Choć program księgowy z błędami, to konsekwencje i tak poniesie kierownik

Firmy są w trakcie tworzenia sprawozdań finansowych za 2014 rok. W terminie 15 dni od zatwierdzenia tych dokumentów muszą zamknąć księgi - ostatecznie. To natomiast oznacza nieodwracalne wyłączenie możliwości zmian w tych księgach. W praktyce jednak zdarza się, że księgi za kilka poprzednich lat nie są zamknięte czy wręcz zapisy pozostają w buforze księgowań. Grozi to wprowadzeniem zmian w tych księgach i ich niezgodnością z zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym.

Barbara Kapicka z kancelarii biegłego rewidenta w Cieszynie przypomina, że do daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego można dokonywać zapisów uzupełniających w księgach z ważnych powodów (np. informacja o ważnej transakcji, która nie została ujawniona w sporządzonym sprawozdaniu finansowym, niekorzystny wyrok sądowy).

- Dokonywanie takich zapisów wiąże się z koniecznością zmiany sprawozdania finansowego, które już zostało sporządzone - podkreśla. Dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zapisów w księgach.

Kłopotliwe bufory

Ważne, aby wynikający z przepisów wymóg został spełniony. Niestety niektóre programy pokazują, że tak nie jest. Umożliwiają dokonanie próbnego księgowania (w buforach), zanim zapisy znajdą się w księgach rachunkowych. W praktyce zdarza się, że w ten sposób dokumenty są księgowane przez cały rok. W efekcie - mimo że przepisy tego zabraniają - już po zamknięciu miesiąca dokonywane są zmiany dotyczące tego okresu rozliczeniowego. Jak twierdzi dr Jolanta Wiśniewska, biegły rewident, opiniująca niektóre tego typu sprawy trafiające do sądu - wykorzystują to nieuczciwi pracownicy, defraudując firmowe środki.

Z nieprawidłowościami zetknęła się również Barbara Kapicka. Spotkała się z sytuacją, że księgowa zmieniała zapisy w zamkniętych księgach rachunkowych.

Dlatego kierownicy jednostki powinni zadbać, aby w polityce rachunkowości znalazły się zapisy odnośnie do administrowania systemem, mówiące o konieczności zamykania kolejnych okresów obrachunkowych i przenoszenia sald. Od podmiotu, który kieruje administratorem, zależy, czy będzie on zamykał okresy obrachunkowe.

Kierownicy powinni w formie zarządzenia uporządkować sprawy dostępu poszczególnych pracowników do danych księgowych. Powinno się ustalić m.in. wymóg stosowania haseł dostępu, miejsca przechowywania tych haseł, zasady ich likwidacji oraz sposób blokowania dostępu do danych w zintegrowanych systemach informatycznych.

Brak certyfikatów

- Większość autorów programów umieszcza w opisie swojego produktu zapewnienie, że "produkt spełnia wymogi ustawy o rachunkowości" - twierdzi Barbara Kapicka. I dodaje, że umieszczenie takiej gwarancji na produkcie daje potencjalnemu użytkownikowi programu pewność, że produkt te wszystkie cechy posiada.

Problem jednak w tym, że ustawa o rachunkowości nie wymaga od producentów programów finansowo-księgowych posiadania certyfikatów potwierdzających ich zgodność z ustawą o rachunkowości. Przepisy mówią jedynie - bardzo oględnie - jakie cechy powinny posiadać dokumenty i co należy rozumieć jako księgi. To się jednak szybko nie zmieni. Ministerstwo Finansów poinformowało DGP, że obecnie nie prowadzi prac, których celem byłoby ustawowe uregulowanie certyfikacji przez resort oprogramowania finansowo-księgowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych przez poszczególne jednostki.

Jednocześnie przypomniało, że to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu zastosowania oprogramowania finansowo-księgowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz jego zgodności z przepisami.

Konsekwencje

Za niedopełnienie obowiązków grożą kary. Przykładowo, kierownikom jednostki - zarządom za prowadzenie ksiąg niezgodnie z ustawą grozi grzywna, kara pozbawienia wolności do dwóch lat albo obie te kary łącznie. Co natomiast grozi księgowemu?

Dr Jolanta Wiśniewska wyjaśnia, że gdy kierownik jednostki powierza swe obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości innej osobie, np. głównemu księgowemu, odpowiedzialność ponoszą oni solidarnie. W stosunku do osób prowadzących księgi rachunkowe można wyciągnąć konsekwencje z tytułu odpowiedzialności dyscyplinarnej, tj. wynikającą z niewykonywania lub niewłaściwego wykonania obowiązków określonych w umowie o pracę i cywilnej - za szkody wyrządzone innym w wyniku swojego postępowania lub zaniechania działania, co wynika z zakresu odpowiedzialności cywilnej za spowodowane szkody.

- Odpowiedzialność ta odnosi się również do ochrony danych, stąd też ważne jest, aby kierownictwo ustanowiło w odniesieniu do szeroko pojętej ochrony danych zbiór zaleceń i odpowiednich procedur w formie pisemnej - twierdzi rozmówczyni. Dodaje, że cały system rachunkowości jednostki, na który składają się: polityka rachunkowości, bazy danych finansowo-księgowych i kadrowych, zbiory dokumentów źródłowych, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdawczość finansowa, tworzy zbiór danych będący źródłem informacji na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne jednostki oraz spełnia funkcję dowodową w postępowaniach podatkowych, karnych, cywilnych, itp.

- Z tego względu właściwe zabezpieczenie tych zbiorów przed ryzykiem utraty, zniszczenia, nieuprawnionej modyfikacji czy bezprawnego dostępu jest kluczowe z punktu widzenia interesów zarówno firmy, jak i osób nią zarządzających - twierdzi Jolanta Wiśniewska.

Ustawa wymaga zabezpieczenia danych

Przepisy* wymagają, aby jednostka prowadząca pełną księgowość posiadała dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Mają one dotyczyć m.in.:

● prowadzenia ksiąg rachunkowych

Jeżeli podmiot korzysta z komputera, konieczny jest:

- opis systemu informatycznego zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania,

- opis algorytmów i parametrów,

- opis zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,

- określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

● systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

* Art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o rachunkowości.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).