Dowód wewnętrzny nie zawsze daje prawo do kosztów

Podatnik kupuje od firmy towar. Sprzedawca przed wystawieniem faktur tworzy dokument "WZ", na którym widnieje data, kwota przelewu, asortyment w sztukach, za który zapłacono w kwocie netto i brutto oraz wartość. Dowód wewnętrzny łączy się z przelewem oraz towarem, który został zakupiony od firmy. Fakturę nabywca otrzymywał później. Okazało się, że przy którejś sprzedaży podatnik nie otrzymał faktury. Czy podatnik może zaksięgować dowód wewnętrzny "WZ" w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów (dalej: KUP), musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, a ponadto nie może znajdować się wśród wydatków niestanowiących KUP oraz musi być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe. Ewidencja ta powinna m.in. zapewniać ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w księdze, określają rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Zgodnie z par. 12 ust. 3 pkt 1 i 2 powołanego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w par. 13 i 14, stwierdzające dokonanie transakcji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania transakcji,

c) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

d) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

e) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie,

f) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania transakcji

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ponadto, zgodnie z par. 14 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Zatem na podstawie dowodu wewnętrznego "WZ" wystawianego przez firmę sprzedającą nie można dokonać ujęcia kosztów w księdze, bowiem taki dokument nie będzie zawierał podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania transakcji.

z 10 stycznia 2014 r., nr ILPB1/415-1140/13-2/AMN