Kolacja z kontrahentem w lokalu to wydatek reprezentacyjny

Spółka organizuje spotkania z potencjalnymi kontrahentami, by podczas nich omawiać sprawy biznesowe. Przykładowo spółka ustala warunki sprzedaży towarów i usług, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia zawieranych umów itp.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze spółki, zapewnia ona kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, napoje zimne, drobne słodycze, czasem catering (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża.

Zdarza się też, że spotkanie z kontrahentem odbywa się poza biurem spółki, w innej miejscowości i wówczas spotkanie organizowane jest w restauracji. Spółka podkreślała, że spotkania poza jej biurem mają miejsce wtedy, gdy kontrahenci nie prowadzą działalności w miejscowości, w której spółka ma biuro. Z uwagi na specyficzny rodzaj świadczonych usług kontrahentami są najczęściej podmioty, które mają swoje siedziby w dużych ośrodkach miejskich. Przedstawiciel spółki, odwiedzając danego kontrahenta, proponuje spotkanie w restauracji często m.in. z powodu braku wydzielonego pomieszczenia w siedzibie kontrahenta, co w przypadku osób wolnego zawodu jest normą.

W takim wypadku spółka ponosi koszt posiłku (lunch, obiad lub kolacja). Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na spółkę. Czy tego typu wydatki będą kosztem podatkowym?

Podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie, czy wydatki (koszt posiłku, np. lunchu, obiadu, kolacji) na organizowanie spotkań z kontrahentami, które mają miejsce poza biurem spółki, w restauracji, ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru, a służą wyłącznie zachęcaniu potencjalnych klientów do nabywania oferowanych usług bądź utrzymania kontaktów biznesowych czy współpracy.

Ponoszone przez spółkę wydatki na usługi gastronomiczne w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania spółki na zewnątrz. Powoływanie się w tym kontekście przez spółkę na okoliczność, że zaproszenie kontrahenta do restauracji nie nosi cech okazałości czy wystawności i specjalnie organizowanej imprezy, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibie podatnika w przypadku spotkań biznesowych w restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego, zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności. Są to więc typowe wydatki reprezentacyjne, które, wolą ustawodawcy, wyłączone zostały na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) z kosztów uzyskania przychodów. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w opisywanej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami itd., w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony". Bez znaczenia pozostaje tu fakt, że taka forma spotkań roboczych, która obecnie jest szeroko rozpowszechniona, ułatwia kontakty z kontrahentami.

Zatem reprezentacją jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy, stwarzanie jej dobrego obrazu. Reprezentacją są wszelkie działania, u podłoża których leży ułatwianie nawiązywania i podtrzymywania kontaktów handlowych, także przez budowanie osobistych relacji, i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako godnego zaufania partnera biznesowego. Za takie działania należy też uznać spotkania biznesowe w restauracji. Niezależnie od wystąpienia związku wydatków na zakup usług gastronomicznych z przychodem, nie mogą być one uznane za koszty podatkowe, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Oprac. Ewa Matyszewska

@RY1@i02/2011/186/i02.2011.186.086.004a.001.jpg@RY2@

Tomasz Piekielnik doradca podatkowy, partner w spółce doradztwa podatkowego Piekielnik i Partnerzy

Dla osób mających choć niewielkie doświadczenie w biznesie niezrozumiałe jest, dlaczego organy podatkowe niemal bez wyjątku uznają, że koszty posiłku ponoszone podczas spotkania z kontrahentem w restauracji stanowią koszty reprezentacji, więc nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Nie można według mnie uzasadniać tego stanowiska domniemaniem, że wydatki na usługi gastronomiczne w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem (lub utrwalaniem) pozytywnego wizerunku firmy, co warunkuje uznanie ich za reprezentację, i to - co istotne - bez względu na fakt, czy takie działanie podatnika ma cechy okazałości lub wystawności. Niemniej taką argumentację odnaleźć można w komentowanej interpretacji.

Niestety, ten niekorzystny dla podatników pogląd podzielają sądy administracyjne, których zdaniem sam fakt odbywania spotkań - którym towarzyszy posiłek - z kontrahentami w restauracjach dowodzi reprezentacyjnego celu takiego sposobu organizowania spotkań, które tworzą wizerunek firmy jako podmiotu dbającego o kontrahenta (np. wyrok o sygn. akt. III SA/Wa 2442/10; I SA/Wr 854/11).

Ta niekorzystna argumentacja prowadzi do uzależniania możliwości zaliczenia do kosztów wydatków na posiłki z kontrahentami nie od rodzaju tych wydatków (rodzaju poczęstunku, posiłku oraz jego wytworności) - czego wymaga ustawa, lecz faktycznie od miejsca ich ponoszenia. Zaznaczyć należy, że organy podatkowe potwierdzają możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na zakup usług cateringowych obejmujących przygotowanie także ciepłych posiłków podawanych w siedzibie firmy dla kontrahentów (np. interpretacja nr ITPB3/423-235b/11/PST).