Jako rozliczyć koszty wyjazdów w interesach

Podróże służbowe dla wielu firm jednoosobowych są generatorem kosztów. Trzeba jednak pamiętać, że aby uwzględnić wyjazdy w firmowych wydatkach, powinny one być ściśle związane z działalnością gospodarczą. Dlatego warto mieć dowody (np. e-maile) potwierdzające umówione spotkania, udział w szkoleniu, konferencji czy podpisane z kontrahentami umowy, które uzasadniają konieczność podróży przedsiębiorcy – w określonym dniu i do określonego miejsca.

Pociągiem, pekaesem, promem…

Oczywiście najlepiej, przygotowując się do podróży, wziąć fakturę na bilety. Praktyka pokazuje jednak, że nie zawsze jest to możliwe. Szczęśliwie przejazdy koleją, transportem samochodowym, ale też promami można zaksięgować na podstawie biletów za przejazd, które traktowane są jak faktura i pozwalają także na odliczenie VAT. Pod jednym wszakże warunkiem: pokonywana odległość musi wynosić ponad 50 km. Aby bilet zastąpił fakturę, powinien zawierać:

• numer i datę wystawienia,

• nazwę przewoźnika i jego NIP,

• określenie opłaconej usługi,

• kwotę należności ogółem oraz kwotę zawartego w niej VAT.

Jeżeli trasa przejazdu nie przekracza 50 km albo bilet nie zawiera wymienionych danych, nie zastąpi faktury. Poniesiony wydatek można wtedy zaliczyć do kosztów uzyskania na podstawie dowodu wewnętrznego. Nie można jednak skorzystać wtedy z odliczenia VAT.

Wątpliwości mogą dotyczyć opłaty za miejscówkę, która nie jest biletem. Rozwiał je naczelnik Urzędu Skarbowego Poznań-Jeżyce (sygn. TP/443-7/06) stwierdzając, że obowiązkowa opłata za rezerwację miejsca jest integralną częścią biletu, którą pasażer musi zapłacić, aby skorzystać z transportu. Odliczenie kosztów miejscówki jest więc możliwe na takich zasadach jak przynależnego jej biletu na przejazd.

W komunikacji miejskiej

Niestety, jednorazowe bilety komunikacji miejskiej nie mogą być podstawą księgowania, nawet jeśli wydatek jest uzasadniony jako część kosztów podróży służbowej. Nie jest dopuszczona również praktyka, by wystawić dowód wewnętrzny i dołączyć do niego skasowane bilety. Dlatego jeżeli podczas podróży służbowej spodziewamy się korzystać z komunikacji miejskiej, należy oszacować liczbę przejazdów i przy zakupie biletów poprosić także o wystawienie faktury.

Na autostradzie

To wbrew pozorom mogą być spore koszty. Jest co prawda wiele odcinków bezpłatnych, ale przejazd całą autostradą A2 Świecko-Warszawa kosztuje 87,90 zł, a tylko do Poznania – 50 zł bez 10 gr. Podstawą do zaewidencjonowania takiego kosztu jest paragon wydany w punkcie poboru opłat. Mimo iż wydruk taki nie zawiera danych nabywcy, może być uznany za pełnoprawny dowód księgowy, jeśli zawiera dane określające wystawcę, datę wystawienia, numer dokumentu i nazwę usługi. Warto jednak zaznaczyć, że w punktach poboru opłat wystawiane są zarówno paragony fiskalne, jak i niefiskalne. Oba mogą stanowić podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Ale jedynie paragon fiskalny może być podstawą do odliczenia VAT. Warto przy tym pamiętać, że opłata za autostrady należy do kosztów eksploatacji samochodu i dlatego jeśli samochód jest używany na zasadach 50/50 (na potrzeby firmowe i prywatne), do tych rozliczeń należy stosować zasady dotyczące tej kategorii samochodów (odliczamy połowę VAT i 75 lub 20 proc. kwoty opłaty netto).

Do kosztów firmowych można zaliczyć także opłaty za zagraniczne autostrady. Wszystkie kwoty należy przeliczyć na złotówki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego poniesienie wydatku. W tym przypadku nie można jednak odliczyć VAT – koszt należy ująć w PKiR w kwocie brutto.

Na parkingu

Opłaty za parkingi mogą zostać zaliczone do kosztów na podstawie biletów z parkometru. Bilety te jednak same w sobie nie stanowią dowodu księgowego, należy wygenerować więc dowód wewnętrzny. Nie ma przy tym potrzeby księgowania każdych dwu złotych osobno, można zaksięgować wszystkie koszty parkowania zbiorczo na koniec miesiąca. Do dowodu wewnętrznego należy jednak podpiąć wszystkie bilety z parkometrów.

Jeśli natomiast podczas podróży służbowej parkujemy na prywatnych parkingach (np. hotelowym, prywatnym strzeżonym itp.), można zażądać faktury. Rozliczamy ja potem na zasadach przewidzianych dla kosztów eksploatacji samochodów. Warto jednak wiedzieć, że nie otrzymamy faktury na opłaty parkingowe za parkowanie na drogach publicznych. Jest to danina publiczna i nie podlega VAT. Dlatego za abonamenty i bilety parkingowe gminy nie wystawiają faktur VAT.

Podstawa prawna

• Par. 3 pkt 4 rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485).

• Art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509).