Skan rachunku to też dowód księgowy

Kwestia przekazywania dokumentów księgowych innych niż faktury drogą elektroniczną nie została jak dotąd jednoznacznie uregulowana przepisami prawa. Poprawne postępowanie w tej kwestii jest jednak bardzo istotne - w razie ewentualnej kontroli organy podatkowe mogą zakwestionować zaliczanie wydatków udokumentowanych w ten sposób do kosztów podatkowych i w konsekwencji zwiększyć podstawę opodatkowania.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm., dalej: ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 omawianej ustawy.

Kosztem podatkowym jest wydatek spełniający następujące warunki: został poniesiony przez podatnika; jest definitywny; pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą; poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów; został właściwie udokumentowany; nie znajduje się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy o CIT należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający m.in. określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. W związku z tym należy w pierwszej kolejności rozważyć, czy dokumenty spełniają warunki wymagane dla dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - a zatem czy mogą stanowić podstawę wpisu do ewidencji księgowych oraz czy stanowią wystarczający dowód będący podstawą do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów podatkowych.

Należy zgodzić się z coraz częściej prezentowanym w doktrynie stanowiskiem, że gromadzenie oraz przechowywanie dowodów poniesienia kosztów w formie elektronicznej, które spełniają wymogi art. 21 ustawy o rachunkowości i potwierdzają związek poniesionego wydatku z uzyskanym przychodem, nie stanowi przeszkody w kwalifikacji dokumentów księgowych do kosztów podatkowych w rozumieniu ustawy o CIT.

W interpretacji indywidualnej z 9 września 2011 r. (nr IBPBI/2/423-698/11/BG) dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że "o ile (...) skany rachunków spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków (...) do kosztów uzyskania przychodów".

Również w interpretacji indywidualnej z 28 października 2011 r. (nr ILPB1/415-933/11-4/AP) dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu potwierdził, iż "dokument w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (...) jest prawidłowym dokumentem dla celów potrącenia kosztów uzyskania przychodów".

Warto również wskazać komunikat nr 10 ministra finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z którym: "Dokument elektroniczny, stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy dla dowodów księgowych (...)".

Jeśli zatem dokument elektroniczny może stanowić dokument księgowy, to tym samym, przy założeniu istnienia związku poniesionego wydatku wynikającego z takiego dokumentu z przychodami, podatnik powinien zachować prawo ujęcia tego wydatku w kosztach podatkowych.

@RY1@i02/2012/087/i02.2012.087.07100020b.802.jpg@RY2@

Hanna Juzyszyn doradca podatkowy, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Hanna Juzyszyn

doradca podatkowy, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna