System przyjazny dla prowadzących biznes, ale niestety restrykcyjny

Osoby prowadzące biznes w Wielkiej Brytanii mogą być pozytywnie zaskoczone nie tylko przyjaznym podejściem urzędników, jasnymi przepisami podatkowymi, ale także dobrym dostępem do informacji. W internecie na stronach rządowych można znaleźć wszystkie informacje dotyczące prowadzenia działalności, a także załatwić większość spraw online. Umożliwia to petentowi łatwiejszy i szybszy dostęp do urzędów oraz uwalnia pocztę, także tę na Wyspach, od oskarżeń o gubienie dokumentów, co często było wymówką dla spóźnionych podatników. A nieprzestrzeganie wyznaczonych terminów to nie tylko konsekwencje prawne, ale i surowe kary finansowe.

Corporation Tax

Brytyjskie urzędy są silnie zinformatyzowane, do tego stopnia, że przedsiębiorstwa mogą rozliczać swój Corporation Tax wyłącznie internetowo. Od 1 lipca 2011 r. wszystkie przedsiębiorstwa zostały zobowiązane do rozliczeń online za okresy rozliczeniowe kończące się po 31 marca 2010 r. Od tej samej daty wszelkie płatności na rzecz HM Revenue and Customs również odbywają się wyłącznie drogą elektroniczną przy użyciu kart płatniczych lub przelewów. Sposób rozliczeń nie wpłynął na ich zasady i reguły, do których muszą stosować się podatnicy i urzędnicy.

Rozliczenia VAT

Nowoczesne, elektroniczne płatności zastosowano również w odniesieniu do podatku od wartości dodanej (odpowiednik polskiego VAT). Od lipca 2010 r. większość podatników VAT została obarczona obowiązkiem rozliczeń internetowych, jako jedynych dostępnych i akceptowanych przez fiskusa. W pierwszej kolejności obowiązek ten objął firmy zarejestrowane w systemie VAT przed 1 kwietnia 2010 r., których roczny obrót bez VAT w ciągu 12 miesięcy, do 31 grudnia 2009 r., wyniósł powyżej 100 tys. funtów. Do rozliczeń elektronicznych przepisy zobligowały także wszystkich nowych podatników VAT rejestrujących się od kwietnia 2010 r. Jednak nadal spora część przedsiębiorców miała prawo do wypełniania deklaracji papierowych i wysyłania ich pocztą, co często rodziło dwuznaczne sytuacje i stanowiło wymówki dla spóźnialskich. Od 1 kwietnia 2012 r. w Wielkiej Brytanii wprowadzono odgórny obowiązek wykonywania rozliczeń elektronicznych jako jedynej akceptowanej przez HM Revenue and Customs metody rozliczenia się z VAT. I nie był to żart primaaprilisowy. Powszechny dostęp do internetu wyparł tradycyjne usługi pocztowe i papierowe środki przekazu informacji oraz zablokował stare sposoby ucieczki przed karami, na rzecz rozliczeń elektronicznych i błyskawicznego obiegu danych.

Self-employed

Natomiast odgórny obowiązek rozliczeń online dla samozatrudnionych (self-employed) ciągle nie został wprowadzony. Osoby preferujące papierowe formy rozliczania się z urzędami muszą wysłać formularze do 31 października danego roku rozliczeniowego, a nie do 31 stycznia roku następnego, jak przy rozliczeniach elektronicznych. Jednak powszechne jest przekonanie, że komunikacja elektroniczna jest o wiele bezpieczniejsza, a załatwiane tą drogą sprawy trafiają do urzędników w pierwszej kolejności. Dlatego większość przedsiębiorców korzysta właśnie z tej dogodnej formy rozliczeń. Głównym atutem skłaniającym do korzystania z internetu w kontakcie z urzędami jest szybszy zwrot podatku, jeśli taki się należy. Z tego powodu formy elektroniczne są bardzo popularne m.in. w sektorze budowlanym, dla samozatrudnionych pracujących jako podwykonawcy głównego wykonawcy prac.

Bonusy dla zatrudniających

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników i płacący w ich imieniu podatek dochodowy w ramach systemu PAYE (pay-as-you-earn) także korzystają z systemu internetowego oferowanego przez HM Revenue and Customs. Wspomniany już wcześniej obowiązek wysyłania rocznego zestawienia zapłaconego za pracowników podatku, czyli tzw. Employer Annual Return (formularze P35 i P14), odbywa się obecnie również wyłącznie drogą elektroniczną. Moduł ten jest częścią całego, większego systemu przeznaczonego do kontaktów na linii HMRC - pracodawca i umożliwia dwukierunkową wymianę dokumentów oraz wiadomości. Zanim jednak roczne raporty płatności w ramach PAYE stały się obowiązkowe, brytyjscy urzędnicy nagradzali pieniężnie tych pracodawców, którzy z nich korzystali, przykładowo w latach 2008 - 2009 była to kwota 75 funtów na zatrudnionego.

Rejestr firm

Prowadzenie firmy na terenie Zjednoczonego Królestwa należy zgłosić do odpowiedniego urzędu. Organem, który prowadzi ich rejestrację i podaje do wiadomości publicznej podstawowe dane na temat akcjonariuszy i wyników finansowych, jest Companies House. W wolnym tłumaczeniu urząd ten możemy nazwać "Dom Firm/Spółek", co brzmi bardziej przyjaźnie od polskiego odpowiednika, czyli Krajowego Rejestru Sądowego. Do Companies House przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć raz w roku dwa dokumenty. Pierwszy to tzw. annual return, czyli odświeżenie danych na temat udziałowców i danych kontaktowych firmy. Kolejny to rozliczenie roczne, czyli zestaw przychodów i kosztów. Rządowa strona www.hmrc.gov.uk umożliwia jednym kliknięciem wysłanie kopii tego formularza do Companies House. To proste rozwiązanie praktycznie eliminuje rozliczenie się poza terminem i spóźnienie w opublikowaniu wyników firmy w rejestrze spółek.

Niedopełnienie obowiązku uzupełnienia annual return jest poważnym przewinieniem. Przeciągające się opóźnienie w płatności może skutkować wykreśleniem firmy z rejestru i nałożeniem kary na dyrektora do wysokości 5 tys. funtów. Karze finansowej podlega również niezłożenie sprawozdania z wyników finansowych. W tym przypadku za spóźnienie do miesiąca kara wynosi 150 funtów, od 1 miesiąca do 3 miesięcy - 375 funtów, od 3 do 6 miesięcy - 750 funtów, a powyżej pół roku 1500 funtów. Od 2008 r. wprowadzono podwojenie tych kar dla firm spóźniających się kolejny rok z rzędu. [przykład]

Polak potrafi...

W pierwszych latach po wejściu Polski do UE i wraz z napływem polskich emigrantów na Wyspy brytyjscy urzędnicy zaczęli na masową skalę stawiać czoła problemom podatników z Polski. Kary naliczane przez HM Revenue and Customs za opóźnienia w rozliczeniach samozatrudnionych zaostrzyły się w ciągu ostatnich lat. Złośliwi twierdzili nawet, że to doskonały sposób na zarobienie na nowych emigrantach słabo znających język angielski. A właśnie nieznajomość języka jest wciąż częstą wymówką Polaków niewywiązujących się w terminie z rozliczeń lub innych obowiązków.

Kolejnym problemem jest częsta zmiana adresu zamieszkania, co utrudnia poczcie doręczenie. Choć łamania prawa nie można tłumaczyć jego nieznajomością, Polakom często udaje się przekonać urzędników w HMRC do anulowania kar.

...zapomnieć

Polacy pracujący najpierw jako samozatrudnieni (self-employed), a później zatrudnieni w firmie często zapominają zamknąć samozatrudnienie. Gdy pracodawca odprowadza za nich podatek i teoretycznie wypełnia w ich imieniu obowiązek corocznych rozliczeń podatkowych, w świetle prawa nadal mają status "self-emploed" i zobowiązani są do rozliczeń z tego tytułu. To bardzo częsty przypadek zaniedbania, który w połączeniu z cyklicznymi zmianami adresu może prowadzić do tego, że listy przypominające i kary z HMRC nie trafiają do adresata, a nieświadomemu Polakowi rośnie wysokość naliczanych kar finansowych.

Można negocjować

Brytyjskie urzędy, w przeciwieństwie do polskich, są otwarte na dialog. Jeśli mamy mocne dowody na to, że wina nie leży po naszej stronie, możemy zgłosić się osobiście lub telefonicznie do urzędu i poprosić o cofnięcie kary. Należy przedstawić wiarygodne dokumenty potwierdzające, że opóźnienie w płatności nie nastąpiło z naszej winy lub nie mieliśmy na nie wpływu. Również w rozmowie telefonicznej możemy przekonać urzędnika do anulowania długu. W praktyce urzędy często przyznają rację przedsiębiorcom i zmniejszają lub cofają kary finansowe. Takiego problemu nie mają jedynie firmy obsługiwane przez biura księgowe, które pilnują terminów płatności i pomagają negocjować z urzędnikami, jeśli zajdzie taka potrzeba.

PRZYKŁAD

Konsekwencje spóźnienia

Rok rozliczeniowy dla firmy X skończył się 15 lutego 2011 r. Musi ona rozliczyć się z podatku dochodowego Corporation Tax i opublikować dane do 15 listopada 2011 r. Obowiązku dopełniła dopiero 21 grudnia. Za opóźnienie kara na rzecz Companies House wyniesie 375 funtów. Rok wcześniej firma X dopełniła tego obowiązku w terminie.

Nagroda za postęp

Coroczny annual return jest płatny i obowiązkowy. Dochody z opłat pobieranych od przedsiębiorców zasilają budżet państwa. Obowiązek nakładany na firmy ma na celu utrzymanie aktualnej bazy danych podmiotów gospodarczych. Możliwy jest wybór formy - elektronicznej lub papierowej. Dla zachęty ta pierwsza kosztuje 14 funtów, druga 40 funtów.

@RY1@i02/2012/180/i02.2012.180.07100100b.802.jpg@RY2@

Monika Sharma, właścicielka biura księgowo-doradczego Mega Business Services Ltd.

Monika Sharma

właścicielka biura księgowo-doradczego Mega Business Services Ltd.