Jakie podatki i kiedy trzeba zapłacić przy przekazywaniu klientom upominków

@RY1@i02/2009/248/i02.2009.248.086.010a.001.jpg@RY2@

Karolina Sklorz, księgowa w BSO Outsourcing

Aby wydatki poniesione na zakup upominków przekazywanych kontrahentom zaliczyć do kosztów podatkowych koniecznym jest dokonanie rozróżnienia między wydatkami o charakterze reprezentacyjnym, mającymi na celu budowanie wizerunku firmy, a wydatkami reklamowymi, mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania współpracy lub utrzymania kontaktów z aktualnymi kooperantami.

Przekazywanie drobnych gadżetów firmowych, takich jak długopisy, smycze do telefonów czy latarki, opatrzonych logo i przeznaczonych do nieodpłatnego rozprowadzania podczas spotkań z kontrahentami, spełnia funkcję reklamową, gdyż przede wszystkim ma na celu zwiększenie zainteresowania klientów oferowanymi towarami oraz zachęcenie ich do współpracy, co może wpływać na zwiększenie przychodów. Jednocześnie biorąc pod uwagę niską wartość poniesionych wydatków na zakup takich gadżetów, można stwierdzić, iż nie spełniają one kryterium wystawności czy okazałości. Stanowisko takie zajął m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 4 stycznia 2008 r., nr IP-PB3-423-308/07-2/GJ. Należy jednak pamiętać, że przekazywanie potencjalnym klientom materiałów ekskluzywnych - nawet jeżeli są oznakowane logo firmy - jest uznawane przez organy podatkowe za reprezentację.

Sprzedaż premiowa nie jest zdefiniowana w przepisach podatkowych, jednak powszechnie rozumiana jest jako transakcja, w której oprócz sprzedaży towaru lub usługi dochodzi do wydania nabywcy nagrody. Podstawowym założeniem, na którym opiera się sprzedaż premiowa, jest fakt przyznawania nagrody każdemu nabywcy, który spełnia określone przez sprzedającego w regulaminie promocji warunki zakupu. Bez wątpienia celem wydatków związanych ze sprzedażą premiową jest uatrakcyjnienie sprzedaży, a poprzez to pozyskanie klienta i osiągnięcie przychodu. Zatem wydatki te pozostają w związku z przychodami podatnika organizującego taką sprzedaż i będą stanowiły dla niego w całości koszty uzyskania przychodu. Potwierdzeniem takiego stanowiska jest m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 czerwca 2009 r. (sygn. IBPBI/2/423-327/09/PP).

Odpowiadając na to pytanie, należy odwołać się do art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, z którego wynika, że jeżeli podatnikowi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przysługiwało prawo przy nabyciu do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w całości lub części, to wszelkie przekazanie bez wynagrodzenia na cele inne niż związane z przedsiębiorstwem należy uznać za dostawę towarów i opodatkować VAT.

Czynność taka dokumentowana jest fakturami wewnętrznymi. Dane, jakie powinna ona zawierać, określa rozporządzenie z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. W myśl powołanych przepisów, co do zasady, stosuje się odpowiednio regulacje dotyczące wystawiania zwykłych faktur, należy jednak wziąć pod uwagę, że w przypadku nieodpłatnie przekazanych towarów brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, a co za tym idzie faktura wewnętrzna nie będzie zawierała danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności. Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą VAT. Dobrą wiadomością dla podatników jest możliwość wystawienia jednej - zbiorczej - faktury wewnętrznej za dany okres rozliczeniowy, dokumentującej dokonane w tym okresie czynności, co ustawodawca zawarł w art. 106 ust. 7 ustawy o VAT.

Ustawodawca zwalnia z obowiązku opodatkowania VAT przekazywanie drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości oraz próbek (art. 7 ust. 3 ustawy o VAT). Prezentami o małej wartości są przekazane przez podatnika jednej osobie towary o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł brutto, pod warunkiem że podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób, a także prezenty, których przekazania nie ujęto w powyższej ewidencji, a ich jednostkowa cena nabycia (bez podatku) lub jednostkowy koszt wytworzenia (gdy nie ma ceny nabycia), określone w momencie przekazania, nie przekraczają 10 zł. Z kolei przez próbkę rozumie się niewielką ilość towaru reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Ponadto przekazanie należących do firmy towarów w formie nagród, gadżetów, upominków będących reklamą firmy stanowi nieodpłatne przekazanie towarów na cele związane z przedsiębiorstwem i nie podlega opodatkowaniu VAT. Ma bowiem na celu rozpowszechnianie marki oraz reklamowanie produktów i usług świadczonych przez firmę. W konsekwencji służy zwiększeniu obrotów firmy i tym samym jest związane z prowadzonym przedsiębiorstwem. Takie stanowisko zajął m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 marca 2009 r. (sygn. I FPS 6/08), zgodnie z którym przekazanie przez podatnika bez wynagrodzenia towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele związane z tym przedsiębiorstwem w świetle art. 7 ust. 2 i 3 ustawy o VAT nie stanowi dostawy towarów, nawet jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem tych towarów. Zatem firma nie będzie zobowiązana do rozliczenia, w związku z nieodpłatnym przekazaniem nagród na cele związane z reklamą, podatku należnego i wystawiania faktur wewnętrznych.

Firmy chętnie promują swoją markę, obdarowując potencjalnych klientów upominkami. W takiej sytuacji kwota graniczna, do której nie trzeba płacić podatku, wynosi 100 zł, pod warunkiem że świadczenie nie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT. Natomiast nagrody otrzymywane w związku ze sprzedażą premiową są zwolnione z opodatkowania na postawie art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT, jeżeli jednorazowa wartość tych nagród nie przekracza 760 zł. Zwolnienie to jednak nie dotyczy nagród związanych ze sprzedażą premiową otrzymanych przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, stanowiących przychód z tej działalności. Kiedy jednak dojdzie do przekroczenia powyższych kwot, po zakończeniu roku podatkowego firma ofiarowująca podarek nie jest obciążona podatkiem, przygotowuje jednak i przekazuje zainteresowanemu deklarację PIT-8C, w której wykazuje wartość przekazanego upominku.

Rozmawiał Krzysztof Koślicki

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).