Jak długo ważny jest certyfikat rezydencji

Ustawy podatkowe nie regulują wprost kwestii okresu ważności certyfikatu rezydencji. Nie dają więc odpowiedzi na pytanie, czy i jak często polski płatnik powinien żądać od zagranicznego kontrahenta aktualizacji raz przedstawionego certyfikatu rezydencji.

Podejście rygorystyczne nakazywałoby stwierdzić, że płatnik powinien posiadać certyfikat rezydencji kontrahenta dla każdej transakcji. W praktyce jednak współpraca z poszczególnymi kontrahentami obejmuje wiele wypłat należności, a procedura wystawiania zaświadczeń bywa długotrwała. Dlatego rozwiązanie polegające na każdorazowym uzyskiwaniu certyfikatu rezydencji byłoby kłopotliwe. Problem ten został dostrzeżony już w 2001 roku przez Ministerstwo Finansów, które w piśmie PB-7/033/561/2001 wyjaśniło, że w przypadku stałych kontaktów handlowych wystarczy uzyskanie certyfikatu rezydencji co najmniej raz w roku. Od pewnego czasu niektóre organy podatkowe prezentują jednak bardziej liberalne podejście. Uznają, że zwłaszcza w przypadku zaufanych kontrahentów certyfikaty rezydencji, w których nie określono ich okresu obowiązywania, pozostają ważne tak długo, jak długo nie zmieni się stan faktyczny, jaki dany certyfikat potwierdza. Jako warunek w niektórych interpretacjach stawia się również posiadanie pisemnych lub e-mailowych potwierdzeń, że nie zmienił się stan faktyczny wynikający z certyfikatu.

Należy jednak pamiętać, że na płatniku spoczywa ciężar udowodnienia zasadności skorzystania z postanowień właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, w związku z posiadanym certyfikatem rezydencji. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie płatnik odpowie za bezpodstawne pobranie podatku według preferencyjnej stawki lub niepobranie podatku.

Jeżeli zatem płatnik otrzyma od stałego zagranicznego kontrahenta certyfikat rezydencji, w którym nie określono daty jego obowiązywania, może skorzystać ze wskazanego liberalnego podejścia organów podatkowych. Natomiast ze względów ostrożności zalecane jest potwierdzanie braku zmiany rezydencji podatkowej kontrahenta pisemnie lub e-mailem, a w przypadku wątpliwości uzyskiwanie certyfikatu rezydencji corocznie.

Ewa Ciechanowska

Art. 4a pkt 12 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Art. 5a pkt 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).