Firma musi zgłosić fiskusowi, czy zostaje na księgach

@RY1@i02/2017/014/i02.2017.014.18300040c.801.jpg@RY2@

Maciej Czapiewski biegły rewident, partner zarządzający w HLB M2 sp. z o.o. Tax & Audit sp.k.

Od początku 2017 r. limit przychodów do prowadzenia ksiąg został podwyższony do 2 mln euro. Z tej preferencji mogą skorzystać osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Ci, którzy prowadzili pełną rachunkowość, ale nie osiągają nowego limitu przychodów, już od 1 stycznia 2017 r. mogą przejść na podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czy taka zmiana wymaga podjęcia decyzji w sformalizowany sposób?

Nie jest wymagana w tym przypadku żadna uchwała czy sformalizowana decyzja. Przejście na podatkową księgę przychodów i rozchodów (zaprzestanie podlegania ustawie o rachunkowości) następuje bowiem z mocy prawa. Po podwyższeniu limitu jednostki automatycznie przestały podlegać obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ale uwaga! Do 20 stycznia danego roku muszą zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów za ten rok. Trzeba więc się spieszyć, bo termin mija właśnie dziś! Obowiązek ten wynika z par. 10 ust. 2 rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), przy czym należy pamiętać, że w przypadku spółek dotyczy wszystkich wspólników.

A jak jest z tymi obowiązkami w przypadku firm, które zdecydują się pozostać na pełnych księgach? Czy one też nie muszą podejmować żadnej uchwały, decyzji?

Nie widzę takiej potrzeby. Taka decyzja nie musi być podejmowana np. w formie uchwały. Nie mamy w tym przypadku do czynienia z osobą prawną. Za prowadzenie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. schemat Wystarczy więc, że do końca stycznia osoba prowadząca działalność gospodarczą lub wspólnicy zawiadomią urząd skarbowy (lub urzędy w przypadku większej liczby wspólników) właściwy dla opodatkowania podatkiem dochodowym (czyli według miejsca zamieszkania). Ważne jest, by zrobił to każdy ze wspólników, co wskazuje, że w jakiś sposób muszą oni uzgodnić swoje stanowisko odnośnie do formy prowadzonej ewidencji, nie musi to jednak być uchwała, w mojej ocenie decyzję powinien podjąć kierownik jednostki. Termin do końca stycznia dotyczy tylko ksiąg za 2017 r. Tak wynika z przepisów przejściowych ustawy nowelizującej wysokość limitu. W zwykłej sytuacji, gdy spółka decyduje się prowadzić księgi rachunkowe, mimo że nie ma takiego obowiązku, musi to zgłosić przed rozpoczęciem roku podatkowego (odpowiadającego w przypadku osób fizycznych rokowi kalendarzowemu). Jeżeli więc takie firmy również np. w 2018 r. będą chciały prowadzić pełne księgi rachunkowe mimo braku obowiązku, to będą musiały o tym powiadomić właściwy urząd skarbowy do 31 grudnia 2017 r. Wynika to z art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Co w sytuacji, gdy po rezygnacji z pełnej rachunkowości księgę podatkową będzie prowadziło biuro rachunkowe?

Zgodnie z powołanym już rozporządzeniem w ciągu 7 dni od zawarcia umowy z biurem trzeba powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego. Taką informacje trzeba przekazać nawet wówczas, gdy to samo biuro rachunkowe prowadziło wcześniej pełne księgi. Takie są bowiem wymogi związane z prowadzeniem podatkowej księgi. Ustawa o rachunkowości inaczej reguluje te kwestie, bo nie odnosi się do podpisania umowy z usługodawcą. Zobowiązuje do poinformowania, jeżeli księgi są prowadzone poza siedzibą jednostki. Jest na to 15 dni od ich wydania.

Jakie obowiązki będą się wiązały z przejściem na uproszczoną ewidencję?

Podmiot powinien przeprowadzić inwentaryzację i zamknąć księgi rachunkowe tak jak na koniec każdego roku obrotowego, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Czyli musi do końca marca sporządzić sprawozdanie finansowe, a do końca czerwca je zatwierdzić. Zatwierdzenie sprawozdania powinno mieć formę pisemną, np. uchwały organu zatwierdzającego czy też decyzji organu założycielskiego. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność, która jest zarówno kierownikiem jednostki, jak i organem zatwierdzającym na sprawozdaniu wpisuje się klauzulę "zatwierdzam" razem z datą i podpisem. Sprawozdanie trzeba złożyć do urzędu skarbowego do 2 maja (ustawowy termin 30 kwietnia przypada w niedzielę) wraz ze sprawozdaniem finansowym. W przypadku spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich w ciągu 15 dni od zatwierdzenia trzeba złożyć też sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego.

Co się wydarzy, jeżeli spółki przejdą na podatkową księgę przychodów i rozchodów? Czy do KRS muszą trafić informacje na ten temat?

Zgodnie z art. 70a ustawy o rachunkowości spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, bo nie przekroczyły ustawowego limitu przychodów i nie robią tego dobrowolnie, muszą składać do KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i składania sprawozdań. Kierownicy takich jednostek mają na to sześć miesięcy od końca roku obrotowego. To oznacza, że informacje za 2017 r. trzeba będzie złożyć dopiero do końca czerwca 2018 r.

Do otwarcia księgi podatkowej należy zrobić remanent. Czy można to zrobić równolegle z inwentaryzacją?

Inwentaryzację roczną zapasów zgodnie z ustawą o rachunkowości przeprowadza się co do zasady na dzień nie wcześniejszy niż 3 miesiące i nie późniejszy niż 15 dni od zakończenia roku obrotowego. Natomiast remanent wymagany przy założeniu księgi podatkowej na dzień otwarcia księgi, tj. 1 stycznia. Jeżeli jednak spis z natury wymagany ustawą o rachunkowości został przeprowadzony na 31 grudnia, to można się nim posłużyć, zakładając księgę podatkową (par.27 ust. 1a rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r.). Zgodnie z przepisami w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy zobowiązani są do sporządzenia spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Nie ma więc określonego w ustawie o rachunkowości obowiązku objęcia inwentaryzacją innych składników aktywów i pasywów, np. rozrachunków.

Jednak prowadzenie samej księgi podatkowej nie wystarczy?

Tak, oprócz samej księgi podatkowej trzeba założyć dodatkowe ewidencje. Chodzi m.in. o obowiązek prowadzenia wymaganej przepisami PIT ewidencji środków trwałych. W praktyce można kontynuować prowadzenie założonej wcześniej podatkowej ewidencji analitycznej środków trwałych. Dodatkowym wymogiem, który nie występuje w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia o wartości początkowej powyżej 1500 zł, które nie jest objęte ewidencją środków trwałych w ewidencji wyposażenia. Moim zdaniem oznacza to obowiązek zinwentaryzowania wyposażenia na dzień założenia księgi podatkowej i założenia stosownej ewidencji. Ponadto przepisy rozporządzenia nakładają obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników, ewidencji przychodów uzyskanych z działalności gospodarczej (jeśli prowadzenie księgi podatkowej powierzono zewnętrznemu podmiotowi), a w przypadku niektórych rodzajów działalności innych wymaganych ewidencji. W każdym wypadku warto rozważyć, czy wcześniej prowadzone ewidencje analityczne do księgi głównej nie wypełniają wymogów rozporządzenia (np. w zakresie kart przychodów pracownika) i czy nie warto kontynuować ich prowadzenia.

A co z rozliczaniem kosztów? W księgach rachunkowych rozlicza się je memoriałowo, a dla celów księgi podatkowej możliwy jest wybór rozliczenia uproszczonego bądź memoriałowego.

W przypadku wyboru metody memoriałowej przy prowadzeniu księgi podatkowej podatnik będzie stosował takie same zasady rozliczania kosztów, jak przy prowadzeniu pełnej księgi. Oznacza to, że koszty bezpośrednio związane z przychodami będą potrącalne w dacie uzyskania przychodów, co do zasady niezależnie od daty ich poniesienia, natomiast w przypadku kosztów pośrednich decydować będzie data ich poniesienia. W przypadku metody uproszczonej również w przypadku kosztów bezpośrednich decyduje data poniesienia. W przypadku wyboru metody uproszczonej pojawiają się wątpliwości - jak ujmować koszty, które zgodnie z metodą memoriałową obowiązującą w przypadku księgi rachunkowej powinny być ujęte w 2016 r., a zgodnie z metodą uproszczoną do 2017 r. lub odwrotnie. Moim zdaniem przede wszystkim należy zwrócić uwagę, by ten sam koszt nie został ujęty dwukrotnie. Rekomendowałbym też ujęcie wszystkich kosztów dotyczących 2016 r. zgodnie z zasadą memoriału, a ewentualne koszty poniesione w 2016 r. dotyczące przychodów 2017 r. ująć mimo wszystko jako koszt w 2017 r. Nie powinno być to kwestionowane przez organy skarbowe.

Czy firmy, które skorzystają z preferencji, będą musiały kupić nowy program do rozliczeń?

Niekoniecznie. Producenci programów finansowo-księgowych zazwyczaj tworzą też moduły do prowadzenia ksiąg podatkowych. Jeżeli firma korzystała do tej pory z oprogramowania zintegrowanego, to może zrezygnować z modułu FK i wykorzystać moduł do prowadzenia ksiąg, nadal korzystając z innych potrzebnych modułów - np. do zarządzania środkami trwałymi, magazynami, rozrachunkami czy modułu kadrowo-płacowego.

Jakie korzyści będą miały firmy z rezygnacji z pełnych ksiąg? Mogą liczyć na oszczędności?

Owszem, prowadzenie księgi podatkowej jest prostsze ze względu na mniej skomplikowaną ewidencję. Zwykle niższe są też koszty oprogramowania. Ponadto zredukowane są obowiązki związane z inwentaryzacją czy sprawozdawczością finansową.

Otwarte natomiast pozostaje pytanie, czy informacje dostarczane przez księgę podatkową będą wystarczające do sprawnego prowadzenia biznesu. W wielu przypadkach może się okazać, że dodatkowe informacje, które można pozyskać z ksiąg rachunkowych, są więcej warte niż oszczędności wynikające z prowadzenia uproszczonej ewidencji.ⒸⓅ

Kto jest kierownikiem jednostki w przypadku:

spółki jawnej i spółki cywilnej

spółki partnerskiej

osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą

wspólnicy prowadzący sprawy spółki

wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd

osoba prowadząca działalność ⒸⓅ

@RY1@i02/2017/014/i02.2017.014.18300040c.101(c).gif@RY2@

PiSZ

Kto jest kierownikiem jednostki w przypadku:

Do 20 stycznia trzeba zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów za ten rok.

Rozmawiała Agnieszka Pokojska