Częściową zapłatę trzeba rozliczyć w księgach rachunkowych

Od 1 stycznia 2014 r. obowiązują nowe zasady dotyczące terminu wystawiania faktur zaliczkowych, które dokumentują otrzymanie zapłaty częściowej. Obecnie, co do zasady, musi to nastąpić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część zapłaty od nabywcy (wcześniej najpóźniej do 7 dni od dnia otrzymania zaliczki). Przy tym faktury zaliczkowe nie mogą być wystawiane wcześniej niż na 30 dni przed otrzymaniem zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Należy też pamiętać, że przepisy określają sytuacje, gdy nie wystawia się faktur zaliczkowych. Tak właśnie jest w przypadku:

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (podobnie było przed 2014 rokiem),

- dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

- usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

- usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze,

- usługi ochrony osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- usługi stałej obsługi prawnej i biurowej,

- usług związanych z nieczystościami, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, np. usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych czy też zamiatania śmieci i usuwania śniegu,

W przypadku, gdy sprzedawca otrzyma zaliczkę przewyższającą wartość brutto towaru, musi zwrócić część środków. Analogicznie jest gdy dostawca nie dostarczy towaru. Wówczas wystawia fakturę korygującą. Powinna ona zawierać:

- wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";

- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 czyli datę wystawienia, numer, nazwy podatnika i nabywcy, numer identyfikacyjny podatnika (dla celów podatkowych), data otrzymania zapłaty,

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą.

PRZYKŁAD

Ewidencja transakcji

Spółka wpłaciła na konto kontrahenta 116 850 zł (w tym 23 proc. VAT) jako zaliczkę na poczet przyszłej dostawy środka trwałego. Środek trwały nie został dostarczony i dostawca wystawił fakturę korygującą na kwotę wpłaconej zaliczki.

@RY1@i02/2014/027/i02.2014.027.008000100.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Wpłata zaliczki na zakup towarów na konto kontrahenta - 116 850 zł: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy;

2. Faktura zaliczkowa, którą wystawił kontrahent:

a) wartość brutto - 116 850 zł: strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki;

b) wartość netto - 95 000 zł: strona Wn konta 300 -Rozliczenie zakupu;

c) 23 proc. VAT - 21 850 zł: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego;

3. Faktura korygująca fakturę zaliczkową - zwrot zaliczki:

a) wartość brutto - 116 850 zł: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki;

b) wartość netto - 95 000 zł: strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu;

c) 23 proc. VAT - 21 850 zł: strona Ma konta 225 - Rozliczenie VAT;

4. Zwrot na konto bankowe kwoty zaliczki - 115 900 zł: strona Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki.

Agnieszka Pokojska

 agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 106b ust. 4, art. 106i ust. 2 i 7, art. 106j ust. 1 pkt 4 i ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).