Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (cz. 5)

1. Płatnicy składek, z zastrzeżeniem ust. 5a-5d, są zobowiązani do złożenia druku - zgłoszenie płatnika składek w Zakładzie w terminie 7 dni od:

1) daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby;

2) daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia, albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

2. Osoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 10, oraz osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 5, wyłącznie zobowiązane do opłacania składek na własne ubezpieczenia, dokonują zgłoszenia płatnika składek łącznie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych.

3. Płatnik składek jest obowiązany złożyć druk - zgłoszenie płatnika składek, o którym mowa w ust. 1, według ustalonego wzoru we wskazanej przez Zakład jednostce organizacyjnej Zakładu.

3a. (uchylony)

4. Zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej zawiera w szczególności następujące dane: numery NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, rodzaj i numer uprawnienia, na podstawie którego prowadzona jest pozarolnicza działalność, nazwę organu wydającego uprawnienie oraz datę jego wydania, nazwę skróconą firmy, pod którą prowadzona jest pozarolnicza działalność, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres siedziby, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.

5. Zgłoszenie płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej zawiera w szczególności następujące dane: numery NIP i REGON, nazwę skróconą płatnika, nazwę zgodną z aktem prawnym konstytuującym płatnika, nazwę organu założycielskiego płatnika, występowanie obowiązku wpisu do rejestru lub ewidencji, nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego, datę i numer wpisu do rejestru lub ewidencji, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby i adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.

5a. Zgłoszenie płatnika składek będącego przedsiębiorcą następuje na podstawie odrębnych przepisów.

5b. Zgłoszenie płatnika składek wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:

1) objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych;

2) uzupełniające: nazwę skróconą płatnika, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności, w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich numer NIP.

5c. Płatnicy składek wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia wyłącznie w zakresie danych uzupełniających określonych w ust. 5b pkt 2 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie określonym w ust. 1.

5d. Utworzenie konta płatnika składek następuje po automatycznym zamieszczeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w Centralnym Rejestrze Płatników Składek danych przekazanych z Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników.

6. (uchylony).

7. (uchylony).

8. (uchylony).

●Przepis ten reguluje jeden z podstawowych obowiązków płatnika składek polegający na dokonaniu zgłoszenia w ZUS poprzez złożenie w terenowej jednostce organizacyjnej zakładu formularza - zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZPA dla płatnika składek - osoby prawnej, np. spółki z o.o. lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej lub ZUS ZFA dla płatnika składek - osoby fizycznej, np. wspólnika spółki jawnej czy partnerskiej) w ustawowym terminie 7 dni od:

- daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,

- daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych zobowiązanych do płacenia składek wyłącznie na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

Obowiązek ten dotyczy zarówno podmiotów krajowych, jak i zagranicznych.

PRZYKŁAD 1

Firma zagraniczna może być płatnikiem

Niemiecka firma transportowa zatrudniła od 1 stycznia 2017 r. obywatela polskiego, który prowadzi w Polsce własną działalność gospodarczą. Firma od dnia zatrudnienia polskiego pracownika została płatnikiem składek do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych i jest zobowiązana przekazać do ZUS zgłoszenie płatnika składek w ciągu 7 dni, licząc od tej daty.

●Zgłoszenia do ZUS płatnik składek dokonuje w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru. Nie oznacza to, że płatnik składek nie ma możliwości dokonywania zgłoszenia poprzez wydrukowanie odpowiednich danych z systemu informatycznego, podpisanie takiego wydruku i złożenie go w ZUS, byleby był to wydruk według ustalonego wzoru.

●Zgodnie z ust. 3 komentowanego przepisu płatnik składek jest zobowiązany złożyć zgłoszenie płatnika składek we wskazanej przez ZUS jednostce organizacyjnej. Nie należy jednak tego przepisu traktować dosłownie, bo oznaczałoby to obowiązek płatnika składek do uprzedniego ustalenia w ZUS, która jednostka organizacyjna jest dla niego właściwą i złożenie dokumentu właśnie w tej jednostce. I choć ze względów praktycznych najczęściej będzie to pewnie jednostka położona na terenie siedziby płatnika składek lub jego miejsca zamieszkania, to równie dobrze dla skuteczności zgłoszenia może to być każda dowolna jednostka ZUS, do której płatnik ma akurat najbliżej, a która przekaże następnie zgłoszenie do właściwego oddziału ZUS.

●Definicję płatnika składek zawiera art. 4 pkt 2 ustawy, który został omówiony szerzej w pierwszej części komentarza. Na wszystkich wskazanych w tym przepisie podmiotach, będących zgodnie z definicją płatnikami składek, ciąży więc obowiązek zgłoszenia się do ZUS. Komentowany przepis wprowadza jednocześnie odmienną regulację wobec osób, które są zarazem płatnikami składek i ubezpieczonymi, choć nie dotyczy to osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących. Osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ponieważ nie spełniają warunków do objęcia tymi ubezpieczeniami obowiązkowo, zobowiązane wyłącznie do opłacania składek na własne ubezpieczenia, jak również duchowni, dokonują zgłoszenia płatnika składek jednocześnie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych, a zatem na formularzu ZUS ZUA.

Przepis zawiera wyliczenie przykładowych danych, różnicując je w zależności od tego, czy zgłoszenie dotyczy płatnika składek będącego osobą fizyczną, czy też zgłoszenia płatnika składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Wśród danych, które powinny się znaleźć w zgłoszeniu osoby fizycznej, są m.in.: numery NIP i REGON, dane osobowe, obywatelstwo, rodzaj i numer uprawnienia, na podstawie którego prowadzona jest pozarolnicza działalność, nazwa organu wydającego uprawnienie oraz data jego wydania, nazwa skrócona firmy, pod którą prowadzona jest pozarolnicza działalność, data powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adresy i inne. Podobny katalog przepis zawiera w odniesieniu do osób prawnych. Dane te powinny być zgodne ze stanem faktycznym i aktualne w chwili zgłoszenia do ZUS, a w przypadku ich zmiany na bieżąco korygowane, bo może mieć to wpływ na sytuację prawną i faktyczną płatnika składek.

PRZYKŁAD 2

Nieaktualne dane to kłopot dla zarządu

W związku z zadłużeniem figurującym na koncie spółki i nieskuteczną egzekucją z rachunków spółki, na członków zarządu została przeniesiona odpowiedzialność na podstawie art. 116 par. 1 ordynacji podatkowej (ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa; t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 201).

Jeden z członków zarządu odwołał się do sądu, wskazując, że organ egzekucyjny nie prowadził egzekucji ze wszystkich rachunków spółki. W toku postępowania sądowego okazało się, że spółka nie powiadomiła uprzednio o nowym rachunku bankowym, na którym gromadzone są zyski spółki. Mimo że wszystkie rachunki należące do spółki powinny być ujawnione w toku egzekucji na podstawie danych z centralnej informacji o rachunkach funkcjonującej w ramach systemu Ognivo, którego operatorem jest Krajowa Izba Rozliczeniowa, nie zmienia to faktu, iż stosownie do treści art. 44 ust. 1 w związku z art. 43 ust. 5 ustawy płatnik składek ma obowiązek zawiadomienia ZUS o wszelkich zmianach dotyczących m.in. posiadanych rachunków bankowych. Niedopełnienie tego obowiązku i niepoinformowanie organu o rachunku bankowym, z którego możliwa była choćby częściowa egzekucja zaległości z tytułu składek, może uzasadnić przyjęcie odpowiedzialności członków zarządu.

●Zgłoszenie płatnika składek w ustawowym terminie jest tak istotne choćby z tego względu, że dopiero po otrzymaniu takiego zgłoszenia ZUS może założyć konto płatnika, na którym będą dokonywane rozliczenia należnych składek za wszystkich zgłoszonych ubezpieczonych oraz wypłaconych przez płatnika zasiłków. Z kolei prawidłowość danych podanych w zgłoszeniu przez płatnika składek przekłada się na poprawne rozliczenie składek na rzecz ZUS.

●Odmienne zasady zgłoszeń obowiązują płatników składek będących przedsiębiorcami. Zgodnie z przepisami ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829 ze zm.; dalej: u.s.d.g.) przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą w dniu złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Na mocy art. 28 tej ustawy CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku o wpis do CEIDG m.in. do ZUS. Jednocześnie art. 30 zobowiązuje przedsiębiorcę do złożenia wniosku o zmianę wpisu bądź jego wykreślenie z CEIDG w terminie 7 dni od zmiany danych lub od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Zatem zgłoszenie do ZUS takiego przedsiębiorcy dokonywane jest na formularzu wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG-1).

W przypadku rejestrowania spółki kapitałowej (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z wieloma wspólnikami) w Krajowym Rejestrze Sądowym dane objęte wpisem do KRS przekazywane są automatycznie do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Konto płatnika składek w ZUS zostaje utworzone po automatycznym zamieszczeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w Centralnym Rejestrze Płatników Składek danych z CRP-KEP. Według danych przekazanych z tego rejestru ZUS sporządzi dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek:

- ZUS ZPA - zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

- ZUS ZBA - informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek,

- ZUS ZAA - adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.

Podmioty podlegające wpisowi do KRS zobowiązane są również złożyć we właściwym urzędzie skarbowym druk NIP-8 (dane uzupełniające określone w ust. 5b pkt 2 omawianego przepisu).

1. Zgłoszenie płatnika składek, zmianę danych w zgłoszeniu płatnika składek, zgłoszenie wyrejestrowania płatnika składek, zgłoszenie ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowanie ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, deklaracje rozliczeniowe oraz imienne raporty miesięczne, z zastrzeżeniem art. 43 ust. 5a i 5c, płatnik składek może w terminie określonym dla złożenia tych dokumentów przekazać bezpośrednio do Zakładu lub urzędu skarbowego, w którym jest prowadzone centrum obsługi. Dokumenty te urząd skarbowy nie później niż w następnym dniu roboczym, licząc od dnia wpływu tych dokumentów, przekazuje do Zakładu.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, za datę złożenia dokumentów do Zakładu uważa się dzień złożenia tych dokumentów do urzędu skarbowego.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przekazywane do urzędu skarbowego, w którym jest prowadzone centrum obsługi, są składane zgodnie z art. 47a ust. 2 i 3 w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1.

●Przepis ten wprowadzony został w życie na mocy art. 47 ustawy z 10 lipca 2015 r. o administracji podatkowej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1269 ze zm.). W przeciwieństwie do większości przepisów tej ustawy wchodzących w życie 1 marca 2017 r. komentowany przepis obowiązuje już od 1 września 2015 r. Jego wprowadzenie do ustawy związane jest z treścią art. 18 ust. 1 ustawy o administracji podatkowej, zgodnie z którym obsługa i wsparcie w centrum obsługi polega na:

1) przyjmowaniu podań i deklaracji, wydawaniu zaświadczeń oraz udzielaniu wyjaśnień w zakresie przepisów prawa podatkowego, w tym także podmiotom, które zamierzają podjąć działalność gospodarczą,

2) przyjmowaniu podań, deklaracji i zgłoszeń określonych w odrębnych przepisach,

3) zapewnieniu stanowiska komputerowego z dostępem do portalu podatkowego,

4) informowaniu o danych kontaktowych właściwych organów wraz ze wskazaniem zakresu ich kompetencji.

Zadania polegające na przyjmowaniu podań, deklaracji i zgłoszeń są wykonywane w każdym centrum obsługi, niezależnie od terytorialnego zasięgu działania naczelnika urzędu skarbowego. Regulacja ta umożliwia wykonywanie przez centrum obsługi zadań realizowanych również przez inne organy. Chodzi zwłaszcza o czynności polegające na przyjmowaniu podań i deklaracji należących do zakresu właściwości innych organów władzy publicznej, tj. jednostek samorządu czy właśnie ZUS wraz z wykorzystaniem dostępu do systemów teleinformatycznych tych organów.

●Artykuł 43a daje zatem płatnikowi składek swobodny wybór, czy dokumenty, o których mowa w ust. 1, złożyć bezpośrednio w ZUS lub za pośrednictwem urzędu skarbowego, byleby zostały one złożone w terminie ustawowym oraz w określonej dla nich, zgodnie z ustawą, formie. To płatnik zdecyduje, jak będzie mu wygodniej. W ten właśnie sposób płatnik może dokonać zgłoszenia w ZUS, zmienić dane, wyrejestrować się z ubezpieczeń, zgłosić ubezpieczonych czy złożyć dokumenty rozliczeniowe. Jeśli złoży je w urzędzie skarbowym, w którym prowadzone jest centrum obsługi, organ ten przekaże je do ZUS najpóźniej w następnym dniu roboczym po dacie ich wpływu do urzędu.

Ustawodawca przewiduje jednak wyjątek od uprawnienia określonego w ust. 1. Uprawnienie to nie obejmuje bowiem płatników składek będących przedsiębiorcami oraz tych spośród płatników składek, którzy podlegają wpisowi do KRS i dokonują zgłoszenia wyłącznie w zakresie danych uzupełniających, co zostało szerzej omówione w komentarzu do art. 43.

W przypadku złożenia dokumentów za pośrednictwem urzędu skarbowego, datą złożenia dokumentów do ZUS jest dzień ich złożenia w tym urzędzie.

PRZYKŁAD 3

Ważna data złożenia dokumentów do urzędu

Wobec treści ust. 2 omawianego przepisu, zgodnie z którym w przypadku złożenia dokumentów za pośrednictwem urzędu skarbowego za datę złożenia dokumentów do ZUS uważa się dzień złożenia tych dokumentów do US, zgłoszenie zostało dokonane w ustawowym terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika.

●Niewątpliwie uprawnienie płatnika składek do złożenia w dowolnym urzędzie skarbowym dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych jest sporym ułatwieniem i taki też był cel wspólnych usług administracji rządowej.

1. O zmianach danych wykazanych w zgłoszeniu, o którym mowa w art. 43, płatnik składek zawiadamia wskazaną przez Zakład jednostkę organizacyjną Zakładu, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład. Zawiadomienia należy dokonać w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1.

2. Płatnicy składek wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie zmiany danych uzupełniających określonych w art. 43 ust. 5b pkt 2 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.

3. Zmiana zewidencjonowanych danych na koncie płatnika wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego następuje automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po przekazaniu z Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników danych, o których mowa w art. 43 ust. 5b pkt 1 lub pkt 2.

●Obecne brzmienie tego przepisu jest wynikiem obowiązującej od 1 grudnia 2014 r. nowelizacji, jaka została dokonana ustawą z 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 1161). Zmieniono wówczas zarówno omawiany powyżej art. 43, jak i art. 44.

Każdy płatnik składek zobowiązany do złożenia druku - zgłoszenia płatnika składek w ZUS jest również zobowiązany poinformować ZUS o zmianie wszelkich danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanych danych we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. W tym ostatnim przypadku termin 7 dni liczy się od dnia otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Skoro przepis posługuje się pojęciem nieprawidłowości, należy przez to rozumieć nie tylko zmianę poprzednio zgłoszonych danych, lecz także korektę danych składaną w sytuacji, gdy w poprzednim zawiadomieniu płatnik składek wskazał błędne dane. Zawiadomienia należy dokonać w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania odpowiadającego wymaganiom określonym przez ZUS, zgodnie z ustawą z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114 ze zm.). Co do zasady płatnik powinien zgłosić zmianę lub korektę danych na takich samych formularzach, na których dokonał pierwotnego zgłoszenia (w przypadku płatników będących osobami fizycznymi chodzi o formularz ZUS ZFA, a pozostałych płatników - formularz ZUS ZPA).

Płatnicy składek wpisani do KRS dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od zaistnienia zmian wyłącznie w zakresie zmiany danych uzupełniających, tj.:

- nazwy skróconej płatnika,

- daty powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,

- wykazu rachunków bankowych,

- adresu do korespondencji,

- adresu prowadzenia działalności.

Zmiana zewidencjonowanych danych na koncie płatnika wpisanego do KRS następuje automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po przekazaniu danych z Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników.

PRZYKŁAD 4

Siedem dni na zgłoszenie zmiany adresu

Działająca w formie spółki akcyjnej firma ABC zmieniła swój adres korespondencyjny. Datą zmiany był 9 stycznia 2017 r. Zgodnie z treścią ust. 2 komentowanego przepisu płatnik wpisany do KRS zgłasza zmiany wyłącznie w zakresie danych uzupełniających, a taką jest zmiana adresu do korespondencji. Należało jej zatem dokonać nie później niż 16 stycznia.

1. Na koncie płatnika składek:

1) ewidencjonuje się dane identyfikacyjne, numer NIP i numer identyfikacyjny REGON, a jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwy i numery rachunków bankowych płatnika, dane informacyjne płatnika składek, w tym szczególną formę prawną według krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), kod rodzaju działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) oraz wszelkie inne dane konieczne do obsługi konta, a w szczególności dla celów rozliczania należności z tytułu składek oraz dla celów prowadzenia postępowania egzekucyjnego, w tym informacje dotyczące wspólników spółek cywilnych, jawnych i komandytowych, w zakresie rejestrowanym w Centralnym Rejestrze Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników;

1a) ewidencjonuje się liczbę pracowników, za których jest opłacana składka na Fundusz Emerytur Pomostowych;

2) prowadzone są rozliczenia należnych składek, wypłacanych przez płatnika zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających zaliczeniu na poczet składek oraz innych składek pobieranych przez Zakład;

3) ewidencjonuje się dane niezbędne do realizacji przez Zakład zadań zleconych odrębnymi przepisami.

2. Zakład ma prawo uzupełniać dane na koncie płatnika składek o numery NIP i REGON.

●Ustawodawca przewidział, że dane płatnika identyfikujące go oraz inne jego dane dotyczące rozliczeń będą zgromadzone w ZUS na koncie płatnika składek. W przeciwieństwie do konta ubezpieczonego oznaczonego takim identyfikatorem, jak np. numer PESEL, konto płatnika składek oznaczone jest numerami NIP oraz REGON. Omawiany przepis zawiera katalog informacji podlegających zamieszczeniu na koncie płatnika prowadzonego w kompleksowym systemie informatycznym ZUS. Rozwiązanie to jest analogiczne do omawianego w poprzedniej części komentarza art. 40 ustawy określającego wykaz danych zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 8 ustawy konto płatnika to konto, na którym ewidencjonowana jest kwota zobowiązań z tytułu składek oraz innych składek danego płatnika zbieranych przez ZUS, kwoty zapłaconych składek, stan rozliczeń oraz inne informacje dotyczące płatnika składek.

●W pierwszej kolejności na koncie płatnika składek zgromadzone są dane identyfikacyjne określone w ust. 1, wśród których, oprócz numerów NIP i REGON, są przykładowo dane dotyczące rachunków bankowych płatnika, czyli nazwy i numery tych rachunków, forma prawna, w której prowadzona jest przez płatnika działalność, kod działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) oraz wszelkie inne dane konieczne do obsługi konta, głównie dla celów rozliczania należności z tytułu składek i prowadzenia egzekucji ze składek. Poza tymi danymi na koncie płatnika składek zamieszczone są również informacje dotyczące m.in. rozliczeń należnych składek oraz wypłacanych przez płatnika zasiłków z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających zaliczeniu na poczet składek oraz innych składek pobieranych przez ZUS (czyli składek na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Emerytur Pomostowych oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Ponadto na koncie płatnika należy ewidencjonować również liczbę pracowników, za których jest opłacana składka na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Dane, które powinny być ujawnione na koncie płatnika, przekazuje właśnie płatnik, dokonując zgłoszenia w myśl komentowanego powyżej art. 43 ustawy s.u.s., czyli na drukach: ZUS ZFA i ZUS ZPA. Co do zasady zakład sam nie może wprowadzać żadnych danych na koncie płatnika, dopóki nie otrzyma ich właśnie od niego, z wyjątkiem sytuacji określonej w ust. 2 omawianego przepisu przewidującego możliwość uzupełnienia z urzędu przez ZUS nadanych płatnikowi numerów NIP i REGON.

1. Płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.

2. Rozliczenie składek, o których mowa w ust. 1, oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w deklaracji rozliczeniowej według ustalonego wzoru. Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie.

3. Deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej.

4. Deklaracja rozliczeniowa zawiera:

1) dane identyfikacyjne płatnika składek, a w szczególności dane, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 2, nazwę skróconą firmy, a w przypadku płatników składek - osób fizycznych - nazwisko i imię;

2) informacje o liczbie ubezpieczonych;

2a) informacje o uprawnieniu płatnika składek do wypłaty zasiłków;

3) zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych, z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

4) kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy;

5) kwoty przysługujących płatnikowi wynagrodzeń w myśl art. 3 ust. 2;

6) zestawienie należnych składek na:

a) ubezpieczenie zdrowotne uwzględniając podział na podmioty, które finansują składki,

b) Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

6a) sumę należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych;

6b) liczbę pracowników, za których jest opłacana składka na Fundusz Emerytur Pomostowych;

6c) liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;

7) zestawienie zbiorcze i wynikowe należnych składek i składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwot do zapłaty;

8) dla osób, które w całości opłacają składki na ubezpieczenia z własnych środków - tytuł ubezpieczenia, podstawę wymiaru i ewentualne pomniejszenia wynikające z art. 19 ust. 1;

9) oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w deklaracji są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej albo podpisem elektronicznym.

5. Płatnicy składek zobowiązani do wykazywania w dokumentach ubezpieczeniowych zasiłków oraz finansowanych z budżetu państwa zasiłków i innych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar składek lub wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy, przekazują do Zakładu:

1) w terminie do dnia 28 lutego 2001 r. informację zawierającą dane identyfikacyjne oraz dane o tych zasiłkach, świadczeniach lub wynagrodzeniach wypłaconych w okresie od dnia 1 grudnia 1999 r. do dnia 30 listopada 2000 r.;

2) w terminie do dnia 31 stycznia 2002 r. informację zawierającą dane identyfikacyjne oraz dane o tych zasiłkach, świadczeniach lub wynagrodzeniach wypłaconych w okresie od dnia 1 grudnia 2000 r. do dnia 30 listopada 2001 r.

6. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego określi, w drodze rozporządzenia, wzór informacji, o której mowa w ust. 5, oraz sposób jej sporządzenia, przekazywania, a także korygowania, kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowości i kompletności danych gromadzonych na kontach płatników składek i kontach ubezpieczonych.

●Omawiany przepis określa podstawowe obowiązki płatnika składek wobec ZUS. Znajomość tej regulacji leży w interesie płatnika, który powinien mieć świadomość, jakie obowiązki nakłada na niego ustawodawca w związku z prowadzoną działalnością czy zatrudnianiem pracowników. Jak przyjął Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 6 maja 2016 r., sygn. akt III AUa 2118/15, w przypadku jakiegokolwiek sporu sądowego dotyczącego kwestii realizowania przez płatnika składek obowiązków, jakie nakłada na niego ustawa, to płatnik jest zobowiązany wykazać, czy wywiązał się z ciążących na nim zobowiązań oraz wskazać dowody na potwierdzenie swoich twierdzeń.

●Do podstawowych zadań płatników składek należą: obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz opłacanie należnych składek do ZUS. Obliczanie należnych składek następuje nie tylko według zasad ustalonych w przepisach ustawy, ale również w ustawie z 27 czerwca 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1793 ze zm.), gdy chodzi o składki na ubezpieczenie zdrowotne, w ustawie z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 965 ze zm.) - w przypadku składek na Fundusz Emerytur Pomostowych czy w ustawie z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1256), gdy chodzi o składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Obowiązek opłacania należnych składek płatnik powinien wykonywać za każdy miesiąc kalendarzowy z dołu, w terminach określonych w ustawie, a więc do 5. dnia następnego miesiąca - w przypadku płatników będących jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi, do 10. dnia następnego miesiąca - w przypadku płatników będących osobami fizycznymi opłacającymi składkę wyłącznie za siebie oraz do 15. dnia następnego miesiąca - w przypadku pozostałych płatników.

Do pozostałych obowiązków płatników należy również składanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych i przekazywanie innych wymaganych ustawą dokumentów i informacji.

Pamiętać trzeba, że obowiązki wskazane w tym przepisie wynikają wprost z zapisów ustawy. ZUS nie musi pouczać o nich płatnika ani prowadzić go krok po kroku, jakie dokumenty ma złożyć, jak rozliczyć, wpłacić czy obliczyć, co nie oznacza, że nie można w tym zakresie uzyskać z ZUS żadnej pomocy w postaci określonych szkoleń, np. dla przedsiębiorców czy wsparcia merytorycznego na salach obsługi klienta ZUS.

PRZYKŁAD 5

Obliczanie składek to zadanie płatnika

Wszystko zależy od okoliczności faktycznych sprawy, ale niezależnie od tego nie może być dobrym argumentem zarzut, że ZUS prawidłowo nie obliczył płatnikowi kwot należnych składek. Artykuł 46 ust. 1 ustawy określa bowiem wprost, że obliczanie, rozliczanie i opłacanie składek należy do płatnika, który jest odpowiedzialny za ich przekazanie w prawidłowej wysokości. Zatem to płatnik składek jest odpowiedzialny za prawidłowe opłacanie składek w pełnej wysokości na wskazane przez ZUS rachunki bankowe, w podziale m.in. na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy. Jeżeli składki zostaną opłacone po terminie, wówczas wpłata powinna również uwzględniać należne odsetki za zwłokę naliczone na zasadach i w wysokości określonej w ordynacji podatkowej.

Przypomnijmy, że jeśli płatnik składek ma przejściowe trudności w opłacaniu składek, może wystąpić z wnioskiem o odroczenie terminu ich płatności lub z wnioskiem o rozłożenie należności z tytułu składek na raty, co skutkuje nienaliczaniem odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku. Pozwala to na spłatę powstałego zadłużenia bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z przymusowym ich dochodzeniem. Jednak niewywiązywanie się z obowiązku regulowania należności z tytułu składek powoduje, że po stronie ZUS powstaje obowiązek przymusowego ich dochodzenia.

●Zgodnie z komentowanym przepisem rozliczenie składek i wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych w tym samym miesiącu następuje w składanych co miesiąc deklaracjach rozliczeniowych (ZUS DRA), przy czym rozliczeniu w deklaracji nie podlegają te zasiłki, które zostały przez płatnika wypłacone bezpodstawnie. W ustępie 5 zawarty został katalog informacji, które zawierają składane przez płatników deklaracje rozliczeniowe. Do deklaracji płatnik składek załącza imienne raporty miesięczne dotyczące ubezpieczonych. Płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie, sporządza jedynie deklarację rozliczeniową.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanych deklaracjach rozliczeniowych co do zasady obowiązkiem płatnika jest ich skorygowanie.

PRZYKŁAD 6

Gdy pracownik zawinił, płatnik nie składa korekty

Nie. W myśl przepisów ustawy rozliczenie składek oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków podlegających rozliczeniu na poczet składek (obowiązek ten dotyczy płatników, którzy 30 listopada poprzedniego roku zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych) następuje w deklaracji rozliczeniowej. Nie podlegają rozliczeniu zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie. Jeżeli zatem to pracodawca błędnie ustalił prawo do zasiłku lub nieprawidłowo obliczył jego wysokość, to obowiązek zwrotu nadpłaconej kwoty ciąży na pracodawcy. Wówczas pracodawca musi złożyć korekty dokumentów rozliczeniowych, w których rozliczy tylko prawidłową kwotę świadczenia, zerując wypłacone świadczenia lub wykazując prawidłową niższą kwotę zasiłku. Inaczej wygląda to w przypadku, gdy zasiłek chorobowy został pobrany nienależnie z winy pracownika. W takiej sytuacji płatnik składek nie ma obowiązku korygowania dokumentów ubezpieczeniowych, w których dokonał rozliczenia wypłaconych ubezpieczonemu kwot zasiłku chorobowego. Świadczenie, które pobrał pracownik, jest bowiem świadczeniem nienależnie pobranym, które ubezpieczony musi zwrócić bezpośrednio do ZUS, nawet jeśli zasiłek był wypłacony przez płatnika składek.

●Deklarację rozliczeniową wraz z imiennymi raportami miesięcznymi płatnik składek przekazuje bezpośrednio do ZUS. Mimo użycia w przepisie sformułowania "wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej", oczywiste jest, że ZUS nie wskazuje płatnikowi takiej wiążącej jednostki, o czym była już mowa wcześniej. Płatnik może zatem złożyć wymagane dokumenty w najbliższej mu jednostce ZUS, nawet jeśli siedziba działalności czy miejsce zamieszkania są zlokalizowane gdzieś indziej.

●Na podstawie art. 46 ust. 6 zostało wydane rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2 lutego 2001 r. w sprawie określenia wzoru informacji o zasiłkach, świadczeniach lub wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy, wypłaconych przez płatników składek oraz sposobu jej sporządzania, przekazywania i korygowania (Dz.U. z 2001 r. nr 10, poz. 81). Rozporządzenie to określa wzór informacji o zasiłkach z ubezpieczeń społecznych oraz zasiłkach i innych świadczeniach finansowanych z budżetu państwa, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, a także o wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych przez płatników składek.

●Warto również wskazać na obowiązujące nadal brzmienie ust. 5 omawianego przepisu, które ze względu na upływ wskazanych w nim terminów już kilkanaście lat temu jest pewnym archaizmem i wydaje się, że powinien on zostać uchylony.

1. Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2a i 2b, nie później niż:

1) do 10 dnia następnego miesiąca - dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie;

2) do 5 dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;

3) do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników.

1a. Twórcy i artyści przesyłają deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz opłacają składki za okres wykonywania działalności twórczej lub artystycznej przed dniem wydania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców w terminie opłacania składek za miesiąc, w którym otrzymali decyzję.

2. Płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie, przysyła jedynie deklarację rozliczeniową.

2a. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące, są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej lub imiennym raporcie miesięcznym zadeklarowały do podstawy wymiaru składek:

1) na ubezpieczenia społeczne - kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru składek dla osób prowadzących pozarolniczą działalność, obowiązującej je i osoby z nimi współpracujące;

2) na ubezpieczenie zdrowotne - kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru określonej w art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 581, z późn. zm.), obowiązującej je i osoby z nimi współpracujące, i nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego, z zastrzeżeniem ust. 2c.

2b. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne za siebie lub osoby z nimi współpracujące, są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej lub imiennym raporcie miesięcznym zadeklarowały do podstawy wymiaru składek kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru określonej w art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, obowiązującej je i osoby z nimi współpracujące, i nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego, z zastrzeżeniem ust. 2c.

2c. Osoby, o których mowa w ust. 2a, 2b, 2d, 2e i 2f, są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, także wówczas, gdy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia.

2d. Duchowni opłacający składki wyłącznie za siebie są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej zadeklarowali do podstawy wymiaru składek:

1) na ubezpieczenia społeczne - kwotę w wysokości określonej w art. 18 ust. 4 pkt 5a lub w ust. 4c;

2) na ubezpieczenia zdrowotne - kwotę w wysokości określonej w art. 81 ust. 1 lub 10 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

2e. Osoby wymienione w art. 7 opłacające składki wyłącznie za siebie są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej zadeklarowały do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - kwotę w wysokości określonej w art. 18 ust. 7.

2f. Płatnik składek zgłaszający do ubezpieczenia wyłącznie osobę, o której mowa w art. 6 ust. 2d jest zwolniony z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej zadeklarował do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - kwotę w wysokości nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie.

3. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć, z zastrzeżeniem ust. 3a, deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane określone w art. 46 ust. 4 w każdym przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 6, łącznie z raportem miesięcznym korygującym.

3a. Imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej.

3b. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 3a, stosuje się odpowiednio art. 41 ust. 7a i 7b.

3c. Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

4. Składki opłaca się na wskazane przez Zakład rachunki bankowe odrębnymi wpłatami, w podziale na:

1) ubezpieczenia społeczne;

2) ubezpieczenie zdrowotne;

3) Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

4) (uchylony);

5) Fundusz Emerytur Pomostowych.

4a. Składki, o których mowa w ust. 4, płatnik składek opłaca przy użyciu:

1) bankowych dokumentów płatniczych składanych za pośrednictwem banku według wzorów, o których mowa w art. 49 ust. 3,

2) dokumentu elektronicznego z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1, lub wydruku z tego oprogramowania,

3) dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez bank,

4) dokumentu w postaci uzgodnionej z instytucją obsługującą wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne

- zwanych dalej "dokumentami płatniczymi".

4b. Płatnik składek jest obowiązany opłacać należności z tytułu składek, o których mowa w ust. 4, w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2014 r. poz. 873 i 1916 oraz z 2015 r. poz. 1764, 1830 i 1893).

4c. Przepisu ust. 4b nie stosuje się do płatników składek będących osobami fizycznymi, jeżeli nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych.

4d. W przypadku stwierdzenia niezgodności danych identyfikacyjnych płatnika składek, o którym mowa w ust. 4b, podanych w zleceniu płatniczym z danymi z Centralnego Rejestru Płatników Składek, Zakład informuje instytucję prowadzącą rachunek bankowy płatnika składek o obowiązku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w celu wyeliminowania tych niezgodności.

4e. Płatnik składek będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego lub w formie przekazu pieniężnego za pośrednictwem instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych.

5. Informacje zawarte w dokumentach płatniczych przekazywane są w formie, o której mowa w art. 49 ust. 3a, poprzez międzybankowy system elektroniczny jako zlecenie płatnicze dla Zakładu lub poprzez system elektronicznych rozrachunków międzyoddziałowych Narodowego Banku Polskiego. Zlecenie to powinno w szczególności zawierać informacje o danych, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 2, a także o tytule wpłaty i okresie, za jaki jest dokonywana, oraz datę obciążenia rachunku bankowego płatnika, jeżeli wpłata dokonana jest w formie polecenia przelewu, lub datę dokonania wpłaty, jeżeli wpłata dokonana jest w formie gotówkowej.

5a. Zlecenia płatnicze przekazywane w formie innej niż forma, o której mowa w art. 49 ust. 3a, nie są przyjmowane.

6. Dokument płatniczy musi zawierać w szczególności informacje o danych, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 2, a także o tytule wpłaty oraz okresie, za jaki jest dokonywana.

7. Brak możliwości zidentyfikowania wpłaty nie obciąża Zakładu.

8. Instytucje obsługujące wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne są zobowiązane do niezwłocznego transferu za pośrednictwem międzybankowego systemu rozliczeń elektronicznych.

8a. Instytucje obsługujące wpłaty składek są zobowiązane do zawiadamiania Zakładu o błędach stwierdzonych w zleceniu płatniczym, o którym mowa w ust. 5, w formie elektronicznej lub pisemnej.

9. Przekazanie składki do otwartego funduszu emerytalnego przez Zakład następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 15 dni roboczych, licząc od otrzymania składki opłaconej przy użyciu dokumentów płatniczych, raportów miesięcznych i deklaracji.

10. (uchylony).

10a. Jeżeli nie nastąpiło przekazanie składki do otwartego funduszu emerytalnego w terminie z przyczyn leżących po stronie Zakładu, od Zakładu są należne odsetki liczone według zmiennej stopy procentowej, obowiązującej dla kolejnych trzymiesięcznych okresów, rozpoczynających się pierwszego dnia każdego kwartału kalendarzowego. Wysokość zmiennej stopy procentowej jest obliczana jako średnia arytmetyczna średnich ważonych stóp rentowności 52-tygodniowych bonów skarbowych sprzedanych na czterech ostatnich przetargach, które odbyły się do końca miesiąca poprzedzającego ostatni miesiąc przed rozpoczęciem danego kwartału, i jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Do obliczania odsetek przyjmuje się, że rok wynosi 365 dni.

10b. Odsetki, o których mowa w ust. 10a, Zakład oblicza od kwoty nieprzekazanej w terminie składki na otwarte fundusze emerytalne, za okres od następnego dnia po upływie terminu określonego w ust. 9 do dnia przekazania składki do otwartego funduszu emerytalnego.

10c. Jeżeli nie nastąpiło przekazanie przez Zakład składki do otwartego funduszu emerytalnego w terminie z powodu nieprzekazania lub przekazania błędnego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia płatnika składek, imiennego raportu miesięcznego, deklaracji rozliczeniowej, dokumentu płatniczego lub zlecenia płatniczego, Zakład wymierza płatnikowi składek lub instytucji obsługującej wpłaty składek dodatkową opłatę.

10d. Zakład przesyła płatnikowi składek lub instytucji obsługującej wpłaty składek zawiadomienie o nieprzekazaniu lub przekazaniu błędnego dokumentu, o którym mowa w ust. 10c, nie później niż w ciągu 30 dni, licząc od następnego dnia po upływie terminu określonego w ust. 9.

10e. Dodatkową opłatę, o której mowa w ust. 10c, Zakład ustala, w drodze decyzji, w wysokości odsetek, określonych w ust. 10a, od kwoty nieprzekazanej w terminie składki na otwarte fundusze emerytalne, za okres od następnego dnia po upływie terminu określonego w ust. 9 do dnia otrzymania prawidłowych dokumentów wymienionych w ust. 10c.

10f. Instytucje obsługujące wpłaty składek i płatnicy składek wpłacają dodatkową opłatę w najbliższym terminie opłacania składek po uprawomocnieniu się decyzji, o której mowa w ust. 10e.

10g. Dodatkowa opłata nieopłacona w terminie, o którym mowa w ust. 10f, podlega ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

10h. Odsetki określone w ust. 10b lub pobrana przez Zakład dodatkowa opłata, o której mowa w ust. 10c, są przekazywane na rachunek ubezpieczonego do otwartego funduszu emerytalnego.

10i. Odsetek, o których mowa w ust. 10a, nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekroczyłaby 2,00 zł, a dodatkowej opłaty, o której mowa w ust. 10c, nie wymierza się, jeżeli jej wysokość nie przekroczyłaby 2,00 zł.

10j. Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ogłasza w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" wysokość odsetek, o których mowa w ust. 10a.

11. (uchylony).

12. (uchylony).

13. (uchylony).

14. Przepisy niniejszego artykułu stosuje się odpowiednio do składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych i ubezpieczenie zdrowotne.

15. (uchylony).

●Komentowany przepis określa w pierwszej kolejności szczegółowe terminy, w których płatnik składek przesyła deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc w zależności od charakteru danego płatnika składek. Jak precyzuje przepis, osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie muszą to zrobić najpóźniej 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składane jest rozliczenie i opłacana składka. Należy podkreślić, że płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie (a zatem występuje w podwójnej roli ubezpieczonego i płatnika, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą), przysyła jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Osoba ta nie sporządza i nie przekazuje do ZUS imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA lub ZUS RZA oraz ZUS RSA. Wystarczy więc, że w ustawowym terminie uiści należne składki oraz złoży tę deklarację rozliczeniową. Z deklaracji powinno bowiem wynikać, czy składki zostały rozliczone w sposób właściwy.

Z kolei jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe zobowiązane są do składania dokumentów i uiszczania składek najpóźniej do 5. dnia następnego miesiąca, natomiast pozostali płatnicy do 15. dnia następnego miesiąca.

PRZYKŁAD 7

Deklaracje trzeba składać w terminie

Niekoniecznie. Wymierzenie przez ZUS składek w wysokości przyjętej w deklaracji rozliczeniowej ostatnio złożonej przez płatnika stanowi swoistą sankcję, której stosowanie ma na celu zdyscyplinowanie płatników, aby terminowo opłacali składki za ubezpieczonych. Zatem złożenie deklaracji rozliczeniowej z przekroczeniem terminu określonego w art. 47 ust. 1 pkt 1 ustawy, przy jednoczesnym opłaceniu w terminie składki od nowo zadeklarowanej kwoty podstawy wymiaru nie upoważnia organu do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w poprzednio zgłoszonej minimalnej wysokości. Tak przyjął m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 8 grudnia 2015 r., sygn. akt I UK 535/14, który stwierdził, że skoro ustawodawca w art. 48 ustawy przewidział wyłącznie sankcje dyscyplinujące dla płatników składek zobowiązanych do składania deklaracji rozliczeniowych, to nie sposób przyjąć, aby wyłączył możliwość korygowania wymiaru składek dla osób, które w terminie opłaciły składki od nowo zadeklarowanej podstawy wymiaru, jeśli wcześniej opłacały składki ustalone od minimalnej podstawy wymiaru, a deklaracje rozliczeniowe złożyły po terminie. Podobnie uznał Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 8 czerwca 2016 r., sygn. akt III AUa 314/16.

●Przepis ten zawiera też wiele odrębnych regulacji w odniesieniu do osób prowadzących pozarolniczą działalność, które opłacają składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące, twórców i artystów, duchownych czy osoby objęte dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, w szczególności kwestie wyłączeń z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowych.

Kiedy nie trzeba składać deklaracji rozliczeniowej

●Osoby prowadzące pozarolniczą działalność opłacające składki wyłącznie za siebie są zwolnione z obowiązku comiesięcznego składania dokumentów rozliczeniowych, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej lub imiennym raporcie miesięcznym zadeklarowały do podstawy wymiaru składek kwoty w wysokości najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne dla osób prowadzących pozarolniczą działalność, obowiązujące je i osoby z nimi współpracujące oraz gdy nic się nie zmienia w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonej deklaracji. Jednocześnie przepis doprecyzowuje, że taki sam skutek następuje w sytuacji, gdy co prawda nastąpiła zmiana w stosunku do poprzedniego miesiąca, jednak jest ona spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia. Osoba zwolniona z obowiązku przekazywania deklaracji rozliczeniowej zobowiązana jest tylko opłacać składki za kolejne miesiące w prawidłowej wysokości.

PRZYKŁAD 8

Jeśli nic się nie zmienia, deklaracja niepotrzebna

Pan Andrzej podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Opłaca składki od zadeklarowanej podstawy wymiaru, tj. 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, które w 2017 r. wynosi 2557,80 zł. Przy założeniu, że podstawa ta będzie obowiązywać cały rok, nie ma obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za kolejne miesiące.

●W przypadku osób, które nie spełniają warunków do objęcia ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi obowiązkowo i podlegają nim dobrowolnie, opłacając składki wyłącznie za siebie, przepis stanowi, że są one zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za kolejne miesiące, o ile w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej zadeklarowały do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kwotę w wysokości określonej w art. 18 ust. 7 ustawy, czyli nie niższą niż kwota minimalnego wynagrodzenia. Z kolei płatnik składek zgłaszający do ubezpieczeń i opłacający składki za nianię zatrudnioną na podstawie umowy uaktywniającej zgodnie z ustawą z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 157) nie musi składać deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych, jeżeli w ostatniej deklaracji zadeklarował do podstawy wymiaru składek kwotę w wysokości nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych

●W przypadku zmiany danych wykazanych w złożonych w ZUS dokumentach ubezpieczeniowych lub stwierdzenia we własnym zakresie albo przez ZUS błędów w tych dokumentach należy przekazać do ZUS odpowiednie zgłoszenie zmiany lub korekty danych.

Omawiany przepis obliguje płatników składek do złożenia deklaracji rozliczeniowej korygującej w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane niezbędne w deklaracji rozliczeniowej w każdym przypadku, o którym mowa w komentowanym w poprzedniej części komentarza art. 41 ustawy. Składa się ją wraz z raportem miesięcznym korygującym. Natomiast imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej. Co do zasady w takich przypadkach zastosowanie znajdą odpowiednie zasady i terminy określone w powołanym powyżej art. 41.

●Obowiązkiem płatnika składek określonym w omawianym przepisie jest przechowywanie przez okres pięciu lat kopii deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) i imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) oraz dokumentów korygujących rozliczenia z ZUS. Termin ten liczony jest od dnia przekazania dokumentów do ZUS, czy to w formie dokumentu pisemnego, czy elektronicznego. Pięcioletni okres archiwizacji został wprowadzony od 1 stycznia 2012 r. jako odpowiedź na skrócony okres przedawnienia składek. To oznacza, że w stosunku do dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do końca 2011 r. nadal obowiązuje 10-letni okres przechowywania ich kopii.

PRZYKŁAD 9

Czas przechowywania dokumentów może się różnić

Pani Aneta prowadzi zakład fryzjerski od września 2008 r. Zatrudnia troje pracowników. W przypadku dokumentów ubezpieczeniowych składanych za nich do ZUS, np. za 2010 r., ma obowiązek przechowywać je do końca 2020 r. Ale dokumenty składane po 1 stycznia 2012 r. może już przechowywać tylko pięć lat.

●Omawiany powyżej art. 46 ustawy określa jeden z podstawowych obowiązków płatników składek polegający na opłacaniu należnych składek do ZUS. Ustawodawca wskazał wyraźnie, że wpłaty składek powinny być dokonywane na rachunki bankowe ZUS odrębnie dla poszczególnych rodzajów składek, tj. na:

1) ubezpieczenia społeczne,

2) ubezpieczenie zdrowotne,

3) Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

4) Fundusz Emerytur Pomostowych.

Użycie sformułowania "odrębne wpłaty" oznacza, że płatnik składek nie mógłby zsumować wszystkich obliczonych przez siebie kwot należnych składek i uiścić je jedną wpłatą. Takie działanie byłoby nieprawidłowe i spowodowałoby problemy z rozliczaniem należności na koncie w ZUS. Wpłat dokonuje się na podstawie danych określonych w deklaracji rozliczeniowej. Zgodnie z przepisem płatnik może dokonać opłat na różne sposoby, przy użyciu dokumentów płatniczych, którymi są:

- pisemne bankowe dokumenty płatnicze (dyspozycja przelewów na rachunki ZUS) składane za pośrednictwem banku według wzorów określonych w rozporządzeniu ministra finansów z 5 listopada 2009 r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 202, poz. 1561);

- dokument elektroniczny z oprogramowania przeznaczonego do korespondencji pomiędzy płatnikami a organem lub wydruku z tego oprogramowania, np. program Płatnik, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład została potwierdzona w sposób określony w ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114 ze zm.);

- dokument elektroniczny z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez bank, oraz

- dokument w postaci uzgodnionej z instytucją obsługującą wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne, choćby najpowszechniejszą z nich, czyli Pocztą Polską.

Każda inna forma zlecenia wpłaty składek jako niezgodna z obowiązującym brzmieniem przepisu będzie nieskuteczna, a wpłata nie będzie przyjęta, o czym płatnicy składek powinni pamiętać we własnym dobrze pojętym interesie. Może się bowiem okazać, że mimo uiszczenia wpłaty ZUS jej nie przyjmie, a płatnik będzie stratny podwójnie, bo na jego koncie w ZUS powstaną długi, które i tak będzie musiał spłacić. Aby wpłaty dokonane za pomocą dopuszczalnych dokumentów płatniczych zostały odnotowane w ZUS, powinny być opatrzone numerami identyfikacyjnymi, tj. NIP, REGON lub PESEL, a także zawierać tytuł wpłaty i okres, za który są dokonywane. Niewłaściwe oznaczenie wpłaty może skutkować właśnie brakiem możliwości jej zidentyfikowania, a jak stanowi wprost ust. 7 omawianego przepisu, za to ZUS odpowiedzialności nie ponosi.

PRZYKŁAD 10

Dowód wpłaty może przekonać ZUS

Jak przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 17 kwietnia 2014 r., sygn. akt III UK 137/13, art. 47 ust. 7 ustawy dotyczy wyłącznie sytuacji, w której wpłata wpłynie na rachunek ZUS, jednak wobec nieprawidłowego jej oznaczenia (czyli wobec nieprawidłowej identyfikacji płatności) organ rentowy nie jest w stanie przypisać jej konkretnemu płatnikowi bądź ubezpieczonemu. Za takim sposobem rozumienia tego przepisu przemawia przede wszystkim wykładnia językowa (gramatyczna), ponieważ nie można identyfikować czegoś, czego nie ma. Jeżeli więc na rachunku organu rentowego nie odnotowano konkretnej wpłaty, to nie można podejmować się jej identyfikacji. Przepis ten znajduje zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy wpłata rzeczywiście znajduje się na rachunku organu rentowego, ale jest opisana w sposób nieprawidłowy i nie można jej przypisać konkretnemu płatnikowi/ubezpieczonemu. Jeśli jednak z załączonego przez pana Andrzeja dowodu będzie wynikać, że został on opisany w sposób prawidłowy i nie popełniono żadnego błędu przy identyfikowaniu płatności, to nie można go obciążać skutkiem niedotarcia wpłaty na właściwy rachunek organu rentowego.

●Wpłata następuje w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej. Wyjątkiem są wpłaty dokonywane przez płatników składek będących osobami fizycznymi. Jeżeli nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej, mogą uiszczać wpłaty w gotówce. Z kolei płatnicy legitymujący się statusem mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu art. 104 ustawy o s.d.g. mogą opłacać należności z tytułu składek, oprócz formy bezgotówkowej, również za pomocą przekazu pocztowego lub w formie przekazu pieniężnego za pośrednictwem instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych w rozumieniu ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1572 ze zm.). Mikroprzedsiębiorcami są ci przedsiębiorcy, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro bądź sumy aktywów ich bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Instytucje obsługujące wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne, np. banki, są zobowiązane do niezwłocznego transferu za pośrednictwem międzybankowego systemu rozliczeń elektronicznych. Ma to służyć prawidłowej realizacji płatności składek w terminach wynikających z ustawy. Jeśli stwierdzą błędy w zleceniu płatniczym, muszą o tym powiadomić ZUS w formie elektronicznej bądź pisemnej. Również jeżeli ZUS stwierdzi niezgodność danych identyfikacyjnych płatnika składek podanych w zleceniu płatniczym z danymi, które figurują w Centralnym Rejestrze Płatników Składek, powinien zawiadomić o tym podmiot prowadzący rachunek bankowy płatnika składek w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zmierzającego do usunięcia tej niezgodności.

Przekazywanie części składki na ubezpieczenie emerytalne do OFE

●Kierując się interesem majątkowym ubezpieczonych, ZUS jest ustawowo zobligowany przekazywać część składki na ubezpieczenie emerytalne do otwartego funduszu emerytalnego niezwłocznie, nie później niż w ciągu 15 dni roboczych, licząc od otrzymania składki opłaconej przy użyciu dokumentów płatniczych, raportów miesięcznych i deklaracji. Wysokość części składki podlegającej przekazaniu do OFE ZUS ustala na podstawie danych zgromadzonych w dokumentach rozliczeniowych. Uchybienie terminowi przekazania składek do OFE przez ZUS z przyczyn leżących po jego stronie powoduje, że od ZUS są należne odsetki liczone zgodnie z treścią przepisu. ZUS musi te odsetki naliczyć samodzielnie za okres od następnego dnia po upływie terminu przewidzianego na przekazanie składki do dnia faktycznego jej przekazania do OFE oraz odprowadzić je do OFE. Odsetek tych nie nalicza się jednak, jeżeli ich wysokość nie przekroczyłaby 2 zł. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 26 września 2012 r., sygn. akt III AUa 506/12, przewidziane w art. 47 ust. 10a ustawy odsetki należy oceniać poprzez pryzmat ich funkcji kompensacyjnej, gdyż w założeniu mają one być swoistym odszkodowaniem za brak możliwości inwestowania środków przez otwarte fundusze emerytalne i powinny uwzględniać sposób tego inwestowania oraz możliwą skalę utraconych korzyści.

●Natomiast w przypadku gdy nieprzekazanie w terminie składki do OFE miało miejsce z powodu nieprzekazania lub przekazania błędnego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych czy innych dokumentów rozliczeniowych albo dokumentu płatniczego lub zlecenia płatniczego, ZUS wymierza płatnikowi składek lub instytucji obsługującej wpłaty składek dodatkową opłatę. Dodatkowa opłata jest ustalana przez ZUS w drodze decyzji. Kwota tej opłaty odpowiada wysokości odsetek, które powinien zapłacić ZUS w przypadku nieodprowadzenia w terminie z przyczyn od niego zależnych składki do OFE. Powinna ona zostać wpłacona przez podmioty, na które została nałożona, w najbliższym terminie opłacania składek po uprawomocnieniu się decyzji. Konieczne jest, aby ZUS zawiadomił płatnika składek lub podmiot obsługujący wpłaty składek o nieprzekazaniu lub przekazaniu przez nich błędnego dokumentu zgłoszeniowego/rozliczeniowego najpóźniej w ciągu 30 dni, licząc od następnego dnia po upływie ustawowego terminu przekazania składki do OFE. Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Rzeszowie w wyroku z 14 października 2015 r., sygn. akt III AUa 539/15, bezwzględnym warunkiem do wymierzenia płatnikowi składek dodatkowej spornej opłaty jest wywiązywanie się przez organ rentowy z obowiązku zawiadomienia płatnika o nieprzekazaniu lub przekazaniu błędnego dokumentu, o którym mowa w ust. 10c art. 47 ustawy, nie później niż w ciągu 30 dni, licząc od następnego dnia po upływie terminu na przekazanie składki do OFE. Niezawiadomienie przez organ rentowy płatnika o nieprzekazaniu lub przekazaniu błędnego dokumentu, a nawet niedochowanie tego terminu przez organ rentowy, który zobowiązany jest do kontroli dokumentów płatniczych, raportów i deklaracji, nie daje możliwości skorzystania przez organ rentowy z wymierzenia opłaty dodatkowej.

Zarówno odsetki, jak i pobrana przez ZUS dodatkowa opłata podlegają przekazaniu na rachunek ubezpieczonego do otwartego funduszu emerytalnego. Nieopłacenie dodatkowej opłaty w terminie oznacza, że może ona zostać ściągnięta w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

1. Z zastrzeżeniem ust. 1a-3, płatnicy składek są obowiązani przekazywać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, o których mowa w art. 36 ust. 10, imienne raporty miesięczne, o których mowa w art. 41 ust. 3, deklaracje rozliczeniowe, o których mowa w art. 46 ust. 4, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy.

1a. Przepis ust. 1 stosuje się również do korekt zgłoszenia płatnika składek, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 44 ust. 2.

2. Płatnicy składek rozliczający składki nie więcej niż za 5 osób mogą przekazywać dokumenty, o których mowa w ust. 1, w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, o którym mowa w ust. 1.

2a. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w ust. 1 oraz w art. 41 ust. 8, opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.

3. W uzasadnionych przypadkach Zakład może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów, o których mowa w ust. 1, w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych, z oprogramowania, o którym mowa w ust. 1.

3a. (uchylony).

4. Dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z wymogami określonymi w ust. 1 i 2 nie są przez Zakład przyjmowane, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów.

5. Zakład nie przyjmuje dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2, które nie mogą być przetworzone przy użyciu technologii automatycznego odczytu stosowanej przez Zakład, co traktuje się jak nieprzekazanie dokumentów.

6. Płatnikom składek, o których mowa w ust. 1, Zakład ma prawo przekazywać informacje w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych, mając na uwadze wymagania, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty, o których mowa w ust. 1, w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych.

7. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty, o których mowa w ust. 1, w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych, uwzględniając potrzebę zapewnienia warunków niezbędnych dla prawidłowego przekazywania dokumentów oraz zasadę równego traktowania wszystkich powszechnie używanych w kraju systemów operacyjnych, a także potrzebę umożliwienia, wszystkim podmiotom obowiązanym do przekazywania dokumentów elektronicznych, stosowania oprogramowania dostosowanego do używanych platform systemowych bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów licencyjnych.

●Podobnie jak w przypadku omawianych powyżej artykułów i ten przepis statuuje kolejne zobowiązania płatników składek. Tym razem chodzi o obowiązek przesyłania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych (zgłoszeń do ubezpieczeń, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych, innych niezbędnych dokumentów), a także korekt tych dokumentów wyłącznie drogą transmisji danych w formie dokumentu elektronicznego wygenerowanego z oprogramowania stosowanego przez ZUS. Celem takiego rozwiązania jest zapewnienie jak najszybszego i najbezpieczniejszego przekazywania informacji, zwłaszcza tych dotyczących ubezpieczonych. Trzeba zwrócić uwagę, że nie ma możliwości dokonania w drodze transmisji danych zgłoszenia płatnika składek. Może to nastąpić jedynie w formie pisemnej.

Obowiązek przesyłania dokumentów tą drogą nie dotyczy płatników składek rozliczających składki za nie więcej niż pięciu ubezpieczonych. Mogą oni natomiast przekazywać dokumenty rozliczeniowe w formie pisemnej - według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z oprogramowania stosowanego w korespondencji z ZUS. W praktyce oznacza to, że mogą oni składać w ZUS wypełnione pismem ręcznym bądź na komputerze druki formularzy według ustalonych wzorów. Przy czym nie wyłącza to możliwości złożenia przez płatnika dokumentów ubezpieczeniowych zgodnie z ust. 1 komentowanego przepisu.

Dla płatników rozliczających składki za więcej niż pięć osób ustawodawca przewidział dodatkowe uprawnienie. Zgodnie z regulacją ust. 3 komentowanego przepisu ZUS może w uzasadnionych przypadkach upoważnić płatnika składek do przekazywania dokumentów z pominięciem formy dokumentu elektronicznego. Tym samym płatnik może przekazać te dokumenty w formie pisemnej bądź w formie wydruku z właściwego oprogramowania. Wprowadzenie takiego rozwiązania oznacza zarazem dopuszczalność wystąpienia przez płatnika składek z wnioskiem do ZUS o zgodę na zmianę sposobu przekazywania dokumentów z elektronicznej transmisji danych na inną, ale ostateczna decyzja w tym zakresie należy do swobodnego uznania ZUS.

PRZYKŁAD 11

Dokumenty trzeba przekazywać elektronicznie

Prezes firmy ABC spółka z o.o. zwrócił się do ZUS z wnioskiem o wydanie decyzji o zwolnieniu spółki z obowiązku przekazywania deklaracji w formie elektronicznej, nie precyzując jednak przyczyn takiego żądania. Zakład odmówił, korzystając ze swego prawa i wskazując, że obowiązek przekazywania dokumentów w drodze transmisji danych wynika wprost z przepisów ustawy, a zwolnienie z tego obowiązku następuje jedynie w uzasadnionych wypadkach, których oceny dokonuje ZUS.

Zagadnienie upoważnień do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w innej formie niż teletransmisja danych wiąże się dodatkowo z kwestią, w jakiej formie zakład ma wydać takie upoważnienie, czy wystarczy zwykłe pismo informacyjne, czy może decyzja administracyjna? Przy założeniu, że powinna to być decyzja, powinien od niej przysługiwać środek odwoławczy. Powstaje pytanie, czy rzeczywiście założeniem ustawodawcy było wydawanie decyzji w tym zakresie, skoro zarówno obowiązek przekazywania dokumentów w formie elektronicznej, jak i możliwość upoważnienia wynika wprost z przepisów ustawy s.u.s. Wydaje się, że niekoniecznie, choć jak przyjął NSA w Warszawie w wyroku z 24 lipca 2008 r., sygn. akt I OSK 1373/08, rozstrzygnięcie ZUS w tym zakresie ma charakter władczy, w związku z czym, mając na uwadze treść przepisu art. 83 ust. 1 ustawy, wydanie takiego upoważnienia następuje w drodze decyzji administracyjnej.

●W każdym przypadku przekazywania do ZUS dokumentów drogą elektroniczną płatnik składek musi je opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu osoby odpowiedzialnej za ich przekazanie.

Co ważne, dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z wymogami określonymi w ustawie nie są przez ZUS przyjmowane, a to jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów w ogóle. Podobnie traktuje się złożenie dokumentów ubezpieczeniowych, które nie mogą być przetworzone przy użyciu technologii automatycznego odczytu stosowanej przez ZUS. Wówczas ZUS ich po prostu nie przyjmie. Odmowa przyjęcia takich dokumentów jest czynnością materialno-techniczną, nie wymaga więc wydania decyzji w tym przedmiocie, wystarczy zawiadomienie o tym płatnika składek.

1. Jeżeli płatnik składek nie złoży w terminie deklaracji rozliczeniowej, nie będąc z tego obowiązku zwolniony, Zakład dokonuje wymiaru składek z urzędu w wysokości wynikającej z ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej, bez uwzględnienia wypłaconych zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych, zawiadamiając o tym płatnika.

2. Jeżeli po wymierzeniu składek z urzędu płatnik składek złoży deklarację rozliczeniową, Zakład koryguje wymiar składek do wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji rozliczeniowej, z uwzględnieniem wykazanych w deklaracji zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych.

●W sytuacji gdy płatnik składek nie złoży w terminie deklaracji rozliczeniowej, a powinien ją złożyć, bo nie został z tego obowiązku zwolniony, ZUS dokonuje wymiaru składek z urzędu. Wysokość składek zakład określa na podstawie ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej, jednak bez uwzględnienia wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych. O dokonaniu wymiaru składek z urzędu ZUS jest zobligowany zawiadomić płatnika składek. W przypadku gdy po wymierzeniu składek w trybie ustawowym płatnik złoży następnie brakującą deklarację rozliczeniową, organ powinien dokonać korekty dokonanego uprzednio wymiaru składek przy uwzględnieniu wysokości określonej przez płatnika w złożonej deklaracji.

Wydaje się, że skoro przepis posługuje się pojęciem "dokonanie wymiaru składek z urzędu", oznacza to, iż ZUS powinien dokonać tej czynności w drodze decyzji zgodnie z katalogiem określonym w art. 83 ust. 1 ustawy. Wydanie w tym zakresie decyzji wiąże się z prawem zaskarżenia jej przez stronę do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w przypadku gdy się z nią nie zgadza.

Jednocześnie przepis należy rozumieć w ten sposób, że nie chodzi tylko i wyłącznie o niezłożenie deklaracji rozliczeniowej nawet w przypadku opłacenia składki w ustawowym terminie, ale również o sytuacje, gdy płatnik wprawdzie złożył dokumenty, ale niekompletne, niezgodnie z wymogami ustawowymi czy niezdatne do odczytu przez program stosowany do korespondencji z płatnikiem.

PRZYKŁAD 12

ZUS obliczy składki na podstawie poprzednich dokumentów

Spółka akcyjna ABC złożyła ostatnią deklarację ZUS DRA za listopad 2016 r. Za grudzień 2016 r. oraz styczeń 2017 r. firma nie złożyła dokumentów rozliczeniowych, choć opłaciła składki. W takim przypadku ZUS miał prawo dokonać przypisu składek z urzędu na podstawie deklaracji za listopad 2016 r.

●Dlaczego złożenie deklaracji jest tak ważne? Dlatego że dopóki ZUS nie dysponuje kompletem dokumentów rozliczeniowych, nie będzie mógł we właściwy sposób ustalić, czy faktycznie opłacona przez płatnika kwota składek jest kwotą należną i zgodną z deklaracją. W doktrynie i orzecznictwie zwraca się uwagę, że obligatoryjne wymierzenie przez ZUS składek w wysokości przyjętej w deklaracji rozliczeniowej ostatnio złożonej przez płatnika stanowi swoistą sankcję, której stosowanie ma na celu zdyscyplinowanie płatników i nakłonienie ich do terminowego rozliczania składek za ubezpieczonych. Jednocześnie, jak przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 8 grudnia 2015 r., sygn. akt I UK 535/14, skoro ustawodawca w omawianym przepisie przewidział wyłącznie sankcje dyscyplinujące dla płatników składek zobowiązanych do składania deklaracji rozliczeniowych, to nie sposób przyjąć, aby wyłączył możliwość korygowania wymiaru składek dla osób, które w terminie opłaciły składki od nowo zadeklarowanej podstawy wymiaru, jeśli wcześniej opłacały składki ustalone od minimalnej podstawy wymiaru, a deklaracje rozliczeniowe złożyły po terminie.

1. Zakład może sporządzać z urzędu zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, zgłoszenia płatnika składek, zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty, zwane dalej "dokumentami związanymi z ubezpieczeniami społecznymi określonymi w ustawie".

2. Zakład może korygować z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie.

3. Zakład może żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie, jeżeli dokumenty te nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym Zakładu.

4. Zakład może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.

●Przepis ten wprowadza dodatkowe uprawnienia ZUS związane ze sporządzaniem szeroko pojętych dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonymi w ustawie, korygowaniem błędów stwierdzonych w tych dokumentach czy korygowaniem i wprowadzaniem danych na kontach płatników i ubezpieczonych.

Każdy płatnik składek powinien pamiętać, że to do jego zadań należy składanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych i przekazywanie innych wymaganych ustawą dokumentów i informacji. W pewnych sytuacjach ustawodawca dopuścił jednak możliwość podejmowania przez organ z urzędu czynności dotyczących kont płatników składek i ubezpieczonych. Co do zasady celem ustawodawcy było przede wszystkim zapewnienie rzetelności i kompletności informacji gromadzonych na kontach w ZUS.

Przejawem aktywności ZUS z urzędu w dziedzinie, która leży w gestii płatników składek, a jest realizowana przez zakład niejako w ich zastępstwie, są m.in. uprawnienia do sporządzania:

1) zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych;

2) wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych;

3) imiennego raportu miesięcznego;

4) zgłoszenia płatnika składek;

5) wyrejestrowania płatnika składek;

6) deklaracji rozliczeniowej oraz dokumentów ją korygujących.

●Komentowany przepis przewiduje również uprawnienie ZUS do żądania od płatnika składek ponownego złożenia dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi, wówczas gdy dokumenty złożone przez pracodawcę nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym ZUS. Organ może poza tym korygować z urzędu stwierdzone błędy w dokumentach ubezpieczeniowych otrzymanych od płatnika składek. Ale to nie wszystko. ZUS może również wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek, o czym powinien jednak powiadomić ubezpieczonych i płatników składek. W sposób szczegółowy prawa i obowiązki ZUS oraz płatników składek i ubezpieczonych w zakresie, w jakim ZUS działa z urzędu, określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465). Zgodnie z nimi o podjęciu działań z urzędu ZUS ma obowiązek zawiadomić płatnika składek i ubezpieczonego. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych sporządzonych lub skorygowanych z urzędu albo z danymi wprowadzonymi lub skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub płatnika składek, w terminie 14 dni od otrzymania informacji powinien przekazać do ZUS prawidłowe dokumenty, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu. Jeżeli natomiast ubezpieczony nie zgadza się z tymi danymi, w terminie 30 dni od otrzymania informacji powinien złożyć w ZUS wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. ZUS powinien wówczas przeprowadzić takie postępowanie.

PRZYKŁAD 13

ZUS działa z urzędu tylko wyjątkowo

Co do zasady, mimo że ZUS posiada instrument pozwalający mu na zgłoszenie danej osoby do ubezpieczenia z urzędu, to jednak obowiązek taki ciąży na płatniku zgodnie z art. 36 ust. 2 ustawy. Oznacza to, że ZUS nie powinien przejmować od płatników składek zadań, które powinni realizować sami płatnicy. Wyręczanie płatników składek w wypełnianiu przez nich ustawowych obowiązków nałożonych przepisami prawa ubezpieczeń nie jest zatem prawidłowe i na pewno nie służy dyscyplinowaniu płatników w rzetelnym wykonywaniu zadań w zakresie ubezpieczeń społecznych. Należy zatem zaznaczyć, że stosowanie tego przepisu powinno być ograniczone tylko do tych przypadków, gdy ZUS - przy wykorzystaniu innych dostępnych środków prawnych - nie może rzeczywiście wymusić na płatniku składek przedłożenia odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych. Tak orzekł Sąd Okręgowy w Nowym Sączu w wyroku z 17 września 2013 r., sygn. akt IV U 812/13.

●Choć co do zasady zakład nie może wyręczać płatników w wypełnianiu przez nich ustawowych obowiązków, to jednak upoważnienie ZUS do zastępowania płatnika w celu doprowadzenia do prawidłowego prowadzenia przez ZUS kont ubezpieczonych i kont płatników składek ostatecznie jest z korzyścią przede wszystkim dla ubezpieczonych. Nie można zapominać, że zadaniem ZUS jest przecież zapewnienie prawidłowości i kompletności danych zgromadzonych na kontach ubezpieczonych i płatników, tak aby oddawały one faktyczną sytuację danego podmiotu oraz aby w razie jakiegokolwiek sporu sądowego w postępowaniu z zakresu ubezpieczeń społecznych dokumenty te stanowiły wartościowy dowód.

1. Rada Ministrów określa, w drodze rozporządzenia:

1) kolejność zaliczania wpłat składek na FUS oraz innych należności, do których poboru jest zobowiązany Zakład, jeżeli płatnik opłaca je i przekazuje niezgodnie z przepisami ustawy,

2) szczegółowe zasady i tryb postępowania w sprawach rozliczania składek i wypłaconych zasiłków, zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych oraz kolejność zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze,

3) szczegółowe zasady i tryb sporządzania przez Zakład z urzędu dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie,

4) szczegółowe zasady i tryb korygowania przez Zakład z urzędu błędów stwierdzonych w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie,

5) szczegółowe zasady i tryb wprowadzania i korygowania przez Zakład z urzędu danych bezpośrednio na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek,

z uwzględnieniem pierwszeństwa zaspokojenia należności funduszu emerytalnego.

2. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, w drodze rozporządzenia, określa wzory:

1) zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych,

2) imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących,

3) zgłoszeń płatnika składek,

4) deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących,

5) innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych,

6) zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o którym mowa w ustawie z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych oraz kody pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

- z uwzględnieniem obowiązujących procedur prowadzenia rejestrów i wykazów w systemie ubezpieczeń społecznych.

3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw zabezpieczenia społecznego określi, po zaopiniowaniu przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego, w drodze rozporządzenia, wzory bankowych dokumentów płatniczych stosowanych przez płatników składających dyspozycje płatności składek na ubezpieczenia społeczne w postaci dokumentu pisemnego.

3a. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, po zasięgnięciu opinii Prezesa Narodowego Banku Polskiego, kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowości ewidencjonowania składek, określi w drodze rozporządzenia:

1) szczegółowe informacje przekazywane w zleceniu płatniczym, o którym mowa w art. 47 ust. 5, oraz format zlecenia płatniczego w formie dokumentu elektronicznego;

2) (uchylony).

4. Przepisy ust. 2-3a stosuje się odpowiednio do innych należności, do których poboru jest zobowiązany Zakład.

5. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego może określić, w drodze rozporządzenia, uproszczone zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych związanych z przekazywaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent, uwzględniając potrzebę ograniczenia liczby przekazywanych dokumentów.

●Omawiany przepis zawiera delegacje ustawowe dla Rady Ministrów, ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego oraz dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do wydania rozporządzeń wykonawczych związanych z realizacją przepisów rozdziału 4 ustawy: Zgłoszenia do ubezpieczenia, prowadzenie kont i rejestrów oraz zasady rozliczania składek i zasiłków. Rada Ministrów została zobowiązana do określenia, z uwzględnieniem pierwszeństwa zaspokojenia należności funduszu emerytalnego, zagadnień określonych w ust. 1 komentowanego przepisu. Wszystkie te kwestie reguluje wymienione wcześniej rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

●Powołane rozporządzenie w pierwszej kolejności określa, jakie składki i jakie zasiłki płatnik składek rozlicza w deklaracjach rozliczeniowych, uszczegółowiając kwestie związane z załączaniem imiennych raportów miesięcznych dotyczących każdego ubezpieczonego, zgodności danych wynikających z deklaracji lub deklaracji korygującej za dany miesiąc kalendarzowy z danymi z raportów bądź raportów korygujących, czy dokonywania przez płatnika składek wpłat na poszczególne fundusze w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych składek. Z tym że w przypadku funduszu ubezpieczeń społecznych wpłata stanowi różnicę pomiędzy wykazaną w deklaracji kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą wypłaconych zasiłków, świadczeń rodzinnych oraz przysługującego płatnikowi składek wynagrodzenia za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Ponadto, zgodnie z rozporządzeniem, ZUS jako płatnik składek rozlicza w odrębnych deklaracjach składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne lub Fundusz Pracy m.in. za osoby pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, jeżeli zasiłki te wypłaca zakład, a także za emerytów i rencistów, osoby pobierające zasiłek przedemerytalny lub świadczenie przedemerytalne i innych ubezpieczonych, do których rozliczenia jest zobowiązany.

W dalszej kolejności rozporządzenie precyzuje, w jaki sposób ZUS dokonuje rozliczenia dokonanej przez płatnika składek wpłaty na koncie płatnika i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy. Co ważne, jeśli płatnik dokona wpłaty nieoznaczonej co do okresu, wpłatę tę zalicza się w pierwszej kolejności na pokrycie należności z danego tytułu, poczynając od należności o najwcześniejszym terminie płatności, z zachowaniem pierwszeństwa zaspokojenia należności funduszu emerytalnego i otwartych funduszy emerytalnych.

PRZYKŁAD 14

Wpłaty zaliczone na poczet wskazanych należności

Tak, ale wyjątkowo. Kwestię kolejności zaliczania wpłat składek na FUS oraz innych należności, do których poboru jest zobowiązany zakład, jeżeli płatnik opłaca je i przekazuje niezgodnie z przepisami ustawy, reguluje rozporządzenie Rady Ministrów. Zgodnie z jego przepisami zakład dokonuje rozliczenia dokonanej przez płatnika składek wpłaty na koncie płatnika i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy na podstawie deklaracji oraz raportów, zgodnie z oznaczeniem dokonanym przez płatnika składek. Zatem składki wpłacone zgodnie z prawidłowo sporządzoną deklaracją za dany miesiąc powinny być zaewidencjonowane zgodnie z tą deklaracją, a nie na poczet innych należności. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 3 lutego 2014 r., sygn. akt I UK 264/13, przeciwne działania organu rentowego mogłyby doprowadzić do chaosu, w którym płatnik składek nie wie, w których miesiącach powstała niedopłata, a ZUS nie potrafi precyzyjnie wskazać wpłaconych przez niego kwot, które zostały zaewidencjonowane na zadłużenie z wcześniejszych miesięcy. Zgodnie z rozporządzeniem taka możliwość istnieje tylko wówczas, gdy płatnik składek dokona w obowiązującym terminie wpłaty składek nieoznaczonej co do okresu. W takim przypadku wpłatę tę zalicza się w pierwszej kolejności na pokrycie należności z danego tytułu, poczynając od należności o najwcześniejszym terminie płatności, z zachowaniem pierwszeństwa zaspokojenia należności funduszu emerytalnego i otwartych funduszy emerytalnych. Jeśli jednak przedsiębiorca będzie dokonywał wpłat składek zgodnie z prawidłowo sporządzonymi deklaracjami za poszczególne miesiące, ZUS będzie musiał je zaewidencjonować na wpłaty bieżące, bez możliwości ich przesunięcia na pokrycie najstarszych zaległości.

●Rozporządzenie reguluje także w sposób szczegółowy zagadnienia związane z proporcjonalnym rozliczaniem wpłat, jeśli nie pokrywają one w pełni należnych składek, oraz z rozliczaniem powstałych nadwyżek w odniesieniu do każdego z funduszy, a także kolejność zaliczania wpłat uiszczonych na pokrycie należności z tytułu składek na poszczególne ubezpieczenia, objętych danym tytułem wykonawczym. W każdym z rodzajów ubezpieczeń w pierwszej kolejności pokrywa się koszty upomnienia, koszty egzekucyjne, a następnie składki i odsetki za zwłokę. W przypadku ubezpieczeń społecznych przed funduszem rentowym, chorobowym i wypadkowym zaspokojeniu podlega fundusz emerytalny i OFE, proporcjonalnie do należności tych funduszy objętych tytułem.

●Jak wskazano już w komentarzu do art. 48b, w przypadku stwierdzenia w dokumentach ubezpieczeniowych nieprawidłowości uniemożliwiających dokonanie prawidłowego rozliczenia na koncie płatnika składek i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu wyeliminowanie tych nieprawidłowości. Postępowanie to kończy się uzyskaniem oświadczenia płatnika składek na piśmie w sprawie stwierdzonych błędów, dokonaniem przez ZUS ustaleń w drodze kontroli lub przesłaniem przez płatnika składek prawidłowo sporządzonych dokumentów ubezpieczeniowych, które były przedmiotem postępowania, oraz sporządzeniem lub skorygowaniem dokumentów ubezpieczeniowych z urzędu przez ZUS. ZUS ma obowiązek poinformować ubezpieczonego i płatnika składek o sporządzonych lub skorygowanych z urzędu dokumentach ubezpieczeniowych oraz o danych wprowadzonych lub skorygowanych bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek. ZUS na podstawie prawidłowych raportów dokonuje zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego.

●Powołane rozporządzenie, regulując zagadnienia wskazane w art. 49 ust. 1 w sposób kompletny i szczegółowy, mogłoby być przedmiotem odrębnego komentarza, a w tym miejscu wskazano jedynie najistotniejsze rzeczy.

●Uwzględniając obowiązujące procedury prowadzenia rejestrów i wykazów w systemie ubezpieczeń społecznych, minister pracy i polityki społecznej w rozporządzeniu z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.) określił wzory tych dokumentów. Dokumenty określone w rozporządzeniu są wypełniane przy użyciu kodów, których wykaz jest określony w załączniku do rozporządzenia. Są to m.in. kody tytułu ubezpieczenia, kody stopnia pokrewieństwa, kody pracy w szczególnych warunkach i w szczególnym charakterze, kody przyczyn wyrejestrowania ubezpieczonego i inne, którymi płatnik ma obowiązek posługiwać się w dokumentach ubezpieczeniowych.

●Na mocy art. 49 ust. 3 minister właściwy do spraw finansów publicznych (w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw zabezpieczenia społecznego i po zaopiniowaniu przez prezesa NBP) został zobligowany do określenia wzorów bankowych dokumentów płatniczych stosowanych przez płatników składających dyspozycje płatności składek na ubezpieczenia społeczne w postaci dokumentu pisemnego. W wykonaniu tej delegacji zostało wydane rozporządzenie ministra finansów z 5 listopada 2009 r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do poboru których zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 202, poz. 1561). Kolejnym rozporządzeniem wydanym w celu realizacji delegacji ustawowej, aby zapewnić prawidłowość w ewidencjonowaniu składek, jest rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 16 grudnia 2009 r. w sprawie określenia szczegółowych informacji przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez instytucje obsługujące wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne w zleceniu płatniczym oraz formatu zlecenia płatniczego w formie dokumentu elektronicznego (Dz.U. nr 219, poz. 1711).

●W ust. 5 komentowanego przepisu ustawodawca upoważnił ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego do określenia - w drodze rozporządzenia - uproszczonych zasad korygowania dokumentów ubezpieczeniowych związanych z przekazywaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent, przy uwzględnieniu potrzeby ograniczenia liczby przekazywanych dokumentów. Dotychczas takie rozporządzenie nie zostało jednak wydane.

1. Poczynając od 2006 r., w terminie do dnia 31 sierpnia każdego roku, Zakład jest zobowiązany przesłać ubezpieczonemu urodzonemu po dniu 31 grudnia 1948 r. informację o zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach ogółem, o których mowa w art. 40 ust. 1, według stanu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, zwaną dalej "informacją o stanie konta".

1a. W informacji o stanie konta Zakład podaje dodatkowo wysokość:

1) zwaloryzowanego kapitału początkowego według stanu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, w przypadku gdy kapitał ten został już ubezpieczonemu obliczony;

2) hipotetycznej emerytury, z uwzględnieniem ust. 1b-1f i 2;

2a) kwot składek, środków, odsetek za zwłokę i opłaty prolongacyjnej, ogółem, zewidencjonowanych na subkoncie, według stanu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku;

3) składek na ubezpieczenie emerytalne, z wyłączeniem składek podlegających odprowadzeniu do otwartego funduszu emerytalnego i zewidencjonowaniu na subkoncie:

a) należnych - w przypadku ubezpieczonych niebędących płatnikami składek,

b) wpłaconych - w przypadku ubezpieczonych będących płatnikami składek oraz osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność

- za okres ostatnich 12 miesięcy kalendarzowych, według stanu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, w wysokości nominalnej w podziale na miesiące;

4) składek na otwarte fundusze emerytalne, należnych i odprowadzonych;

5) składek należnych i wpłaconych zewidencjonowanych na subkoncie, o których mowa w art. 40a ust. 4.

1b. Wysokość hipotetycznej emerytury podaje się ubezpieczonemu, który na dzień 31 grudnia poprzedniego roku ukończył co najmniej 35 lat.

1c. Ubezpieczonemu, o którym mowa w ust. 1b, podaje się informacje o wysokości:

1) hipotetycznej emerytury, jaką uzyskałby w wieku emerytalnym, o którym mowa w art. 24 ust. 1a i 1b ustawy o emeryturach i rentach z FUS, lub w wieku, o którym mowa w ust. 1d i 1e, według stanu konta ubezpieczonego oraz

2) hipotetycznej emerytury, jaką uzyskałby w wieku, o którym mowa w pkt 1, gdyby za każdy pełny miesiąc przypadający do osiągnięcia tego wieku na jego koncie była ewidencjonowana hipotetyczna kwota składki obliczona przez podzielenie ogólnej kwoty składek na ubezpieczenie emerytalne, o których mowa w ust. 1, przez wyrażony w miesiącach okres podlegania ubezpieczeniu emerytalnemu.

1d. Jeżeli ubezpieczonemu, o którym mowa w ust. 1b, do osiągnięcia wieku emerytalnego, o którym mowa w art. 24 ust. 1a i 1b ustawy o emeryturach i rentach z FUS, brakuje nie więcej niż 5 lat, podaje się dodatkowo, poczynając od 2009 r., informacje o wysokości hipotetycznej emerytury, jaką by uzyskał w wieku przekraczającym ten wiek o rok, a także o dwa, trzy, cztery lata i o pięć lat.

1e. Jeżeli ubezpieczony, o którym mowa w ust. 1b, przekroczył wiek emerytalny, o którym mowa w art. 24 ust. 1a i 1b ustawy o emeryturach i rentach z FUS, i nie wystąpił o ustalenie emerytury, hipotetyczną emeryturę oblicza się dla jego faktycznego wieku oraz kolejnych pięciu lat.

1f. Hipotetycznej emerytury nie oblicza się ubezpieczonemu, o którym mowa w ust. 1b, któremu ustalono wysokość emerytury na zasadach określonych w art. 26 lub 183 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Nie oblicza się hipotetycznej emerytury również w roku, w którym jest przesyłana informacja o stanie konta, jeżeli w okresie od dnia 1 stycznia tego roku do dnia przesłania tej informacji ubezpieczonemu ustalono wysokość emerytury na podstawie tych przepisów.

1g. Jeżeli ubezpieczonemu, o którym mowa w ust. 1b, do osiągnięcia wieku uprawniającego członka otwartego funduszu emerytalnego do okresowej emerytury kapitałowej brakuje nie więcej niż 12 miesięcy, podaje się dodatkowo informację o możliwości skorzystania z prawa do okresowej emerytury kapitałowej.

1h. Zakład nie przesyła informacji o stanie konta ubezpieczonym, którzy w systemie teleinformatycznym Zakładu utworzyli profil informacyjny. Zakres danych objętych informacją o stanie konta Zakład udostępnia tym ubezpieczonym w systemie teleinformatycznym w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem ust. 1i.

1i. Informację o stanie konta udostępnia się również w formie pisemnej na żądanie ubezpieczonego.

2. Wysokości hipotetycznej emerytury oblicza się:

1) w przypadku podawania informacji o wysokości hipotetycznej emerytury według zasad określonych w ust. 1c pkt 1 - przez podzielenie sumy składek, o których mowa w ust. 1, i kapitału początkowego, o którym mowa w ust. 1a pkt 1 - przez średnie dalsze trwanie życia dla osoby, która osiągnęła wiek emerytalny, o którym mowa w art. 24 ust. 1a i 1b ustawy o emeryturach i rentach z FUS, lub wiek, o którym mowa w ust. 1d i 1e, a wysokość hipotetycznej emerytury, jaką ubezpieczony uzyskałby w wieku przekraczającym wiek emerytalny - przez średnie dalsze trwanie życia dla tego wieku;

2) w przypadku podawania informacji o wysokości hipotetycznej emerytury według zasad określonych w ust. 1c pkt 2 - przez podzielenie sumy składek, o których mowa w ust. 1, i kapitału początkowego, o którym mowa w ust. 1a pkt 1, zwiększonej o kwotę hipotetycznych składek, o których mowa w ust. 1c pkt 2, przez średnie dalsze trwanie życia dla osoby, która osiągnęła wiek emerytalny, o którym mowa w art. 24 ust. 1a i 1b ustawy o emeryturach i rentach z FUS, lub wiek, o którym mowa w ust. 1d i 1e, a wysokość hipotetycznej emerytury, jaką ubezpieczony uzyskałby w wieku przekraczającym wiek emerytalny - przez średnie dalsze trwanie życia dla tego wieku.

2a. Średnie dalsze trwanie życia ustala się według tablicy trwania życia, ogłaszanej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, obowiązującej w dniu 31 grudnia ostatniego roku.

2b. Informację o stanie konta Zakład przesyła listem zwykłym na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, o którym mowa w art. 36 ust. 10.

2c. Jeżeli ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych przez więcej niż jednego płatnika składek, informację o stanie konta przesyła się na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, które Zakład otrzymał jako ostatnie.

2d. Jeżeli adres do korespondencji jest nieprawidłowy lub niepełny, informację o stanie konta Zakład przesyła na podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych adres zamieszkania lub adres zameldowania albo na adres zameldowania na pobyt stały uzyskany z rejestru PESEL.

2e. Jeżeli po otrzymaniu informacji o stanie konta ubezpieczony niebędący płatnikiem składek stwierdzi, że na jego koncie nie zostały zewidencjonowane wszystkie należne składki na ubezpieczenie emerytalne lub zostały zewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, powinien zgłosić do płatnika tych składek, na piśmie lub do protokołu, wniosek o sprostowanie danych przekazanych do Zakładu w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie lub przekazanie brakujących dokumentów, zwany dalej "wnioskiem o sprostowanie danych".

2f. Płatnik składek jest zobowiązany poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych w terminie 60 dni od dnia jego otrzymania.

2g. W przypadku uwzględnienia wniosku o sprostowanie danych płatnik składek jest zobowiązany skorygować błędny lub uzupełnić brakujący dokument związany z ubezpieczeniami społecznymi określony w ustawie, w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji, o której mowa w ust. 2f.

2h. W przypadku nieuwzględnienia przez płatnika składek wniosku o sprostowanie danych oraz w przypadku gdy płatnik składek już nie istnieje, ubezpieczony powinien złożyć we wskazanej przez Zakład jednostce organizacyjnej Zakładu wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, przedkładając jednocześnie dokumenty potwierdzające wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz kopię informacji, o której mowa w ust. 2f.

2i. Postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w ust. 2h, Zakład powinien zakończyć nie później niż w ciągu 3 miesięcy, a postępowanie szczególnie skomplikowane - nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 2h.

2j. Wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie może być udowadniana zeznaniami świadków.

2k. Jeżeli w wyniku postępowania wyjaśniającego okaże się, że przyczyną niezewidencjonowania na koncie ubezpieczonego wszystkich należnych składek na ubezpieczenie emerytalne lub zewidencjonowania ich w niewłaściwej wysokości są:

1) błędy w danych podanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, w zgłoszeniu wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, w zgłoszeniu płatnika składek lub w zgłoszeniu wyrejestrowania płatnika składek albo niezłożenie tych dokumentów - Zakład dokonuje korekty tych danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek, jeżeli uzna to za możliwe, albo po złożeniu przez płatnika składek dokumentów korygujących te dokumenty lub brakujących dokumentów;

2) błędy w danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym lub w deklaracji rozliczeniowej albo niezłożenie tych dokumentów - Zakład dokonuje korekty tych danych po złożeniu przez płatnika składek dokumentów korygujących te dokumenty albo brakujących dokumentów.

2l. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć korygujące lub brakujące dokumenty, o których mowa w ust. 2k, w terminie 30 dni od otrzymania z Zakładu zawiadomienia o stwierdzonych w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego nieprawidłowościach w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie.

2m. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć korygujące lub brakujące dokumenty, o których mowa w ust. 2k, w terminie 30 dni od dnia:

1) uprawomocnienia się decyzji - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji;

2) otrzymania protokołu kontroli - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze kontroli.

2n. W przypadku gdy płatnik składek już nie istnieje lub uzyskanie korygujących lub brakujących dokumentów ubezpieczeniowych nie jest możliwe, Zakład dokonuje korekty danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek, koryguje z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie lub sporządza z urzędu brakujące dokumenty.

2o. Przepisy ust. 2e-2m stosuje się odpowiednio do ubezpieczonego będącego płatnikiem składek, który po otrzymaniu informacji o stanie konta stwierdzi, że na jego koncie nie zostały zewidencjonowane wszystkie wpłacone składki na ubezpieczenie emerytalne lub zostały zewidencjonowane w niewłaściwej wysokości.

3. Dane zgromadzone na koncie ubezpieczonego, o których mowa w art. 40, i na koncie płatnika składek, o których mowa w art. 45, mogą być udostępniane sądom, prokuratorom, organom kontroli skarbowej, organom podatkowym, Państwowej Inspekcji Pracy, Straży Granicznej, komornikom sądowym, organom egzekucyjnym w rozumieniu ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2016 r. poz. 599, z późn. zm.), ośrodkom pomocy społecznej, powiatowym centrom pomocy rodzinie, publicznym służbom zatrudnienia, Komisji Nadzoru Finansowego, ministrowi właściwemu do spraw gospodarki w zakresie koniecznym do rozstrzygania spraw prowadzonych na podstawie art. 34 oraz art. 35 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej oraz wojewodzie i Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców w zakresie prowadzonych postępowań dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z uwzględnieniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

3a. Dane zgromadzone na koncie ubezpieczonego będącego uczestnikiem w rozumieniu załącznika I lub załącznika II do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470), o których mowa w art. 40, i na koncie płatnika składek, o których mowa w art. 45, mogą być udostępniane ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego w celu spełnienia wymogów określonych odpowiednio w załączniku I lub w załączniku II do tego rozporządzenia i w zakresie do tego niezbędnym.

4. Dane, o których mowa w ust. 3, udostępnia się także na wniosek osób fizycznych i płatników składek, których dotyczą informacje zawarte na kontach, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6.

5. Do czasu otrzymania przez ubezpieczonego pierwszej informacji, o której mowa w ust. 1, dane zgromadzone na koncie ubezpieczonego udostępnia się ustnie na ustny wniosek zgłoszony osobiście przez ubezpieczonego, którego dotyczą informacje zawarte na koncie, w jednostce organizacyjnej Zakładu.

6. Dane zgromadzone na koncie ubezpieczonego, udostępnione ustnie, na wniosek ubezpieczonego Zakład potwierdza pisemnie.

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 3-6, wniosek powinien zawierać:

1) w przypadku danych zgromadzonych na koncie ubezpieczonego - imię i nazwisko ubezpieczonego oraz numery, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 1;

2) w przypadku danych zgromadzonych na koncie płatnika składek - imię i nazwisko lub nazwę skróconą płatnika składek oraz numery, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 2.

8. Zakład nie udostępnia danych, jeżeli wniosek nie zawiera informacji określonych w ust. 7. W przypadku, gdy z wnioskiem występuje komornik sądowy, dane, o których mowa w ust. 3 udostępnia się w oparciu o informacje zawarte w tym wniosku, chyba że są niewystarczające do identyfikacji osoby, której wniosek dotyczy.

9. Dane zgromadzone na kontach, o których mowa w ust. 3, udostępnia się bezpłatnie sądom, prokuratorom, organom kontroli skarbowej, organom podatkowym, Państwowej Inspekcji Pracy, Straży Granicznej, ośrodkom pomocy społecznej, powiatowym centrom pomocy rodzinie, publicznym służbom zatrudnienia, Komisji Nadzoru Finansowego, ministrowi właściwemu do spraw gospodarki w zakresie koniecznym do rozstrzygania spraw prowadzonych na podstawie art. 34 oraz art. 35 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, wojewodzie i Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców w zakresie prowadzonych postępowań dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego w zakresie wynikającym z ust. 3a, a także - w zakresie niezbędnym do realizacji świadczeń rodzinnych - wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta.

10. Dane zgromadzone na kontach, o których mowa w ust. 3, udostępnia się komornikom sądowym, w zakresie niezbędnym do prowadzenia egzekucji, odpłatnie, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

10a. Wysokość opłaty, o której mowa w ust. 10, nie może przekraczać 2% wysokości prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 na dany rok kalendarzowy.

10b. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego określi, w drodze rozporządzenia, wysokość opłaty, o której mowa w ust. 10, oraz sposób jej wnoszenia, uzależniając wysokość opłaty od formy złożenia wniosku, udostępnienia danych i wysokości ponoszonych przez Zakład kosztów związanych z udzielaniem informacji, w szczególności kosztów wyszukania informacji i sporządzenia zaświadczenia, oraz mając na względzie konieczność zapewnienia sprawnego poboru opłaty.

11. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekazuje Straży Granicznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy:

1) wykaz obejmujący dane płatników, którzy w ostatnim kwartale zgłosili do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego cudzoziemca - w terminie do końca ostatniego dnia roboczego miesiąca następującego po upływie kwartału, którego wykaz dotyczy oraz

2) dane ubezpieczonego cudzoziemca - w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku Straży Granicznej lub Państwowej Inspekcji Pracy.

12. Dane, o których mowa w ust. 11 pkt 1, obejmują:

1) numer NIP;

2) numer REGON;

3) numer PESEL;

4) kod rodzaju działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);

5) serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, jeżeli płatnikowi składek nie nadano numeru NIP, REGON lub jednego z nich;

6) nazwę skróconą;

7) imię i nazwisko;

8) adres siedziby;

9) adres do korespondencji;

10) adres miejsca prowadzenia działalności;

11) liczbę cudzoziemców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych;

12) obywatelstwo cudzoziemca;

13) tytuł ubezpieczenia cudzoziemca.

13. Dane, o których mowa w ust. 11 pkt 2, obejmują:

1) rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości;

2) numer PESEL, jeżeli został nadany;

3) imię i nazwisko, datę urodzenia;

4) obywatelstwo;

5) płeć;

6) adres zameldowania;

7) adres zamieszkania;

8) adres do korespondencji;

9) kod tytułu ubezpieczenia;

10) datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych;

11) datę zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych;

12) datę wygaśnięcia obowiązku ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych;

13) wymiar czasu pracy;

14) podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz datę opłacenia składki - w przypadku danych przekazywanych do Państwowej Inspekcji Pracy.

14. Zakład udostępnia publicznym służbom zatrudnienia, w postaci elektronicznej, dane zgromadzone na koncie ubezpieczonego, o których mowa w art. 40, obejmujące:

1) imię i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL - rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,

4) obywatelstwo,

5) kod i nazwę tytułu ubezpieczenia,

6) nazwę i dane identyfikacyjne płatnika,

7) datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych,

8) datę zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub do ubezpieczenia zdrowotnego,

9) datę wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych lub z ubezpieczenia zdrowotnego,

10) rodzaje ubezpieczeń wraz z określeniem, czy dobrowolne, czy obowiązkowe,

11) wymiar czasu pracy,

12) informację o podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,

13) opłacone składki na ubezpieczenia społeczne za osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące,

14) informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

15) wykazane w imiennym raporcie miesięcznym przerwy w opłacaniu składek,

16) wypłacone świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i z ubezpieczenia wypadkowego,

17) wypłacane świadczenia z ubezpieczenia emerytalnego i z ubezpieczeń rentowych,

18) imię i nazwisko oraz datę uzyskania lub utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny

- w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

15. Zakład udostępnia powiatowym urzędom pracy i wojewódzkim urzędom pracy, w postaci elektronicznej, wykaz obejmujący dane osób ubezpieczonych, wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 9-9b, które w poprzednim miesiącu zostały zgłoszone do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego, także z innych tytułów - w terminie do 10 dnia roboczego następnego miesiąca.

16. Dane, o których mowa w ust. 15, obejmują:

1) imię i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL - rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz datę urodzenia i obywatelstwo;

4) datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu niż wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 9-9b;

5) datę wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych lub z ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu niż wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 9-9b;

6) kod tytułu ubezpieczenia.

17. Zakład udostępnia ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych na jego żądanie dane:

1) dotyczące ubezpieczonego:

a) numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL - rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,

b) identyfikator miejscowości według krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju (TERYT) adresu zameldowania - do najniższego posiadanego poziomu,

c) identyfikator miejscowości według krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju (TERYT) adresu korespondencji - do najniższego posiadanego poziomu,

d) NIP i numer identyfikacyjny REGON, a jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu,

e) numer płatnika w Krajowym Rejestrze Sądowym,

f) ustalone prawo do emerytury lub renty,

g) stopień niepełnosprawności,

h) kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

i) okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

j) wymiar czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

k) okres rozliczeniowy,

l) kod tytułu ubezpieczenia,

m) informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

n) wymiar czasu pracy,

o) kod przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego,

p) podstawa wymiaru składki na:

- ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

- ubezpieczenie chorobowe,

- ubezpieczenie wypadkowe,

- ubezpieczenie zdrowotne,

q) wysokość składki na:

- ubezpieczenie emerytalne,

- ubezpieczenia rentowe,

- ubezpieczenie chorobowe,

- ubezpieczenie wypadkowe,

- ubezpieczenie zdrowotne,

r) kwota obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego,

s) kod świadczenia lub kod przerwy wraz z kwotą wypłaty tego świadczenia,

t) liczba dni zasiłkowych oraz liczba wypłat;

2) dotyczące osób zgłaszanych przez ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego:

a) numer PESEL,

b) kod stopnia pokrewieństwa albo powinowactwa,

c) stopień niepełnosprawności,

d) czy pozostaje we wspólnym gospodarstwie z osobą ubezpieczoną;

3) dotyczące płatników składek:

a) NIP i numer identyfikacyjny REGON, a jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu,

b) data powstania obowiązku opłacania składek,

c) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,

d) liczba ubezpieczonych,

e) stopa procentowa składek na ubezpieczenie wypadkowe,

f) kwota należnych składek na Fundusz Pracy,

g) kwota należnych składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

h) liczba pracowników, za których jest opłacana składka na Fundusz Emerytur Pomostowych,

i) liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

j) suma należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych;

4) dotyczące uprawnionych do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz świadczeń wypłacanych przez Zakład na mocy odrębnych przepisów:

a) numer PESEL,

b) identyfikator miejscowości według krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju (TERYT) adresu zamieszkania - do najniższego posiadanego poziomu,

c) stopień niezdolności do pracy,

d) symbol świadczenia,

e) wysokość świadczenia,

f) wysokość dodatków przysługujących do świadczenia

- w celu niezbędnym do wykonywania ustawowych zadań ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz podległych mu i nadzorowanych przez niego jednostek, zmierzających do skutecznego poboru należności podatkowych i weryfikacji danych własnych oraz zadań analityczno-sprawozdawczych.

●Przepis ten nakłada na ZUS obowiązki w zakresie informowania ubezpieczonych i płatników, a także zasady, na jakich udziela tych informacji innym podmiotom. Dane dotyczące kont ubezpieczonych i płatników nie są bowiem informacją publiczną, mimo że są prowadzone przez podmiot publiczny, a dostęp do nich mają jedynie określone instytucje.

●ZUS ma więc obowiązek przesłać każdemu ubezpieczonemu urodzonemu po 1948 r., a więc objętemu nowym, wprowadzonym w 1999 r. systemem emerytalnym, informację o stanie konta do 31 sierpnia każdego roku. Informacja ta przedstawia stan na 31 grudnia poprzedniego roku i jest dość obszerna, gdyż zawiera dane dotyczące:

- zwaloryzowanego kapitału początkowego według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku, w przypadku gdy kapitał ten został już ubezpieczonemu obliczony;

Informacji tej nie będzie więc zawierało pismo przesłane ubezpieczonemu, który albo jeszcze nie otrzymał decyzji o wysokości kapitału początkowego, albo nie złożył nawet wniosku lub po raz pierwszy podlegał ubezpieczeniom po 1 stycznia 1999 r., a takim osobom kapitału nie wylicza się w ogóle, gdyż jego wysokość ustalana jest na podstawie składek odprowadzonych przed 1999 r.

- kwot składek, środków, odsetek za zwłokę i opłaty prolongacyjnej zewidencjonowanych na subkoncie;

Chodzi tu o subkonto określone w art. 40a i nast. ustawy systemowej (szerzej na ten temat pisaliśmy w czwartej części komentarza) prowadzone w ramach konta ubezpieczonego. Na subkonto przekazywana jest m.in. część składki emerytalnej i w przeciwieństwie do pozostałych środków na zwykłym koncie ubezpieczonego środki zgromadzone na subkoncie ulegają podziałowi i przekazaniu małżonkowi ubezpieczonego w razie unieważnienia małżeństwa lub rozwodu, a także podziałowi i przekazaniu osobom wskazanym przez ubezpieczonego lub spadkobiercom po jego śmierci. Z racji wyjątkowości charakteru subkonta ubezpieczony powinien znać jego wyodrębnioną wysokość.

- składek na ubezpieczenie emerytalne, z wyłączeniem składek podlegających odprowadzeniu do otwartego funduszu emerytalnego i zewidencjonowaniu na subkoncie:

a) należnych - w przypadku ubezpieczonych niebędących płatnikami składek,

b) wpłaconych - w przypadku ubezpieczonych będących płatnikami składek oraz osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność

- za okres ostatnich 12 miesięcy kalendarzowych, według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku, w wysokości nominalnej w podziale na miesiące;

Ubezpieczony w piśmie informującym o stanie konta otrzyma także wyodrębnioną informację o składkach na ubezpieczenie emerytalne z wyłączeniem tych przekazanych na subkonto i do OFE. Trzeba podkreślić, że w przeciwieństwie do informacji o subkoncie, ta część informacji dotyczy zwykłej części konta ubezpieczonego. Ubezpieczony nie dowiaduje się, ile ma zgromadzonych składek na koncie w całości (tak jak w przypadku subkonta), ale tego, ile w poprzednim roku (a nie od początku podlegania ubezpieczeniom) było:

●należnych składek - dotyczy to ubezpieczonych, którzy nie opłacają składek za siebie, w ich przypadku nie ma znaczenia, czy składki te rzeczywiście zostały opłacone przez płatnika, ZUS i tak obliczy emeryturę na podstawie składek należnych;

●wpłacono składek - dotyczy to osób opłacających za siebie składki i współpracowników przedsiębiorców, w ich przypadku do obliczeń emerytury ZUS weźmie pod uwagę tylko składki rzeczywiście wpłacone.

Warto zwrócić uwagę, że informacja będzie dotyczyć jedynie składek emerytalnych, a nie rentowych, chorobowych czy wypadkowych.

- składek na otwarte fundusze emerytalne, należnych i odprowadzonych;

Dotyczy to oczywiście tylko tych osób, które są członkami OFE, gdyż obecnie nie ma już takiego obowiązku.

- składek należnych i wpłaconych na subkonto;

Informacja o subkoncie będzie zawierała nie tylko dane o jego stanie, ale także o tym, ile powinno być tam wpłacone składek, a ile rzeczywiście wpłacono.

●Ubezpieczeni, którzy w roku, za który wysyłana jest informacja, ukończyli 35 lat, otrzymują także wyliczenie hipotetycznej emerytury w oparciu o już zgromadzone składki. Może powstać pytanie o sens obliczania emerytury osobom, które mają przed sobą nawet 30 lat przewidywanego podlegania ubezpieczeniom, niemniej ustawodawca ustalił taką granicę wieku.

ZUS oblicza dwie wysokości emerytury - jedną przy założeniu, że ubezpieczony nie byłby już dłużej ubezpieczony i drugą, przy założeniu, iż będzie odprowadzał składki aż do osiągnięcia wieku emerytalnego w wysokości średnich składek dotychczasowych. Jak widać, obie wysokości emerytury są czysto teoretyczne i oparte na sztucznych założeniach. Pokazanie tych kwot ma na celu jedynie uświadomienie ubezpieczonemu, na jakiego rzędu kwoty może liczyć. Wyliczenia te są czysto teoretyczne (informacyjne), nie mogą więc być podstawą żadnych roszczeń do ZUS.

●I tak ubezpieczony otrzyma informację, ile wynosiłaby emerytura, gdyby przestał odprowadzać składki już 31 grudnia roku, za który przekazywana jest informacja. ZUS bierze więc pod uwagę składki zgromadzone do tego dnia i obliczony kapitał początkowy (obie wartości z uwzględnieniem waloryzacji) i dzieli je przez liczbę miesięcy, jaką statystycznie żyje człowiek po osiągnięciu ustawowego wieku emerytalnego - jest ona inna dla mężczyzn i kobiet.

Druga informacja o hipotetycznej emeryturze będzie wyliczana podobnie, jednak przy założeniu, że ubezpieczony do osiągnięcia wieku emerytalnego będzie podlegał ubezpieczeniu emerytalnemu. Przyjęto czysto teoretyczne założenie, że będzie doprowadzał przez ten czas składki równe średniej arytmetycznej składek dotychczasowych. Oczywiście taki sposób wyliczeń nie może przewidzieć ewentualnych okresów np. awansu i zwiększonych zarobków czy utraty pracy, co w znaczący sposób wpłynie na wysokość składek i emerytury.

Oba wyliczenia dokonywane są przy założeniu, że ubezpieczony przejdzie na emeryturę tuż po osiągnięciu wieku emerytalnego. Gdy jednak ubezpieczonemu, którego dotyczy informacja, brakuje do osiągnięcia tego wieku więcej niż pięć lat, ZUS przedstawi mu także wysokość hipotetycznej emerytury, gdyby przeszedł na emeryturę rok, dwa, trzy, cztery i pięć lat później. Kwoty te będą znacząco wyższe, co w założeniu ma skłonić ubezpieczonych do nieco późniejszego wnioskowania o emeryturę.

Podobnie osoba, która już osiągnęła wiek emerytalny, ale jeszcze na emeryturę nie przeszła, otrzyma informację o wysokości świadczenia, jakie otrzymałaby, przechodząc na nie w tym roku oraz w trakcie kolejnych pięciu lat.

●Osobom, którym brakuje mniej niż 12 miesięcy do wieku uprawniającego do uzyskania okresowej emerytury kapitałowej z OFE, podaje się wysokość tej emerytury.

●Informacji o hipotetycznej emeryturze nie otrzymają jednak osoby, którym ustalono wysokość emerytury mieszanej.

●Informacja o koncie ubezpieczonego nie zostanie z automatu przesłana osobie, która założyła konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, bo ZUS udostępni ją właśnie tam. Ubezpieczony może jednak w każdej chwili zwrócić się do ZUS o przesłanie tych danych na piśmie.

●Informacja przesyłana jest ubezpieczonym listem zwykłym na adres wskazany jako adres korespondencyjny w zgłoszeniu ubezpieczonego, jakie złożył w ZUS płatnik. Gdy adres jest niepełny, ZUS wyśle list na adres zameldowania. Jeśli zgłoszonych jest kilka adresów przez różnych płatników, przesyłka zostanie wysłana na adres, który ZUS otrzymał jako ostatni.

Otrzymania listu zwykłego nie można udowodnić, gdy więc ubezpieczony zgłosi w ZUS, że nie otrzymał przesyłki w danym roku, ZUS powinien przesłać mu kolejny.

●Określona w tym przepisie informacja o stanie konta nie jest decyzją, nie tworzy ona żadnego nowego stanu prawnego, nie można więc jej zaskarżyć. Ma to swoje uzasadnienie również w tym, że nie jest podstawą żadnych roszczeń. Jest ona przedstawiana ubezpieczonemu przede wszystkim po to, aby miał świadomość stanu swoich finansów emerytalnych, ale także po to, aby mógł je kontrolować.

Temu drugiemu celowi służy uprawnienie ubezpieczonego, który nie jest jednocześnie płatnikiem składek, do zwrócenia się do swojego płatnika z wnioskiem o sprostowanie danych przekazanych do ZUS, jeśli stwierdzi jakieś nieprawidłowości w otrzymanej informacji o składkach emerytalnych. Może to dotyczyć sytuacji, gdy należne zdaniem ubezpieczonego składki nie zostały zewidencjonowane na jego koncie albo zostały zewidencjonowane w nieprawidłowej wysokości. Płatnik ma 60 dni od otrzymania wniosku na poinformowanie ubezpieczonego o sposobie jego rozpatrzenia. Gdy wniosek uwzględnia, w ciągu 30 następnych dni musi złożyć do ZUS brakujący dokument rozliczeniowy lub skorygować błędny. Gdy go nie uwzględnia albo też płatnik już nie istnieje, ubezpieczony ma prawo złożyć w ZUS wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Musi jednak złożyć dokumenty, z których będzie wynikać, dlaczego kwestionuje dane przekazane ZUS przez płatnika. Ustawa nie wskazuje, co nimi może być. Wydaje się jednak, że mogą nimi być umowa o pracę/umowa-zlecenie ze wskazaną wysokością wynagrodzenia albo np. wyciąg z rachunku bankowego potwierdzającego wysokość wpływów wynagrodzenia. Co ważne, wysokość wynagrodzenia nie może być udowodniona zeznaniami świadków.

PRZYKŁAD 15

Koledzy z pracy nie pomogą

Pani Kornelia otrzymała od ZUS informację o stanie konta za 2016 r. Okazało się, że jej pracodawca przez cały 2016 r. potrącał jej składki z wynagrodzenia, ale tylko część z nich odprowadzał do ZUS. Firma uległa likwidacji w styczniu 2017 r.

Wynagrodzenie pani Kornelii było wypłacane w dużo wyższej wysokości niż wynikające z umowy, a całość kwoty była wypłacana w gotówce. Pani Kornelia myślała, że skoro pracodawca potrąca składki od całego wynagrodzenia, to przekazuje je w całości do ZUS. Zwróciła się więc do ZUS o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, mając jako jedyny dowód na potwierdzenie swoich twierdzeń tylko zeznania kolegów z pracy, którzy byli w takiej samej sytuacji.

ZUS nie mógł zewidencjonować wyższych składek na koncie pani Kornelii, bo nie może brać pod uwagę zeznań świadków.

●ZUS ma trzy miesiące na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, licząc od dnia otrzymania wniosku ubezpieczonego, a jeśli postępowanie jest szczególnie skomplikowane - 6 miesięcy. Pojęcie szczególnie skomplikowanego postępowania jest jednak tak nieostre, że trudno będzie ubezpieczonemu wykazać, iż akurat w jego przypadku postępowanie powinno trwać krócej niż pół roku.

Gdy ZUS rzeczywiście znalazł błędy płatnika, dalsze postępowanie uzależnione jest od tego, gdzie zostały one znalezione. Jeśli znalazł je w:

- zgłoszeniu do ubezpieczeń,

- zgłoszeniu wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń,

- zgłoszeniu płatnika,

- zgłoszeniu wyrejestrowania

albo też błąd na koncie wynikał z niezłożenia tych dokumentów, ZUS sam wprowadza stosowne poprawki na koncie ubezpieczonego i płatnika. Może jednak stwierdzić, że nie jest to możliwe (brakuje np. niezbędnych danych, których nie ustalono w postępowaniu wyjaśniającym) i wtedy wezwie płatnika do złożenia korekt albo złożenia brakujących dokumentów. Podobne wezwanie płatnik otrzyma, gdy ZUS wykrył błędy w imiennym raporcie miesięcznym lub w deklaracji rozliczeniowej albo też płatnik wcześniej w ogóle tych dokumentów nie złożył. W takich przypadkach ZUS skoryguje stan konta dopiero po otrzymaniu żądanych dokumentów.

PRZYKŁAD 16

Firma musi wyjaśnić

Pani Cecylia jest zatrudniona w średniej wielkości firmie. Otrzymała od ZUS informację o stanie konta, z której wynikało jednak, że płatnik odprowadzał za nią przez cały rok składki w takiej samej wysokości, mimo że otrzymała podwyżkę w połowie roku.

Płatnik nie uwzględnił jej reklamacji, bo kadrowa stwierdziła, że wszystkie rozliczenia prowadziła prawidłowo. Pani Cecylia zwróciła się więc do ZUS o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. ZUS stwierdził, że płatnik składał błędne dokumenty rozliczeniowe z tą samą podstawą wymiaru składek, nawet po podwyżce. Zwrócił się więc do płatnika o przekazanie poprawnych dokumentów. Kadrowa uznała swój błąd dopiero po wezwaniu od ZUS i sporządziła poprawne dokumenty.

Po ich otrzymaniu ZUS skorygował konto pani Cecylii.

●Czas płatnika na złożenie dokumentów również został ograniczony. Ma on na to 30 dni od:

- otrzymania od ZUS zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach;

- uprawomocnienia się decyzji (jeśli nieprawidłowości stwierdzono w ten sposób);

- otrzymania protokołu kontroli (jeśli nieprawidłowości stwierdzono w ten sposób).

●ZUS może jednak nie czekać na dokumenty, jeśli płatnik już nie istnieje lub uzyskanie od niego tych dokumentów nie jest możliwe.

●Podobną procedurę reklamacyjną może wszcząć ubezpieczony, który opłaca za siebie składki, a ZUS nie zewidencjonował na jego koncie wszystkich składek.

PRZYKŁAD 17

Przedsiębiorca też może zgłosić wątpliwości

Pan Ireneusz założył działalność gospodarczą w 2015 r. i od tego czasu sam za siebie opłaca składki. W 2016 r. otrzymał od ZUS informacje o stanie konta, z której wynikało, że nie opłacił składek za listopad i grudzień 2015 r.

Zgłosił do ZUS wniosek o postępowanie wyjaśniające, argumentując, że przecież wszystkie składki opłacał regularnie. Okazało się, że przelew był źle oznaczony i ZUS nie zidentyfikował składki. Pan Ireneusz przedstawił jednak potwierdzenie przelewów z własnego rachunku bankowego i ZUS zewidencjonował poprawnie składki na jego koncie.

●Dane dotyczące konta ubezpieczonego i płatnika mogą być udostępniane nie tylko osobom, dla których są prowadzone, ale także innym podmiotom określonym w ustawie, do których należą:

- sądy,

- prokuratury,

- organy kontroli skarbowej,

- organy podatkowe,

- Państwowa Inspekcja Pracy,

- Straż Graniczna,

- komornicy sądowi,

- organy egzekucyjne prowadzące postępowania egzekucyjne w administracji,

- ośrodki pomocy społecznej,

- powiatowe centra pomocy rodzinie,

- publiczne służby zatrudnienia,

- Komisja Nadzoru Finansowego.

W zakresie ograniczonym do konkretnych spraw ZUS udziela tych informacji także:

- ministrowi właściwemu do spraw gospodarki,

- wojewodzie,

- szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców,

- ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego,

- wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta,

- ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych.

Pierwsza grupa podmiotów uprawnionych do uzyskania informacji z kont ubezpieczonego i płatnika wnioskuje o dostęp do nich w ramach prowadzonych przez siebie postępowań. Dzięki informacjom z kont komornicy sądowi mogą np. ustalić, czy dłużnik, który deklaruje brak dochodów, rzeczywiście ich nie ma. Podobnie np. ośrodki pomocy społecznej mogą potrzebować tych informacji, aby stwierdzić, czy dana osoba kwalifikuje się do otrzymania pomocy materialnej. Mimo użycia sformułowania w przepisie "dane (...) mogą być udostępniane" ZUS nie ma prawa odmówić ich udostępnienia, jeśli tylko podmiot wnioskujący mieści się w kategoriach wskazanych w przepisie.

Druga grupa podmiotów wskazanych w przepisie również może występować do ZUS o udostępnienie informacji z kont, jednak w ograniczonym, wskazanym w ustawie zakresie.

Osoby i instytucje niewymienione w komentowanym artykule ustawy nie otrzymają informacji o koncie ubezpieczonego lub płatnika, nawet gdy uzasadnią taką konieczność.

PRZYKŁAD 18

Była żona nie otrzyma informacji

Pani Jola rozwiodła się z mężem, który został zobowiązany przez sąd do comiesięcznych alimentów na ich wspólne dziecko w wysokości 500 zł. Wysokość alimentów była ustalona dość dawno i zdaniem pani Joli jest zdecydowanie zbyt niska. Mimo że były mąż twierdzi, że pracuje tylko dorywczo, pani Jola podejrzewa, iż ma stałą pracę i zarabia całkiem dobrze. Zamierza wystąpić do sądu o podwyższenie alimentów.

Zwróciła się do ZUS o informację, czy i od jakiej kwoty jakakolwiek firma opłaca za byłego męża składki. ZUS zgodnie z prawem odmówił udostępnienia danych. O udzielenie tych informacji może się zwrócić sąd w trakcie postępowania wszczętego z wniosku pani Joli.

PRZYKŁAD 19

Spadkobiercy niczego się nie dowiedzą

Ojciec pana Remigiusza prowadził od wielu lat małą firmę, która od dłuższego czasu miała problemy finansowe. Teraz gdy zmarł, pan Remigiusz zastanawia się, czy warto przyjąć spadek wprost (bez ograniczeń za długi), z dobrodziejstwem inwentarza (z ograniczeniem odpowiedzialności) czy też może w ogóle go odrzucić, bo jest prawdopodobne, że jego ojciec miał duże zaległości składkowe w ZUS.

Pan Remigiusz zwrócił się do ZUS o podanie stanu konta płatnika. ZUS odmówił, gdyż pan Remigiusz jest jedynie potencjalnym spadkobiercą płatnika, a ustawa nie wskazuje, że takim osobom można udostępnić dane o koncie zmarłego przedsiębiorcy płatnika.

●Oczywiste jest, że o udostępnienie danych z konta może wnioskować osoba, dla której jest ono prowadzone. Co do zasady informacja ta będzie udzielana pisemnie na pisemny wniosek. Ustęp 5 komentowanego przepisu wprowadza jednak zasadę, że ubezpieczony do czasu otrzymania pierwszej informacji o stanie konta (a więc w praktyce przez kilka - kilkanaście miesięcy od dnia pierwszego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych) może złożyć taki wniosek ustnie i w ten sam sposób zostanie mu udzielona odpowiedź. Ubezpieczony może się udać osobiście do dowolnej jednostki ZUS, w której powinien uzyskać żądaną informację. Jeśli będzie sobie życzył, ZUS potwierdzi mu te informacje na piśmie.

Podmiot, który życzy sobie udostępnienia informacji, musi podać pełne dane ubezpieczonego lub płatnika. W przypadku ubezpieczonego jest to imię, nazwisko i PESEL (ewentualnie numer i seria dowodu osobistego lub paszportu), a w przypadku płatnika imię i nazwisko lub nazwa skrócona oraz NIP i REGON. ZUS nie udzieli informacji, jeśli wniosek nie będzie zawierał tych danych. Rygor ten został złagodzony w stosunku do komorników, których wniosek będzie rozpatrzony, nawet gdy nie będzie zawierał pełnych danych, o ile tylko ZUS będzie w stanie zidentyfikować osobę, o którą chodzi.

●Wszystkie podmioty, z wyjątkiem komorników sądowych, otrzymają informację od ZUS bezpłatnie. Komornik z uwagi na prawo do wynagrodzenia za prowadzenie egzekucji musi wnieść opłatę od wniosku. Jest ona ustalana przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego, ale nie może przekroczyć 2 proc. prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

●ZUS udostępnia dane ubezpieczonych i płatników nie tylko na wniosek, ale niekiedy także z urzędu. Aby zapewnić przepływ informacji na temat zatrudnionych na terenie Polski cudzoziemców, ZUS co kwartał musi przekazywać Straży Granicznej i PIP informacje o płatnikach, którzy zgłosili do ubezpieczeń co najmniej jednego cudzoziemca. Jeśli SG lub PIP sobie tego zażyczą, musi im przedstawić także dane zgłoszonego cudzoziemca. Wykaz, jakie dane płatnika lub cudzoziemca muszą zostać przekazane przez ZUS, zawierają ust. 12 i 13 komentowanego przepisu.

Podobnie z urzędu ZUS musi do 10. dnia następnego miesiąca przedstawiać urzędom pracy wykazy osób, które będąc ubezpieczonymi z następujących tytułów (art. 6 ust. 1 pkt 9-9b):

- pobierania zasiłku dla bezrobotnych, świadczenia integracyjnego lub stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy,

- pobierania stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych, na które zostały skierowane przez inne niż powiatowy urząd pracy podmioty kierujące na szkolenie, staż lub przygotowanie zawodowe dorosłych;

- pobierania stypendium na podstawie przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w okresie odbywania studiów podyplomowych;

zostały w danym miesiącu zgłoszone do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego także z innych tytułów. Ma to na celu zapobieżenie sytuacjom, w których składki na ubezpieczenie np. za bezrobotnego pobierającego zasiłek opłaca urząd pracy, podczas gdy nie ma on do niego prawa, bo jest np. zatrudniony na umowę o pracę w jakiejś firmie, o czym nie poinformował urzędu pracy.

PRZYKŁAD 20

ZUS w kontakcie z urzędem pracy

Pan Mateusz pobiera od kilku miesięcy zasiłek dla bezrobotnych. W grudniu zawarł jednak umowę-zlecenie, która trwa do dziś. Zleceniodawca zgłosił pana Mateusza do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Pan Mateusz myślał, że tylko umowa o pracę pozbawia statusu bezrobotnego i prawa do zasiłku dla bezrobotnych, nie zgłosił więc zawarcia takiej umowy do urzędu pracy.

W styczniu ZUS przekazał urzędowi pracy wykaz ubezpieczonych, którzy podlegając ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku dla bezrobotnych, zostali zgłoszeni do ubezpieczeń z dodatkowego tytułu (w tym przypadku - umowy-zlecenia). Urząd pracy pozbawił pana Mateusza statusu bezrobotnego od dnia podjęcia pracy na podstawie umowy-zlecenia i nakazał mu zwrot zasiłku dla bezrobotnych.

●ZUS na podstawie ust. 14 komentowanego przepisu ma obowiązek przekazywać określone informacje znajdujące się na koncie ubezpieczonego publicznym służbom zatrudnienia, których definicja znajduje się w przepisach dotyczących promocji zatrudnienia. Są to:

- minister właściwy do spraw pracy,

- wojewodowie,

- marszałkowie województw,

- starostowie.

●Ustęp 17 komentowanego przepisu z kolei określa, w jakim zakresie informacji o kontach ubezpieczonych i płatników może żądać minister właściwy do spraw finansów publicznych. Jak wskazano w przepisie, pozyskiwanie tych informacji ma na celu skuteczny pobór podatków oraz prowadzenie analiz.

ROZDZIAŁ 5

Fundusz Ubezpieczeń Społecznych

1. Fundusz Ubezpieczeń Społecznych jest państwowym funduszem celowym, powołanym w celu realizacji zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych.

2. Dysponentem FUS jest Zakład.

●Komentowany przepis określa ramy, na jakich oparty został system ubezpieczeń społecznych w Polsce. Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie jest właścicielem środków wpływających ze składek, a jedynie nimi dysponuje. Składki są więc wpłacane i wypłacane z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a jedynie obsługą płatności i poboru należności zajmuje się ZUS. Sam FUS jest państwowym funduszem celowym, a więc podmiotem niemającym osobowości prawnej, utworzonym do realizowania konkretnych celów ustawowych - zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Taka konstrukcja oznacza też, że to do ZUS należy kierować roszczenia o wypłatę świadczeń, nie zaś do samego funduszu, który istnieje jedynie jako wyodrębniony rachunek bankowy. Jest on podzielony na fundusz emerytalny, rentowy, chorobowy i wypadkowy.

1. Przychody FUS pochodzą:

1) ze składek na ubezpieczenia społeczne, niepodlegających przekazaniu na rzecz otwartych funduszy emerytalnych;

1a) ze środków rekompensujących kwoty składek przekazanych na rzecz otwartych funduszy emerytalnych;

1b) z wpłat, o których mowa w art. 111c ust. 1 ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;

2) (uchylony);

3) z wpłat z budżetu państwa oraz z innych instytucji, przekazanych na świadczenia, których wypłatę zlecono Zakładowi, z wyjątkiem świadczeń finansowanych z odrębnych rozdziałów budżetowych oraz wpłat z instytucji zagranicznych;

4) z oprocentowania rachunku bankowego FUS;

4a) z lokat dokonywanych w jednostki uczestnictwa funduszy rynku pieniężnego, o których mowa w art. 178 ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (Dz. U. z 2014 r. poz. 157, z późn. zm.);

5) z odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań wobec FUS;

6) ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, wraz z odsetkami;

7) z dodatkowej opłaty, o której mowa w art. 24 ust. 1a, i z opłaty prolongacyjnej;

8) z dotacji z budżetu państwa;

9) ze środków FRD, o których mowa w art. 59;

10) z innych tytułów.

2. Składkę na ubezpieczenia społeczne zalicza się do przychodów FUS w miesiącu następującym po miesiącu, za który składka jest należna.

3. (uchylony).

4. Minister właściwy do spraw finansów publicznych przekazuje na rachunek bankowy Funduszu Ubezpieczeń Społecznych środki, o których mowa w ust. 1 pkt 1a, w terminie 3 dni po przedstawieniu przez Zakład wniosku zawierającego informacje o terminie i wysokości składek przekazanych na rzecz otwartych funduszy emerytalnych.

●Przychody FUS to nie tylko składki (z wyjątkiem tych przekazywanych do OFE w przypadku osób będących ich członkami). Składki przekazane za ubezpieczonego do OFE też w końcu wrócą do FUS. Zgodnie bowiem z art. 111c ustawy z 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszów emerytalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 291 ze zm.) OFE w związku z ukończeniem przez ubezpieczonego wieku niższego o 10 lat od wieku emerytalnego zaczyna stosować tzw. suwak bezpieczeństwa, a więc częściowo umarzać jednostki rozrachunkowe na rachunku ubezpieczonego w OFE i przekazywać równowartość tych jednostek do ZUS. Zostaną one zapisane na subkoncie tego ubezpieczonego prowadzonym przez ZUS.

●Nie jest też dla nikogo tajemnicą, że środki zgromadzone w FUS nie są wystarczające, aby pokryć wydatki na wypłatę świadczeń. Dlatego też FUS jest zasilany dodatkowymi środkami z budżetu państwa w formie dotacji, które mają zapewnić środki na wypłatę wszystkich świadczeń (ust. 1 pkt 8) oraz wpłat przeznaczonych na wypłaty konkretnych świadczeń, do których dokonywania ZUS może zostać zobowiązany (ust. 1 pkt 3). Oznacza to, że w obecnym stanie prawnym nie ma możliwości, aby nawet przy wyjątkowo niskim poziomie wpływów do FUS, ZUS nie dokonywał wypłat na rzecz ubezpieczonych, gdyż niedobór środków zostanie uzupełniony z budżetu państwa.

●FUS jest rachunkiem bankowym, który jest oprocentowany, a odsetki zasilają FUS.

●FUS lokuje także środki w jednostki uczestnictwa funduszy rynku pieniężnego określone w ustawie z 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1896 ze zm.).

●Do FUS wpływają też odsetki z nieterminowych wpłat składek. Podobnie jak w przypadku składek ich poborem zajmuje się ZUS, ale zasilają one FUS. Do FUS wpłyną także świadczenia wcześniej z niego wypłacone, jeśli zostały uznane za nienależne i zwrócone. Dotyczy to także odsetek od takich świadczeń.

●FUS zostanie także zasilony opłatami dodatkowymi, które ZUS może wymierzyć płatnikowi w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości, oraz opłatami prolongacyjnymi wymierzanymi płatnikowi, gdy ZUS odroczył mu termin płatności składek lub rozłożył należność na raty.

●Do FUS zostaną także przekazane środki z Funduszu Rezerwy Demograficznej (szerzej na ten temat w kolejnej części komentarza).

1. W granicach określonych w ustawie budżetowej FUS może otrzymywać z budżetu państwa dotacje i nieoprocentowane pożyczki.

2. Dotacje i pożyczki, o których mowa w ust. 1, mogą być przeznaczone wyłącznie na uzupełnienie środków na wypłaty świadczeń gwarantowanych przez państwo, jeżeli przychody przekazywane na rachunek bankowy FUS oraz środki zgromadzone na funduszu rezerwowym nie zapewniają pełnej i terminowej wypłaty świadczeń finansowanych z przychodów FUS.

3. Za zgodą ministra właściwego do spraw finansów publicznych FUS może zaciągać kredyty.

●FUS może otrzymywać z budżetu państwa dotacje i nieoprocentowane pożyczki. Mogą one być jednak przeznaczone tylko na wypłaty świadczeń gwarantowanych przez państwo, jeżeli środki zgromadzone w FUS nie pozwalają na pełną i terminową wypłatę tych świadczeń (np. emerytur). Jak wskazano wyżej, zły stan finansów FUS nie ma bezpośredniego przełożenia na zagrożenie braku wypłat np. emerytur, gdyż oznacza to tylko, że fundusz otrzyma większą dotację lub pożyczkę z budżetu państwa. Problemem może się więc okazać zły stan budżetu niepozwalający na przekazanie brakujących środków do FUS.

Ze środków zgromadzonych w FUS finansowane są:

1) wypłaty świadczeń z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego oraz wypadkowego;

2) wydatki na prewencję rentową;

3) spłaty kredytów i pożyczek wraz z odsetkami, zaciąganych w celu wypłaty świadczeń z FUS;

4) odsetki za nieterminowe wypłaty świadczeń;

5) należności dla płatników składek, o których mowa w art. 3 ust. 2;

6) wydatki związane z realizacją zadań, o których mowa w art. 52 ust. 1 pkt 3;

7) (uchylony);

8) odpis stanowiący przychód Zakładu, o którym mowa w art. 76 ust. 1 pkt 1;

9) wydatki na pokrycie niedoboru środków niezbędnych do zapewnienia wypłat emerytur kapitałowych;

10) emerytury kapitałowe, środki gwarantowane oraz jednorazowe wypłaty, ustalane ze składek zewidencjonowanych na subkoncie.

●Ze środków FUS finansowana jest wypłata wszystkich świadczeń z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego. Będą to więc nie tylko emerytury i renty, ale także zasiłki i inne świadczenia chorobowe i wypadkowe.

Mimo że ZUS pobiera także składkę na ubezpieczenie zdrowotne, to środki te nie zasilają FUS, ale są przekazywane do Narodowego Funduszu Zdrowia, który nimi następnie zarządza.

●ZUS został także zobowiązany do prowadzenia prewencji rentowej, czyli podejmowania działań, które mają w założeniu poprawić stan zdrowia ubezpieczonych zagrożonych utratą zdolności do pracy, co przełoży się w przyszłości na mniejszą liczbę wypłacanych świadczeń z ubezpieczenia rentowego, a więc mniejsze wydatki z FUS. Działania ZUS polegają na kierowaniu ubezpieczonych na rehabilitację leczniczą, a finansowane są one właśnie z FUS.

●Z FUS pokrywane są także odsetki za nieterminową wypłatę świadczeń, mimo że winę ponosi dysponent, czyli ZUS.

1. W ramach FUS wyodrębnia się fundusze:

1) emerytalny, z którego są finansowane wypłaty emerytur i wydatki, o których mowa w art. 54 pkt 9 i 10;

2) rentowy, z którego są finansowane:

a) wypłaty rent z tytułu niezdolności do pracy, rent szkoleniowych, rent rodzinnych, dodatków do rent rodzinnych dla sierot zupełnych, dodatków pielęgnacyjnych,

b) wypłaty emerytur przyznanych z urzędu zamiast rent z tytułu niezdolności do pracy osobom urodzonym przed dniem 1 stycznia 1949 r., które nie mają okresu składkowego i nieskładkowego wynoszącego co najmniej 20 lat dla kobiet i co najmniej 25 lat dla mężczyzn,

c) wypłaty zasiłków pogrzebowych,

d) świadczenia zlecone Zakładowi do wypłaty podlegające finansowaniu z budżetu państwa, a także

e) wydatki na prewencję rentową;

3) chorobowy, z którego finansowane są świadczenia określone w odrębnych przepisach;

4) wypadkowy, z którego finansowane są świadczenia określone w odrębnych przepisach, a także koszty prewencji wypadkowej określone w odrębnych przepisach;

5) rezerwowy tworzony dla ubezpieczeń rentowych, chorobowego i wypadkowego.

2. Dla funduszy, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, nie prowadzi się odrębnych rachunków bankowych.

●W przepisie tym wskazano, jakie dokładnie świadczenia wypłaca się z poszczególnych funduszy istniejących w ramach FUS.

Warto zauważyć, że dla tych funduszy nie tworzy się odrębnych rachunków bankowych. Odrębny rachunek tworzy się tylko dla funduszu rezerwowego.

1. Fundusz rezerwowy tworzy się:

1) ze środków pozostających w dniu 31 grudnia każdego roku na rachunku bankowym FUS pomniejszonych o kwoty niezbędne do zapewnienia wypłat świadczeń przypadających na pierwszy miesiąc kolejnego roku;

2) z odsetek od ulokowanych środków funduszu rezerwowego.

2. Środki funduszu rezerwowego mogą być wykorzystane na uzupełnienie niedoborów funduszu rentowego, chorobowego lub wypadkowego.

3. Środki funduszu rezerwowego mogą być lokowane jedynie na lokatach bankowych, w papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa oraz w jednostkach uczestnictwa funduszy rynku pieniężnego, o których mowa w art. 178 ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi.

4. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe zasady gospodarki finansowej oraz zasady lokowania środków FUS, mając na względzie efektywność zarządzania i bezpieczeństwo środków.

●W ramach FUS utworzono odrębny fundusz, dla którego prowadzi się oddzielny rachunek bankowy. Ma on zapewnić dodatkowe środki na wypłatę świadczeń z ubezpieczenia rentowego, chorobowego i wypadkowego.

Środki na tym funduszu pochodzą z nadwyżki (niewykorzystanych środków) z FUS, jaka może zostać na zakończenie roku z uwzględnieniem środków na wypłatę świadczeń w styczniu nowego roku. Fundusz rezerwowy zostanie także powiększony o odsetki od ulokowanych środków tego funduszu.

●Środki z tego funduszu są przekazywane do funduszu rentowego, chorobowego lub wypadkowego w przypadku, gdy występują w nich niedobory. Mogą być lokowane jedynie w określony sposób, a mianowicie:

- na lokatach bankowych,

- w papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa,

- w jednostkach uczestnictwa funduszy rynku pieniężnego.

W ustawie budżetowej określa się corocznie kwotę wydatków na prewencję rentową w wysokości do 0,4% wydatków na świadczenia z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego, przewidzianych w planie finansowym FUS na dany rok budżetowy.

●Przepis ten określa maksymalną wysokość wydatków, jaką może w danym roku wykorzystać ZUS na prowadzenie prewencji rentowej. Jest ona uzależniona od wysokości wydatków na świadczenia, jakie zaplanowano na dany rok. ⒸⓅ