Trzeba dokonać ostatecznej korekty środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

@RY1@i02/2014/250/i02.2014.250.008000100.802.jpg@RY2@

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). W terminie do 30 września musi wpłynąć na rachunek funduszu pozostała część odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3 ustawy o ZFŚS, ponadto pracodawca musi przekazać na rachunek bankowy funduszu całość kwot, które są dobrowolne.

Całoroczny odpis podstawowy, oszacowany według średniorocznego stanu zatrudnienia, firmy korygują ostatecznie 31 grudnia na podstawie faktycznej przeciętnej liczby pracowników w roku kalendarzowym. Dla ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym operację wyliczenia średniej należy przeprowadzić dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Oznacza to, że aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12.

Porównując wysokość odpisu dokonanego na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisem ustalonym według rzeczywistego stanu zatrudnienia, pracodawca otrzymuje informację o nadwyżce lub niedoborze środków na rachunku zakładowego funduszu eń socjalnych. W przypadku niedoboru środków pracodawca powinien wpłacić brakującą kwotę na rachunek funduszu do 31 grudnia 2014 r. Jeżeli wskutek korekty powstanie nadwyżka, pracodawca może wycofać ją z rachunku lub przeznaczyć na działalność socjalną w następnym roku.

Przekazanie pozostałej części odpisu można zaksięgować: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy. Ewentualna zmiana zatrudnienia w trakcie roku pociąga za sobą korektę odpisu z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zazwyczaj przeprowadza się ją na koniec roku. W takiej sytuacji w księgach rachunkowych na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia, należy ująć zwiększenie lub zmniejszenie kosztów operacyjnych.

Dodatkowe koszty z tego tytułu należy zaksięgować zapisem: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Z kolei przelew odpowiedniej kwoty na rachunek bankowy ZFŚS należy zaksięgować następująco: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

W przypadku zmniejszenia zatrudnienia dokonuje się z kolei odwrotnych zapisów (tj. strona Wn konta 831, strona Ma konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, a także strona Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS.

Krok po kroku

Korektę odpisów na ZFŚS za 2012 r. należy przeprowadzić następująco:

Ustalić wielkość faktycznego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2014 r. w przeliczeniu na pełny etat.

Obliczyć średnioroczne zatrudnienie w poszczególnych grupach pracowników

Naliczyć odpisy według rzeczywistego zatrudnienia na 31 grudnia br.

Porównać wysokość odpisów na ZFŚS dokonanych na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisami faktycznie należnymi i skorygować odpis.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).