Kiedy można uzyskać dane o uczniu

System informacjo oświatowej (SIO) funkcjonuje od 2005 r. Jednak sposób gromadzenia tam danych jest na tyle uciążliwy, że zbieranie ich trwa nawet kilka miesięcy. Dla przykładu zdobycie danych o liczbie sześciolatków, które od września trafią do szkoły zamiast do przedszkola będą znane dopiero w grudniu. Wejście w życie nowych przepisów o SIO sprawi, że będą one na bieżąco wprowadzone do systemu informatycznego, a ich zebranie nie zajmie więcej niż tydzień.

W obecnie funkcjonującym SIO znajdują się tylko dane zbiorcze. Można dowiedzieć się z nich, ile dziewcząt i chłopców chodzi do szkół, ilu uczniów jest w poszczególnych rocznikach czy w danej szkole, ilu uczy się języków obcych. Informacje nie są spersonalizowane. W efekcie nowy SIO ma być bardziej aktualny od tego obecnego oraz mieć szczegółowe dane o uczniu czy nauczycielu. Będą one podlegać szczególnej ochronie, a dostęp do nich będzie ograniczony. Będzie go miał przede wszystkim dyrektor szkoły ale na ściśle określonych zasadach.

W nowym systemie informacji oświatowej (SIO) znajdą się dane personalne o uczniu (PESEL, imię i nazwisko, data urodzenia). Będą tam też informacje o wynikach egzaminów zewnętrznych czy promocji do następnej klasy. Wprowadzane do niego mają być także opinie i orzeczenia z poradni pedagogiczno-psychologicznej. Te informacje będą ściśle chronione. Poza tymi kwestiami będą tam gromadzone tzw. dane dziedzinowe, jak np. zainteresowania dziecka lub też rodzaj ukończonej szkoły. Do tych danych najłatwiej uzyskać dostęp.

W systemie gromadzone będą więc dane identyfikacyjne i tzw. dane dziedzinowe przekazywane do zbioru o uczniach. W tych drugich powinny się znaleźć m.in. informacje dotyczące wcześniejszego pójścia dziecka do zerówki lub rodzaju szkoły, do jakiej uczęszczało.

Nowy system SIO będzie skutecznie wyłapywał tych, którzy uchylają się od obowiązkowej nauki. Co więcej trzy razy w roku (31 marca, 30 września i 31 grudnia), w celu kontroli spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, obowiązku szkolnego, będzie następowało porównanie danych osób w wieku od 5 do 18 lat zgromadzonych w zbiorze PESEL z danymi w bazie danych SIO. Jeśli w wyniku ich porównania okaże się, że w zbiorze PESEL ujawnione są osoby, których dane nie występują w bazie danych SIO, to informacje o tym będą przekazane do SIO. Łatwiej wtedy będzie ustalić, które dzieci nie chodzą do szkoły lub przedszkola.

Jeśli dziecko korzystało z poradni psychologiczno-pedagogicznej, musi to też być odnotowane w zbiorze funkcjonującym w SIO. Stanie się podobnie, jeżeli przebywało w młodzieżowym ośrodku socjoterapii. Zamieszczone tam będą też informacje, że uczeń korzysta z placówek artystycznych lub dokształca się, a także czy spełnił obowiązek pójścia do przedszkola i szkoły. System zbierania danych o uczniach zostanie uzupełniony również o to, jakie egzaminy i sprawdziany już zaliczył oraz czy przystępował do nich w trybie eksternistycznym. W systemie tym powinny się znaleźć informacje dotyczące uzyskania przez ucznia tytułu czeladnika lub mistrza w zawodzie. Do zbioru danych trzeba wpisać informacje o ewentualnym podjęciu przez ucznia studiów. Takie dane będą co roku aktualizowane.

Po przekazaniu przez szkołę do bazy danych SIO informacji m.in. o zakończeniu uczęszczania przez ucznia do przedszkola, oddziału przedszkolnego zorganizowanego w szkole podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego, zakończeniu nauki zbiór danych o uczniu w lokalnej bazie danych SIO prowadzonej przez szkołę z dniem przekazania tej informacji staje się nieaktywny. Nie może być zmieniany ani uzupełniany.

Raz w roku, według stanu na 30 września, na podstawie danych zawartych w bazie danych SIO są sporządzane różnego rodzaju zestawienia.

Jedno z nich powinno dotyczyć liczby uczniów i etatów nauczycieli. Jest to konieczne do dokonania podziału części oświatowej subwencji ogólnej między poszczególne jednostki samorządu terytorialnego. Można też tworzyć inne zestawienia niezbędne dla celów statystycznych. Raport o liczbie uczniów i nauczycieli powinien być udostępniany w bazie danych SIO samorządom oraz ministrom prowadzącym szkoły i placówki oświatowe 7 października, a jeżeli dzień ten wypada w dniu ustawowo wolnym od pracy, w najbliższym dniu roboczym.

Z bazy danych SIO mogą być pozyskiwane dane dziedzinowe zgromadzone odpowiednio w zbiorach danych uczniów oraz zbiorach danych nauczycieli. Nie będą jednak udostępniane dane personalne o uczniach. Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość uzyskania dostępu do nich np. przez dyrektorów szkół.

Szkoły i placówki oświatowe będą mogły otrzymać w związku z prowadzeniem dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej następujące dane:

● ze zbioru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO - drugie imię (imiona), płeć, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo;

● z bazy danych SIO - miejscowość, w której uczeń mieszka, a w przypadku ucznia niebędącego obywatelem polskim także kraj pochodzenia.

Dodatkowo szkoła może pozyskać informacje w zakresie zapewnienia kontynuacji nauczania języka obcego i organizowania kształcenia specjalnego.

Do ogólnego zbioru o uczniach będą miały wgląd samorządy. Znajdzie się w nim informacja, ile dzieci jest dowożonych do szkoły przez gminę. Będzie też tam wykaz rodziców, którzy dowożą dzieci we własnym zakresie. Dowóz jest wymagany w ściśle określonych przypadkach.

Baza danych będzie gromadzić też inne przydatne informacje. Wśród danych SIO dostępnych samorządom będą też informacje o liczbie klas czy też liczbie osób korzystających z pomocy materialnej udzielanej przez szkołę lub gminę. Można będzie tam też odnaleźć ogólną liczbę uczniów, którzy korzystają z wypoczynku w czasie ferii i wakacji. Z tego zbioru uzyska się też informację, ilu młodocianych osób pracuje oraz ilu uczniów ma kartę rowerową lub motorowerową. Ich gromadzenie w jednym miejscu pozwoli gminie np. na planowanie liczby oddziałów w szkołach.

Do tego typu danych mogą mieć dostęp również okręgowe komisje egzaminacyjne, które mogą np. z bazy danych SIO pobierać informację o orzeczeniu i potrzebie kształcenia specjalnego, nazwę i adres szkoły, do której uczeń uczęszcza albo uczęszczał w przypadku uczniów przystępujących do egzaminu maturalnego i egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Z kolei szkoły przekazują do bazy danych SIO (na potrzeby komisji egzaminacyjnych) dane identyfikacyjne uczniów przystępujących do sprawdzianu i egzaminów.

W SIO mają być też gromadzone dane dotyczące m.in. warunków dydaktycznych, materialnych i finansowych prowadzenia szkół i placówek oświatowych, w szczególności:

● powierzchni gruntów oraz obiektów budowlanych,

● pomieszczeń szkoły i placówki oświatowej,

● wyposażenia szkoły i placówki oświatowej,

● podręczników obowiązujących w poszczególnych oddziałach,

● liczby osób niebędących uczniami, korzystających z internatu.

W SIO znajdą się również informacje, które wskażą wysokość przeciętnego wynagrodzenia nauczyciela przypadającego na jeden etat. Poza tym muszą zostać podane koszty wynagrodzeń pracowników niebędących pedagogami. Samorządy powinny też wskazać, jakie wydatki ponoszą w związku z prowadzeniem szkół i placówek oświatowych.

W systemie będą też gromadzone dane dotyczące liczby nauczycieli szkół i placówek oświatowych, z którymi w danym roku kalendarzowym planowane jest rozwiązanie stosunku pracy albo których stosunek wygaśnie (według przyczyn rozwiązania albo jego wygaśnięcia).

Tworzony system będzie też określał dane personalne nauczyciela. Obejmują one imię, nazwisko i PESEL, a w przypadku nauczyciela niemającego tego numeru - imię (imiona), nazwisko, płeć, datę urodzenia i kraj pochodzenia. Będą też gromadzone informacje o pedagogach. Dlatego w odniesieniu do nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych trzeba będzie wskazać m.in. wykształcenie, przygotowanie pedagogiczne, posiadane kwalifikacje do nauczania, staż pracy, formę i wymiar zatrudnienia oraz zajmowane stanowiska i sprawowane funkcje.

Większość zmian w danych o uczniu lub nauczycielu będzie musiała być przekazywana do bazy danych SIO w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana w stanie faktycznym.

Dostęp do tych informacji będzie miał tylko administrator systemu, np. upoważniony do tego dyrektor szkoły, i w ograniczonym zakresie minister edukacji narodowej. W efekcie MEN będzie mieć dostęp w przeważającej większości do danych statystycznych.

Szkoły, organy administracji rządowej, w zakresie wykonywanych zadań, ogólnopolskie organizacje jednostek samorządu terytorialnego, których przedstawiciele wchodzą w skład Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe oraz Główny Urząd Statystyczny mogą pozyskiwać z bazy danych SIO raporty nieodpłatnie.

Za udostępnienie raportów inne podmioty, np. oświatowe związki zawodowe, muszą płacić. Opłata ta ma wynosić równowartość kosztów dokonania operacji na danych zgromadzonych w bazie danych SIO oraz kosztów eksploatacji urządzeń i oprogramowania.

Dane zbierane w SIO są używane do celów kreowania polityki oświatowej przez samorządy i określenia wydatkowania środków publicznych na utrzymanie szkół. Będą one podstawą m.in. do wyliczania wysokości części oświatowej subwencji ogólnej, kształtowania wynagrodzeń nauczycieli oraz przygotowywania analiz, opinii i informacji dla organów administracji państwowej. Na podstawie danych pochodzących z SIO GUS opracowuje publikacje statystyczne z obszaru oświaty oraz przekazuje dane o polskiej oświacie do statystyki międzynarodowej. Dzięki nowemu systemowi i bieżącej aktualizacji danych gmina przez dostęp do danych z SIO będzie mogła dokładnie ustalić wysokość subwencji oświatowej. W razie pomyłki gmina nie będzie musiała zwracać przyznanej bezpodstawnej subwencji.

Ponadto przez odstąpienie od obecnej zasady gromadzenia w SIO danych zbiorczych na rzecz danych jednostkowych będzie można zagwarantować, że część oświatowa subwencji zostanie ściśle powiązana z danym uczniem publicznej lub niepublicznej szkoły.

Artur Radwan

artur.radwan@infor.pl

Art. 8, 11, 33 - 66 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (oczekuje na podpisanie przez prezydenta). Ustawa ma wejść w życie 1 kwietnia 2012 r.