Beneficjent musi w polityce rachunkowości wskazać sposób rozliczenia kosztów pośrednich

Zgodnie z wytycznymi ministra infrastruktury i rozwoju w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020 koszty pośrednie mogą być rozliczane metodami uproszczonymi. Zasady rozliczenia kosztów pośrednich określają warunki konkursu, a następnie warunki wskazane w umowie o dofinansowanie. Podstawą do ustalenia wysokości kosztów pośrednich, które mogą być uznane za kwalifikowane, jest wysokość kosztów bezpośrednich.

Często beneficjenci prowadzą ewidencję kosztów w układzie kalkulacyjnym, wydzielając zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE ) nr 1303/2013 oddzielne konta dla potrzeb ewidencji dotacji.

Jednak trudniejsza sytuacja jest u beneficjenta, który prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym, bez jednoznacznego ustalenia kosztów administracyjnych jednostki. Zgodnie z wytycznymi zaksięgowana ma być tylko kwota kosztów pośrednich bez konieczności ustalenia, jaki to dokładnie rodzaj kosztu.

● Poniesienie wydatków

Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Niemniej jednak właściwa instytucja będąca stroną umowy zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie do przedstawienia dokumentacji:

a) potwierdzającej osiągnięcie rezultatów, wykonanie produktów lub zrealizowanie działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu - w przypadku stawek jednostkowych oraz kwot ryczałtowych;

b) potwierdzającej rozliczenie kosztów będących podstawą do rozliczenia stawek ryczałtowych - w przypadku stawek ryczałtowych.

Weryfikacja wydatków zadeklarowanych według uproszczonych metod jest dokonywana na podstawie faktycznego postępu w realizacji projektu i osiągniętych wskaźników, przy czym:

a) w przypadku stawek jednostkowych - weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i czy osiągnięto określone w umowie o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu; rozliczenie następuje według ustalonej stawki w zależności od faktycznie wykonanej ilości dóbr/usług w ramach danego projektu,

b) w przypadku kwot ryczałtowych - weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie o dofinansowanie, a wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte. Rozliczenie co do zasady jest uzależnione od zrealizowania danego działania, ale może być również dokonywane w etapach w zależności od specyfiki projektu, np. gdy w ramach projektu zakłada się realizację różnych etapów działania, które mogłyby być objęte kilkoma kwotami ryczałtowymi,

c) w przypadku stawek ryczałtowych - weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy beneficjent prawidłowo zastosował określoną wysokość stawki ryczałtowej wynikającą z umowy o dofinansowanie oraz czy prawidłowo wykazał kwotę wydatków będących podstawą wyliczenia stawek ryczałtowych.

W przypadku niezrealizowania założonych w umowie o dofinansowanie wskaźników produktu lub rezultatu, płatności powinny ulec odpowiedniemu obniżeniu, przy czym:

a) w przypadku stawek jednostkowych, za niezrealizowane lub niewłaściwie zrealizowane działania zapłata nie następuje,

b) w przypadku kwot ryczałtowych - w przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota jest uznana za niekwalifikowalną (rozliczenie w systemie "spełnia - nie spełnia"),

c) w przypadku stawek ryczałtowych - rozliczenie następuje na podstawie przedstawianych do rozliczenia wydatków będących podstawą wyliczenia stawek, zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu. Na wysokość wydatków rozliczanych stawką ryczałtową mają wpływ nie tylko koszty wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które są dokonywane w ramach projektu (np. w związku z szacunkowym budżetem lub korektami finansowymi).

Właściwa instytucja będąca stroną umowy może weryfikować realizację działań i osiągnięcie wskaźników produktu lub rezultatu w ramach projektu podczas kontroli na miejscu lub wizyty monitoringowej.

● Koszty

Koszty pośrednie są kwalifikowalne w ramach projektów finansowanych z EFS, chyba że inaczej stanowią wytyczne horyzontalne lub wytyczne programowe lub SZOOP.

Koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w szczególności:

a) koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu, w tym w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń oraz koszty związane z wdrażaniem polityki równych szans przez te osoby,

b) koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki),

c) koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki,

d) koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu),

e) koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu,

f) wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego,

g) działania informacyjno-promocyjne projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych),

h) amortyzacja, najem lub zakup aktywów ( środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w lit. a-d,

i) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu,

j) koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu,

k) koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu,

l) koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu,

m) koszty ubezpieczeń majątkowych,

n) koszty ochrony,

o) koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz koszty dezynsekcji, dezynfekcji, deratyzacji tych pomieszczeń,

p) koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.

a) 25 proc. kosztów bezpośrednich - w przypadku projektów o wartości do 1 mln zł włącznie,

b) 20 proc. kosztów bezpośrednich - w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln zł do 2 mln zł włącznie,

c) 15 proc. kosztów bezpośrednich - w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln zł do 5 mln zł włącznie,

d) 10 proc. kosztów bezpośrednich - w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln zł.

PRZYKŁAD 1

Oddzielne konta

Beneficjent podpisał umowę o dofinansowanie, w której wartość kosztów bezpośrednich wynosi 1 200 000 zł. Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich wynosi więc 20 proc. W I kwartale realizacji projektu poniósł różne koszty bezpośrednie, a ich wartość wyniosła 258 384 zł. Beneficjent prowadzi ewidencje kosztów w układzie kalkulacyjnym, wydzielając zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE ) nr 1303/2013 oddzielne konta dla potrzeb ewidencji dotacji. Koszty pośrednie jako koszty zarządu są gromadzone na koncie "Koszty zarządu". Po ustaleniu przez beneficjenta sumy kosztów bezpośrednich poniesionych, czyli zapłaconych i przedstawionych we wniosku o dofinansowanie, ustala wysokość kosztów pośrednich.

Zgodnie z wyliczeniem koszty pośrednie będą stanowiły wartość 258 384 zł x 20 proc. = 51 676,80 zł.

@RY1@i02/2016/064/i02.2016.064.008000200.101.gif@RY2@

Objaśnienie:

1. Przeniesienie kosztów bezpośrednich związanych z realizacją projektu - 258 384 zł;

2. Przeniesienie kosztów zarządu firmy - 345 987 zł;

3. Przeniesienie kosztów pośrednich dotacji - 51 676,80 zł.

Kwota kosztów pośrednich zostanie wpisana do wniosku o dofinansowanie.

PRZYKŁAD 2

Zespół 4

Beneficjent podpisał umowę o dofinansowanie, w której wartość kosztów bezpośrednich wynosi 1 200 000 zł. Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich wynosi więc 20 proc. W I kwartale realizacji projektu poniósł różne koszty bezpośrednie, a ich wartość wyniosła 258 384 zł. Beneficjent prowadzi ewidencje kosztów w układzie rodzajowym, wydzielając zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 oddzielne konta dla potrzeb ewidencji dotacji. Koszty pośrednie jako koszty zarządu są księgowane na różnych kontach zespołu 4 kosztów rodzajowych. Po ustaleniu przez beneficjenta sumy kosztów bezpośrednich poniesionych, czyli zapłaconych i przedstawionych we wniosku o dofinansowanie, ustala wysokość kosztów pośrednich.

Zgodnie z wyliczeniem koszty pośrednie będą stanowiły wartość 258 384 zł x 20 proc. = 51 676,80 zł.

W polityce rachunkowości beneficjent musi wskazać sposób rozliczenia kosztów pośrednich.

Na kontach kosztów rodzajowych beneficjent zaewidencjonował następujące wartości kosztów:

Amortyzacja - 45 615 zł

Zużycie materiałów i energii - 259 983 zł

Usługi obce - 638 967 zł

Podatki i opłaty - 31 895 zł.

Wynagrodzenia - 524 784 zł.

Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia - 124 765

Pozostałe koszty rodzajowe - 74 289 zł

Amortyzacja	45 615	1386,37
Zużycie materiałów	259 983	7901,60
Usługi obce	638 967	19 419,99
Podatki i opłaty	31 895	969,38
Wynagrodzenia	524 784	15 949,65
Ubezpieczenia społeczne	124 765	3791,96
Pozostałe koszty rodzajowe	74 289	2257,85
Razem	1 700 298	51 676,80
Proporcja kosztów pośrednich do kosztów bezpośrednich
Proporcja = 51 676,80 : 1 500 295 =		0,030393

@RY1@i02/2016/064/i02.2016.064.008000200.102.gif@RY2@

Sp. dane na kontach rodzajowych

1. Przeniesienie kosztów rodzajowych jako kosztów pośrednich z wyliczonej proporcji - razem 51 676,80 zł

a) koszty amortyzacji - 1386,37 zł;

b) koszty zużycia materiałów i energii - 7901,60 zł;

c) koszty usług obcych - 19 419,99 zł;

d) koszty podatków i opłat - 969,38 zł;

e) koszty wynagrodzeń - 15 949,65 zł;

f) koszty ubezpieczeń społecznych - 3791,96 zł;

g) pozostałe koszty - 2257,85 zł.

Gabriela Borek

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Art. 125 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE ) nr 1303/2013 z 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.Urz. UE z 2013 r. L 347, s. 320).

Rozdział 8.4 "Koszty pośrednie w projektach finansowanych z EFS" wytycznych ministra infrastruktury i rozwoju w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020 (źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl).