Czy certyfikat rezydencji z e-maila jest ważny

Warunkiem pozwalającym na zastosowanie przepisów umowy międzynarodowej jest przedstawienie przez odbiorcę należności (kontrahenta, na rzecz którego dokonywana jest wypłata) certyfikatu rezydencji podatkowej, tzn. zaświadczenia wydanego przez właściwy organ podatkowy jego kraju, potwierdzającego jego miejsce zamieszkania czy siedzibę dla celów podatku dochodowego, innymi słowy stwierdzającego, że jego dochody podlegają opodatkowaniu w danym kraju jako kraju miejsca zamieszkania czy siedziby.

Tylko na podstawie certyfikatu rezydencji podatkowej danego kraju można stosować umowę międzynarodową zawartą przez Polskę z tym krajem.

Przepisy podatkowe nie wskazują, w jakiej formie powinien być wydany certyfikat rezydencji. Jednak Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 5 stycznia 2011 r. (sygn. akt II FSK 1363/09) stwierdził, że certyfikatu rezydencji nie można zastąpić innym dokumentem prywatnym lub urzędowym, który poświadczałby o miejscu siedziby podatnika. Brak takiego dokumentu obliguje płatnika do pobrania podatku według prawa polskiego. Zawarty w art. 4a pkt 12 ustawy o CIT zwrot "zaświadczenie... wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika" oznacza, że chodzi w nim o dokument urzędowy, którego nie może zastąpić kopia niemająca takiego charakteru, tzn. niemająca waloru dokumentu urzędowego, lub dokument tłumaczenia certyfikatu rezydencji sporządzony przez tłumacza przysięgłego. Ponadto należy zauważyć, że certyfikatu rezydencji nie może zastąpić także inny dowód, np. dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, oświadczenie podatnika, odpis z właściwego rejestru handlowego, informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej czy też decyzja podatkowa. Zatem konieczny jest oryginał certyfikatu rezydencji.

Co niezwykle istotne, organy podatkowe dopuszczają zastąpienie wersji papierowej elektroniczną, o ile w danym kraju udostępnianie certyfikatów następuje w wersji elektronicznej.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 1 lipca 2011 r. (nr IPPB5/423-346/11-6/AM). Czytamy w niej: "Jeżeli nie ma możliwości dostarczenia certyfikatu rezydencji w postaci oryginału papierowego dokumentu ze względu na fakt, iż w praktyce w danym kraju ich wydawanie zostało zastąpione udostępnianiem dokumentu w wersji elektronicznej dostępnej na oficjalnej stronie internetowej, należy uznać, że w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i Ordynacji podatkowej forma ta będzie wystarczająca dla celów udowodnienia miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika.

Certyfikaty rezydencji dostarczane do wnioskodawcy w formie elektronicznej, wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa rezydencji kontrahenta, zawierające wszystkie niezbędne informacje spełniają warunki umożliwiające zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania".

Rafał Styczyński

 doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851).