Wydatki na posiłek są kosztem

Wydatki na spotkania biznesowe rodzą rozbieżności interpretacyjne od wielu lat. Spory zazwyczaj dotyczą odpowiedniej kwalifikacji wydatku. Jeśli jest to wydatek o charakterze reprezentacyjnym, a więc z elementami wytworności, to spółka nie będzie mogła zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli jednak wydatek na posiłek z kontrahentem nie ma takiego charakteru, to firma będzie go mogła zaliczyć do kosztów podatkowych.

Spór dotyczący możliwości zaliczenia wydatków na posiłek dla kontrahenta rozstrzygnął ostatnio Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy (wyrok z 1 czerwca 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 382/10, nieprawomocny.)

Skarżąca spółka zwróciła się do ministra finansów o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. We wniosku podała, że ponosi koszty biznesowe lub techniczne spotkań z kontrahentami, na których omawia aktualną ofertę handlową, uzgadnia szczegóły transakcji, negocjuje warunki umowy, w tym płatności, czy też zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Spotkania odbywają się zarówno w siedzibie spółki, jak również poza nią. Spółka stwierdziła, że na spotkaniach organizowanych w swojej siedzibie zapewnia uczestnikom herbatę, kawę, cukier, drobne słodycze, drobne poczęstunki (np. kanapki), czasami lunch, zależnie od czasu trwania spotkania. Jeśli spotkania organizowane są przez jej przedstawicieli regionalnych, proponuje się kontrahentom spotkania w lokalach gastronomicznych. W takim przypadku spółka ponosi koszt posiłku. Wnioskodawca wyjaśnił, że takie spotkania w restauracji nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu czy lunchu) czy też specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizacja tego typu spotkań umożliwia jedynie omówienie bieżących spraw biznesowych. Spółka tłumaczyła też, że celem organizowania spotkań nie jest chęć okazania przepychu, a tym samym nie kreują one wizerunku firmy wśród kontrahentów. Ponadto wszystkie wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na spółkę.

W związku z tym spółka chciała wiedzieć, czy wydatki na organizację spotkań z kontrahentami (w tym na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów. Zdaniem spółki powyższe wydatki może zaliczać do kosztów, ponieważ nie mają one charakteru reprezentacyjnego.

Przepis, z którego firmy wywodzą prawo do zaliczenia wydatków na posiłki do kosztów podatkowych, to art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Stanowi on, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W omawianej sprawie minister finansów uznał jednak, że wydatki na posiłki, kawę, herbatę, poczęstunek i inne, które są ponoszone podczas spotkań w siedzibie firmy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki ponoszone przez przedstawicieli regionalnych na posiłki w restauracjach nie mogą być kosztami podatkowymi spółki. Organ podatkowy uzasadniał swoją interpretację, powołując się na dwa przepisy: art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, który określa ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów, oraz przywołany art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Zgodnie z tym pierwszym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zdaniem ministra do kosztów można więc zaliczyć wydatek, pod warunkiem że służy on osiągnięciu jakiegoś celu gospodarczego związanego z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i został poniesiony w sposób racjonalny, czyli stwarzający szansę na pozytywny wynik ekonomiczny. W ocenie ministra działanie podatnika będzie niecelowe, jeżeli w chwili dokonywania wydatku istniały obiektywne przesłanki pozwalające stwierdzić, że poniesiony wydatek nie może przyczynić się do powstania lub zwiększenia przychodu. Wydatki na posiłki organizowane poza siedzibą spółki - zdaniem organu podatkowego - nie mogą być zaliczone do kosztów, ponieważ nie pozwala na to art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, który przewiduje wyłączenie tego rodzaju wydatków z kosztów. Wydatki na reprezentację nie mogą być więc kosztem.

Problem polega jednak na tym, że ani ustawa o CIT, ani inne ustawy podatkowe nie zawierają definicji pojęcia reprezentacja. Zdaniem fiskusa należy więc powołać się na jego znaczenie słownikowe. W omawianej interpretacji minister uznał, że reprezentacja to działanie wiążące się z okazałością i wytwornością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia u kontrahenta i poprawy wizerunku firmy. Za takie działanie organ uznał działania opisane przez podatnika we wniosku o interpretację.

Sąd uchylił interpretację ministra finansów, ponieważ nie zgodził się z jej tezami. Sąd podkreślił, że wydatki na usługę gastronomiczną, które są związane ze spotkaniem z kontrahentem w lokalu gastronomicznym w celach biznesowych, nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zdaniem sądu w dobie gospodarki rynkowej, gdy przedsiębiorca nawiązuje z innymi podmiotami gospodarczymi liczne kontakty handlowe, które często decydują o jego pozycji i szansach rozwoju, tego typu spotkania są czymś normalnym, standardowym. Jeżeli więc służą omawianiu spraw dotyczących wzajemnej współpracy, np. negocjowaniu umowy, warunków płatności, zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, to wydatki na nie są kosztami związanymi ze zwykłym prowadzeniem działalności gospodarczej. Ich celem nie jest - jak chciał minister finansów - demonstrowanie wobec kontrahentów swojej wytworności czy przepychu. Zdaniem sądu trudno też uznać, aby wydatek na zakup kawy, ciastka, herbaty czy zwyczajowego obiadu w lokalu gastronomicznym, podczas negocjowania warunków umowy, świadczył o okazałości danego przedsiębiorcy. Charakter reprezentacyjny - w opinii WSA - miałyby wydatki, np. na imprezy towarzyskie z udziałem kontrahentów czy wystawne przyjęcia dla kontrahentów.

Sąd nie zgodził się też z twierdzeniem organu, według którego o charakterze reprezentacyjnym przesądza samo miejsce, w którym spotkanie się odbyło. Minister twierdził bowiem, że w sytuacji, gdy spotkanie odbyło się w siedzibie firmy, to wydatki na poczęstunek i napoje można potrącić z przychodu, a jeżeli takie spotkanie odbyło się poza firmą, to potrącenie nie jest możliwe. Innymi słowy - dodał sąd - jeżeli poczęstunek, kawa, herbata itp. zostałyby spożyte w siedzibie skarżącej, to wydatki z tego tytułu byłyby kosztami uzyskania przychodu, natomiast ten sam poczęstunek czy napoje spożyte w lokalu gastronomicznym już nie.

Sąd nie zgodził się więc ze stanowiskiem ministra. Gdyby się z nim zgodził, to oznaczałoby to, że każde spotkanie z kontrahentem w lokalu gastronomicznym ma charakter reprezentacyjny, a w konsekwencji wydatek na posiłek nie może być nigdy kosztem.

Jak orzekł WSA, z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wynika, że tylko wydatki na spotkania o charakterze reprezentacyjnym, a więc nie każde, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl