Zamknięcie roku warto zorganizować odpowiednio wcześniej

Koniec roku kalendarzowego to dla większości podmiotów gospodarczych czas podsumowań, a więc sporządzania rocznych sprawozdań finansowych. Jak się przygotować do tego procesu oraz jak uniknąć niektórych błędów przy ustalaniu wyniku finansowego? Poniżej kilka wskazówek, jak ułatwić sobie życie i spokojnie przejść przez proces zamykania roku.

Ile mamy czasu

Ustawodawca przewidział termin 3 miesięcy od dnia bilansowego na zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego na ich podstawie. Zwykle jest to proces czasochłonny, ale 3 miesiące wydają się wystarczające na to, by prawidłowo zaprezentować i wycenić sytuację majątkową i finansową spółki. Prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe stanowi punkt wyjścia do analizy sytuacji podmiotu gospodarczego, a w zestawieniu z danymi z poprzednich lat obrotowych pozwala na przeprowadzenie szczegółowej analizy trendów i ułatwia podejmowanie decyzji. Gdy sprawozdanie finansowe jest już sporządzone i zbadane przez biegłego rewidenta (dotyczy to jednostek wymienionych w art. 64 ustawy o rachunkowości), musi zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (tj. do 30 czerwca, jeżeli nasz rok sprawozdawczy kończy się 31 grudnia).

Plan działania i podział obowiązków

Jeżeli spółka ma rozbudowany dział finansowo-księgowy, to podział obowiązków wynika z opisu poszczególnych stanowisk. Należy jednak pamiętać, że wpływ faktur, rozliczenie zaliczek, delegacji itp. zwykle zależy nie tylko od tego działu, lecz także od pracowników pozostałych komórek organizacyjnych. Ważne jest więc, aby inni pracownicy mieli świadomość, że np. szybkie przekazanie faktury zakupu do działu księgowości pozwoli na uniknięcie błędów i rozbieżności (choćby w wyniku potwierdzania sald), a tym samym oszczędzi czas. W związku z tym dobrze jest wprowadzić procedurę zamknięcia miesiąca i procedurę zamknięcia roku. Procedura taka powinna odzwierciedlać charakter działalności spółki i jej procesów, a w szczególności powinna m.in. zawierać określenie dnia miesiąca, do którego należy:

- przekazać opisane faktury zakupu,

- przekazać delegacje i rozliczenie zaliczek,

- zweryfikować wydania z magazynów oraz porównać je do wystawionych faktur sprzedaży,

- zweryfikować przyjęcia do magazynów i porównanie do otrzymanych faktur zakupu,

- zweryfikować zakupy środków trwałych i ich przyjęcia wraz ze stawkami amortyzacji, a także prowadzone inwestycje w budowie,

- przekazać informację o transakcjach zwykle jednorazowych, np. zakup lub sprzedaż akcji i udziałów, zaciągnięcie kredytu lub pożyczki,

- zweryfikować listę zatrudnionych pracowników, zmian zaszeregowań, premii itp.,

- sporządzić deklaracje podatkowe.

Próbny bilans

Aby mieć pewność, że zamknięcie roku nie przyniesie nam niespodzianek, warto sporządzić próbny bilans na 2-3 miesiące przed końcem roku. Pozwoli to nam określić trendy w działalności i w przybliżeniu oszacować wynik finansowy. Jest to dobry moment na to, by przeprowadzić próbne zamknięcie roku i zastosować wszystkie metody wyceny właściwe dla końca roku oraz określić istotne szacunki. Doskonałym pretekstem jest badanie wstępne przeprowadzane przez audytora (jeżeli spółka podlega badaniu sprawozdania). Audytor może nam wtedy przekazać cenne wskazówki potrzebne do poprawnego zamknięcia roku.

Inwentaryzacja

Zgodnie z ustawą o rachunkowości podmioty gospodarcze mają obowiązek przeprowadzenia corocznej inwentaryzacji niektórych aktywów. Część składników majątkowych musi zostać zinwentaryzowana na dzień bilansowy, jednak np. należności, niektóre pozycje zapasów można zinwentaryzować w dowolnym okresie mieszczącym się w terminie od 3. miesiąca przed dniem bilansowym do 15. dnia miesiąca po dniu bilansowym. Warto rozważyć przeprowadzenie wcześniejszej inwentaryzacji, gdyż pozwoli to nam na ograniczenie pracy na koniec roku. Przy tym koniecznie trzeba pamiętać, aby wyniki inwentaryzacji rozliczyć w roku obrotowym, którego inwentaryzacja dotyczy, nawet wtedy, gdy przeprowadzamy ją już w kolejnym roku. A co z rozrachunkami? W przedsiębiorstwach, które mają wielu klientów, inwentaryzacja należności drogą potwierdzeń sald jest zwykle bardzo pracochłonna. Na szczęście jednak większość programów finansowo-księgowych umożliwia generowanie gotowych druków do potwierdzeń sald, a w dobie komunikacji internetowej z pominięciem tradycyjnej poczty nie jest już to tak czasochłonne, jak kiedyś. Przedsiębiorstwa nie mają obowiązku inwentaryzowania swoich zobowiązań, niemniej jednak nie powinno się ignorować pism od swoich dostawców, gdyż pozwalają one na ustalenie prawidłowości przypisania kosztów do odpowiedniego okresu.

Aktywa trwałe

Trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy składnik aktywów nie przyniesie nam spodziewanych korzyści ekonomicznych w przyszłości. Do takich aktywów można zaliczyć np. udziały, wartość firmy, nieruchomości inwestycyjne. Weryfikacja aktywów pod kątem utraty ich wartości musi zostać przeprowadzona na każdy dzień bilansowy. Gdy stwierdzimy, że zaszła trwała utrata wartości, należy dokonać odpisu aktualizującego, który negatywnie wpłynie na wynik finansowy. Warto więc odpowiednio wcześnie zweryfikować posiadane aktywa. Jednocześnie podczas przeglądu aktywów może się okazać, że część z nich nie jest już użytkowana i podejmujemy działania mające na celu zbycie tych aktywów. Wtedy powinniśmy dokonać reklasyfikacji tych aktywów do pozycji "aktywa trwałe przeznaczone do sprzedaży". Jest to istotne, gdyż wycena tych aktywów dokonywana jest w niższej z dwóch wartości: bilansowej lub godziwej. Jeżeli np. spółka przestaje użytkować maszynę i podejmuje aktywne działania mające na celu jej sprzedaż, to może zakwalifikować tę maszynę jako aktywa do sprzedaży i zaprzestać jej amortyzacji. Zwracamy jednak uwagę, że jest to skomplikowane zagadnienie, które trzeba rozpatrywać indywidualnie.

Wycena aktywów obrotowych

Na każdy dzień bilansowy trzeba wycenić aktywa obrotowe, tj. ocenić, czy należności zostaną spłacone, a zapasy są pełnowartościowe. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzanie analizy należności i zapasów, np. co kwartał, a przy inwentaryzacji zidentyfikowanie niepełnowartościowych aktywów. Wtedy unikniemy dużych i zaskakujących odpisów aktualizujących na koniec roku.

Wartość godziwa instrumentów finansowych

Wycena instrumentów finansowych, jak np. udziały i akcje (notowane i nienotowane na aktywnym rynku), udzielone pożyczki, obligacje i inne aktywa finansowe, może również wiązać się z koniecznością dokonania istotnych odpisów aktualizujących obciążających wynik finansowy. Powinno się więc comiesięcznie weryfikować ich wycenę.

Transakcje, aktywa i pasywa w walucie

Zmiana kursów walutowych wpływa szczególnie na spółki, które dokonują transakcji w walutach obcych. Duże jednostki zwykle posiadają systemy finansowo-księgowe, które zaciągają kurs na koniec miesiąca i na dzień bilansowy z NBP i przeliczają salda po kursie z dnia bilansowego. Niestety nie wszystkie spółki mają tak komfortową sytuację i muszą same pilnować comiesięcznych wycen. Zdarza się, że w procesie tym pomijane są niektóre salda i wtedy wynik finansowy nie w pełni przedstawia wpływ zmian kursów walut. Szczegółowa weryfikacja sald w walutach obcych jest więc bardzo istotna.

Kalkulacja rezerw i zobowiązania warunkowe

Poprawne ustalenie wyniku finansowego często wiąże się również z prawidłowym ustaleniem kosztów przypadających na dany rok obrotowy. Spółka płacąca co miesiąc czynsz za dzierżawę pomieszczeń biurowych, a otrzymująca faktury w połowie kolejnego miesiąca, powinna np. ująć rezerwę na koszty grudnia. Wynik finansowy może więc znacznie się zmienić, kiedy zostaną zaksięgowane wszystkie rezerwy na koszty. Przedsiębiorstwa, które przyznają pracownikom premie za pracę w danym roku obrotowym, wypłacają ją zwykle po dniu bilansowym. W związku z tym powinny ująć rezerwę na premie w swoich księgach w roku obrotowym, którego dotyczą. Innym przykładem takich rezerw mogą być np. rezerwy na niewykorzystane urlopy lub na odprawy emerytalne. Obowiązkiem jest przeglądanie spraw sądowych i spornych oraz zobowiązań warunkowych, gdyż ich ujęcie w księgach może istotnie wpłynąć na wynik finansowy naszej spółki.

Podatek odroczony i bieżący

Zamknięcie roku oznacza nie tylko ustalenie bilansowego wyniku finansowego, lecz także wyniku podatkowego, od którego odprowadzony zostanie podatek dochodowy. Brak comiesięcznego szacowania zobowiązania podatkowego może na koniec roku nas zaskoczyć, gdyż może się okazać, że nasz zysk brutto przekształci się w stratę netto. Ponadto spółki objęte obowiązkiem badania muszą kalkulować podatek odroczony.

Zdarzenia po dniu bilansowym

Może to dziwić, ale po dniu bilansowym występują zdarzenia, które dotyczą roku obrotowego. Są to np. zwroty towarów, korekty sprzedaży, przyznane bonusy i premie, które należy ująć w roku, którego dotyczą. Tych obszarów należy pilnować szczególnie, gdyż tylko wtedy wynik finansowy będzie realny, a współmierność przychodów i kosztów zostanie zachowana.

Ujawnienia w sprawozdaniu i poprawna prezentacja

Poprawna prezentacja zdarzeń gospodarczych w sprawozdaniu finansowym stanowi również istotną część zamknięcia roku. Częstymi błędami są np. niepełne ujawnienie transakcji z jednostkami powiązanymi, kompensowanie rozrachunków, zły podział zobowiązań na część krótko- i długoterminową, które prowadzą do wyciągania przez czytelników sprawozdania niewłaściwych wniosków. Zawartość sprawozdania finansowego uregulowana jest ustawą o rachunkowości lub Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, jeżeli spółka je stosuje. Przepisy te stanowią swoistego rodzaju listę, według której należy ujawnić wszystkie wymagane informacje.

Badanie wstępne i końcowe sprawozdania

Koniec roku obrotowego dla spółek objętych obowiązkiem badania oznacza konieczność przygotowania się do weryfikacji swojego sprawozdania finansowego. Bardzo często audytorzy proponują swoim klientom badania wstępne, które pozwalają na weryfikację istotnych pozycji sprawozdania finansowego, trendów w działalności oraz wskazanie potencjalnych obszarów ryzyka. Dzięki temu spółka otrzymuje informację zwrotną na temat swojego sprawozdania na wczesnym etapie i może usunąć pewne nieprawidłowości w księgach na koniec roku. Badanie sprawozdania finansowego nie powinno być przykrym obowiązkiem, a cenną usługą, która pozwala na rzetelne zaprezentowanie wyników swojej działalności. Rozłożenie badania sprawozdania finansowego w czasie, przez przeprowadzenie badania wstępnego a potem badania końcowego, pozwala obu stronom na usprawnienie pracy nad zamknięciem roku - w końcu jest to wspólny cel spółki i audytora. Sam wybór firmy audytorskiej powinien się odbyć najwcześniej, jak to możliwe, ze względu na możliwość wcześniejszego rezerwowania terminów badania, które będą dla nas dogodne.

Zamknięcie roku jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa. Jest to proces czaso- i pracochłonny. Przy dobrze zorganizowanym dziale finansowo-księgowym i dobrej współpracy międzywydziałowej można zamknąć rok bez zbędnego zamieszania i stresu, a wynik finansowy niczym nas nie zaskoczy. Złożoność życia gospodarczego wymaga, by kierownictwo firmy miało świadomość istnienia zdarzeń, które podlegają szczególnym zasadom wyceny. Warto wtedy poradzić się np. audytora badającego nasze sprawozdanie finansowe, jak postąpić w danej sytuacji, lub zlecić firmie doradczej przeprowadzenie np. analizy utraty wartości firmy. Pamiętajmy, że odkładanie rzeczy na później zwykle okazuje się bardziej kosztowne i stresujące, a więc starajmy się dobrze zorganizować proces zamknięcia roku w naszej spółce.

@RY1@i02/2014/213/i02.2014.213.00800020b.802.jpg@RY2@

Anna Pacanowska-Stasiak biegły rewident w dziale rewizji finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Anna Pacanowska-Stasiak

 biegły rewident w dziale rewizji finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).