Jakich formalności podatkowych muszą dopełnić zakładający firmę

Od 1 lipca 2011 r. obowiązują nowe przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Ewidencja działalności gospodarczej zastąpiona została Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Obowiązuje także nowy formularz wniosku do rejestracji działalności gospodarczej osób fizycznych oznaczony symbolem CEIDG-1, który zastąpił dotychczasowy druk EDG-1. Wniosek ten stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS (KRUS), GUS, a także do naczelnika urzędu skarbowego. Dzięki temu osoba rejestrująca działalność zasadniczo zwolniona jest z dodatkowych obowiązków informacyjnych wobec fiskusa. Warto przypomnieć, że w przypadku wyboru działalności w formie spółki osobowej prawa handlowego (np. spółka jawna, komandytowa) albo spółki kapitałowej rejestracji dokonuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), prowadzonym przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki. W tym przypadku wymagane formularze rejestracyjne dostępne są w sądach.

Jak złożyć wniosek

Wniosek CEIDG-1 można złożyć na dwa sposoby określone w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Po pierwsze, przez internet, przy wykorzystaniu formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej CEIDG (www.ceidg.gov.pl) albo za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP). W takim przypadku wniosek wymaga odpowiednio posiadania kwalifikowanego e-podpisu albo utworzenia specjalnego konta na platformie ePUAP (system teleinformatyczny CEIDG przesyła wnioskodawcy na wskazany adres poczty elektronicznej potwierdzenie złożenia wniosku). Po drugie, wnioskodawca może wypełnić druk CEIDG-1 w tradycyjnej formie papierowej i złożyć w wybranym urzędzie gminy osobiście albo listem poleconym.

Każdy przedsiębiorca na potrzeby rozliczeń z fiskusem posługuje się identyfikatorem podatkowym. Przepisy dotyczące identyfikacji podatników i płatników uległy zasadniczej zmianie na skutek uchwalonej 29 lipca 2011 r. ustawy o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 171, poz. 1016). Zgodnie z przepisami tej nowelizacji od 1 września 2011 r. identyfikatorem podatkowym osób fizycznych objętych rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT jest numer PESEL. Pozostałe podmioty posługują się numerem identyfikacji podatkowej. Zatem dla przedsiębiorców - w tym osób fizycznych prowadzących indywidualną działalność gospodarczą - numerem identyfikacyjnym w CEIDG oraz właściwym identyfikatorem we wszelkich kontaktach z administracją podatkową jest NIP. Numer ten nadawany jest przez naczelnika urzędu skarbowego.

Osoby fizyczne podlegające wpisowi do CEIDG zgłoszenia o nadanie NIP - jeśli go nie posiadają - dokonują we wniosku o wpis, na formularzu CEIDG-1. I tak, jeśli wnioskodawca nie posiada bądź nie pamięta swojego numeru NIP, powinien we wniosku o wpis do CEIDG zaznaczyć rubrykę ,,Nie posiadam numeru NIP". Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej NIP zostanie nadany i umieszczony we wpisie przedsiębiorcy w CEIDG automatycznie. Natomiast osoby fizyczne, które w momencie rejestracji swojej firm mają już nadany NIP, wpisują go w odpowiedniej pozycji formularza.

Pozostali podatnicy, niebędący osobami fizycznymi, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-2, który w odniesieniu do podmiotów podlegających wpisowi do KRS powinien być złożony wraz z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców w sądzie rejestrowym. Także w przypadku spółki cywilnej trzeba niezależnie dokonać zgłoszenia nowo powstałej spółki do naczelnika urzędu skarbowego na formularzu NIP-2.

Wybór sposobu rozliczeń z fiskusem

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek rozliczać z tego tytułu należne podatki. Początkujący przedsiębiorca ma do wyboru kilka możliwości opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych dochodów z działalności gospodarczej, które będzie uzyskiwał. Podkreślić przy tym należy, że w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w ramach spółki niemającej osobowości prawnej podatnikami PIT są poszczególni wspólnicy. Przychody w takiej spółce u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku (udziału) oraz łączy się z jego pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali podatkowej. W przypadku braku odmiennych postanowień w umowie spółki przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku (udziału) są równe. Oznacza to, że przychody z udziału w spółce określa się u każdego wspólnika proporcjonalnie do jego prawa do tego udziału. Zasady te stosuje się odpowiednio do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów i strat.

Podatnicy PIT mogą rozliczać uzyskiwane dochody na zasadach określonych w ustawie o PIT lub ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, dalej: ustawa o podatku zryczałtowanym. W pierwszym przypadku podatnicy mają do wyboru ogólne zasady opodatkowania, tj. dwustopniową skalę podatkową, oraz jednolitą stawkę podatku w wysokości 19 proc. Z kolei ustawa o podatku zryczałtowanym reguluje uproszczone zasady opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz kartą podatkową.

Wspomniana ubiegłoroczna nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej umożliwiła wybór metody opodatkowania PIT we wniosku o rejestrację firmy. Zgodnie z art. 25 ust. 5 tej ustawy integralną częścią wniosku o wpis do CEIDG jest m.in. żądanie przyjęcia oświadczenia o wyborze przez przedsiębiorcę formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych albo wniosku o zastosowanie ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej. W rezultacie wniosek CEIDG-1 dla osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą jest jednocześnie oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Nowi przedsiębiorcy nie muszą więc specjalnie fatygować się do urzędu skarbowego, żeby załatwić podatkowe formalności. Mogą to zrobić, składając wniosek o rejestrację firmy.

Wyboru formy opodatkowania należy dokonać wraz ze złożeniem wniosku o pierwszy wpis do CEIDG, wypełniając rubrykę 18 druku CEIDG-1. W kolejnej pozycji (19) można też wskazać formę wpłaty zaliczki na podatek opłacany według skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Jako rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej podatnik ma prawo do kwartalnego sposobu opłacania zaliczek.

Podane przez wnioskującego o wpis informacje dotyczące opodatkowania podatkiem dochodowym są przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę niezwłocznie, nie później niż w dniu roboczym następującym po dokonaniu wpisu.

[Przykład 1, 2]

Skala podatkowa

Jeżeli podatnik nie złoży oświadczenia o zastosowaniu zryczałtowanych form opodatkowania albo oświadczenia o wyborze opodatkowania według jednolitej 19-proc. stawki podatku, wówczas jego dochód z działalności gospodarczej opodatkowany będzie na zasadach ogólnych. Ten reżim opodatkowania polega na tym, że od faktycznie uzyskanego dochodu (przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów) podatnik oblicza podatek dochodowy przy zastosowaniu dwustopniowej skali podatkowej ze stawkami 18 proc. i 32 proc., kwotą zmniejszającą podatek w wysokości 556,02 zł oraz wysokim progiem podatkowych wynoszącym 85 528 zł. Oznacza to, że od dochodu w wysokości nieprzekraczajacej kwoty 85 528 zł podatnik opłaca podatek według niższej stawki podatkowej - 18 proc., natomiast po jej przekroczeniu według 32-proc. stawki.

Rozliczając się na zasadach ogólnych, podatnik samodzielnie oblicza zaliczkę na podatek (miesięczną lub kwartalną) i wpłaca ją do urzędu skarbowego, bez konieczności składania deklaracji podatkowej. Obowiązek wpłacania przez nowego przedsiębiorcę zaliczki przy opodatkowaniu według skali podatkowej powstaje dopiero od miesiąca (kwartału), w którym dochód z działalności, pomniejszony o niektóre odliczenia (m.in. zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne), przekroczy kwotę określoną w skali podatkowej powodującą obowiązek zapłacenia podatku (w 2012 roku jest to kwota 3091 zł).

Przychody i koszty przedsiębiorca wykazuje w ewidencji księgowej, tj. w podatkowej księdze przychodów i rozchodów lub księgach rachunkowych, prowadzonych zgodnie z odrębnymi przepisami. Po zakończeniu roku podatkowego (w terminie do 30 kwietnia roku następnego) podatnik składa zeznanie podatkowe o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) do właściwego urzędu skarbowego (PIT-36). Przy tej formie opodatkowania dochód z działalności gospodarczej podatnik może rozliczyć wspólnie z dochodami małżonka lub na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci oraz skorzystać z ulg podatkowych, np. ulgi na dzieci, ulgi na internet, ulgi rehabilitacyjnej, odliczyć od podatku zapłacone składki zdrowotne do wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki.

Jednolita stawka 19 proc.

Podatnik, który wybierze opodatkowanie według jednolitej 19-proc. stawki PIT, również będzie opłacał podatek od faktycznie uzyskanego dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania, wynikające z podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych.

Podatek według stawki liniowej obliczany jest od osiągniętego dochodu, co oznacza, że zaliczkę opłaca się za miesiąc (kwartał), w którym osiągnięty został dochód. Pamiętać należy, że podatek przy stawce liniowej podatnik oblicza niezależnie od wielkości osiągniętego dochodu, co oznacza, że zaliczkę musi zapłacić już za pierwszy miesiąc, w którym osiągnął dochód.

Zaliczki na podatek (miesięcznie lub kwartalne) podatnik wpłaca bez obowiązku składania deklaracji, a po zakończeniu roku podatkowego (w terminie do 30 kwietnia roku następnego) składa zeznanie podatkowe o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) do właściwego urzędu skarbowego (PIT-36L).

Wybranie tej formy opodatkowania pozbawia podatnika możliwości wspólnego opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej z dochodami małżonka, a w przypadku osób samotnie wychowujących dzieci preferencyjnego opodatkowania swoich dochodów. Podatnik nie może także korzystać z ulg podatkowych (np. ulgi na dzieci, ulgi na internet), z wyjątkiem ulgi dla osób osiągających dochody za granicą. Może natomiast odliczyć od dochodu tylko zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne i od podatku zapłacone składki zdrowotne do wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki.

Opodatkowanie według stawki liniowej nie będzie opłacalne dla tych podatników rozpoczynających działalność, których przewidywane dochody z działalności gospodarczej nie będą przekraczać progu skali podatkowej (85 528 zł). W takim wypadku lepiej zdecydować się na opłacanie podatku na zasadach ogólnych, gdzie niższa stawka wynosi 18 proc.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest uproszczoną formą rozliczenia podatku dochodowego. Mogą ją stosować osoby fizyczne, w tym również osoby fizyczne, które zamierzają prowadzić działalność gospodarczą w ramach spółki cywilnej lub spółki jawnej osób fizycznych. Stawki ryczałtu są zróżnicowane w zależności od rodzaju działalności (3 proc., 5,5 proc., 8,5 proc., 17 proc. i 20 proc. przychodu). W przypadku osób kontynuujących działalność opodatkowanie w tej formie może wybrać podatnik, który w roku poprzedzającym rok podatkowy uzyskał przychody w wysokości nieprzekraczającej 150 tys. euro.

Podatek płaci się od przychodu, bez pomniejszania o koszty jego uzyskania. Taka konstrukcja ryczałtu oznacza, że wybór tej formy opodatkowania opłaca się przede wszystkim podatnikom, którzy ponoszą niskie koszty swojej działalności. Ta forma opodatkowania wymaga prowadzenia nieskomplikowanej ewidencji przychodów, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Podatnik oblicza ryczałt od przychodów i wpłaca co miesiąc lub co kwartał do właściwego urzędu skarbowego, bez obowiązku składania deklaracji. Po zakończeniu roku podatkowego (w terminie do końca stycznia roku następnego) składa zeznanie podatkowe o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu (PIT-28). Uzyskany przychód pomniejsza się m.in. o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, darowizny, wydatki rehabilitacyjne, natomiast podatek o zapłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne, do wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki.

Wybór tej formy opodatkowania uniemożliwia podatnikowi wspólne rozliczenie z małżonkiem, a w przypadku osób samotnie wychowujących dzieci - preferencyjne opodatkowanie swoich dochodów. Podatnik nie może także skorzystać z odliczenia ulgi na dzieci.

Karta podatkowa

Karta podatkowa to najprostszy sposób płacenia podatków. Mogą z niego korzystać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą samodzielnie bądź w ramach spółki cywilnej osób fizycznych. Ta forma rozliczeń z fiskusem przeznaczona jest dla podatników prowadzących ściśle określone rodzaje działalności gospodarczej usługowej, wytwórczo-usługowej i handlowej wyłącznie na terytorium Polski.

Wybór karty podatkowej wymaga złożenia specjalnego zgłoszenia na druku PIT-16. Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą wniosek o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej składa właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego przed rozpoczęciem działalności lub może dołączyć go do wniosku o wpis do CEIDG (dołącza wniosek PIT-16 do formularza CEIDG-1, zaznaczając jednocześnie odpowiednią pozycję we wniosku). W przypadku prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej wniosek o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej składa jeden ze wspólników.

Przepisy dotyczące karty podatkowej m.in. szczegółowo określają:

● zakres i rozmiary poszczególnych rodzajów działalności,

● warunki, w jakich dana działalność powinna być prowadzona, by możliwe było opodatkowanie w tej formie,

● wysokość stawek karty podatkowej dla poszczególnych rodzajów działalności (tabela miesięcznych stawek podatku dochodowego w formie karty podatkowej stanowi załącznik nr 3 do ustawy o podatku zryczałtowanym).

Stawka podatku ustalana jest dla poszczególnych rodzajów działalności i zależy od liczby mieszkańców miejscowości, w której podatnik prowadzi działalność, oraz liczby zatrudnionych pracowników. Wysokość obciążeń fiskalnych ponoszonych w formie karty podatkowej na dany rok ustalana jest decyzją naczelnika urzędu skarbowego.

Przy tej metodzie opodatkowania wielkość podatku nie zależy od wielkości uzyskanego przez podatnika faktycznego przychodu (dochodu) z działalności. Podatnik dla celów podatku dochodowego nie prowadzi ewidencji księgowej.

Ustaloną przez naczelnika urzędu skarbowego kwotę podatku pomniejszoną o zapłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki podatnik wpłaca na rachunek lub w kasie urzędu do 7. dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień - w terminie do 28 grudnia roku podatkowego.

Podatnik opłacający kartę podatkową nie ma prawa do żadnych ulg podatkowych. Wybranie tej formy opodatkowania pozbawia podatnika możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem, a w przypadku osób samotnie wychowujących dzieci - preferencyjnego opodatkowania swoich dochodów, jeżeli uzyskają oni inne dochody opodatkowane według skali podatkowej.

Opłacający kartę podatkową nie składa zeznania podatkowego, a zapłaconą i odliczoną kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne wykazuje w rocznej deklaracji (PIT-16A). Deklarację tę składa w urzędzie skarbowym do 31 stycznia roku następnego.

Samozatrudniony na liniowym i ryczałcie

Jeszcze do niedawna funkcjonowały surowe regulacje znacznie ograniczające możliwość wyboru szczególnych form opodatkowania przez podatników, którzy rezygnowali z etatu i rejestrowali działalność gospodarczą, przy czym w dalszym ciągu zamierzali świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy (tzw. samozatrudnienie). Przepisy zmieniły się w 2010 r., ale nie są już tak rygorystyczne tylko w przypadku wyboru liniowej stawki PIT.

Dzięki wprowadzonym zmianom nowy przedsiębiorca nie może korzystać z tego sposobu płacenia podatku tylko wówczas, gdy wykonuje usługi na rzecz pracodawcy, u którego był lub jest zatrudniony w bieżącym roku podatkowym, odpowiadające czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy. Ograniczenie nie odnosi się już do roku poprzedniego (art. 9a ust. 3 ustawy o PIT). W konsekwencji osoby zatrudnione na umowę o pracę np. w 2011 roku, które w 2012 roku chciałyby przejść na samozatrudnienie i świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy, mogą stosować liniowy PIT. Niestety, nie mają jednak prawa wybrać ryczałtu ewidencjonowanego.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku zryczałtowanym tego sposobu opodatkowania nie stosuje się do podatników rozpoczynających działalność samodzielnie lub w formie spółki, jeżeli podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników przed rozpoczęciem działalności w roku podatkowym lub w roku poprzedzającym rok podatkowy wykonywał w ramach stosunku pracy czynności wchodzące w zakres działalności podatnika lub spółki. Oznacza to, że pracownik, który chce na rzecz byłego pracodawcy świadczyć w ramach działalności gospodarczej usługi pokrywające

się z zakresem obowiązków pracowniczych, zawsze musi odczekać pełny rok podatkowy, aby móc korzystać z ryczałtu. Przykładowo osoba będąca pracownikiem w 2011 roku, przechodząc na samozatrudnienie, może być opodatkowana ryczałtem dopiero od 2013 roku.

Rejestracja VAT

Na formularzu CEIDG-1 nowy przedsiębiorca nie podaje informacji dotyczącej ewentualnej jego rejestracji dla celów rozliczeń VAT. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) zasadą jest, że gdy przedsiębiorca staje się podatnikiem tego podatku, to najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT w urzędzie skarbowym musi złożyć druk zgłoszeniowy VAT-R. Opłata za rejestrację dla celów VAT wynosi 170 zł. Obowiązek jej uiszczenia powstaje z chwilą złożenia zgłoszenia. Dokonujący zgłoszenia zobowiązany jest dołączyć dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej, nie później niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty. W formularzu VAT-R wskazuje się naczelnika, do którego kierowane jest zgłoszenie. Jest to naczelnik właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli czynności opodatkowane VAT wykonywane są na terenie objętym zakresem działalności dwóch lub więcej urzędów skarbowych, to formularz VAT-R należy złożyć do urzędu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. Opłaty należy natomiast dokonać na konto urzędu gminy lub miasta, na terenie którego mieści się siedziba naczelnika urzędu skarbowego. Urząd skarbowy potwierdza zgłoszenie, wydając w tej sprawie decyzję administracyjną (VAT-5). Zgłoszenie rejestracyjne na potrzeby rozliczeń VAT można jednak złożyć, rejestrując działalność. Dotyczy to także składania wniosku CEDIG-1 w formie elektronicznej.

Od 1 stycznia 2012 r. przedsiębiorca rejestrujący działalność może dołączyć do wniosku o wpis do CEIDG zgłoszenie formularz VAT-R. W związku z wydanym przez ministra finansów rozporządzeniem w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. z 2010 r. nr 259 poz. 1769 z późn. zm.), formularz VAT-R mogą dołączyć przedsiębiorcy samodzielnie składający wniosek w CEIDG i dysponujący podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. W takim wypadku do składanego drogą elektroniczną zgłoszenia można dołączyć dowód uiszczenia opłaty w wysokości 170 zł, sporządzony w postaci pliku z rozszerzeniem .pdf. Działanie takie nie pociąga za sobą obowiązku dostarczenia w późniejszym terminie papierowej wersji dowodu zapłaty.

Zwolnienie dla początkujących

Pokreślić należy, że możliwość złożenia deklaracji VAT-R wraz z wnioskiem CEIDG-1 jest uprawnieniem fakultatywnym, z którego przedsiębiorca może, ale nie musi skorzystać. Trzeba bowiem wiedzieć, że obowiązek takiej rejestracji dla większości osób startujących w biznesie nie występuje od samego początku, a często w ogóle nie trzeba składać zgłoszenia rejestracyjnego w VAT. Wynika to z konstrukcji zwolnienia podmiotowego (art. 113 ustawy o VAT). Pozwala ono drobnym przedsiębiorcom (u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 tys. zł), a także początkującym firmom uwolnić się od obciążeń związanych z rozliczeniem VAT. Trzeba jednak pamiętać, że podatnik zwolniony podmiotowo z VAT nie wystawia faktur ani nie ma prawa do obniżania kwot podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na zakupach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Nowe firmy mogą ze zwolnienia podmiotowego korzystać, jeżeli przewidywana przez nie wartość sprzedaży nie przekroczy równowartości 150 tys. zł w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym. Do wartości sprzedaży nie wlicza się: kwoty VAT, odpłatnej dostawy towarów oraz odpłatnego świadczenia usług zwolnionych z tego podatku oraz towarów zaliczanych do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji. Początkujący przedsiębiorca wybierający zwolnienia z VAT może, ale nie musi, zarejestrować się w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT zwolniony (otrzyma wtedy urzędowe potwierdzenie swojego statusu, co może być przydatne w relacjach z kontrahentami, dla których jest istotne, czy druga strona transakcji to podatnik czynny, czy zwolniony z VAT).

Korzystając ze zwolnienia z VAT, podatnik musi prowadzić dzienną ewidencję sprzedaży rejestrowanej za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Powinien on także, na żądanie kupującego lub usługobiorcy - zgłoszone przed upływem 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Zwolnienie podmiotowe przysługuje do momentu przekroczenia obowiązującego podatnika limitu kwotowego. Jeśli to nastąpi, a przedsiębiorca nie rejestrował się w urzędzie jako podatnik VAT zwolniony - powinien dokonać zgłoszenia rejestracyjnego, składając druk VAT-R.

Zwolnienie podmiotowe nie obejmuje jednak szczególnych rodzajów działalności wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. I tak, ze zwolnienia nie korzystają osoby wykonujące działalność w zakresie:

● dostawy wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,

● dostawy towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0) i wyrobów tytoniowych w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,

● dostawy nowych środków transportu,

● dostawy terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę,

● świadczenia usług prawniczych,

● świadczenia usług w zakresie doradztwa,

● świadczenia usług jubilerskich.

Szczegółową listę towarów i usług wyłączonych ze zwolnienia podmiotowego określa załącznik do rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).

Z kolei podatnicy dokonujący lub zamierzający dokonywać transakcji z podmiotami z państw będących członkami Unii Europejskiej rejestrują się dodatkowo dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. Rejestracji tej dokonują w części C.3. zgłoszenia VAT-R. Podatnicy, którzy otrzymają potwierdzenie o zarejestrowaniu ich jako podatników VAT-UE, są obowiązani w transakcjach wewnątrzwspólnotowych posługiwać się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) poprzedzonym kodem PL.

Instalacja kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą co do zasady zobowiązani są do rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i podatku przy użyciu kas rejestrujących, jeżeli ich obrót w transakcjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej i rolnikami ryczałtowymi przekroczy określony w przepisach pułap. I tak, w przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w roku podatkowym zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania przysługuje do dnia przekroczenia kwoty obrotów w wysokości 20 tys. zł. Systemem zwolnień objęci są również podatnicy prowadzący już działalność - w ramach limitu obrotów w wysokości 40 tys. zł, a także realizujący niewielką liczbę transakcji, do 50 w skali roku, czy też świadczący usługi, za które zapłata w całości wpływa odpowiednio na rachunek bankowy podatnika. Dodatkowo rozporządzenie ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930) zawiera szczegółowy wykaz rodzajów sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej.

W niektórych przypadkach przepisy nakładają na podatników obowiązek rejestrowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej bez względu na wysokość osiąganych obrotów. W konsekwencji przedsiębiorca kasę fiskalną musi posiadać już na starcie własnej firmy. Dotyczy to przykładowo podatników rozpoczynających działalność w zakresie świadczenia usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, przewozu osób i ładunków taksówkami, sprzedaży części do silników, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (z wyłączeniem m.in. lamp

elektronowych), sprzedaży sprzętu fotograficznego (z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego) czy sprzedaży wyrobów z metali szlachetnych.

Istotne jest, że w celu tworzenia odpowiednich warunków dla rozpoczynających działalność gospodarczą nadal obowiązuje przepis ustawowy zapewniający refundację kosztów nabycia każdej z kas przez podatników w wysokości 90 proc. ceny zakupu netto, nie więcej jednak niż 700 zł przy zakupie kas na tzw. pierwsze wyposażenie. Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, mogą w składanych deklaracjach odliczyć od tego podatku wyżej wymienioną kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.

Zwrot wydatków na zakup kas rejestrujących przysługuje również podatnikom korzystającym ze zwolnienia z VAT.

Uproszczenia dla początkujących

System podatkowy, podobnie jak inne dziedziny prawa, ma wiele instytucji zachęcających do rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej. Można z nich korzystać w pierwszym okresie prowadzenia firmy (w pierwszym, ewentualnie drugim roku prowadzenia działalności). Rozwiązania takie można znaleźć zarówno w ustawach regulujących podatki dochodowe, jak i VAT. Podatnicy (z wyłączeniem opodatkowania osób fizycznych w formie karty podatkowej) w podatku dochodowym mogą korzystać m.in. z możliwości opłacania zaliczek kwartalnych w wysokości różnicy między podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku podatkowego a sumą zaliczek należnych za poprzednie kwartały. Kwartalny sposób wpłacania zaliczek na podatek dochodowy jest odstępstwem od ogólnej zasady obowiązku wpłaty zaliczek miesięcznych i jest on możliwy także w przypadku opodatkowania firmy podatkiem liniowym. Z kwartalnego sposobu wpłacania zaliczek mogą również korzystać podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych.

Kolejnym ułatwieniem skierowanym m.in. do podatników rozpoczynających działalność gospodarczą opłacających podatek na zasadach określonych w ustawie o PIT lub w ustawie o CIT jest możliwość skorzystania z tzw. metody jednorazowej amortyzacji. Polega ona na zaliczeniu do kosztów podatkowych dokonywanych jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych z grup 3 - 8 klasyfikacji środków trwałych, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 tys. euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą mogą korzystać z jednorazowej przyspieszonej amortyzacji tylko w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności. Jednorazowa amortyzacja obejmuje zarówno nabyte, jak i wytworzone, nowe, jak i używane oraz ulepszone środki trwałe. Podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych nie wcześniej niż w miesiącu, w którym środki trwałe zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub rozliczyć w równych ratach co miesiąc, co kwartał albo jednorazowo na koniec roku. Od następnego roku podatkowego podatnicy dokonują odpisów amortyzacyjnych. Suma odpisów amortyzacyjnych, w tym dokonanych w pierwszym roku podatkowym oraz niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, nie może przekroczyć wartości początkowej tych środków trwałych.

Przepisy o jednorazowej amortyzacji nie mają zastosowania do podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej, który w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, prowadził działalność gospodarczą samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej lub działalność taką prowadził małżonek tej osoby, jeżeli między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.

Dodatkowo ustawa o PIT w art. 21 ust. 1 pkt 121 przewiduje podatkowy instrument adresowany do osób bezrobotnych uruchamiających własną działalność gospodarczą. Polega on na zwolnieniu z opodatkowania jednorazowych środków przyznanych bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.).

Kredyt podatkowy mało popularny

Inną preferencją w podatku dochodowym jest tzw. kredyt podatkowy, czyli zwolnienie nowej firmy w pierwszym albo drugim roku podatkowym po rozpoczęciu działalności gospodarczej z obowiązku opłacania zaliczek na podatek (lub ryczałtu ewidencjonowanego). Zwolnienie przysługuje w roku podatkowym następującym bezpośrednio po roku, w którym podatnik rozpoczął prowadzenie działalności, jeżeli w roku jej rozpoczęcia działalność ta była prowadzona co najmniej przez pełnych 10 miesięcy. W przeciwnym wypadku ze zwolnienia można korzystać w roku następującym dwa lata po roku, w którym rozpoczęto działalność.

Kwota niezapłaconych zaliczek nie staje się zaległością podatkową. Podatek należny fiskusowi od dochodu osiągniętego w roku korzystania z kredytu podatkowego przedsiębiorca spłaca przez pięć kolejnych lat kalendarzowych. Z tytułu rozłożenia podatku na raty podatnikowi nie są naliczane odsetki za zwłokę ani opłata prolongacyjna. Pisemne oświadczenie o wyborze zwolnienia podatkowego należy złożyć do 20. dnia pierwszego miesiąca roku podatkowego objętego zwolnieniem. Warto jednak dobrze rozważyć skorzystanie z tego rozwiązania.

Przepisy dotyczące kredytu podatkowego zaczęły obowiązywać 26 października 2002 r. Celem ich wprowadzenia było wykorzystanie instrumentów podatkowych do stymulacji wzrostu gospodarczego oraz do aktywizacji zawodowej ludności. Regulacja ta miała być jednym z elementów działań państwa w zakresie pobudzania przedsiębiorczości i ograniczenia bezrobocia. Niestety, praktyka pokazała, że jest to rozwiązanie mało popularne. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest konieczność spełnienia wielu wymogów.

Ponieważ kredyt miał zachęcać przedsiębiorców do zakładania nowych firm, a przez to tworzenia nowych miejsc pracy, istotny warunek dotyczy zapewnienia stałości zatrudnienia przez przedsiębiorcę korzystającego z kredytu podatkowego. Przepisy dotyczące tego rozwiązania miały być bowiem korzystne dla przedsiębiorców, ale również miały być pewną gwarancją dla osób zatrudnionych w tych firmach. Dlatego jednym z warunków uprawniających do skorzystania z kredytu podatkowego jest utrzymanie zatrudnienia na względnie stałym poziomie (w którymkolwiek z miesięcy w roku lub za rok korzystania ze zwolnienia albo w pięciu następnych latach podatkowych zmniejszenie zatrudnienia nie może przekroczyć 10 proc. w stosunku do najwyższego przeciętnego miesięcznego zatrudnienia w roku poprzedzającym rok podatkowy). Warunek ten może być jednak trudny do spełnienia w początkowej fazie prowadzenia firmy. Podobnie jak wymóg osiągnięcia średniomiesięcznego przychodu o wartości stanowiącej równowartość w złotych kwoty co najmniej 1 tys. euro (pierwszy rok działalności często kończy się stratą) oraz kontynuowania działalności.

Niedotrzymanie tych, a także wielu innych ustawowych warunków, w okresie pięciu lat po roku, za który podatnicy skorzystali ze zwolnienia, skutkuje utratą prawa do ulgi. W takiej sytuacji podatnicy zobowiązani są do zapłaty odroczonych zobowiązań podatkowych wraz z odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych.

Ułatwienia w podatku od towarów i usług

Nowy przedsiębiorca, który nie chce korzystać z przysługującego mu ustawowo zwolnienia podmiotowego i decyduje się być czynnym podatnikiem VAT, może skorzystać z ułatwień w rozliczeniu VAT związanych ze statutem małego podatnika, m.in. rozliczenia kwartalnego. Zasadą jest, że deklaracje VAT (formularze VAT-7) składa się we właściwym urzędzie skarbowym za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składana jest deklaracja. W tym terminie należy również dokonać wpłaty podatku na rachunek urzędu skarbowego. Mali podatnicy mogą jednak wywiązywać się z tego obowiązku raz na trzy miesiące. Małymi podatnikami są podatnicy, których roczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro. Limit ten w 2012 roku wynosi 5 324 000 zł.

Zgodnie z art. 99 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy, którzy chcą rozliczać się kwartalnie, rozpoczynający w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu, mają obowiązek złożenia zawiadomienia na druku VAT-R do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli wykonywanie tych czynności. Podatnik będzie zobowiązany bez wezwania, do złożenia deklaracji VAT-7K i wpłacenia naliczonego podatku na rachunek urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 103 ust. 2 ustawy o VAT).

Podatnik rozpoczynający działalność powinien również rozważyć możliwość rozliczania się metodą kasową, która chroni podatnika przed obowiązkiem zapłaty podatku, w przypadku gdy nie otrzymał on płatności od kontrahenta (jednak nie później niż w ciągu 90 dni od transakcji), co jest często przyczyną utraty płynności finansowej przez początkujących przedsiębiorców. W wyniku stosowania metody kasowej obowiązek podatkowy z tytułu wykonanych czynności powstaje u podatnika VAT nie z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, lecz z dniem uregulowania całości lub części należności za sprzedane towary bądź świadczone usługi. Trzeba pamiętać, że stosowanie metody kasowej jest zawsze równoznaczne z rozliczaniem kwartalnym VAT.

Jakie są wyłączenia w pełnomocnictwie w CEIDG

Od 1 stycznia 2012 r. na formularzu CEIDG-1 można wypełniać pozycję dotyczącą udzielenia pełnomocnictwa do prowadzania spraw przedsiębiorcy. Ustanowienie pełnomocnika i podanie jego danych do CEIDG oznacza, że w postępowaniach administracyjnych prowadzonych przed organami administracji publicznej pełnomocnik będzie mógł reprezentować przedsiębiorcę bez konieczności posługiwania się odrębnymi dokumentami, ani dołączania ich do akt sprawy. Takie pełnomocnictwo nie obejmuje jednak spraw podatkowych i skarbowych.

Przykład 1

Wysokie przychody i koszty

Podatnik rozpoczął świadczenie usług gastronomicznych. Posiada kilka punktów restauracyjnych i zatrudnia kilkunastu pracowników. Jego miesięczne przychody wynoszą 20 000 zł, natomiast koszty 12 000 zł. Ze względu na wysokie przychody, ale też znaczne koszty prowadzenia działalności przedsiębiorca zdecydował się na opłacanie podatku według jednolitej 19-proc. stawki. Tym samym jego miesięczna zaliczka na PIT wynosi 1520 zł [(20 000 zł - 12 000 zł) x 19 proc.], natomiast podatek rocznie 18 240 zł [(240 000 zł - 144 000 zł) x 19 proc.]*.

*przykład nie uwzględnia odliczeń z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i składki zdrowotnej.

Przykład 2

Zmiana decyzji i złożenie oświadczenia

Podatnik nie wypełnił we wniosku CEIDG-1 rubryki dotyczącej formy opodatkowania. Po ponownej analizie przedmiotu i rozmiaru swojej działalności stwierdził jednak, że korzystniejszy niż skala podatkowa będzie dla niego ryczałt ewidencjonowany. Podatnik może jeszcze zmienić formę rozliczeń z fiskusem. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy o PIT (art. 9a ust. 2) oraz ustawy o podatku zryczałtowanym (art. 9 ust. 2) podatnicy rozpoczynający prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej mogą złożyć oświadczenie o wyborze 19-proc. stawki liniowej PIT lub ryczałtu ewidencjonowanego na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Jeżeli jednak podatnik z uprawnienia tego nie skorzystał i nie wskazał formy opodatkowania na druku CEIDG-1, może to jeszcze zrobić, składając tradycyjne, pisemne oświadczenie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Warunkiem jest jednak to, że jego złożenie nie może nastąpić później niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu. Jeśli zatem podatnik jeszcze nie uzyskał przychodu z działalności, może złożyć oświadczenie o wyborze ryczałtu, a urząd skarbowy powinien takie oświadczenie przyjąć.

Właściwy urząd skarbowy

Rozliczeń podatkowych przedsiębiorca dokonuje we właściwym urzędzie skarbowym. Nie zawsze jest on taki sam dla PIT, CIT i VAT. Zasadą jest, że PIT należy rozliczać w urzędzie skarbowym według miejsca zamieszkania podatnika. W przydatku podmiotów gospodarczych opodatkowanych CIT urzędem skarbowym, w którym należy rozliczać ten podatek, jest urząd właściwy ze względu na siedzibę spółki. Natomiast podstawowym kryterium ustalania właściwości miejscowej urzędu skarbowego w VAT jest miejsce wykonywania czynności, które podlegają opodatkowaniu tym podatkiem, a więc miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

Numery rachunku bankowego

We wniosku CEIDG-1 należy także podać wszystkie rachunki bankowe (można wskazać rachunek w SKOK) związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (kontynuacja w części CEIDG-RB). W przypadku posiadania kilku takich rachunków w polu 28.1 części CEIDG-1 należy podać rachunek do zwrotu podatku i wskazać takie jego przeznaczenie. Podanie informacji o osobistym rachunku bankowym nie jest obowiązkowe. Przy czym na wskazany rachunek będą dokonywane ewentualne zwroty nadpłaty podatku dochodowego.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).