Jak jednostka powinna prawidłowo zamknąć rok obrachunkowy

Jeszcze niecały miesiąc został podmiotom, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, na sporządzenie sprawozdania finansowego. Wcześniej jednak trzeba upewnić się, że inwentaryzacja została dobrze rozliczona. Właściwy stan majątku w księgach rachunkowych na dzień bilansowy to podstawa sporządzenia prawidłowego raportu. Prace w tym zakresie należy zakończyć w takim terminie, aby możliwe było sporządzenie zestawienia obrotów i sald. Według art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości na wykonanie tej czynności spółki mają czas do 85. dnia po dniu bilansowym. Gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem (terminem) jest 25 marca 2012 r.

Tak zwany próbny bilans pełni funkcję kontrolną. Dzięki niemu można wychwycić niektóre błędy księgowe, np. zaksięgowanie przez pomyłkę zdarzenia na dwóch kontach po tych samych stronach czy też wpisanie niewłaściwych kwot.

Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald księgi głównej jest elementem tworzącym księgi rachunkowe. Powinno więc:

być trwale oznaczone nazwą pełną lub skróconą jednostki, której dotyczą - nazwa musi figurować na każdej księdze wiązanej, każdej luźnej karcie kontowej także wówczas, gdy mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera;

zawierać nazwę (tytuł) księgi rachunkowej, np. zestawienie obrotów i sald księgi głównej;

zawierać nazwę programu przetwarzania (programu finansowo-księgowego);

być oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

Warto też zwrócić uwagę na art. 18 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem zestawienie obrotów i sald powinno zawierać symbole lub nazwy kont. Konieczne jest również wykazanie sald, jak również sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Oznacza to, że zestawienie obrotów i sald powinno zawierać: bilans otwarcia i zamknięcia każdego konta, obroty okresu oraz obroty narastające. Ponadto salda początkowe kont wynikowych muszą wynosić zero, a konta bilansowe muszą się zgadzać ze sprawozdaniami z ubiegłego roku.

Podpisuje prowadzący księgi

Jak już wspomniałam, wszystkie części sprawozdania muszą być gotowe do końca marca. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje bowiem do ich sporządzenia nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienia go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), i kierownik jednostki.

Podpisy powinny zostać złożone pod pełnym sprawozdaniem finansowym, a więc pod każdym jego elementem składowym.

Przypomnę, że sprawozdanie składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jeżeli jednak podmiot podlega badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdanie musi zostać rozszerzone o zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Do rocznego sprawozdania dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości lub odrębnych przepisów.

Sprawozdanie z działalności muszą sporządzić: spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, grupy kapitałowe. Wynika to z art. 49 ust. 1 oraz art. 55 ust. 2 ustawy o rachunkowości

Obowiązki kierownika jednostki

Wracając do samej kwestii podpisu, należy pamiętać, że musi to uczynić osoba, która prowadzi księgi, w momencie tworzenia sprawozdania. Z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy prowadziła ona księgi w okresie objętym sprawozdaniem. Często też powstaje pytanie, czy główny księgowy musi podpisać sprawozdanie finansowe. Należy więc pamiętać, że jest to konieczne tylko wtedy, gdy jest on osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przekazanie takich obowiązków z reguły ma miejsce już podczas podpisywania umowy o pracę. Złożenie podpisu przez głównego księgowego pod sprawozdaniem za dany rok obrotowy nie oznacza jednak automatycznie, że powierzono mu prowadzenie ksiąg.

Z kolei jeżeli kierownikiem jednostki jest np. zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie, niezależnie od tego, kiedy zostali powołani. Nie mają tu też znaczenia zasady reprezentacji, wewnętrzny podział funkcji czy odpowiedzialności za poszczególne sfery działalności spółki.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą sprawozdanie finansowe podpisuje właściciel. Dodatkowo należy pamiętać, że ta sama osoba podpisuje i zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe. Jest bowiem zarówno kierownikiem jednostki oraz organem zatwierdzającym sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania polega na złożeniu oświadczenia woli w tym zakresie (w formie pisemnej) poprzez zamieszczenie w nim klauzuli "zatwierdzam" i złożeniu pod sprawozdaniem podpisu z datą.

Jednocześnie należy pamiętać, że odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia.

Przyjęcie dokumentów...

Następnie sprawozdania muszą być zatwierdzone przez odpowiedni organ (np. zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy) nie później niż po sześciu miesiącach od dnia bilansowego. Taki obowiązek nakłada art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Aby go wypełnić, dokumenty należy udostępnić wspólnikom i akcjonariuszom. Kwestię tę regulują ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) oraz ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom lub akcjonariuszom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. A jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania - także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta. Dokumenty te powinny zostać przekazane przez spółkę najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

Spółka może udostępnić odpisy dokumentów do odbioru w swojej siedzibie. Wspólnik albo akcjonariusz może także zażądać, aby odpisy dokumentów zostały mu przesłane listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną. Spółka powinna wówczas spełnić żądanie wspólnika bądź akcjonariusza. Jednak możliwość dotrzymania przez spółkę 15-dniowego terminu będzie uzależniona od odpowiednio wczesnego zgłoszenia przez wspólnika lub akcjonariusza żądania przesłania dokumentów. Spółka może też zażądać od wspólnika albo akcjonariusza zwrotu kosztów sporządzenia i doręczenia odpisów dokumentów.

...i raportu przez organ

Należy pamiętać, że po zatwierdzeniu sprawozdania nie można już właściwie dokonywać żadnych zmian w księgach rachunkowych rozliczonego okresu sprawozdawczego. Dlatego przepisy ustawy o rachunkowości nakazują ostatecznie zamknąć księgi, tj. nieodwracalnie wyłączyć możliwość dokonywania jakichkolwiek w nich zapisów. Należy to uczynić w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Wynika to z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Podział wyniku finansowego

Zatwierdzenie sprawozdania przez uprawniony organ umożliwia podział wyniku lub pokrycie straty. Należy pamiętać, że samo zatwierdzenie sprawozdania nie jest wystarczające, w przypadku gdy zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości podlega ono obowiązkowemu badaniu. Szczególnie jest to istotne w odniesieniu do jednostek, które muszą go wypełnić, jeżeli przekroczą limity zatrudnienia, przychodów czy wartości aktywów podanych w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości (patrz ramka). Jeżeli spółki, które spełniły warunki tego przepisu, nie poddadzą sprawozdania badaniu, nie mogą podzielić wykazanego w nim zysku, nawet jeżeli sprawozdanie zostało zatwierdzone przez uprawniony do tego organ. Podział w takim przypadku będzie nieważny z mocy prawa. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce, jeżeli biegły rewident wyda negatywną opinię o sprawozdaniu bądź w ogóle odmówi jej wydania.

Czynność sprawdzająca

Warto w tym przypadku zwrócić uwagę, że może zdarzyć się sytuacja, gdy sprawozdanie finansowe zostanie poddane badaniu, ale nie będzie ono ważne. Tak właśnie jest, gdy niezależność audytora z jakiegokolwiek powodu w czasie badania nie zostanie zachowana. W takiej sytuacji audytor nie może sporządzić bezstronnej i niezależnej opinii oraz raportu. Zgodnie bowiem z art. 66 ust. 6 ustawy o rachunkowości badanie lub przegląd sprawozdania finansowego z naruszeniem art. 56 ust. 2 - 4 ustawy z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz.U. nr 77, poz. 649 z późn. zm., dalej: ustawa o biegłych rewidentach) są nieważne z mocy prawa. Z kolei art. 56 ust. 2-4 ustawy o biegłych rewidentach określa kryteria niezależności biegłego rewidenta.

Przeprowadzenie czynności rewizji finansowej wyklucza przykładowo sytuacja, w której audytor osiągnął chociażby w jednym roku, w ciągu ostatnich pięciu lat, co najmniej 40 proc. przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki, w której wykonywał pracę, lub jednostki z nią powiązanej. Limit przychodów nie dotyczy pierwszego roku działalności biegłego rewidenta.

Bezstronność i niezależność nie jest również zachowana, jeżeli rewident ma udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce, w której wykonuje czynności rewizji finansowej, lub w jednostce z nią powiązanej.

Warto sprawdzić też, czy rewident ma w ogóle prawo wykonywania czynności rewizji finansowej. Informacje o tym można znaleźć na stronie www.kibr.org.pl, gdzie publikowana jest lista biegłych rewidentów wraz z informacjami, czy wykonują oni zawód, czy nie.

Kluczowy biegły rewident

Raport i opinia z badania sprawozdania finansowego sporządzonego za 2011 rok muszą być podpisane przez kluczowego biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie. Wynika to z art. 65 ust. 7 ustawy o rachunkowości. Brak spełnienia tego wymogu spowoduje, że badanie nie będzie ważne.

Definicję kluczowego biegłego zawiera art. 2 pkt 5 ustawy o biegłych rewidentach. Zgodnie z tym przepisem za takiego audytora uważany jest biegły odpowiedzialny za wykonywanie czynności rewizji finansowej w imieniu podmiotu uprawnionego do badania.

Kwestię podpisania raportu i opinii z badania regulują krajowe standardy rewizji finansowej przyjęte uchwałą nr 1608/38/2010 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z 16 lutego 2010 r. Do ogólnych zasad badania sprawozdań finansowych odnosi się standard rewizji finansowej nr 1. Zgodnie z jego uregulowaniami kluczowy biegły rewident odpowiada za opinię o sprawozdaniu finansowym wyrażoną przez niego na podstawie wyników badania przeprowadzonego w imieniu podmiotu uprawnionego przy udziale innych osób uczestniczących w badaniu.

Dodatkowo w spółkach zainteresowania publicznego (np. bankach, spółkach giełdowych, zakładach ubezpieczeń) kluczowy biegły rewident nie może wykonywać czynności rewizji finansowej w okresie dłuższym niż pięć lat. Do badania takiego podmiotu może powrócić dopiero po dwuletniej przerwie. Ponadto kluczowy biegły oraz biegli uczestniczący w czynnościach rewizji finansowej nie mogą zajmować kierowniczych stanowisk w jednostce zainteresowania publicznego przed upływem co najmniej dwóch lat od zakończenia wykonywania tych czynności.

Podział wyniku finansowego

Jeżeli więc wszystkie warunki do podziału wyniku finansowego zostały spełnione, należy pamiętać o odpowiednim zaksięgowaniu operacji. W dacie zatwierdzenia sprawozdania dodatni wynik finansowy netto (zysk) przenoszony jest ze strony Wn konta - Wynik finansowy, na stronę Ma konta - Rozliczenie wyniku finansowego. Natomiast stratę ujmuje się odwrotnym zapisem.

Sposób podziału zysku uzależniony jest od przepisów dotyczących danego rodzaju jednostki. Przykładowo w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych są to przepisy kodeksu spółek handlowych. W przypadku spółek akcyjnych należy obowiązkowo dokonywać odpisu 8 proc. zysku każdego roku obrotowego, do momentu gdy kapitał zapasowy osiągnie 1/3 wysokość kapitału zakładowego. Należy to zaewidencjonować zapisem: strona Wn konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego, strona Ma konta 802 - Kapitał zapasowy.

Pozostałą część zysku walne zgromadzenie może przeznaczyć na wypłatę dywidendy należnej akcjonariuszom. W takim przypadku ewidencja należnej akcjonariuszom dywidendy brutto będzie przebiegała w następujący sposób: strona Wn konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego, strona Ma konta 257 - Rozrachunki z akcjonariuszami. Natomiast zryczałtowany podatek dochodowy, który musi naliczyć i odprowadzić spółka, należy ewidencjonować następująco: strona Wn konta 257 - Rozrachunki z akcjonariuszami, strona Ma konta 222 - Rozrachunki płatnika z tytułu podatku dochodowego.

Ponadto zysk może być przeznaczony na powiększenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, na kapitał rezerwowy czy nagrody dla zarządu lub pracowników.

Z kolei stratę bilansową w spółce z o.o. można pokryć z kapitału rezerwowego tworzonego z dopłat wnoszonych przez wspólników lub też z kapitału zapasowego bądź zakładowego.

W przypadku pokrycia straty poprzez wniesienie dopłat przez wspólników należy zwrócić uwagę na art. 177 kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem umowa spółki z o.o. może zobowiązywać wspólników do dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału.

Z kolei w przypadku pokrycia straty poprzez obniżenie kapitału zakładowego należy pamiętać o najniższej wysokości kapitału zakładowego i udziałów. Zgodnie z art. 154 kodeksu spółek handlowych kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5 tys. zł, a wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. Oznacza to, że pokrycie straty z kapitału zakładowego jest możliwe tylko wówczas, jeżeli wartość kapitału zakładowego jest wyższa od kwoty 5 tys. zł. Ponadto pokrycie straty z kapitału zakładowego wymaga zmiany umowy spółki i wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Złożenie do rejestru

Tak więc dochodzimy do momentu, w którym podmiot ma zatwierdzone sprawozdanie finansowe i podjął uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Od tego momentu (zatwierdzenia sprawozdania) liczy się termin złożenia sprawozdania we właściwym rejestrze sądowym - należy to bowiem uczynić w ciągu 15 dni. Podmioty, które zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości mają obowiązek ogłaszania sprawozdań w KRS, muszą złożyć:

roczne sprawozdanie finansowe,

opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw

ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Sprawozdanie finansowe musi być przekazane wraz z formularzem KRS-Z30 - Sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Jego wzór określa załącznik nr 26 do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania (Dz.U. nr 118, poz. 1247 z późn. zm.).

Wraz z przekazywanymi dokumentami należy dostarczyć dowód uiszczenia opłaty. Trzeba więc pamiętać, że po pierwsze - należy dokonać płatności w wysokości 250 zł, za ogłoszenie dokumentów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Kwotę tę określa par. 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 15 kwietnia 1996 r. w sprawie organizacji, sposobu wydawania i rozpowszechniania oraz podstawy ustalania ceny numerów Monitora Sądowego i Gospodarczego i wysokości opłat za zamieszczenie w nim ogłoszenia lub obwieszczenia (Dz.U. nr 45, poz. 204 z późn. zm.).

Po drugie, podmiot musi wnieść opłatę sądową za przyjęcie dokumentów do KRS w wysokości 40 zł. Wynika to z art. 63 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 90, poz. 594 z późn. zm.).

Opłaty te można uiścić łącznie np. na rachunek bankowy lub w kasie sądu, w którym funkcjonuje wydział gospodarczy KRS, do którego składany jest wniosek.

Opłaty stanowią koszty działalności operacyjnej i są ujmowane na koncie 450 - Podatki i opłaty.

Może się jednak zdarzyć, że organ zatwierdzający nie przyjmie sprawozdania finansowego w terminie. Wówczas sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni po terminie ustawowym (w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - do 15 lipca), a następnie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Osoby fizyczne bez obowiązku

Obowiązek złożenia sprawozdań do rejestru sądowego nie dotyczy osób fizycznych. Zawarty w art. 69 ustawy o rachunkowości obowiązek dotyczy wyłącznie podmiotów zobowiązanych do uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Tymczasem przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi nie są objęci tym rejestrem i podejmują działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności. Ewidencja ta prowadzona jest przez ministra gospodarki. Osoby fizyczne nie składają swoich sprawozdań finansowych organowi ewidencyjnemu. Ani prawo bilansowe, ani inne przepisy nie przewidują konieczności składania raportów w innym organie rejestrowym niż KRS.

Ogłaszanie rocznych raportów

Kolejny obowiązek dotyczy publikacji w Monitorze Polskim B lub Monitorze Spółdzielczym w przypadku spółdzielni. Jeszcze sprawozdanie finansowe za 2011 rok, które obowiązkowo musiało być zbadane, podlega również ogłoszeniu w tym publikatorze.

Przypomnę, że już od przyszłego roku wejdą w życie zmiany tych zasad. Wynikają one z ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorstw (Dz.U. nr 232, poz. 1378). W tym zakresie będzie ona miała zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych za rok 2012, a nie 2011. W związku z nowelizacją ustawy o rachunkowości zniesiony zostanie obowiązek ogłaszania sprawozdań finansowych w Monitorze Polskim B dla większości podmiotów. Należy jednak pamiętać, że zwolnienie z publikacji sprawozdań nie dotyczy podmiotów nieskładających rocznych sprawozdań finansowych w rejestrze sądowym, a więc np. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą czy spółek cywilnych sporządzających sprawozdania finansowe podlegające obowiązkowemu badaniu.

Sprawozdania finansowe tych osób od 2013 roku będą podlegały obowiązkowi ogłoszenia w ogólnokrajowym dzienniku urzędowym Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W odniesieniu do spółdzielni - w Monitorze Spółdzielczym.

Termin spełnienia tego obowiązku jest taki sam jak w przypadku złożenia dokumentów do sądu rejestrowego, tj. 15 dni od zatwierdzenia. Obowiązek publikacji w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej dotyczy jednak tylko jednostek, których roczne sprawozdania finansowe podlegają obligatoryjnemu badaniu zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości (czyli może też dotyczyć osób fizycznych prowadzących działalność).

Ogłoszeniu w tym przypadku, zgodnie z art. 70 ustawy o rachunkowości, podlega: wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat. Dotyczy to również zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych oraz opinii biegłego rewidenta. W przypadku jednostek sporządzających uproszczone sprawozdanie finansowe w miejsce opinii biegłego należy złożyć informację o rodzaju opinii ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia.

W monitorze publikuje się również odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Warto też zauważyć, że w odróżnieniu od dokumentów składanych do KRS w przypadku dzienników urzędowych nie publikuje się sprawozdania z działalności jednostki.

Trzeba dodać, że możliwe jest złożenie kserokopii dokumentów uwierzytelnionych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (czytelne stanowisko, imię i nazwisko).

Przekazanie dokumentów

Wymienione wyżej dokumenty należy złożyć wraz z listem przewodnim. Powinien on zawierać:

dokładną nazwę i adres firmy (ewentualnie poprzednią nazwę i datę zmiany),

adres korespondencyjny (jeżeli występuje),

nazwę i adres firmy, na który należy wystawić fakturę VAT,

numery NIP, REGON, PKD,

telefon kontaktowy.

Sprawozdanie finansowe można złożyć bezpośrednio lub przesłać je listem poleconym na odpowiedni adres.

W przypadku publikacji w Monitorze Polskim B adres to: Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Zespół Monitora Polskiego B, 02-903 Warszawa, ul. Powsińska 69/71.

Spółdzielnie przekazują dokumenty na adres:

Krajowa Rada Spółdzielcza Redakcja Monitora Spółdzielczego, 00-013 Warszawa, ul. Jasna 1.

Ile trzeba zapłacić

Publikacja sprawozdania może być dość kosztowna. Złożone kompletne sprawozdanie zostaje wycenione zgodnie z zasadami kalkulacji. Następnie wycena zostanie wysłana do adresata. Po dokonaniu wpłaty wystawiana jest faktura VAT.

W 2011 roku opłata za jedną stronę wynosiła 770,70 zł brutto. Natomiast w tym roku będzie znana po publikacji ustawy budżetowej na 2012. Co roku kwota opłaty ulega bowiem podwyższeniu o wysokość średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem.

Koszty publikacji sprawozdań finansowych w Monitorze Polskim B ewidencjonuje się w księgach rachunkowych jako usługi.

Ewidencja opłaty z tego tytułu może przebiegać w następujący sposób:

1. Dokonanie wpłaty na poczet usługi ogłoszenia sprawozdania:

strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

2. Zarachowanie otrzymanej faktury:

strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu (wartość netto usługi), strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego (wartość VAT),

strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami (kwota zobowiązania wobec usługodawcy).

3. Ujęcie opłaty w kosztach:

strona Wn 420 - Usługi obce,

strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Do urzędu skarbowego

W terminie 10 dni, liczonym od dnia zatwierdzenia rocznego raportu, dokumenty przekazuje się do urzędu skarbowego. Dotyczy to jednak tylko podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Wynika to z art. 27 ust. 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem przekazują oni:

pełne roczne sprawozdanie finansowe,

opinię i raport podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, jeżeli podlegało ono obowiązkowi badania,

w przypadku spółek kapitałowych także odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Z kolei przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe muszą pamiętać o wcześniejszym terminie złożenia do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego. Dołącza się je do zeznania podatkowego, nawet jeżeli nie zostało jeszcze zatwierdzone. Obowiązek ten wynika z art. 45 ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Należy pamiętać, że dotyczy to nie tylko osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ale również tych, które są wspólnikami spółek osobowych, np. komandytowych.

Dodam, że zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym składa się w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Składane sprawozdanie musi być kompletne, tj. powinno obejmować wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Natomiast gdy podlegało obowiązkowemu badaniu, dodatkowo sporządza się zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Składając te dokumenty, podatnik musi zwrócić uwagę, czy zostały one podpisane - wraz z podaniem daty - przez kierownika jednostki oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg.

W przypadku osób fizycznych nie ma obowiązku składania urzędom skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta, nawet gdy sprawozdanie było przez niego badane. Nie trzeba dołączać również uchwały o jego zatwierdzeniu.

Zdarzenia późniejsze

Pojawienie się różnych informacji po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, które dotyczą 2011 roku, będzie wywoływać konieczność dokonania odpowiednich operacji.

W takiej sytuacji skutki ujawnionych błędów należy ująć w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym informacje te zostały ujawnione. Ewidencja będzie uzależniona w tym przypadku od istotności błędu.

Poziom istotności powinien zostać zapisany w polityce rachunkowości. Można np. przyjąć następujące kryteria:

suma bilansowa 1 - 2 proc.,

przychody netto 0,5 - 1 proc.,

wynik finansowy brutto 5 proc.

Wielkości powyżej tych granic mogą być uznane za istotne, należy je odnieść na kapitał (fundusz) własny i wykazać jako stratę z lat ubiegłych.

Skutki takich zdarzeń będą więc ewidencjonowane w księgach rachunkowych za pomocą konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego.

Z kolei jeżeli zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką rachunkowości nie stanowią wartości istotnej, czyli takiej, której brak nie spowodowałby, że sprawozdanie byłoby nierzetelne, to należy je ująć jako operacje bieżącego okresu.

Przykładowo okazało się, że księgowa się pomyliła i zaniżyła naliczoną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 300 zł. Ponieważ jest to kwota duża, można ją zaksięgować w następujący sposób: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

Ujawnienie pomyłek

Inaczej jest jednak, gdy sprawozdanie zostało sporządzone, ale nie jest jeszcze zatwierdzone. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, powinna odpowiednio je zmienić. Jeżeli więc przyjmiemy, że wcześniej wspomniana pomyłka księgowego jest wartością istotną, należy wprowadzić korektę do sprawozdania. Jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu, o zmianach należy powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie zbadał.

Błędy ujawnione w takiej sytuacji poprawiane są za pomocą storna czerwonego lub czarnego. Storno oznacza wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu - polecenia księgowania - dotyczącego korekty błędnych zapisów. Sposób eliminacji błędnego zapisu wskazuje polecenie księgowania.

Storno czarne polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych zapisu korygującego na tych samych kontach, na których została wprowadzona błędna ewidencja, ale po ich odwrotnej stronie. Istnieją dwa rodzaje storna czarnego: storno zupełne (całkowite) i częściowe. Storno czarne całkowite polega na wyksięgowaniu błędnego zapisu na tych samych kontach, ale po ich przeciwnych stronach, a następnie wprowadzeniu poprawnego zapisu.

Z kolei storno czerwone to wprowadzenie do ksiąg rachunkowych korekty przez ujęcie po tych samych stronach błędnych wartości, ale z przeciwnym znakiem. Potem należy wprowadzić poprawny zapis. Również w tym przypadku storno może być zarówno całkowite, jak i częściowe. W tym drugim przypadku koryguje się część błędnego zapisu.

Przykładowo korekta zwiększająca podatek dochodowy od osób prawnych może zostać zaksięgowana zapisem: strona Wn konta 871 - Podatek dochodowy, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

Należy też pamiętać, że jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Należy też pamiętać, że korekcie podlegają również konsekwencje nieprawidłowego uwzględnienia lub nieuwzględnienia wiarygodnych informacji.

Przykładem może być błędna wycena zapasów spowodowana np. niewłaściwym rozliczeniem inwentaryzacji, nieutworzenie rezerw mimo wystąpienia odpowiednich przesłanek. Do takich zdarzeń zalicza się też ujawnienie, że nie zostały zaksięgowane właściwie faktury kosztowe, które dotyczą 2011 roku.

Kalendarium

Rozliczenie roku obrotowego 2011* do:

● 25 marca - należy rozliczyć inwentaryzację i sporządzić zestawienie obrotów i sald

● 31 marca - należy sporządzić jednostkowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe

● 30 kwietnia - należy złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego wraz z zeznaniem podatkowym - dotyczy tylko osób fizycznych

● 30 czerwca - organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie finansowe

● 10 lipca - osoby prawne muszą złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego (tj. w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania)

● 15 lipca - należy złożyć sprawozdanie finansowe w rejestrze sądowym, a badane przez rewidenta sprawozdania również w Monitorze Polski B (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania)

* w przypadku gdy rok kalendarzowy jest zbieżny z obrotowym

Kto zatwierdza

Do organów zatwierdzających sprawozdanie finansowe należą:

● właściciel - w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,

● wspólnicy - w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,

● walne zgromadzenie - w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych i spółdzielni,

● zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy - w spółkach akcyjnych,

● zwyczajne zgromadzenie wspólników - w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością.

Pokrycie straty z dopłat wspólników

Spółka z o.o. w sprawozdaniu za poprzedni rok obrotowy wykazała stratę bilansową w kwocie 20 tys. zł. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników została podjęta uchwała o pokryciu straty z dopłat wspólników.

@RY1@i02/2012/045/i02.2012.045.07100070b.101.gif@RY2@

1. Ujęcie dopłat w dacie ich uchwalenia - 20 000 zł

2. Wpłata przez wspólników środków na rachunek bankowy - 20 000 zł

3. Wykorzystanie wniesionych dopłat - 20 000 zł

Ewidencja dywidendy

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością osiągnęła zysk netto w kwocie 150 tys. zł. Wspólnicy podjęli uchwałę, że 90 tys. zł przeznaczone będzie na wypłatę dywidendy spółkom z o.o., które są wspólnikami.

@RY1@i02/2012/045/i02.2012.045.07100070b.102.gif@RY2@

1) Podjęcie uchwały o wypłacie wspólnikom dywidendy - 90 000 zł

2a) Wypłata akcjonariuszom dywidendy w kwocie netto - 72 900 zł

2b) Podatek dochodowy potrącony od wypłaconej dywidendy - 17 100 zł

Opłata sądowa

Spółka złożyła sprawozdanie finansowe za 2011 rok do Krajowego Rejestru Sądowego. Opłata sądowa pobierana od wniosku o przyjęcie dokumentów, o których sąd czyni wzmiankę w rejestrze, wynosi 40 zł. Opłata za ogłoszenie wpisu do KRS również jest stała, wynosi 250 zł.

@RY1@i02/2012/045/i02.2012.045.07100070b.103.gif@RY2@

1. Uiszczenie opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym - 290 zł

Koszty publikacji

Sprawozdanie spółki podlega badaniu przez biegłego rewidenta, dlatego też podlega ono publikacji w Monitorze Polskim B. Opłata z tego tytułu w danym roku brutto wyniosła 36 900 zł (w tym 23-proc. VAT).

@RY1@i02/2012/045/i02.2012.045.07100070b.104.gif@RY2@

1. Dokonanie wpłaty na poczet usługi ogłoszenia sprawozdania - 36 900 zł

2. Zarachowanie otrzymanej faktury - 36 900 zł:

a) wartość netto usługi - 30 000 zł

b) wartość VAT - 6900 zł

3. Ujęcie opłaty w kosztach - 30 000 zł

Odpowiedzialność za rachunkowość

Za obowiązki w zakresie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, czyli np. zarząd. Nie zwalnia go z odpowiedzialności przekazanie obowiązków np. głównemu księgowemu. Jeżeli obowiązki w tym zakresie zostały powierzone innej osobie za jej zgodą, wówczas kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru. Jednak przekazaniu nie podlega odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Ponadto zarówno kierownik jednostki, jak i członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, że sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania ustawy o rachunkowości.

Organy te odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku.

Odpowiedzialność:

● karna - zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości grozi grzywna, kara pozbawienia wolności do lat dwóch lub obie te kary łącznie,

● cywilna - możliwość ubiegania się o odszkodowanie od kierownika jednostki lub organu nadzorczego.

Badanie sprawozdania

Badaniu będą podlegały sprawozdania za 2011 rok spółek z o.o. i pozostałych podmiotów wymienionych w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, jeżeli w 2010 roku zostały spełnione dwa z poniższych warunków:

● średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

● suma aktywów bilansu na koniec 2010 r. stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro, tj. 9 900 750 zł (2,5 mln euro przeliczone po kursie z 31 grudnia 2010 r. - 3,9603 zł/euro),

● przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za 2010 rok stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro, tj. 19 801 500 zł (po kursie z 31 grudnia 2010 r. - 3,9603 zł/euro).

Sprawozdania finansowe pozostałych jednostek, np. banków, spółek akcyjnych (poza tymi w organizacji) oraz innych wymienionych w art. 64 ust. 1 pkt 1 - 3 ustawy o rachunkowości, zawsze podlegają badaniu.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).