Decyzję o uproszczeniach trzeba podjąć przed sporządzeniem raportu

Wokół nowelizacji ustawy o rachunkowości umożliwiającej zastosowanie uproszczeń powstało wiele wątpliwości. Do redakcji napływają pytania dotyczące terminu zastosowania uproszczeń czy daty podjęcia uchwały przez organ.

Nie powinno być wątpliwości, że sprawozdania finansowe według nowych zasad można sporządzać już za 2014 rok. Wynika to art. 2 ustawy zmieniającej. Wskazuje on, że zmiany mają "zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy kończący się po dniu wejścia w życie niniejszej ustawy". Natomiast nowelizacja obowiązuje od 5 września 2014 r.

Co budzi spory

Kontrowersje budzi natomiast termin podjęcia uchwały organu zatwierdzającego, która jest podstawą stosowania uproszczeń dla jednostek mikro. Ustawa o rachunkowości nie określa konkretnego terminu. Dlatego Aleksandra Motławska, biegły rewident, partner w HLB M2 Audyt, wskazuje, że decyzja może być podjęta w dowolnym czasie, ale przed sporządzeniem sprawozdania finansowego. Te za bieżący rok trzeba sporządzić najpóźniej do końca marca (tj. trzy miesiące od dnia bilansowego). Do tego czasu sprawozdanie musi zostać sporządzone oraz podpisane przez kierownika jednostki i osobę odpowiedzialną za rachunkowość). Potwierdza to Ewa Sobińska, biegły rewident, prezes zarządu ABES Audyt. Tłumaczy, że jeżeli organ zatwierdzający zdąży przed przygotowaniem sprawozdania finansowego podjąć decyzję o sporządzaniu go w formie uproszczonej i kierownictwo jednostki wprowadzi zmiany w polityce rachunkowości, nie ma problemu z zastosowaniem nowych przepisów. Należy tylko zastanowić się nad formą przedstawienia danych porównawczych za rok poprzedni.

Dlatego teoretycznie do końca marca 2015 roku jest to możliwe do przeprowadzenia. Jednak w praktyce eksperci [patrz ramki] radzą nie czekać aż do ostatniej chwili i zdecydować się wcześniej. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę sytuację konkretnej jednostki. Każda musi samodzielnie zdecydować o najlepszym dla niej terminie. Pamiętając o tym, aby kierownik jednostki miał wystarczająco dużo czasu na przygotowanie sprawozdania finansowego.

Krótkie przypomnienie

Zmienione przepisy o rachunkowości wprowadziły kategorię podmiotów mikro, które mogą sporządzać uproszczony raport składający się tylko z bilansu z informacjami uzupełniającymi, oraz rachunku zysków i strat (zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do ustawy). Podstawą do zastosowania uproszczeń jest decyzja organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, tj. np. zgromadzenia wspólników w sp. z o.o. czy walnego zgromadzenia członków w przypadku stowarzyszeń.

Zmiany dotyczą nie tylko małych spółek, lecz także podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 3 ust. 1a pkt 3 ustawy o rachunkowości), jak np. stowarzyszenia, związki zawodowe, organizacje pracodawców, izby gospodarcze, fundacje itp. O czym te podmioty mogą nie wiedzieć, gdyż pierwotnie w projekcie nowelizacji, która trafiła do Sejmu, sprawozdania za 2014 rok dla podmiotów nieprowadzących działalności miały być sporządzane według dotychczasowych zasad. Przepis ten jednak usunięto na etapie prac w Senacie, co oznacza, że wszystkie podmioty muszą stosować znowelizowaną ustawę o rachunkowości.

Fundacje i stowarzyszenia

Jednak o ile w przypadku spółek brak decyzji organu zatwierdzającego nie spowoduje zmiany (będą sporządzać sprawozdanie na dotychczasowych zasadach), o tyle w przypadku podmiotów nieprowadzących działalności może to być problem. Nie będą one mogły korzystać z dotychczasowych uproszczeń, które stosowały na podstawie rozporządzaniem z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. nr 137, poz. 1539 ze zm.). Zostało ono uchylone 5 września. Ułatwienia zostały przeniesione do ustawy o rachunkowości. Jednak aby z nich skorzystać, fundacja czy stowarzyszenie musi stać się podmiotem mikro - a do tego jest potrzebna decyzja organu zatwierdzającego.

OPINIA MINISTERSTWA

@RY1@i02/2014/232/i02.2014.232.008000100.805.jpg@RY2@

Dorota Podedworna-Tarnowska wiceminister finansów

Jednostkami mikro są jednostki, o których mowa w art. 3 ust. 1a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, w stosunku do których organ zatwierdzający podjął decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem wybranych uproszczeń określonych ustawą.

Organ zatwierdzający powinien podjąć ww. decyzję w terminie umożliwiającym kierownikowi jednostki zapewnienie sporządzenia sprawozdania finansowego według zasad i w terminach określonych w przepisach ustawy o rachunkowości

Ponadto zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym sporządzania sprawozdań finansowych.

OPINIE EKSPERTÓW

@RY1@i02/2014/232/i02.2014.232.008000100.806.jpg@RY2@

dr Katarzyna Trzpioła Katedra Rachunkowości UW

Znowelizowana ustawa o rachunkowości nie zawiera wskazania terminu, w jakim powinna być podjęta decyzja przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe o sporządzaniu go zgodnie z uproszczeniami przewidzianymi dla jednostek mikro. Można, zatem wskazać, iż teoretycznie ma na to czas do dnia sporządzenia sprawozdania, czyli niemal do końca trzeciego miesiąca następnego roku. Nie jest to jednak w niektórych sytuacjach z praktycznego punktu możliwe ani też wygodne dla samego organu zatwierdzającego jednostki. Wziąć trzeba pod uwagę przede wszystkim sytuację konkretnej jednostki.

Wprawdzie sporządzenie sprawozdania mikro nie wymaga zwykle konieczności zmiany polityki rachunkowości (z wyjątkiem sytuacji, gdy jednostka stosowała dotychczas wycenę według wartości godziwej i skorygowaną cenę nabycia lub gdy sporządzała rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej), ale konieczne jest dostosowanie parametrów systemu finansowo-księgowego do nowego zakresu informacyjnego sprawozdania. A to wymaga czasu. Poza tym czasem jednostki muszą sporządzić sprawozdanie finansowe szybciej niż w terminie trzech miesięcy. Wymóg taki może wynikać z regulacji wewnątrz grupy kapitałowej, do której spółka mikro należy.

Ponadto konieczność sporządzenia wcześniej sprawozdania można powiązać z regulacjami prawa podatkowego. Podatnicy podatku dochodowego, zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne, mogą nie wpłacać zaliczek na podatek dochodowy za grudzień, jeśli do 20 stycznia złożą zeznanie podatkowe. Przypomnieć należy, iż w przypadku zeznania rocznego osób fizycznych należy do niego dołączyć sprawozdanie finansowe (art. 45 ustawy o CIT). A przecież to właśnie najwięcej spółek osobowych osób fizycznych i działalności gospodarczych osób fizycznych spełnia kryteria, aby móc je uznać za jednostki mikro. Tam gdzie wspólnicy wcześniej chcą/muszą rozliczyć się z podatku dochodowego, konieczne jest zatem bardzo szybkie sporządzenie sprawozdania finansowego. Ponadto decyzja powinna być podjęta na zgromadzeniu udziałowców/akcjonariuszy/wspólników. Wiąże się zatem z koniecznością zwołania ich zgromadzenia. Pozostawianie takiej decyzji na ostatnią chwilę nie będzie sprzyjać jakości i rzetelności danych. A na tym powinno przede wszystkim zależeć właścicielom. Przy rozważaniu terminu na podjęcie decyzji o zastosowaniu uproszczeń warto zastosować zasadę im wcześniej, tym lepiej - tak, aby był wystarczający czas dla kierownika jednostki na spokojne przygotowanie sprawozdania należytej jakości.

@RY1@i02/2014/232/i02.2014.232.008000100.807.jpg@RY2@

Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że "Organ zatwierdzający powinien podjąć ww. decyzję w terminie umożliwiającym kierownikowi jednostki zapewnienie sporządzenia sprawozdania finansowego według zasad i w terminach określonych w przepisach ustawy o rachunkowości", co w mojej ocenie nie oznacza, że organ zatwierdzający może podjąć decyzję do końca marca 2015 r. Nie ma to oparcia ani w logice, ani w przepisach ustawy o rachunkowości. Jeśli przyjętą politykę rachunkowości mamy stosować w trakcie roku obrotowego, to nie jest możliwe podejmowanie decyzji o sposobie księgowania i sporządzenia sprawozdania w roku kolejnym za rok wcześniejszy. Wynika to z definicji polityki rachunkowości. Z art. 52 ustawy o rachunkowości wynika, że to kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego), a nie organ zatwierdzający zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. W statucie lub umowie uregulowane są kwestie dotyczące prowadzenia funduszu czy też przeznaczenia zysku. To powoduje, że mogą być konieczne w pierwszej kolejności ich zmiany, co wiąże się z rozciągniętymi w czasie procedurami w odpowiednim organie rejestrowym (np. w Krajowym Rejestrze Sądowym). To, że kierownik jednostki może zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, w mojej ocenia nie oznacza, że może tego dokonać w następnym roku po roku, za który sporządza się sprawozdanie. Warto zauważyć, że ta zasada dotyczy kierownika, a nie organu zatwierdzającego. Istotne jest, że po podjęciu decyzji przez organ zatwierdzający kierownik musi mieć czas na dokonanie w formie pisemnej aktualizacji dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Decyzja organu zatwierdzającego nie jest zdarzeniem ujmowanym w księgach rachunkowych, więc nie może odnosić skutków dla roku wcześniejszego. Czy w takim razie podjęcie takiej decyzji w 2015 roku nie spowoduje skutków w postaci modyfikacji zapisów? Nie można pominąć przy tym obowiązków związanych ze sporządzaniem np. zestawienia obrotów i sald, które należy zrobić za 2014 rok najpóźniej do 26 marca 2015 r., więc decyzja organu zatwierdzającego nie może być podjęta np. 27 marca 2015 r. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a czy takim zdarzeniem jest decyzja organu zatwierdzającego? Weryfikacji dokonywanej przy zamykaniu ksiąg nie da się przeprowadzić w jeden dzień, a przecież zmienione zasady wpłyną na wycenę aktywów, ze względu na uproszczenia związane z zasadą ostrożności. Na to również trzeba mieć czas. Wniosek nasuwa się sam. Decyzję o wyborze rozwiązań dla jednostki mikro bezpiecznie jest podjąć im szybciej, tym lepiej, aby mieć czas na aktualizację polityki i jej zastosowanie w 2014 roku, w tym na dokonanie zapisów według nowych kryteriów grupowania operacji i nowych zasad wyceny.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100 ze zm.).