Jak przesłać e-deklaracje w zakresie podatku dochodowego

Przesłanie deklaracji związanych z podatkiem dochodowym od osób prawnych powinno być dla przedsiębiorstwa jedynie formalnością, która nie zajmuje wiele czasu. Niestety, nie pozwala zaoszczędzić pieniędzy, jednak nie jest to pokaźny wydatek. Jednym z wymogów, które musi spełnić przedsiębiorca, a który omówimy szczegółowo w dalszej części artykułu, jest obowiązek posiadania podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu. Koszt takiego zestawu do e-podpisu waha się między 200 a 300 zł. Nie jest to więc znaczna suma, zwłaszcza dla dużej firmy, nawet jeśli chciałaby kupić takich zestawów dziesięć, np. dla każdego pracownika działu księgowości lub finansów. Co więcej, koszt e-podpisu przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jako koszt pośredni prowadzenia działalności. Biorąc pod uwagę te uwarunkowania, jak również możliwość szybszego rozliczenia niż w przypadku deklaracji składanych drogą tradycyjną, e-deklaracje to najlepszy obecnie sposób na wypełnienie obowiązku, jakim jest przesłanie deklaracji czy zeznania do fiskusa.

Zwróćmy również uwagę, że przez internet można złożyć nie tylko deklaracje CIT. Pracodawcy mogą również wypełnić swoje obowiązki związane z rozliczeniem pracowników. PIT-11 oraz PIT-40 można przesłać do fiskusa drogą elektroniczną, a po spełnieniu również innych wymogów, na które zwracały uwagę sądy administracyjne, formularze te mogą trafić tą samą, elektroniczną drogą do pracowników.

Rodzaje formularzy związanych z podatkiem dochodowym od osób prawnych, które można przesłać przez internet, określa rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z par. 1 tego rozporządzenia przez internet można przesłać formularze: CIT-8, CIT-8/O, CIT-D, CIT-6R, CIT-6AR, CIT-9R, CIT-10Z, CIT-11R, CIT-8A, CIT-8B, CIT-ST, CIT-ST/A, a także informacje o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (IFT-2 oraz IFT-2R).

Jedną z podstawowych deklaracji, które przesyłają do urzędu skarbowego przedsiębiorcy, jest CIT-8, czyli zeznanie roczne o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych. Należy je złożyć do końca marca następnego roku. Do formularza papierowego podatnicy mogą dołączyć różnego rodzaju załączniki. Podobnie jest w przypadku e-deklaracji CIT-8. Do e-deklaracji można dołączyć po jednym załączniku CIT-ST, SSE-R, CIT-8/O (informacja o odliczeniach od dochodu i od podatku oraz o dochodach wolnych i zwolnionych z podatku) oraz kilka załączników CIT-D (informacja o otrzymanych i/lub przekazanych darowiznach).

Przedsiębiorcy muszą spełnić wymogi wynikające z Ordynacji podatkowej. Zostały one określone w art. 3a i 3b tej ustawy.

Z art. 3a par. 1 ordynacji wynika, że podania oraz deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie par. 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Chodzi o rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Z kolei art. 3a par. 2 Ordynacji podatkowej stanowi, że organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie elektronicznej, złożenie deklaracji lub podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W praktyce przedsiębiorca po wysłaniu e-deklaracji musi otrzymać urzędowe poświadczenie odbioru, a więc dokument potwierdzający, że formularz dotarł do urzędu skarbowego. Wyjaśnijmy w tym miejscu, że podatnik nie będzie mógł wysłać e-deklaracji, jeśli formularz będzie zawierał błędy, w tym np. błędy rachunkowe lub formalne (np. zamiast przecinka firma wstawi kropkę). Jeśli podatnik będzie korzystał z formularza interaktywnego, to system podpowie, jaki błąd popełnił. Jeśli mimo usunięcia błędów w dalszym ciągu nie będzie możliwości wysłania e-deklaracji, firma będzie musiała skontaktować się z urzędem skarbowym, do którego formularz ma trafić. Zdarza się np., że system do odbierania e-deklaracji jest na pewien czas zawieszony. W efekcie podatnik nie będzie mógł wysłać e-CIT do urzędu. Informacje o problemach z systemem można znaleźć na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl.

Zgodnie z art. 3b par. 1 Ordynacji podatkowej deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać: dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach, oraz jeden podpis elektroniczny.

A zatem przedsiębiorcy, którzy chcą wysłać e-deklarację CIT, muszą wypełnić ustalony przez ministra finansów wzór formularza, a także mieć podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu.

Wymogi formalne dotyczące e-deklaracji minister finansów doprecyzował w rozporządzeniu z 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone. Par. 4 ust. 1 rozporządzenia wymaga, aby deklaracje były opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

W praktyce przedsiębiorca musi pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze, aby przed wysłaniem e-deklaracji zaopatrzyć się lub upoważnionych do wysyłania deklaracji pracowników w zestaw do podpisu elektronicznego. Zestawy sprzedają trzy centra certyfikacji (Krajowa Izba Rozliczeniowa, Centrum i Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych). Certyfikaty do e-podpisów są ważne rok lub dwa lata. Po tym okresie trzeba je odnowić.

Po drugie, firma musi pamiętać, aby e-deklarację wysłać na aktualnym formularzu interaktywnym.

Firmy mają też inną możliwość. Cały proces wysyłania e-deklaracji mogą zautomatyzować, kupując specjalny moduł do programu finansowo-księgowego, który pozwala na obsługę e-deklaracji. Nie dotyczy to oczywiście oprogramowania, które taki moduł ma wbudowany w standardzie. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi jedynie zaopatrzyć pracowników w e-podpisy. Po wygenerowaniu deklaracji jego wysyłka nie powinna sprawiać żadnych problemów.

Jeśli jednak firma (lub służby księgowo-finansowe przedsiębiorstwa) korzysta z formularzy interaktywnych, udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, to musi postępować według określonej kolejności. Po wypełnieniu deklaracji i jej sprawdzeniu należy ją podpisać e-podpisem i wysłać. W przypadku gdy system wyświetli komunikat informujący o statusie nr 200 (weryfikacja prawidłowa), to znaczy, że wszystkie wpisane dane są zgodne z przyjętymi przez system schematami.

Procedurę kończy pobranie urzędowego poświadczenia odbioru, które potwierdza złożenie deklaracji oraz datę wpłynięcia formularza do urzędu. E-deklarację wraz z potwierdzeniem podatnik ma obowiązek przechowywać przez pięć lat. Szczegółowe zasady postępowania przedstawiamy obok w ramce.

Podatnicy mogą przesyłać drogą elektroniczną następujące formularze związane z podatkiem dochodowym od osób prawnych:

● zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-8);

● informacja o odliczeniach od dochodu i od podatku oraz o dochodach wolnych i zwolnionych od podatku (CIT-8/O);

● informacja podatnika podatku dochodowego od osób prawnych o otrzymanych/przekazanych darowiznach (CIT-D);

● deklaracja o wysokości pobranego przez płatnika zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych, od dochodów (przychodów) osiągniętych przez podatnika mającego siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (CIT-6R);

● deklaracja o wysokości podatku dochodowego od dochodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych (CIT-6AR);

● deklaracja o wysokości przychodu za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w porcie polskim, uzyskanego przez zagraniczne przedsiębiorstwo żeglugi handlowej od zagranicznych zleceniodawców (CIT-9R);

● deklaracja o wysokości pobranego przez płatnika zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych, od dochodów (przychodów) osiągniętych przez podatników niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (CIT-10Z);

● deklaracja o wysokości podatku dochodowego od dochodów z dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, wydatkowanych na inne cele niż wymienione w oświadczeniu CIT-5 lub deklaracji CIT-6AR (CIT-11R);

● zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatkową grupę kapitałową - podatnika podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-8A);

● zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatkową grupę kapitałową - podatnika podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-8B);

● informacja podatnika do ustalenia należnych jednostkom samorządu terytorialnego dochodów z tytułu udziału we wpływach z podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-ST);

● informacja o zakładach (oddziałach) (CIT-ST/A);

● informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (IFT-2);

● informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (IFT-2R).

Pracodawcy, czyli płatnicy, do końca lutego 2012 r. muszą wystawić i przesłać podatnikom (pracownikom) oraz urzędom skarbowym PIT-11, czyli informację o dochodach i pobranych w 2011 r. zaliczkach na podatek dochodowy. Obie te czynności (do pracownika i do urzędu) mogą wykonać drogą elektroniczną. Do urzędu wystarczy wypełnić e-PIT-11, podpisać go e-podpisem i wysłać.

W przypadku wysyłki do pracownika trzeba spełnić podobne wymogi, co potwierdził w wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu (sygn. akt I SA/Po 486/10). Sąd orzekł, że pracodawca może przesłać PIT-11 e-mailem pracownikowi, jeśli podpisze ją podpisem elektronicznym oraz zachowa wzór tej deklaracji.

Podatnik musi najpierw pobrać wzór formularza interaktywnego ze strony Ministerstwa Finansów lub ze strony www.e-deklaracje.gov.pl

Przedsiębiorca musi wypełnić deklarację, wpisując niezbędne dane w odpowiednim formacie

Do podpisania e-deklaracji CIT niezbędny jest e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem. Musi on być zainstalowany na komputerze przed wypełnieniem formularza

Wypełniając formularz, należy pamiętać o wyborze właściwego urzędu skarbowego, a po wypełnieniu danych wysłać go

Przedsiębiorca będzie miał pewność, że e-deklaracja trafiła do urzędu, tylko w sytuacji gdy pobierze urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). System ma 24 godziny na wydanie takiego poświadczenia. Jeśli podatnik nie otrzymał UPO, powinien ponownie wysłać e-deklarację, a wcześniej sprawdzić wszystkie dane w formularzu

Jeśli wszystko przebiegło prawidłowo, podatnik musi pamiętać o obowiązku przechowywania deklaracji oraz urzędowego poświadczenia odbioru przez pięć lat

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Art. 3a i 3b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Par. 4 ust. 1 rozporządzenia z 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. nr 259, poz. 1769). Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. nr 246, poz. 1817 z późn. zm.).