Do wyboru są trzy sposoby dokonywania rozliczeń

Spółki prowadzące prace rozwojowe mają trzy możliwości sposobu rozliczania wydatków ponoszonych na te cele. Pierwszym sposobem jest zaliczenie tych wydatków do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym zostały poniesione, albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy. Drugim sposobem jest zaliczenie wydatków do kosztów jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone prace rozwojowe. Wybór trzeciego sposobu oznacza, że koszty prac rozwojowych mogą być zaliczane do kosztów podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z art. 16m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT od wartości niematerialnych i prawnych. W tym przypadku jednak prace rozwojowe dopiero po ich pozytywnym zakończeniu mogą być amortyzowane, jeśli spełniają wszystkie warunki wymienione w art. 16b ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT.

W sytuacji gdy spółka ponosi ciągłe i wysokie wieloletnie wydatki na prace rozwojowe, korzystne dla celów podatkowych może być pełne i bieżącego rozliczenie ponoszonych kosztów prac rozwojowych już w trakcie ich trwania, tj. zastosowanie pierwszego sposobu rozliczania.

Aby takie ponoszone wydatki spółka mogła w ten sposób rozliczyć, należy wcześniej ustalić definicję prac rozwojowych. Te określone są w ustawie z 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz.U. nr 116, poz. 730), która odsyła do przepisów ustawy z 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. nr 238, poz. 2390 z późn. zm.).

Zgodnie z jej przepisami za prace rozwojowe uznaje się nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług.

W szczególności może to być tworzenie projektów, rysunków, planów oraz innej dokumentacji do tworzenia nowych produktów, procesów i usług, pod warunkiem że nie są one przeznaczone do celów komercyjnych. Może to być także opracowywanie prototypów o potencjalnym wykorzystaniu komercyjnym oraz projektów pilotażowych, w przypadkach gdy prototyp stanowi końcowy produkt komercyjny, a jego produkcja wyłącznie do celów demonstracyjnych i walidacyjnych jest zbyt kosztowna. Pracami rozwojowymi będzie również działalność związana z produkcją eksperymentalną oraz testowaniem produktów, procesów i usług, pod warunkiem że nie są one następnie wykorzystywane komercyjnie.

Koszty zatrudnienia pracowników badawczych, techników; koszty aparatury i sprzętu niezbędnego dla realizacji projektu badawczego; koszty budynków i gruntów; koszty wiedzy technicznej i patentów zakupionych bądź użytkowanych na podstawie licencji; koszty doradztwa; koszty materiałów i środków eksploatacyjnych.

Art. 15 ust. 4a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).