Za zobowiązania firmowe można płacić kartą płatniczą

Karta kredytowa jest kartą płatniczą, której wydanie powoduje przyznanie przez bank limitu kredytowego. Karty płatnicze (w tym kredytowe) należą do grupy elektronicznych instrumentów płatniczych. Karta umożliwia przede wszystkim regulowanie płatności za nabywane towary i usługi w punktach, które akceptują taką formę zapłaty (akceptanci kart).

Karty pozwalają na pobieranie gotówki z bankomatów, regulowanie zobowiązań oraz umożliwiają płatności za pośrednictwem sieci internet i telefonicznie. Płatności i wypłaty gotówki dokonywane kartą kredytową zapisywane są na koncie karty kredytowej jako udzielony kredyt. Oczywiście obciążanie może następować do wysokości przyznanego użytkownikowi limitu. W praktyce kredyt ten jest przez pewien czas nieoprocentowany i jeśli zadłużenie karty zostanie uregulowane w terminie, nie wystąpią odsetki. Karty kredytowe to produkt adresowany głównie do klientów indywidualnych.

Banki oferują również firmowe karty kredytowe, przeznaczone (dedykowane) dla przedsiębiorców. O wydanie takiej karty może wystąpić przedsiębiorca (zwykle nie tylko osoba fizyczna, ale także osoba prawna bądź podmiot niemający osobowości prawnej). Karta wydawana jest wówczas wskazanej przez wnioskodawcę osobie, np. pracownikowi, członkowi zarządu, pełnomocnikowi.

Do spłaty zadłużenia zobowiązany jest jednak podmiot, który wnioskował o kartę, a nie jej użytkownik. Do każdej karty kredytowej wystawca (bank) prowadzi rachunek karty. Wyciąg z tego rachunku jest okresowo przesyłany osobie zobowiązanej do spłaty zadłużenia.

W księgach

Sposób ujmowania transakcji kartą zależy zasadniczo od tego:

1) kto jest zobowiązany do spłaty zadłużenia na rachunku karty - w przypadku kart firmowych będzie to wnioskujący o ich wydanie przedsiębiorca. Może się jednak zdarzyć, że pracownik firmy zapłaci za zakupiony towar swoją prywatną kartą kredytową,

2) w jakich okolicznościach karta została użyta (czy zapłacono nią za usługę/towar w chwili nabycia, czy też dokonano transakcji za pośrednictwem internetu, czy może pobrano gotówkę z bankomatu, po czym wpłacono ją do kasy).

Oczywiście nie ma żadnego sztywnego schematu ujmowania płatności kartami kredytowymi. Każde przedsiębiorstwo powinno taką ewidencję zaplanować we własnym zakresie, opisując przyjęte rozwiązania w swoim zakładowym planie kont.

Aby ująć zapłatę faktury za usługi lub towary w księgach rachunkowych, można posłużyć się kontem rozliczeniowym Rozliczenie karty kredytowej (podstawą tego zapisu jest wskazana na fakturze forma płatności "karta") można ująć zapisem: strona Wn konta zespołu 4, strona Ma konta Rozliczenie karty kredytowej.

Dokonując zapłaty kartą u akceptanta, mamy pewność, że zapłata za usługę bądź towar nastąpiła i zostanie to zewidencjonowane na rachunku karty. Wyciąg z konta karty, który przyjęliśmy za podstawę księgowania, wpłynie jednak do firmy dopiero po zakończeniu danego cyklu rozliczeniowego.

Po otrzymaniu wyciągu przystępujemy do księgowania operacji dokonanych kartą. Operacje, które zostały ujęte już na koncie - Rozliczenie karty kredytowej, przeksięgowujemy na konto - Środki pieniężne w drodze. Zauważmy, że w rozliczeniu tym nie bierze udziału konto rozrachunków z pracownikami. Pracownik posłużył się bowiem kartą firmową, nabywając towary na rzecz firmy. Warto pamiętać, że saldo konta Rozliczenie karty kredytowej na dzień kończący cykl rozliczeniowy kartą, po zaksięgowaniu wyciągu z rachunku tej karty, powinno być zerowe.

Spłata zadłużenia

Spłata zadłużenia na karcie kredytowej następuje z reguły poprzez przelanie na jej rachunek środków pieniężnych z bieżącego rachunku bankowego. Podstawą księgowania są tutaj oczywiście oba wyciągi bankowe. Rozchód środków pieniężnych z bieżącego rachunku bankowego księguje się po stronie Wn konta Środki pieniężne w drodze i po stronie Ma konta Rachunek bankowy. Zaś wpływ kwoty na rachunek karty kredytowej (spłata zadłużenia) ujmuje się: po stronie Wn konta Rozliczenie karty kredytowej, po stronie Ma konta Środki pieniężne w drodze. [przykład 1]

Gotówka z bankomatu

Do rachunku bankowego wydawana jest karta debetowa, która obciąża konto posiadacza na kwotę transakcji w momencie jej wykonywania. Kwota transakcji nie może przekroczyć stanu środków dostępnych na koncie rachunku bankowego.

Zasilenie kasy firmowej gotówką wypłaconą kartą debetową następuje poprzez wystawienie dowodu KP (kasa przyjmie; zasadne jest pozostawienie w aktach wydruku z bankomatu). W tym wypadku wiemy, że obciążenie rachunku bieżącego nastąpi w momencie dokonania transakcji, a zatem wpływ gotówki księgujemy następująco (zapis oczywiście pod datą przyjęcia gotówki do kasy): strona Wn konta Kasa, strona Ma konta Środki pieniężne w drodze. Po otrzymaniu wyciągu pod wskazaną tam datą operacji księgujemy: strona Wn konta Środki pieniężne w drodze, strona Ma konta Rachunek bankowy

Rachunek bankowy zostanie obciążony prowizją za pobranie gotówki z bankomatu, którą odnosimy na konto zespołu 4 - konto Usługi obce, w analityce opłaty za prowizje. [przykład 2]

Wydatki w podróży służbowej

Zaliczki pieniężne dla pracowników udzielane są najczęściej w gotówce. Zdarza się jednak, że pracownik zostaje wyposażony w kartę kredytową, którą może regulować wydatki np. w podróży służbowej. Operacje zapłaty zobowiązań za pomocą kart płatniczych wykonanych przez pracowników można ujmować w księgach rachunkowych na koncie Pozostałe rozrachunki z pracownikami (w analityce zasadne jest utworzenie konta dla każdego pracownika). W takiej sytuacji pracodawca, na podstawie art. 87 par. 1 pkt 3 kodeksu pracy, może dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika kwoty, na jaką dokonał on prywatnych zakupów przy pomocy firmowej karty kredytowej. Nie potrzebuje na to pisemnej zgody pracownika. [przykład 3]

"Kredyt" zaciąga pracownik

Zdarza się, że pracownik zapłaci własną kartą kredytową za towar lub usługę na rzecz firmy. Faktury takie ujmuje się w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach. Kwotę brutto można księgować w korespondencji z kontem Rozrachunki z dostawcami lub bezpośrednio na konto Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

Ujęcie faktury za pośrednictwem konta Rozrachunki z dostawcami ma na celu zarejestrowanie w ewidencji obrotu z danym kontrahentem (dostawcą).

Sposób ewidencjonowania, w księgach rachunkowych takich operacji powinien zostać opisany w opracowanych przez jednostkę zasadach polityki rachunkowości. [przykład 4]

Uregulowanie należności

Utarg ze sprzedaży towarów i usług zapłacony przez klientów kartą płatniczą można ewidencjonować na koncie Pozostałe rozrachunki (w analityce należności opłacone kartą płatniczą) lub za pomocą konta Inne środki pieniężne w drodze. Na rachunek bankowy jednostki wpłynie utarg pomniejszony o prowizję za przeprowadzone transakcje. Prowizja obciąża koszty operacyjne firmy. [przykład 5]

PRZYKŁAD 1

Materiały biurowe

Właściciel firmy zakupił materiały biurowe o wartości 246 zł (w tym VAT 46 zł podlegający odliczeniu), za które zapłacił służbową kartą płatniczą. Przedłożył fakturę VAT do zaksięgowania. Firma otrzymała wyciąg z konta z wykazem operacji dokonanych kartą kredytową, tj. 246 zł. Spłata zadłużenia nastąpiła poprzez dokonanie przelewu środków pieniężnych z bieżącego rachunku bankowego.

@RY1@i02/2014/144/i02.2014.144.00800020c.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura VAT za materiały biurowe:

a) kwota brutto 246 zł;

b) VAT naliczony w kwocie 46 zł;

c) wartość netto 200 zł;

2. Wyciąg z konta kart kredytowych kwota 246 zł;

3. Wyciąg bankowy z rachunku bieżącego - splata zadłużenia kwota 246 zł.

PRZYKŁAD 2

Wpłata do kasy

Pracownik firmy transportowej pobrał z bankomatu 3000 zł przy użyciu karty debetowej. Pobraną kwotę wpłacił do kasy firmy.

Kasjerka przyjęła gotówkę do kasy na podstawie wydruku potwierdzenia wypłaty gotówki z bankomatu. Operację potwierdziła dokumentem KP.

Usługi Transportowe Jan Kowalski ul. 9 Maja 2 66-400 Gorzów Wlkp.	Dowód wpłaty KP Data 07.04.2014 r.	Nr 67/2014
Wpłacający: Jan Kowalski	Wn kasa	Ma konto
Za co	zł	gr
Zasilenie kasy gotówką	3000	00	13-8
Słownie: trzy tysięcy złotych zero groszy	Razem	3000	00
Wystawił	Sprawdził	Zatwierdził	Raport kasowy	Kwotę powyższą otrzymałem
Danuta Kowalska	Krystyna Nowak	Krystyna Nowak	Nr 4/2014	Danuta Kowalska (podpis kasjera)

Wyciąg bankowy wykazał pobraną gotówkę w wysokości 3000 zł oraz prowizję od wypłaty z bankomatu w kwocie 45 zł.

@RY1@i02/2014/144/i02.2014.144.00800020c.102.jpg@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Wpłata do kasy pobranej gotówki z bankomatu kwoty 3000 zł;

2. Wyciąg bankowy z rachunku bieżącego kwota 3000 zł;

3. Obciążenie rachunku bankowego prowizją w wysokości 45 zł.

PRZYKŁAD 3

Wyjazd

Pracownikowi powierzono kartę płatniczą w celu dokonywania zapłaty kosztów związanych z wyjazdem służbowym.

Wyciąg z kart płatniczych wykazał transakcje:

1) opłata za nocleg 492 zł (w tym VAT 92 zł, który nie podlega odliczeniu na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT),

2) opłaty za różne wydatki w kwocie 500 zł, z których pracownik nie rozliczył się.

Spłata zadłużenia w wysokości 992 zł nastąpiła z konta bieżących środków na rachunku bankowym. Pracownik zwrócił do kasy gotówkę w wysokości 500 zł, którą wydatkował na prywatne cele.

@RY1@i02/2014/144/i02.2014.144.00800020c.103.jpg@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za noclegi brutto kwota 492 zł;

2. Wyciąg z konta karty kredytowej - obciążenie za fakturę kwota 492 zł;

3. Wyciąg z konta karty kredytowej - obciążenie za prywatne wydatki pracownika 500 zł;

4. Wyciąg bankowy z bieżącego rachunku - spłata zadłużenia karty kredytowej kwota 992 zł;

5. Wyciąg z konta karty kredytowej - spłata zadłużenia kwota 992 zł;

6. KP - wpłata do kasy kwoty na różne wydatki pracownika - 500 zł.

PRZYKŁAD 4

Zapłata przez zatrudnionego

W kwietniu 2014 r. pracownik zakupił towary handlowe o wartości 2952 zł (w tym VAT 552 zł podlegający odliczeniu), za które zapłacił własną kartą płatniczą. Faktury przedłożył w dziale księgowości. Wydatkowana kwota została mu zwrócona w gotówce (dowód KW ). Jednostka przyjęła zasadę rozliczania takich transakcji w korespondencji z kontem Rozrachunki z dostawcami, a następnie wartość brutto faktury ujęła na koncie Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

@RY1@i02/2014/144/i02.2014.144.00800020c.104.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za towary handlowe:

a) kwota brutto 2 952 zł;

b) podatek VAT podlegający odliczeniu kwota 552 zł;

c) wartość netto faktury 2400 zł;

d) przeksięgowanie wartości brutto na konto rozrachunkowe pracownika w kwocie 2952 zł;

2. KW - zwrot kwoty wydatkowanej pracownikowi - 2952 zł;

3. PK - rozliczenie zakupu przyjęcie towarów handlowych na magazyn w wysokości 2400 zł.

PRZYKŁAD 5

Utarg

Jednostka prowadzi sprzedaż hurtową i detaliczną materiałów budowlanych. Obrót ze sprzedaży detalicznej ewidencjonowany jest za pomocą kasy fiskalnej. Z dobowego raportu fiskalnego wynika, że wartość obrotu wyniosła 52 890 zł, z czego 11 685 zł zostało zapłacone kartami płatniczymi. Na rachunek bankowy jednostki wpłynęło 11 423,62 zł, tj. kwota utargu opłaconego kartami kredytowymi pomniejszona o prowizje (1,5 proc.) oraz koszty dzierżawy terminala. Jednostka otrzymała fakturę w wysokości 261,38 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 16,10 zł tylko od opłaty za dzierżawę terminala, ponieważ koszty prowizji zwolnione są z VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT). Do kasy został wpłacony utarg w wysokości 41 205 zł.

@RY1@i02/2014/144/i02.2014.144.00800020c.105.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Dobowy raport fiskalny:

a) wartość brutto utargu zapłacona kartami płatniczymi 11 685 zł;

b) wartość brutto utargu uregulowana gotówką 41 205 zł;

c) VAT należny kwota 9890 zł;

d) wartość netto sprzedaży 43 000 zł;

2. WB - wpływ utargu z kart płatniczych kwota 11 423,62 zł;

3. Faktura za prowizję:

a) wartość brutto 261,38 zł;

b) wartość netto (prowizja i opłata za dzierżawę) 245,28 zł;

c) VAT naliczony kwota 16,10 zł;

4. PK - przeksięgowanie faktury za opłaty i prowizję w kwocie 261,38 zł.

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Art. 2 ust. 7 ustawy z 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (Dz.U. nr 169, poz. 1385 ze zm.). Art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz.U. z 2002 r. nr 72, poz. 665 ze zm.). Art. 87 par. 1 pkt 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).