Jak rozliczyć na przełomie roku pracownika ze stawką godzinową nie zawsze równą minimalnej

Wypłata wyrównania do płacy minimalnej za grudzień będzie konieczna, gdyż stawka godzinowa pracownika będzie niższa od stawki za godzinę pracy wynikającej z minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu 2012 roku, czyli 1500 zł.

Dodatek pieniężny za pracę w godzinach nadliczbowych ustala się ze stawki osobistego zaszeregowania pracownika, czyli ze stawki, którą otrzymuje zatrudniony. Nie trzeba podwyższać tego wynagrodzenia do minimalnego.

Suma składników pensji

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonego w trybie ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Wynagrodzenie pracownika w okresie jego pierwszego roku pracy może być niższe, ale nie niższe od kwoty stanowiącej 80 proc. pełnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2012 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 1500 zł, a 80 proc. tej kwoty to 1200 zł.

Wynagrodzenie minimalne nie musi składać się tylko ze stawki zasadniczej nie niższej niż graniczna wysokość. Pracodawca może ustalić kilka składników, które w sumie powinny zapewnić pracownikowi za dany miesiąc ustawowe minimum.

Przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika (aby sprawdzić, czy zostało osiągnięte przynajmniej minimum) uwzględnia się przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez Główny Urząd Statystyczny do wynagrodzeń osobowych. Przykładowo są to: wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej, dodatki za staż pracy oraz inne dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy, premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe.

Przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika nie uwzględnia się jednak: nagrody jubileuszowej, odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (wynagrodzenie normalne oraz dodatki).

Jeżeli za dany miesiąc pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe, to podlega ono wyłączeniu przy obliczaniu wynagrodzenia dla potrzeb ustalenia wynagrodzenia minimalnego.

Reasumując, przy obliczaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc pracodawca wykonuje następujące kroki:

Zlicza składniki wynagrodzenia osiągnięte przez pracownika (według załącznika do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń, określającego zakres składników wynagrodzeń w gospodarce narodowej, uaktualnionego w 2005 roku),

Porównuje uzyskaną sumę z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującą w danym roku kalendarzowym,

Wypłaca stosowne wyrównanie, jeżeli wynagrodzenie pracownika okaże się niższe od stawki minimalnej.

Ustalenie wyrównania

Jeżeli w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika, obliczone ze składników zaliczonych do wynagrodzeń osobowych (z podanymi wyżej wyłączeniami), jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia, następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania. Wyrównanie wypłaca się za okres każdego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia. Pracownikom wynagradzanym na podstawie godzinowych stawek wynagrodzenia wyrównanie wypłaca się za każdą godzinę pracy. Wyrównanie stanowi różnicę między wysokością wynagrodzenia godzinowego, wynikającą z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy, a wysokością wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu, przeliczoną na godzinę pracy.

W celu ustalenia kwoty wyrównania pracodawca powinien zatem wykonać następujące kroki:

Ustalić stawkę godzinową pracownika, chyba że wynagrodzenie zostało określone godzinowo (wówczas mamy już gotową stawkę za godzinę pracy),

Obliczyć stawkę godzinową wynikającą z płacy minimalnej,

Ustalić różnicę między obiema stawkami godzinowymi,

Wyliczyć wysokość wyrównania poprzez pomnożenie różnicy przez liczbę wszystkich godzin przepracowanych przez pracownika w danym miesiącu.

Przesunięty termin

W firmach z przesuniętym terminem wypłaty wynagrodzeń na kolejny miesiąc (np. 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni) wynagrodzenie za ostatni miesiąc roku - grudzień - jest płatne w styczniu kolejnego roku. Od 1 stycznia każdego roku zaczyna obowiązywać nowa stawka wynagrodzenia minimalnego. Jeżeli jednak wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonywaną w grudniu poprzedniego roku, to pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie minimalne obowiązujące w miesiącu, za który jest ono należne. Oznacza to, że jeśli pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenia w styczniu 2013 roku za grudzień 2012 roku, to pracownikowi opłacanemu pensją minimalną powinien wypłacić kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu 2012 roku, czyli 1500 zł. Jest to zgodne z zasadą, że wynagrodzenie jest należne za wykonaną pracę, a więc jego wysokość jest ustalana według zasad obowiązujących w okresie, w jakim ta praca była świadczona. Termin wypłaty wynagrodzeń nie ma wpływu na czas nabycia prawa do wynagrodzenia.

W przypadku pracownika w analizowanym stanie faktycznym w celu sprawdzenia, czy za grudzień osiągnął wynagrodzenie co najmniej na poziomie minimalnego, trzeba przyjąć do porównania stawkę godzinową z grudnia 2012 roku, czyli obliczoną od 1500 zł.

Zapłata za godziny nadliczbowe

Za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek pieniężny w wysokości 50 lub 100 proc. wynagrodzenia, w zależności od tego, kiedy była wykonywana praca nadliczbowa. Dodatek jest należny wtedy, gdy pracownikowi nie udzielono w zamian czasu wolnego.

Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60 proc. wynagrodzenia (art. 151¹ par. 3 kodeksu pracy). U pracownika, o którym mowa w pytaniu, wynagrodzenie jest określone stawką godzinową, i to ono stanowi podstawę do ustalenia dodatków w wysokości:

w50 proc. - za pracę wykonywaną ponad normę dobową,

w100 proc. - za pracę wykonywaną w dniu wolnym od pracy z tytułu zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (soboty).

Żaden przepis kodeksu pracy dotyczący wynagradzania pracy nadliczbowej nie zastrzega, aby podstawa dodatku odpowiadała co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu.

Aby obliczyć wysokość dodatków, należy:

Stawkę godzinową pracownika pomnożyć przez 50 proc., a następnie pomnożyć przez liczbę nadgodzin dobowych,

Stawkę godzinową pracownika pomnożyć przez liczbę godzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej (dodatek 100 proc.).

Za pracę w godzinach nadliczbowych zawsze przysługuje także normalne wynagrodzenie. Nie ma jednak przepisów prawa pracy wyjaśniających pojęcie normalnego wynagrodzenia za pracę. Jest ono rozumiane zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r. (I PRN 40/86, OSNCP 1987/9/140). SN wyjaśnił w nim, że normalne wynagrodzenie to takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Obejmuje więc ono wynagrodzenie zasadnicze, wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, oraz inne składniki o charakterze stałym, do których pracownik ma prawo na podstawie zakładowych przepisów płacowych. Mogą to być np. dodatek stażowy, funkcyjny, motywacyjny, za pracę w warunkach uciążliwych. W skład normalnego wynagrodzenia pracownika wchodzi także premia, jeżeli ma charakter stały. Nie może być ona jednak uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, objętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych. Nie spełniają tej przesłanki premie (nagrody) uznaniowe oraz premie wynikowe (zadaniowe, prowizyjne), czyli takie, które mierzą ilość wykonanej pracy. Nie uwzględnia się również takiej premii, którą pracownik zarobił w czasie stanowiącym godziny nadliczbowe, a więc gdy w czasie nadgodzin wykonywał czynności, za które przysługuje premia. W przypadku opisanym w pytaniu pracownik ma prawo do premii regulaminowej za wypełnienie określonych zadań. W grudniu nie wykonywał ich w czasie ponadwymiarowym, co oznacza, że premię należy uwzględnić w normalnym wynagrodzeniu.

W celu ustalenia normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w przypadku opisanym w pytaniu należy zatem:

Ustalić stawkę godzinową wynagrodzenia pracownika, uwzględniającą również premię,

Stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę wszystkich godzin ponadwymiarowych (zarówno dobowych, jak i średniotygodniowych).

Zasady obowiązujące przy dokonywaniu obliczeń:

● ustala się, czy łączne wynagrodzenie pracownika za dany miesiąc odpowiada co najmniej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę; w wynagrodzeniu nie uwzględnia się m.in. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,

● jeżeli wynagrodzenie pracownika jest niższe, należy obliczyć i wypłacić wyrównanie za każdą godzinę pracy, porównując wynagrodzenie pracownika sprowadzone do stawki godzinowej ze stawką godzinową wynikającą z minimalnej płacy,

● przy obliczaniu dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych jako podstawę przyjmuje się stawkę osobistego zaszeregowania pracownika, która nie musi być co najmniej równa kwocie minimalnego wynagrodzenia,

● normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych - za każdą godzinę pracy - nie może być niższe niż stawka godzinowa z minimalnego wynagrodzenia (innymi słowy, ewentualne wyrównanie należy się również za godziny nadliczbowe; w normalnym wynagrodzeniu uwzględnia się wynagrodzenie zasadnicze oraz stałe dodatki płacowe, w tym premie, które nie zostały wypracowane w godzinach nadliczbowych).

Kartoteka płacowa

	Grudzień 2012 roku
Wynagrodzenie zasadnicze/stawka godzinowa	7,50 zł
Premia regulaminowa	320 zł
Liczba godzin przepracowanych w nominalnym czasie pracy	152 godz.
Liczba godzin nadliczbowych z dodatkiem 50 proc.	16 godz.
Liczba godzin nadliczbowych z dodatkiem 100 proc.	16 godz.
Wynagrodzenie za pracę w nominalnym czasie pracy	1460 zł 152 godz. x 7,50 zł = 1140 zł 1140 zł + 320 zł = 1460 zł
Wynagrodzenie godzinowe z premią	1460 zł : 152 godz. = 9,61 zł
Stawka godzinowa z minimalnego wynagrodzenia za pracę	1500 zł : 152 godz. = 9,87 zł
Różnica między stawką pracownika a stawką z minimalnego wynagrodzenia	9,87 zł - 9,61 zł = 0,26 zł
Wysokość wyrównania	0,26 zł x 184 godz. (nominał 152 godz. + 32 godziny nadliczbowe) = 47,84 zł
Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych - 50 proc.	7,50 zł x 50 proc. x 16 godz. = 60 zł
Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych - 100 proc.	7,50 zł x 16 godz. = 120 zł
Normalne wynagrodzenie za nadgodziny	9,61 zł x 32 godz. = 307,52 zł
Przychód pracownika	1995,36 zł (1460 zł + 47,84 zł + 60 zł + 120 zł + 307,52 zł)

Lista płac za grudzień 2012 roku (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do ulgi podatkowej)

Elementy	Kwota	Sposób wyliczenia
Przychód	1995,36 zł	1460 zł + 47,84 zł + 60 zł + 120 zł + 307,52 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	273,57 zł	podstawa wymiaru: 1995,36 zł składka emerytalna: 1995,36 zł x 9,76 proc. = 194,75 zł składka rentowa:1995,36 zł x 1,5 proc. = 29,93 zł składka chorobowa: 1995,36 zł x 2,45 proc. = 48,89 zł suma składek: 273,57 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne - odliczana od podatku - przekazywana do ZUS	133,44 zł 154,96 zł	podstawa wymiaru: 1721,79 zł (1995,36 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 273,57 zł) 1721,79 zł x 7,75 proc. = 133,44 zł 1721,79 zł x 9 proc. = 154,96 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	110 zł	podstawa opodatkowania: 1610,54 zł; po zaokrągleniu 1611 zł [1995,36 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 273,57 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] zaliczka do US: 110,21 zł; po zaokrągleniu 110 zł [(1611 zł x 18 proc.) - 46,33 zł (ulga podatkowa) - 133,44 zł (składka zdrowotna)]
Kwota do wypłaty	1456,83 zł	1456,83 zł [1995,36 zł - 273,57 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) - 154,96 zł (składka zdrowotna do ZUS) - 110 zł (zaliczka na podatek)]

@RY1@i02/2012/242/i02.2012.242.217000400.803.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/242/i02.2012.242.217000400.804.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 6, art. 7 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 z późn. zm.).

Art. 80 ust. 1, art. 151¹ par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).