych, opis operacji oraz data dokonania operacji.

Paragon fiskalny nie zawiera wszystkich elementów, jakie powinien mieć dowód księgowy na gruncie ustawy o rachunkowości. Głównym problemem może być tutaj brak na paragonie danych nabywcy, co sugerować może, że wydatek nie został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niemniej jednak paragony takie mogą, moim zdaniem, stanowić koszt uzyskania przychodu.

Będzie to możliwe, jeżeli podatnik uzupełni odręcznie paragon o brakujące dane, np. nazwę i adres nabywcy, oraz będzie posiadał inne dokumenty wskazujące związek poniesionego wydatku z osiągniętymi przychodami. Innym dowodem w takim przypadku może być np. oświadczenie pracownika, w którym dokładnie określi, w jakim celu został poniesiony wydatek.

Niestety, urzędy skarbowe zajmują czasami odmienne stanowisko; część z nich zezwala na uzupełnianie tych danych przez podatnika we własnym zakresie, a część odmawia im tego prawa. W przypadku posiadania przez firmę wydatków udokumentowanych paragonami za przejazdy taksówkami stosownym rozwiązaniem byłoby wystąpienie do swojego urzędu o interpretację.

Należy również poinstruować pracowników, by za przejazdy taksówkami żądali wystawienia faktury lub rachunku.

W ewidencji księgowej wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników ujmowane są w kosztach działalności operacyjnej jednostki, np. na koncie 467 - Podróże służbowe pracowników.

Magdalena Krzyślak

menedżer w dziale usług księgowych Mazars

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).