Nie każdy wydatek poniesiony w związku z utworzeniem rady nadzorczej będzie dla spółki kosztem podatkowym

W spółkach akcyjnych obowiązkowe jest utworzenie, jako organu nadzoru, rady nadzorczej. Również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są niekiedy zobowiązane do ustanowienia organu nadzoru: rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Jak podkreśla Jarosław Żemantowski, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy, dzieje się tak, gdy kapitał zakładowy wspomnianej spółki jest wyższy niż 500 tys. zł, a liczba wspólników przekracza 25. W innych przypadkach spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może sama zadecydować o utworzeniu jednego bądź nawet obu organów nadzorczych.

Klasyfikacja kosztów

Istnienie w spółce organu nadzorczego wiąże się zwykle z dodatkowymi kosztami ponoszonymi z tytułu funkcjonowania takiego organu. Dotyczą one nie tylko organizacji posiedzeń rady nadzorczej, nierzadko istotnym obciążeniem są też wynagrodzenia płacone członkom tego organu oraz inne świadczenia przekazywane na ich rzecz.

- Nie każdy wydatek ponoszony w związku z funkcjonowaniem organu nadzorczego w spółce będzie stanowił koszt uzyskania przychodów - ostrzega Jarosław Żemantowski.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych wprost w ustawie o CIT jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Koszty związane z działalnością rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej stanowią niewątpliwie koszty związane z funkcjonowaniem spółki. W wielu wypadkach - jak podkreśla Jarosław Żemantowski - ich poniesienie jest niejako konieczne, gdyż przepisy nakazują ustanowienie takiego organu. Podkreślić jednak należy, że z kosztów uzyskania przychodów wyłączone są wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT).

Cytowany przepis wskazuje, a contrario, że wśród wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych oraz organów stanowiących osób prawnych, wyłącznie wynagrodzenia z tytułu pełnionej funkcji stanowią koszty uzyskania przychodów.

- Istotne jest zatem w pierwszej kolejności określenie, czym jest wynagrodzenie i które świadczenia mogą być zaliczone do wynagrodzenia, tak aby można było uwzględnić je w kosztach podatkowych - tłumaczy Jarosław Żemantowski.

Brak definicji

Pojęcie wynagrodzenia nie jest definiowane w przepisach prawa podatkowego. Jarosław Żemantowski podkreśla, że wykładnia prezentowana przez organy podatkowe zmierza w kierunku uznania, że pojęcie wynagrodzenia należy interpretować wąsko, tj. tylko jako środki wypłacane z tytułu pełnionej funkcji. Organy podatkowe odmawiają natomiast uznania za wynagrodzenie członka organu nadzoru innych świadczeń, np. udostępnienia samochodu służbowego, zwrotu kosztów podróży czy noclegu.

- Jest to stanowisko niekorzystne dla podatników, gdyż w praktyce nie pozwala na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów żadnych świadczeń poza ściśle określonym wynagrodzeniem pieniężnym - ocenia nasz rozmówca.

Podróże i auto

W ocenie organów podatkowych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróże służbowe oraz utrzymanie samochodów służbowych oddanych do dyspozycji członków organów nadzoru. Jarosław Żemantowski powołuje się na indywidualną interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 lutego 2011 r. (nr ILPB3/423-907/10-2/GC), w której dyrektor izby stwierdził, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków dotyczących podróży służbowych oraz eksploatacji samochodu przez członków rady nadzorczej. W interpretacji indywidualnej z 5 lipca 2011 r. (nr IPPB5/423-532/11-2/RS) dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał natomiast, że koszty związane z wynajmem pokoi hotelowych dla członków rady nadzorczej oraz z dojazdem członków rady nadzorczej na posiedzenia organu nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Stąd też wydatki poniesione na wynajem pokoi hotelowych, wynajem samochodów, autokaru, zakup biletów lotniczych/kolejowych, przejazdy taksówkami dla członków rady nadzorczej, jako wydatki na rzecz osób wchodzących w skład danego organu, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

- Organy podatkowe wskazują jednak, że inny charakter mają wydatki związane z działaniem całego organu - dodaje Jarosław Żemantowski.

Obsługa rady

W indywidualnej interpretacji podatkowej z 5 lipca 2011 r. (nr IPPB5/423-532/11-2/RS) dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że z treści omawianego przepisu nie wynika wykluczenie z kosztów podatkowych wydatków na rzecz obsługi rady nadzorczej, które to wydatki należy uznać za związane z funkcjonowaniem samej jednostki. Ich zaliczenie do kosztów podatkowych uwarunkowane jest więc spełnieniem ogólnej reguły zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przy braku zaistnienia przesłanek wykluczenia. Organ wskazał dodatkowo, że o ile w posiedzeniach organów nie uczestniczą kontrahenci, wydatki poniesione przez spółkę na organizację posiedzeń rady nadzorczej nie mają charakteru reprezentacyjnego, a więc nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów.

Sprzęt biurowy

W interpretacji wydanej 21 października 2011 r. (nr DD5/8213/33/RDX/10/PK-1717/2009) minister finansów stwierdził, że zakup sprzętu biurowego (komputery, drukarki itp.), odpisy amortyzacyjne budynków i lokali wykorzystywanych przez radę nadzorczą, wydatki na opłaty za połączenia telefoniczne, zakup prasy, doradztwo prawne, koszty tłumaczenia dokumentów, koszty związane z wyborami do rady nadzorczej (np. koszty ogłoszeń prasowych o organizowanych wyborach, druku kart do głosowania), wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, słodyczy serwowanych podczas posiedzeń rady nadzorczej, koszty przygotowania sali na narady lub posiedzenia, koszty zakupu materiałów piśmienniczych i inne wydatki bezpośrednio związane z działaniem rady nadzorczej stanowią koszty uzyskania przychodów.

- Za dopuszczalnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobne poczęstunki podczas spotkań rady nadzorczej opowiedział się również dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 11 sierpnia 2011 r. (nr ILPB3/423-206/11-2/JG) oraz dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 21 lipca 2011 r. (nr IPTPB3/423-43/11-2/MF) - potwierdza Jarosław Żemantowski.

Organy podatkowe wskazały, że tego typu poczęstunki nie są skierowane do kontrahentów, w związku z tym nie noszą znamion reprezentacji, w związku z czym nie obejmuje ich wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów dotyczące kosztów reprezentacji.

- Warto pamiętać, że powyższe zasady odnoszą się nie tylko do członków rad nadzorczych, ale również do członków wyodrębnionych w ramach rady nadzorczej komisji czy prezydiów - przypomina Jarosław Żemantowski.

Zostało to wskazane w indywidualnej interpretacji prawa podatkowego dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 25 października 2011 r. (nr IPTPB3/423-222/11-2/PM). Organ stwierdził, że wynagrodzenia wypłacane członkom rady nadzorczej z tytułu zasiadania w komisjach rady nadzorczej, a także w prezydium rady nadzorczej tego organu mają charakter wynagrodzeń z tytułu pełnienia funkcji przez członków rady nadzorczej.

W wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach podkreśla się, że kosztami podatkowymi nie są wydatki osobowe, tj. takie, które skutkują uzyskaniem przez członka rady nadzorczej przysporzenia majątkowego

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).