Jak obliczyć wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik chorował, był na urlopie bezpłatnym i okolicznościowym

ekspert ds. wynagrodzeń

Urlopu bezpłatnego pracodawca udziela pracownikowi na jego pisemny wniosek. W tym czasie stosunek pracy jest "zawieszony". Pracownik nie świadczy pracy na rzecz pracodawcy, a ten nie wypłaca mu wynagrodzenia. Dla celów ubezpieczeniowych urlop bezpłatny jest przerwą w opłacaniu składek, wykazywaną w raporcie imiennym ZUS RSA, z kodem przerwy 111.

Jeśli w jednym miesiącu pracownik zarówno korzysta z urlopu bezpłatnego, jak i pracuje, a jego wynagrodzenie jest ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, w celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca miesięczną stawkę tego wynagrodzenia trzeba podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z powodu urlopu. Taki wzór obliczenia stosuje się zawsze, jeżeli pracownik w danym miesiącu jest nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (par. 12 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz [...]). Na końcu tak wyliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Inaczej oblicza się wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie chorobowe określone w art. 92 k.p. (za łącznie 33 dni choroby w roku kalendarzowym lub za 14 u pracownika, który ukończył 50. rok życia). W takiej sytuacji miesięczną stawkę wynagrodzenia trzeba podzielić przez 30 i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby (ZUS ZLA). A tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Tak samo trzeba postąpić w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w czasie której przysługuje mu zasiłek z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (par. 11 cytowanego wcześniej rozporządzenia). Jeżeli pracownik w tym samym miesiącu chorował, za co otrzymał wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek chorobowy oraz miał inną nieobecność w pracy niż choroba i ta absencja jest niepłatna, to przy obliczaniu wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca należy zastosować dwa wcześniej opisane działania, tzn. zarówno na podstawie par. 11, jak i par. 12 omawianego rozporządzenia. Zatem aby obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część marca, należy od kwoty pełnej stawki (3650 zł) odjąć sumę cząstkowych wyników, czyli kwot obliczonych niejako za nieprzepracowaną część miesiąca dla każdej nieobecności oddzielnie.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do niego albo z innych przepisów prawa. Zgodnie z rozporządzeniem z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

w2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

w1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Dni zwolnienia od pracy związane z potrzebą uczestnictwa pracownika w ważnych uroczystościach rodzinnych to inaczej urlop okolicznościowy. Za czas zwolnienia od pracy na którąś z tych okoliczności pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (par. 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Oznacza to, że składniki w stałej stawce miesięcznej, takie jak płaca zasadnicza i dodatek za niepalenie, nie wymagają przeliczania, tak jak przy urlopie wypoczynkowym. Wypłaca się je w wysokości należnej w miesiącu zwolnienia okolicznościowego (czyli tu w mniejszej wysokości z powodu choroby i urlopu bezpłatnego). Natomiast składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, tj. w tym przypadku premię regulaminową oraz prowizję, przyjmuje się z miesiąca zwolnienia, bez konieczności cofania się do miesięcy poprzedzających.

Zasiłek chorobowy przysługujący po wyczerpaniu 33-dniowego okresu pobierania wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy ustala się z kolei, mnożąc liczbę dni zwolnienia lekarskiego przez dniówkę średniego wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, ograniczoną do 80 proc. Podstawę wymiaru zasiłku oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne, w tym chorobowej, oraz są zmniejszane za czas pobierania zasiłku (choroba ma wpływ na wysokość premii czy prowizji). Przeciętne wynagrodzenie miesięczne z 12-miesięcznego okresu pomniejsza się o część składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 13,71 proc.

W opisanym przypadku podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy ustalić z okresu marzec 2011 - luty 2012 r. Licząc przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za te 12 miesięcy, pomijamy dodatek za niepalenie, bo mimo że jest on oskładkowany, to nie ulega zmniejszeniu za nieobecności, w tym chorobę. Podstawę zasiłkową należy więc wyznaczyć z wynagrodzenia zasadniczego oraz premii i prowizji, które są redukowane za czas absencji. Sposób ich zmniejszania (inny niż proporcjonalny) powoduje, że przyjmujemy te składniki w wysokości faktycznie wypłaconej, bez ewentualnego uzupełniania.

PRZYKŁAD WYLICZENIA

1. Sporządzając rozliczenie wynagrodzenia pracownika za marzec, najpierw trzeba ustalić wysokość poszczególnych elementów wynagrodzenia:

urlop bezpłatny: 3650 zł : 176 godz. x 40 godz. urlopu (5 dni x 8 godz.) = 20,74 zł x 40 =829,60 zł

zwolnienie lekarskie: 3650 zł : 30 = 121,67 zł x 3 dni choroby = 365,01 zł

wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca : 3650 zł - (829,60 zł + 365,01 zł) = 2455,39 zł

podstawa wymiaru zasiłku chorobowego:

3650 zł - 13,71 proc. = 3149,58 zł

3149,58 zł + 654,01 zł = 3803,59 zł

zasiłek za 3 dni choroby: 3803,59 zł : 30 = 126,79 zł

126,79 zł x 80 proc. = 101,43 zł

101,43 zł x 3 dni = 304,29 zł

wynagrodzenie za jedną godzinę pracy ze zmiennych składników wynagrodzenia:

255,50 zł + 125 zł = 380,50 zł: 104 godz. = 3,66 zł

wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ze zmiennych składników wynagrodzenia

3,66 zł x 8 godz. = 29,28 zł

2. Dokonując rozliczenia wynagrodzenia należy następnie obliczyć:

2455,39 zł (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca) + 100 zł (dodatku za niepalenie) + 29,28 zł (wynagrodzenia za urlop okolicznościowy) + 255,50 zł (premia) +125 zł (prowizja)=2965,17

[(2965,17 x 9,76 proc.) + (2965,17 x 1,5 proc.) + (2965,17 x 2,45 proc.) = 406,53 zł

2965,17-406,53 zł.= 2558,64 zł

2558,64 zł x 9 proc. = 230,28 zł (z czego odliczeniu od podatku podlega składka w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 198,29 zł)

2455,39 zł (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca) + 100 zł (dodatku za niepalenie) + 29,28 zł (wynagrodzenia za urlop okolicznościowy) + 255,50 zł (premia) + 125 zł (prowizja) + 304,26 zł = 3269,43 zł

3269,43 zł (przychód) - 111,25 zł (KUP) - 406,53 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 2752 zł (po zaokrągleniu do pełnych zł)

2752 zł (podstawa opodatkowania) x 18 proc. (stopa procentowa podatku) - 46,33 zł (ulga podatkowa) = 449,03 zł

449,03 (zaliczka na podatek dochodowy) - 198,29 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) = 251 zł (po zaokrągleniu do pełnych zł)

3269,43 (przychód)- 406,53 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) - 230,28 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne - 9 proc.) - 251 zł (zaliczka na podatek do US) =2381,62 zł

[(2965,17zł x 9,76 proc.) + (2965,17 zł x 6,5 proc.) + (2965,17zł x 2,26 proc.) + (2965,17zł x 2,45 proc.) + (2965,17zł x 0,10 proc.)] = 624,77 zł

LISTA PŁAC - marzec 2012 (podstawowe KUP i złożony PIT-2

1	Liczba godzin ustalona dla marca - art. 130 k.p	176
2	Liczba godzin przepracowanych	104
3.	Liczba godzin urlopu okolicznościowego	8
4	Liczba godzin urlopu bezpłatnego	40
5	Liczba godzin zasiłku chorobowego	24
6	Wynagrodzenie zasadnicze stawka miesięczna	3650
7	Wynagrodzenie za czas przepracowany	2455,39
8	Dodatek za niepalenie	100
9	Premia regulaminowa zmienna	255,50
10	Prowizja	125
11	Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego ze zmiennych składników	29,28
12	Płaca brutto	2965,17
13	Podstawa wymiaru na ub. emerytalno-rentowe	2965,17
14	Podstawa wymiaru na ub. chorobowe i wypadkowe	2965,17
15	Składka na ub. emerytalne pracownik - 9,76%	289,40
16	Składka na ub. rentowe pracownik - 1,5%	44,48
17	Składka na ub. chorobowe pracownik - 2,45%	72,65
18	Razem ZUS pracownik (13,71%)	406,53
19	Zasiłek chorobowy	304,26
20	Przychód	3269,43
21	Koszty uzyskania przychodu (111,25 zł)	111,25
22	Ulga podatkowa (46,33 zł)	46,33
23	Podstawa opodatkowania	2752
24	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej	2558,64
25	Zaliczka na podatek dochodowy - 18%	449,03
26	Składka zdrowotna 7,75% - do odliczenia od podatku	198,29
27	Składka zdrowotna - 9 %	230,28
28	Zaliczka na podatek do US	251
29	Do wypłaty	2381,61
30	Składka na ub. emerytalne pracodawca - 9,76 %	289,40
31	Składka na ub. rentowe pracodawca - 6,5 %	192,74
32	Składka na ub. wypadkowe pracodawca - 2,26% - przykładowa stawka procentowa	67,01
33	Fundusz Pracy - 2,45%	72,65
34	FGŚP - 0,10%	2,97
35	Razem składki pracodawca (21,07%)	624,77

Podstawa prawna

Par. 5, par. 11, par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).