Minister przywrócił sądy, a problem mają księgowi

Zgodnie z decyzjami Ministerstwa Sprawiedliwości w 2015 roku powróci większość sądów zlikwidowanych 1 stycznia 2013 r. w ramach tzw. reformy Gowina. Część z nich rozpocznie ponownie swoją działalność jako samodzielne jednostki 1 stycznia 2015 r., pozostałe 1 lipca 2015 r.

Obecnie jednostki te są częścią większych sądów rejonowych i funkcjonują w postaci wydziałów zamiejscowych. Oznacza to, że aby mogły ponownie rozpocząć swoją działalność, muszą z kolei zostać z tych sądów wydzielone, co generuje wiele problemów natury księgowej.

Ogromny wpływ na ponowne utworzenie oraz dalsze funkcjonowanie od strony finansowej przywracanych sądów rejonowych ma fakt, że będzie to specyficzny rodzaj sądu, tzw. sąd funkcjonalny.

Takim mianem określa się sądy o obsadzie mniejszej niż 10 stanowisk sędziowskich. W ustawie z 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 427 ze zm.) dla sądów tych określono nieco inne zasady działania, zgodnie z którymi:

● Nie powołuje się w nich dyrektora sądu, zadania dyrektora sądu wykonuje dyrektor przełożonego sądu okręgowego. Tak więc w sądach tych decyzje finansowe i gospodarcze podejmować będzie dyrektor sądu okręgowego, będzie też zwierzchnikiem urzędników i innych pracowników tego sądu (będzie wykonywał w stosunku do nich obowiązki pracodawcy).

● Nie tworzy się w tych sądach oddziałów finansowych i administracyjnych - zadania w tym zakresie (ewidencja księgowa, prowadzenie kadr) wykonuje sąd okręgowy.

Poniżej omawiamy tylko część głównych problemów związanych z tworzeniem ponownie zlikwidowanych w 2013 r. sądów. Natomiast w praktyce trzeba będzie uregulować jeszcze wiele kwestii, takich jak przekazanie dokumentacji, zasady dokonywania zwrotów opłat, zasady prowadzenia ewidencji księgowej sądów przywróconych przez przełożone sądy okręgowe itp.

WĄTPLIWOŚĆ 1

Które przepisy ustawy o rachunkowości należy wykorzystać

W 2012 r. sądy rejonowe kończyły swoją samodzielną działalność i były przejmowane przez większe jednostki, miały tu więc zastosowanie przepisy o likwidacji. Księgi rachunkowe tych jednostek były zamykane, sporządzano sprawozdanie finansowe.

Obecnie sytuacja jest inna, ponieważ funkcjonująca jednostka, której częścią jest wydział zamiejscowy, nie kończy swojej działalności. Nie jest to też typowy podział jednostki.

Niewątpliwie jednak trzeba będzie w tym przypadku zastosować przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych (chociaż nie będą one zamykane) oraz przepisy o inwentaryzacji.

WĄTPLIWOŚĆ 2

Czy zamykać księgi rachunkowe i sporządzać bilans

Problem ten dotyczy oczywiście przede wszystkim tych sądów, które posiadają wydziały zamiejscowe, które przywracane będą 1 lipca 2015 r. Sądy, których wydziały zamiejscowe będą rozpoczynać działalność jako samodzielne jednostki 1 stycznia 2015 r., i tak zamkną bowiem księgi rachunkowe na 31 grudnia ze względu na koniec roku obrotowego.

Natomiast sądy z pierwszej grupy nie będą dokonywać zamknięcia ksiąg w związku z odłączeniem się wydziałów zamiejscowych.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 księgi rachunkowe zamyka się m. in.:

1) na dzień zakończenia działalności;

2) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej;

3) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału.

Żaden z powyższych przypadków nie będzie miał tu miejsca. [przykład]

Ponadto art. 12 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazuje wyraźnie, że można nie zamykać ksiąg rachunkowych, jeśli podział jednostki następuje przez wydzielenie, i ten właśnie zapis należałoby tu potraktować jako podstawę podejmowanych działań.

Sądy te nie będą też sporządzać na 30 czerwca 2015 r. sprawozdania finansowego, co jest naturalną konsekwencją niezamykania ksiąg rachunkowych, ponieważ sprawozdanie sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg.

WĄTPLIWOŚĆ 3

Czy trzeba przeprowadzać inwentaryzację

Zgodnie z ustawą o rachunkowości - nie, w myśl art. 26 ust. 4 inwentaryzację przeprowadza się na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji. Jak wykazano w przykładzie, powyższe przypadki nie mają tu miejsca.

Teoretycznie więc inwentaryzacja nie musi zostać przeprowadzona, praktycznie - raczej nie da się jej uniknąć. Sądy muszą bowiem przekazać majątek znajdujący się w wydziale zamiejscowym.

Biorąc pod uwagę, że dokonywane były różne ruchy i przemieszczenia tego majątku, nawet w celu sporządzenia protokołów i podjęcia decyzji, które składniki mają pozostać w którym budynku (sądzie), niezbędne będzie ustalenie faktycznego stanu tego majątku w dotychczasowym wydziale zamiejscowym.

WĄTPLIWOŚĆ 4

Czy trzeba wypowiadać zawarte umowy

W wielu przypadkach konieczne będzie wypowiedzenie zawartych umów (przynajmniej w części) oraz zawarcie nowych, ze względu na fakt, iż wiele z nich zawieranych było przez obecny sąd macierzysty i obejmowały one dwa budynki.

Powstające sądy rejonowe będą więc musiały w wielu przypadkach zawrzeć nowe umowy na dostawy i usługi.

Należy jednak pamiętać, że część umów zawarta jest na podstawie zamówień publicznych przeprowadzonych przez centralnego zamawiającego, część to umowy wykonawcze zawarte przez sąd na podstawie umowy ramowej, a część to umowy zawarte bezpośrednio przez centralnego zamawiającego. W tym drugim przypadku sądy muszą zwrócić się do centralnego zamawiającego z prośbą o podjęcie odpowiednich czynności.

PRZYKŁAD

Jedna jednostka

Sąd Rejonowy w Leśnikach został z 1 stycznia 2013 r. połączony z Sądem Rejonowym w Zarzeczu i obecnie funkcjonuje w jego ramach jako wydział zamiejscowy. Organizacyjnie i prawnie mamy więc do czynienia z jedną jednostką: Sądem Rejonowym w Zarzeczu.

Z 1 lipca 2015 r. Sąd Rejonowy w Leśnikach zostaje przywrócony jako samodzielna jednostka.

Tym samym z 1 lipca 2015 r.:

1. Sąd Rejonowy w Zarzeczu pozostaje samodzielną, kontynuującą swoją dotychczasową działalność jednostką, nie mają tu więc zastosowania przepisy o zakończeniu działalności, sąd jej bowiem nie kończy.

2. Sąd Rejonowy w Zarzeczu pozostaje też taką samą jednostką sektora finansów publicznych w myśl ustawy (sąd, trybunał), nie ma tu więc zastosowania przepis o zamknięciu ksiąg w związku ze zmianą formy prawnej działalności.

3. Nie mamy tu również do czynienia z podziałem w myśl ustawy o rachunkowości (dotyczy to jednostek gospodarczych, o czym może świadczyć zapis o stosownym wpisie do rejestru). Z zamknięciem ksiąg na skutek podziału mielibyśmy również do czynienia w momencie, kiedy wskutek podziału powstawałaby nowa jednostka, a jak zaznaczono wcześniej, Sąd Rejonowy w Zarzeczu funkcjonuje nadal jako ta sama jednostka.

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).