Przywrócenie sądów rejonowych znów namiesza w księgowości

TO BUDZI KONTROWERSJE

1 stycznia 2013 r. decyzją ówczesnego ministra sprawiedliwości 79 niewielkich sądów rejonowych zostało zlikwidowanych i połączonych z większymi jednostkami sądownictwa, stając się ich wydziałami zamiejscowymi. Zarówno dla sądów przejmujących, jak i sądów likwidowanych nie była to procedura prosta i miała wiele konsekwencji ewidencyjnych oraz księgowych. Jednak w praktyce przywrócenie wcześniej zlikwidowanych sądów w obszarze organizacyjnym i księgowym może przysporzyć jeszcze więcej problemów.

Kiedy wrócą

Możliwość przywrócenia zlikwidowanych jednostek dała ustawa z 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy o ustroju sądów powszechnych.

Na ponowne funkcjonowanie w charakterze samodzielnych jednostek mogą liczyć te sądy (obecnie wydziały zamiejscowe), które znajdują się na terenie jednej lub więcej gmin, zamieszkałych przez co najmniej 50 tys. mieszkańców, jeżeli łączna liczba spraw cywilnych, karnych i rodzinnych wpływających do sądu z tego obszaru wynosi co najmniej 5 tys. w ciągu roku kalendarzowego. Należy tu zwrócić uwagę na fakt, że przy określaniu liczby spraw nie są brane pod uwagę sprawy wieczystoksięgowe i rejestrowe.

Możliwość przywrócenia mają również sądy w tych miejscowościach, gdzie liczba mieszkańców jest mniejsza niż ustawowa, ale liczba spraw rodzaju jak wyżej wynosi co najmniej 5 tys. w ciągu roku kalendarzowego. Tu przywrócenie sądu zależy jednak od decyzji ministra.

Kluczową więc kwestią jest to, kiedy takie decyzje zostaną podjęte, ponieważ ustawa wymaga jeszcze przepisu wykonawczego w postaci rozporządzenia ministra sprawiedliwości, w którym wskaże on, które z dotychczasowych wydziałów zamiejscowych staną się na powrót samodzielnymi jednostkami, a które nadal pozostaną w strukturach większego sądu.

Kwestia daty jest tu istotna właśnie ze względu na aspekt finansowy, księgowy i majątkowy łączenia sądów.

Podział majątku

Podczas łączenia sądy likwidowane przeprowadzały inwentaryzację, a ich majątek został przejęty przez sąd, do którego był przyłączany.

Teraz sytuacja będzie trudniejsza, ponieważ majątek, który w tej chwili jest de facto majątkiem jednego sądu, trzeba będzie podzielić. Co prawda, jest on zlokalizowany w dwóch miejscach (jednostce macierzystej i wydziale zamiejscowym), jednak w ciągu prawie półtora roku funkcjonowania zostały podjęte różne decyzje w tym zakresie.

Nieco inaczej bowiem wyglądało zarządzanie majątkiem w momencie, kiedy oba budynki wchodziły w skład jednej jednostki (przesunięcia majątku między jednostkami, wspólne zakupy). Warto tu zwrócić uwagę na przykład na kwestie ubezpieczenia majątku (które, co trzeba zaznaczyć, zostało zakupione w ramach zakupów centralnych), licencje na programy komputerowe (które były już kupowane wspólnie) i inne umowy o podobnym charakterze.

Zarówno więc sądy macierzyste, jak i wydziały zamiejscowe muszą przygotować się na praco- i czasochłonny proces weryfikacji majątku i jego właściwego podziału.

Ponowne decyzje w sprawie trwałego zarządu

Po zmianie organizacyjnej ponownego uregulowania będzie wymagał również stan prawny budynków zajmowanych przez sądy. Po połączeniu jednostek wygaszano trwały zarząd ustanowiony na rzecz likwidowanego sądu i ustanawiano nowy na rzecz sądu przejmującego.

Niestety ze względu na obowiązującą starostwa powiatowe procedurę administracyjną był to dłuższy proces. Część nieruchomości wymagała ponownego oszacowania wartości, dlatego na decyzję o ustanowieniu trwałego zarządu dla wydziałów zamiejscowych sądy przejmujące czekały nawet kilka miesięcy.

Teraz procedurę trzeba będzie powtórzyć. Ze względu na dokonane stosunkowo niedawno wyceny nieruchomości nie trzeba będzie powtarzać szacunków, jednak ponowne składanie wniosków o wygaszenie i ustanowienie trwałego zarządu sądów nie ominie.

Księgi rachunkowe

Z punktu widzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podział jednostki jest zawsze operacją skomplikowaną. To, jak bardzo będzie to odczuwalne, zależy przede wszystkim od tego, jaką datę powstania nowych sądów ustali minister sprawiedliwości. Jeśli będzie to 1 stycznia przyszłego roku, sprawa będzie nieco prostsza, należy jednak pamiętać, że bilans zamknięcia sporządzany jest w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, tak więc nie można liczyć na to, że 31 grudnia księgi będą zamknięte i gotowe do podziału.

Z aktywów i pasywów bilansu zamknięcia trzeba będzie wydzielić te dotyczące dotychczasowego sądu macierzystego i wydziału zamiejscowego. Oczywiście są na to odpowiednie przepisy ustawy o rachunkowości, jednak wykonanie ich w sposób prawidłowy będzie wymagało od sądów wiele pracy i uwagi.

Podział środków finansowych

Sądy sporządzają projekty planów finansowych na rok następny z dużym wyprzedzeniem (zazwyczaj w maju). Jeśli nie pojawią się inne wytyczne, projekty planów finansowych w sądach posiadających obecnie wydziały zamiejscowe przygotowane zostaną łącznie (dla jednostki jako całości). Tak więc po przywróceniu samodzielności wydziałowi zamiejscowemu konieczne będzie wydzielenie części planu finansowego na potrzeby jego działalności. Oczywiście decyzja ta nie będzie zapadała na poziomie sądu, jednak sądy mogą spodziewać się konieczności przygotowania odpowiednich wyliczeń, umożliwiających prawidłowy podział planów.

Bez dyrektora

Dodatkowym utrudnieniem niewątpliwie będzie to, iż ministerstwo wskazało jasne stanowisko w sprawie zarządzania sądami, które zostaną przywrócone. Mianowicie na pewno w sądach tych nie zostanie powołany dyrektor sądu, co oznacza, że jego kompetencje przejmie dyrektor przełożonego sądu okręgowego. Dla sądów okręgowych oznacza to dodatkowe obowiązki w zakresie gospodarczym i finansowym (w jednym okręgu może być więcej niż jeden sąd, który odzyska samodzielność). Dla przywróconych sądów rejonowych z kolei to zmiana ośrodka decyzyjnego, a co za tym idzie możliwa zmiana obowiązujących procedur i regulacji wewnętrznych w zakresie finansowym.

Problemy kadrowe

Przy przywróceniu samodzielności dotychczasowym wydziałom zamiejscowym problemem mogą być również kwestie alokacji kadry urzędniczej. W trakcie funkcjonowania sądu jako jednej jednostki organizacyjnej były podejmowane różne decyzje w tym zakresie, np. o zmianie stanowisk, przesunięciach pracowników pomiędzy wydziałem zamiejscowym a siedzibą główną sądu, likwidacji niektórych stanowisk pracy. Po utworzeniu sądu na nowo konieczne będzie w niektórych przypadkach obsadzenie stanowisk samodzielnych i zdecydowanie, w których sądach będą zatrudnieni poszczególni pracownicy.

Podsumowanie

Przywrócenie niektórych małych sądów spowoduje, że:

● czeka nas pracochłonny proces weryfikacji i podziału majątku

● z aktywów i pasywów bilansu zamknięcia trzeba będzie wydzielić te dotyczące dotychczasowego sądu macierzystego i wydziału zamiejscowego

● trzeba będzie wydzielić część planu finansowego na potrzeby nowo powstałego sądu

@RY1@i02/2014/090/i02.2014.090.00800010a.802.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu

Podstawa prawna

Ustawa z 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. poz. 481).