Regularna weryfikacja stawek pozwoli wygenerować zysk

Liczba centrów Business Process Outsourcing (BPO) w Polsce stale rośnie. Obsługują wiele różnorodnych procesów biznesowych, począwszy od prostych funkcji administracyjnych (back-office administration, call centers), poprzez typowe funkcje finansowo-księgowe (np. procesy Accounts Payable, Accounts Receivable, Order-to-Pay, Cash-to-Collection, Record-to-Report), kończąc na zaawansowanych funkcjach wspierających prowadzenie działalności finansowo-ubezpieczeniowej, badawczo-rozwojowej oraz w zakresie IT.

W ramach grupy

Niezależnie od tak szerokiego spektrum usług, z punktu widzenia przepływów finansowych rozwiązaniem typowym w relacjach z końcowymi odbiorcami usług oferowanych przez centra BPO jest korzystanie z pośrednictwa jednego podmiotu z danej grupy kapitałowej, który z jednej strony zawiera umowy z klientami końcowymi, z drugiej natomiast, podzleca je polskiemu BPO. Umowy zawierane między podmiotami powiązanymi są często umowami ramowymi, w ramach których wykonywane są analogiczne zlecenia na rzecz różnych grup klientów. Przyjmowany w nich sposób rozliczeń najczęściej oparty jest na modelu odkosztowym, opartym na bazie kosztowej powiększonej o odpowiedni narzut. Częste są również sytuacje, gdy w oparciu o koszty i zakładany na nich narzut zysku tworzony jest stały cennik, zróżnicowany w zależności od poziomu doświadczenia personelu, stopnia złożoności obsługiwanych procesów czy też rodzaju wspieranej działalności. Cennik taki prezentuje np. stawkę dzienną/godzinową określonych grup personelu, która stanowi podstawę do obliczenia ceny usługi. W przypadku gdy usługa ta świadczona jest na rzecz pośredniczącego podmiotu z grupy, cena stanowi wynagrodzenie w transakcji między podmiotami powiązanymi i automatycznie podlega weryfikacji z punktu widzenia przepisów w zakresie cen transferowych.

Rynkowy poziom wynagrodzenia

Poziom ryzyka podatkowego w takiej transakcji zależy w pierwszej kolejności od podejścia stron do metody ustalenia rynkowego poziomu wynagrodzenia, tj. ceny, jaką niezależne podmioty ustaliłyby w wyniku negocjacji, kierując się przesłankami czysto biznesowymi. W przypadku gdy podmioty te nie zawierają analogicznych transakcji z podmiotami niepowiązanymi, nie ma możliwości wyznaczenia ceny transferowej w oparciu o niezależne porównanie cenowe. Konieczne pozostaje jednak zobiektywizowanie (urynkowienie) analizowanej relacji. Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest przeprowadzenie analizy rynkowego poziomu wynagrodzenia. Obejmuje ona, zgodnie z podejściem preferowanym przez polskie organy podatkowe, wyszukanie podmiotów niezależnych, działających na polskim rynku w zakresie możliwie najbardziej zbliżonym do badanego profilu działalności. Odpowiednio wyselekcjonowane podmioty porównywalne poddawane są następnie analizie statystycznej - prowadzonej w odniesieniu do wybranego wskaźnika rentowności (przede wszystkim narzutu na kosztach lub marży zysku). Końcowym efektem jest zwykle międzykwartylowy przedział rentowności osiąganej przez dostępne podmioty porównywalne w analogicznych transakcjach. Czasem wyniki te są dodatkowo doprecyzowywane, tak aby możliwe było określenie punktu w przedziale, który dla analizowanej transakcji najlepiej odzwierciedla jej rynkową wartość.

W tym momencie może pojawić się pytanie, czy prawidłowo przeprowadzona analiza porównawcza daje nam gwarancję, że ceny, które BPO stosuje w relacjach z podmiotami powiązanymi, są rynkowe. Na pierwszy rzut oka nasuwa się refleksja, że o ile analiza ta jest technicznie prawidłowa, o tyle powinniśmy mieć pewność, że obliczone w oparciu o nią ceny są rynkowe. Niemniej należy pamiętać o kilku kluczowych warunkach, które muszą zostać dodatkowo spełnione. Dwa z nich, które poruszymy poniżej, dotyczą okresowej aktualizacji wyników benchmarku oraz prawidłowego wdrożenia jego wyników (określonych rynkowych poziomów wskaźników rentowności).

Ważna jest aktualizacja

Przyjmuje się, że wyniki analizy porównawczej powinny dawać duży poziom bezpieczeństwa co do rynkowości przyjętych cen, jeśli są one aktualizowane co 2 - 3 lata. Niemniej w sytuacji gdy na rynku zachodzą istotne zmiany, które na bieżąco przekładają się na relację podaży do popytu, a co za tym idzie wartość usługi w odczuciu jej odbiorcy, analizy powinno się uaktualniać rokrocznie.

Równie ważną, jednak często pomijaną kwestią jest natomiast prawidłowe wykorzystanie wyniku analizy porównawczej. Łatwo tu o pułapkę, w przypadku gdy model rozliczeń bazuje na budżetowanych kosztach, a ustalenia umowne przewidują okresowe aktualizacje bazy kosztowej - jednak nie w oparciu o ceny rzeczywiste, ale o wskaźniki makroekonomiczne, takie jak np. poziom inflacji. Oczywiście bazowanie na kosztach budżetowanych oraz brak okresowej weryfikacji ich poziomu również powodują ryzyko, że tak ustalone ceny są nierynkowe.

Efektywne działanie

W tym miejscu należy zwrócić szczególną uwagę na to, iż rynkowe poziomy wskaźników rentowności, które daje nam analiza porównawcza, powinny zostać faktycznie osiągnięte przez polskie BPO. Oczywiście to założenie jest właściwe tylko w sytuacji, gdy centrum BPO funkcjonuje efektywnie kosztowo. Celem funkcjonowania takiego centrum jest przecież scentralizowanie funkcji i wykonywanie ich w sposób efektywny, tak aby umożliwić osiągnięcie oszczędności kosztowych na poziomie grupy. W zamian za to racjonalnie trzeba oczekiwać, iż grupa pokryje koszty takiego centrum i zagwarantuje mu stabilną marżę. W efekcie niezbędne jest dokonywanie okresowej i regularnej weryfikacji stawek zapisanych w cennikach, tak aby zagwarantować, że ceny określone w oparciu o budżetowane koszty oraz wynikający z analizy rynkowy poziom zysku zmieniają się zgodnie ze zmianami kosztów rzeczywistych. Tylko takie postępowanie zagwarantuje, że BPO wygeneruje na swojej działalności zysk na poziomie rynkowym.

Co robić

Powyższa kwestia ma zasadnicze znaczenie w przypadku BPO świadczących wiele różnych rodzajów usług, których odbiorcami jest szeroka grupa klientów zewnętrznych. Utrzymanie jednolitego modelu rozliczeń, który byłby zarówno przejrzysty biznesowo, jak i bezpieczny z podatkowego punktu widzenia, jest wówczas nie lada wyzwaniem. Warto w takiej sytuacji pamiętać, że nawet najlepiej napisane (biznesowo) umowy mogą zniekształcać wycenę transakcji między podmiotami powiązanymi. Aby uniknąć ryzyka podatkowego na gruncie przepisów o cenach transferowych, należy zatem pamiętać o wpisaniu do umów mechanizmów umożliwiających regularną weryfikację - nie budżetowanego, ale rzeczywistego dochodu realizowanego na tych transakcjach. Brak takiej procedury może prowadzić do sytuacji, gdy BPO osiągnie na nich dochody na poziomie innym niż rynkowy - i to nawet w sytuacji gdy prawidłowo określone zostały koszty stanowiące bazę rozliczeń, a narzut został ustalony w wyniku aktualnej analizy porównawczej. Nawet w przypadku gdy dochód polskiego BPO został w ten sposób zawyżony, a zatem nie dojdzie do powstania ryzyka zaległości w CIT po stronie polskiej, należy mieć na uwadze ryzyko drugiej strony danej transakcji, związane z zarzutem poniesienia zawyżonych kosztów.

Podsumowując, na pewno kluczowe jest odpowiednie wdrożenie wyników wykonanych analiz porównawczych do mechanizmu rozliczeń między BPO a jego powiązanym zleceniodawcą, tzn. odpowiednie przełożenie wynikających z benchmarków rynkowych narzutów (marż zysku) na stosowane w rozliczeniach cenniki. Niewątpliwie zalecane jest wówczas stworzenie jednolitego algorytmu postępowania, który można by wykorzystywać przy wszystkich typach transakcji, a także przy każdorazowej aktualizacji benchmarków.

PRZYKŁAD

Rozbieżność narzutu

Do zawarcia umów BPO wyznaczyło stałe cenniki zależne od stanowiska personelu i typu wykonywanych prac. Załóżmy, że na dzień przygotowania cenników strony określiły (rzeczywiste) koszty wykonywania danych działań, nałożyły na nie odpowiedni (rynkowy) poziom narzutu i uzyskały tym samym cenę, która powinna zostać zastosowana w transakcji. Przyjmijmy również, że umowa zawiera - obiektywnie jak najbardziej uzasadniony zapis, który daje BPO możliwość corocznego podnoszenia ceny w oparciu o najświeższe opublikowane dane dotyczące poziomu wskaźnika wzrostu cen towarów i usług. Równocześnie kontrakt ten nie przewiduje okresowego sprawdzenia, czy zwiększone o inflację koszty pokrywają się z faktycznie ponoszonymi kosztami działalności BPO. Takie zasady rozliczeń mogą doprowadzić do sytuacji, gdy ceny stosowane w oparciu o postanowienia umowne - po kilku latach - prowadzą do osiągnięcia rzeczywistego poziomu narzutu, który coraz bardziej się różni od zakładanego rynkowego poziomu narzutu, potwierdzonego wynikami analizy porównawczej.

Słownik

Business Process Outsourcing - kompleksowa obsługa wszelkich procesów biznesowych w trybie usługi outsourcingowej.

@RY1@i02/2012/055/i02.2012.055.07100060b.803.jpg@RY2@

Aneta Błażejewska-Gaczyńska, partner w zespole cen transferowych Ernst & Young

Aneta Błażejewska-Gaczyńska

partner w zespole cen transferowych Ernst & Young

@RY1@i02/2012/055/i02.2012.055.07100060b.804.jpg@RY2@

Joanna Sztefko, menedżer w zespole cen transferowych Ernst & Young

Joanna Sztefko

menedżer w zespole cen transferowych Ernst & Young