Nowy rok, nowe wyzwania, czyli jak się nie pogubić w planowaniu

Początek roku to czas postanowień i planów, które zamierzamy zrealizować w najbliższych dwunastu miesiącach. Czego tam nie ma! Rzucenie palenia, utrata zbędnych kilogramów, przebiegnięcie maratonu, perfekcyjne opanowanie języka angielskiego, dostanie się na aplikację adwokacją, wreszcie awans, zmiana pracy. Wielu moich znajomych prawników również ulega tej noworocznej gorączce. Problem w tym, że lwią część postanowień odkładamy ad acta już w okolicach Święta Trzech Króli, zapominając, że właściwe planowanie jest kluczem do sukcesu.

Dajmy sobie spokój z serią zobowiązań noworocznych, z których mimo najszczerszych chęci niewiele wynika. Natomiast samo zarządzanie czasem potraktujmy jako stały element naszej codziennej praktyki. Szczególnie prawnicy przy tak dużej konkurencji, coraz trudniejszym rynku powinni koncentrować się na planowaniu, w każdej jego formie - od krótko do średnio i długoterminowego. To moim zdaniem jedna z form budowania przewagi konkurencyjnej. Wiedząc, do czego dążymy, określimy nasze priorytety, harmonogram, jak również listę wyrzeczeń niezbędnych w dojściu do celu, na przykład wyjazd do innego miasta czy kraju. Tak jak ja zamieniłem Warszawę na Wrocław i międzynarodową firmę konsultingową z wielkiej czwórki na bank z francuskim właścicielem. Mimo że wcześniej nigdy nie byłem we Wrocławiu, zaakceptowałem propozycję banku z dnia na dzień, bo idealnie wpisywała się w moją decyzję odejścia z doradztwa prawnego na rzecz firm z sektora sprzedażowego.

Wedle różnych badań zaledwie kilka procent respondentów planuje swoją aktywność na przestrzeni roku. Zdecydowana większość nie patrzy dalej niż kilka tygodni naprzód, woląc, by siła codziennych wydarzeń, przypadek, łut szczęścia decydowały o ich przyszłości. To bardzo dobra wiadomość! Wystarczy, że przygotujemy plan długoterminowy i zyskamy przewagę nad innymi. Pod jednym wszakże warunkiem, że będziemy go wprowadzać w życie, a nie ograniczymy się li tylko do teorii i rzeczywistości papierowej. Moja koleżanka adwokat dużo czasu inwestuje w swój rozwój (między innymi uczestniczy w licznych szkoleniach specjalistycznych), ale jednocześnie nie wykorzystuje tej wiedzy w praktyce, będąc od lat w tej samej kancelarii na tym samym stanowisku.

Zacznijmy od zaplanowania tygodnia. W pierwszej kolejności w poniedziałek rano, nim jeszcze włączymy komputer, odsłuchamy wiadomości od niecierpliwych klientów, wynotowujmy sprawy do załatwienia wedle ich ważności i pilności. W ten sposób, nim zacznie się codzienna bieganina, e-maile i telefony (nazywam to "biurową bieżączką"), mamy harmonogram na najbliższe dni. Oczywiście bądźmy przygotowani, że niejedno spotkanie wyleci z kalendarza, w jego miejsce pojawi się kilka innych, dostaniemy dodatkowe zlecenia od klientów, tym samym nasz plan będzie się przeobrażał. Ważne jednak, by mimo zmian konsekwentnie go realizować. Ja na końcu każdego dnia albo na początku następnego aktualizuję go o nowe sprawy.

Pamiętam, jak w czasach mojej pracy w kancelarii prawniczej w piątek wieczorem szykowałem się do wyjścia na uzgodniony wcześniej weekend z dziewczyną, kiedy zadzwonił klient z superpilnym zleceniem na poniedziałek. W efekcie czego dużą część soboty i niedzieli spędziłem w biurze, ale też udało mi się wygospodarować kilka godzin na prywatne przyjemności. Wtedy się nauczyłem, że im jesteśmy bardziej zajęci, tym zarządzanie czasem jest bardziej przydatne, by nie powiedzieć niezbędne. Zwłaszcza w nieprzewidzianych sytuacjach, kiedy jest ogrom pracy, czy podczas urlopów, gdy połowa kancelarii jedzie na wakacje, i poza swoimi obowiązkami dochodzi nam prowadzenie spraw innych. Weźmy partnerów w kancelariach i członków zarządu w korporacjach, ich kalendarz jest zapełniony od wczesnego ranka do późnego wieczora i często rozpisany na kilka miesięcy naprzód. Oczywiście w ich wypadku pilnuje tego asystentka lub asystent, ale sami, przy odrobinie zmysłu organizacyjnego, powinniśmy sobie poradzić.

Opracowując plan długoterminowy, zastanówmy się, czego chcemy od życia, naszej pracy, czy jesteśmy zdecydowani na rewolucyjne posunięcia czy raczej na strategię małych kroczków - i na tej bazie zdefiniujmy cele do osiągnięcia. Cele powinny być z jednej strony realistyczne, z drugiej na tyle ambitne, by stanowiły dla nas wyzwanie na najbliższe miesiące. To najważniejsza część, determinująca pozostałe elementy harmonogramu, jak terminarz oraz milestonesy (z angielska kamienie milowe), czyli etapy pośrednie podsumowujące dotychczasowe działania, dzięki czemu wiemy, czy posuwamy się do przodu, czy mimo starań stoimy w miejscu.

Planowanie pozwala umiejętnie oddzielić życie zawodowe od prywatnego (work-life balance). Tym samym unikniemy tak niebezpiecznego dla prawników pracoholizmu. Skoro o work-life balance mowa, dla sukcesu zawodowego bardzo ważna jest również umiejętność zorganizowania urlopów, wakacji, weekendów.

W pierwszych latach kapitalizmu, po 1989 r., jak w "Ziemi obiecanej" byliśmy zafiksowani na sukcesie, pieniądzu, karierach. Baliśmy się, że kiedy nie będzie nas dłużej w biurze, ktoś inny wskoczy na nasze miejsce. Dopiero potem, w drugim rzucie, myśleliśmy o wypoczynku. Mój znajomy, prezes jednej z korporacji, zatrudniając menedżerów, pyta, co zamierzają robić za kilka lat. Kiedyś odpowiadali jak jeden mąż, że chcą zająć jego miejsce, piąć się w górę, iść na sam szczyt. Teraz odpowiedź jest inna. Kariera wciąż jest ważna, ale równocześnie liczy się życie rodzinne, realizowanie własnych ambicji, hobby. Na ten trend nakłada się zmiana podejścia samych korporacji, pilnujących, by pracownicy aktywnie wykorzystywali czas wolny.

Urlopy w dużych firmach są rozpisane już w pierwszych tygodniach stycznia, w specjalnej przeznaczonej do tego aplikacji. W ten sposób w działach, wydziałach, departamentach, pionach, wreszcie w całej firmie widać, kiedy kogo nie będzie w biurze. To ważne pod kątem zachowania ciągłości procesów. Choć oczywiście nie możemy z góry wykluczyć sytuacji, gdzie w nagłym trybie będziemy musieli odwołać urlop.

Znajomy, teraz partner w firmie konsultingowej, zaplanował kilka lat temu odpoczynek na Wyspach Kanaryjskich z żoną i małym synkiem, zapłacił za wycieczkę. Wyczekiwał jej jak kania dżdżu, zwłaszcza że przez natłok roboty prawie w ogóle nie bywał w domu. Na tydzień przed wakacjami jego szef, wysoko postawiona figura, stwierdził, że kolega nie może pojechać, bo musi skończyć projekt. Ten próbował tłumaczyć, że wyjazd już zapłacony, ale szef był nieugięty. Znajomy również. Zrobił coś, czego z zasady się nie robi, mianowicie skontaktował się bezpośrednio z szefem swojego szefa, czyli jeszcze wyżej postawioną figurą. Ten na szczęście zgodził się na urlop.

Bez właściwego planowania nasza kariera na pewno nie rozwinie się tak, jak byśmy tego oczekiwali. Możemy być bardzo zapracowani, nie mieć na nic czasu i jednocześnie być kompletnie bezproduktywni. Oczywiście zostawmy miejsce na entuzjastyczne reakcje, dajmy dojść do głosu tak ważnej intuicji, ale kluczowe kierunki kształtujące naszą przyszłość powinny być rozpisane na role jak w najlepszym hollywoodzkim scenariuszu.

Pamiętam, jak raz na imprezie noworocznej jeden z partnerów firmy podczas okolicznościowego przemówienia powiedział, że skoro nie może być lepiej, to przynajmniej będzie inaczej i jakiś czas później zostaliśmy przeniesieni na inne piętro. Przywołuję tę anegdotę, bo dobrze obrazuje nasze życie - zarówno zawodowe, jak i prywatne - na pewno będzie inaczej, oby także lepiej, czego sobie oraz koleżankom i kolegom prawnikom z początkiem roku życzę.

Pamiętam, jak raz na imprezie noworocznej jeden z partnerów firmy podczas okolicznościowego przemówienia powiedział, że skoro nie może być lepiej, to przynajmniej będzie inaczej i jakiś czas później zostaliśmy przeniesieni na inne piętro

@RY1@i02/2015/015/i02.2015.015.07000080c.803.jpg@RY2@

fot. wojtek góorski

Maciej Balcerzak radca prawny, prawnik in-house, autor bestselleru "Planeta Korporacja - Jak przetrwać, zrobić karierę, zostać prezesem" (The Facto, 2013)

Maciej Balcerzak

radca prawny, prawnik in-house, autor bestselleru "Planeta Korporacja - Jak przetrwać, zrobić karierę, zostać prezesem" (The Facto, 2013)