Jak obliczyć wynagrodzenie zatrudnionemu, który dokonał zwrotu niesłusznie wypłaconej trzynastki

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2013/089/i02.2013.089.217000900.803.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń

Pracownik powinien zwrócić kwotę nienależnej trzynastki, tj. netto wraz z pobraną zaliczką na podatek. Po dokonaniu w maju zwrotu trzynastki płatnik - obliczając zaliczkę na podatek - powinien odliczyć od dochodu kwotę zwrotu nienależnego świadczenia. Za marzec płatnik powinien sporządzić i przesłać do ZUS dokumenty rozliczeniowe w trybie korekty. Na ich podstawie wyjdzie nadpłata zarówno składki zdrowotnej, jak i składek społecznych. W dokumentach korygujących trzeba bowiem wykazać przychód z pominięciem nienależnej trzynastki. Następnie pracodawca powinien zwrócić pracownikowi owe nadpłaty w części, którą uprzednio potrącił z jego dochodu. Zwrot nadpłaty składek społecznych stanowi przychód ze stosunku pracy pracownika w miesiącu otrzymania pieniędzy. Inaczej przedstawia się sposób rozliczenia zwróconej składki zdrowotnej. Pracownik będzie musiał doliczyć ten zwrot do podatku w zeznaniu rocznym w części, w której uprzednio składka została odliczona od podatku w zawyżonej wysokości.

Na rachunek pracodawcy

Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty na rzecz pracownika, niezależnie od źródła ich finansowania, w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne. Pracodawcy prywatni spoza sfery budżetowej, nie mają obowiązku wypłacania trzynastek. Mogą jednak przewidzieć takie wypłaty, układając np. regulamin wynagradzania. Nie ma również przeszkód, aby odwołać się do przepisów, które regulują prawo do dodatkowego wynagrodzenia dla pracowników sfery budżetowej i na ich podstawie ustalać m.in. prawo do rocznej premii. Skoro w przypadku opisanym w pytaniu pracodawca korzysta z takich właśnie unormowań, to podstawową przesłanką nabycia prawa do pełnej trzynastki jest przepracowanie całego poprzedniego roku kalendarzowego. Natomiast krótszy okres pracy, wynoszący co najmniej 6 miesięcy, daje prawo do trzynastki w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu.

W opisanym w pytaniu stanie faktycznym pracownik otrzymał w marcu trzynastkę za 2012 r. Był to jego przychód z etatu, podlegający zarówno obciążeniu podatkiem dochodowym, jak i składkami na ZUS. Ustawodawca nie przewidział bowiem żadnych zwolnień dla tego typu świadczeń o charakterze premii. Słusznie więc pobrano i odprowadzono należności budżetowe.

Jednak po ponownej analizie stwierdzono, że trzynastka została niesłusznie wypłacona. Uzgodniono z pracownikiem zwrot wynagrodzenia w formie przelewu na konto firmowe pracodawcy. Termin zwrotu przypadł na maj. W przypadku gdy zatrudniony pozostaje cały czas w stosunku pracy z danym pracodawcą oraz zwraca mu nienależnie pobrane świadczenie, sposób postępowania płatnika wynika z art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej u.p.d.o.f). Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości zaliczek płatnicy (m.in. zakłady pracy) odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobraną zaliczką. Co to oznacza?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie rozróżnia pojęć: wynagrodzenie netto i brutto, lecz posługuje się pojęciem przychodu i dochodu. W tym przypadku przychodem podatnika była cała kwota pobranego dodatkowego wynagrodzenia rocznego (przychodu), a skoro świadczenie to było nienależne, to jego zwrot powinien obejmować nie tylko kwotę, którą pracownik otrzymał do ręki, ale również pobraną zaliczkę na podatek. Takie postępowanie daje możliwość odzyskania zaliczki na podatek dochodowy potrąconej przez płatnika.

Składki na ubezpieczenia

Pozostaje jeszcze kwestia składek społecznych oraz zdrowotnej. One też zostały najpierw opłacone, pobrane z dochodu pracownika. Na przychód zatrudnionego składa się bowiem zarówno ta część, którą otrzymuje do dyspozycji - zwana w praktyce netto, jak i składki należne do ZUS oraz zaliczka podatkowa. Jednak określenie "zwrot nienależnie pobranych świadczeń" z punktu widzenia prawa podatkowego nie zawiera w sobie składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Składki te powinny być odrębnie rozliczone. Kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne finansowana przez pracownika, z tytułu zawyżonego przychodu, zwrócona przez ZUS za pośrednictwem płatnika składek stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Stąd też kwotę zwróconych składek pracodawca dolicza do wynagrodzenia i do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w miesiącu zwrotu oraz pobiera zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach ogólnych.

Z kolei zwrot składki zdrowotnej podlega doliczeniu do podatku rocznego (7,75 proc.) albo w zeznaniu rocznym przez pracownika, albo przez płatnika, który rozlicza go w formie PIT-40. Taki sposób zachowania się pracodawcy potwierdzają przykładowo indywidualne interpretacje:

wdyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 czerwca 2008 r. (IPPB2/415-419/08-4/MG),

wdyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 7 września 2011 r. (IPTPB2/415-311/11-2/MP).

Prostszym sposobem rozliczenia nienależnej trzynastki, niewymagającym korygowania dokumentów do ZUS, byłoby pomniejszenie przychodu brutto pracownika za kolejny miesiąc o pełną kwotę nienależnego świadczenia, czyli zawierającą składki i podatek. Wtedy zarówno podstawy wymiaru składek, jak i opodatkowania byłyby odpowiednio niższe, w związku z czym zostałaby skorygowana zaliczka oraz składki. Mogłoby tak być, gdyby pracodawca - za zgodą pracownika - dokonał odliczenia od bieżącego wynagrodzenia. W omawianym przypadku pracownik sam wpłaca jednak zwrot na konto pracodawcy.

Netto z zaliczką

Wyliczona w marcu trzynastka wyniosła 3385,50 zł. Na tę kwotę składają się:

w464,15 zł - składki na ubezpieczenia społeczne (3385,50 zł x 13,71 proc.)

w262,92 zł - składka zdrowotna do ZUS [(3385,50 zł - 464,15 zł) x 9 proc.]

w226,40 zł - składka zdrowotna odliczona od podatku [(3385,50 zł - 464,15 zł) x 7,75 proc.]

w233 zł - zaliczka na podatek dla urzędu skarbowego [(3385,50 zł - 464,15 zł - 111,25 zł); (2810 zł x 18 proc.) - 46,33 zł - 226,40 zł]

w2425,43 zł - kwota netto (3385,50 zł - 464,15 zł - 262,92 zł - 233 zł)

Do zwrotu na rzecz pracodawcy przypada kwota netto wraz z zaliczką, czyli 2658,43 zł (2425,43 zł + 233 zł). Tę kwotę należy odliczyć od dochodu uzyskanego w maju.

W miesiącu, w którym pracodawca zwróci nadpłatę składek społecznych, kwota 464,15 zł będzie przychodem ze stosunku pracy do opodatkowania. Natomiast składka zdrowotna zwrócona w wysokości 262,92 zł musi zostać doliczona do podatku w wysokości 226,40 zł.

Reasumując, płatnik, któremu pracownik zwrócił na skutek różnych okoliczności wcześniej wypłaconą kwotę, jest obowiązany pomniejszać miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki o dokonany przez podatnika zwrot, począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeżeli kwota dokonanego w tym miesiącu zwrotu przekracza dochód tego miesiąca, płatnik może pomniejszyć o powstałą różnicę dochód z następnego miesiąca, aż do pełnego pomniejszenia. Takie pomniejszenia mogą być jednak stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu. Jeśli nie uda się odliczyć całości na podstawie art. 41b u.p.d.o.f., to resztę pracownik odliczy od dochodu w zeznaniu rocznym (lub dokona tego płatnik w rocznym obliczeniu podatku - PIT-40), na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 u.p.d.o.f. Przepis ten pozwala na odliczenie zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, w kwotach uwzględniających pobrany podatek.

Ważne

Jeśli otrzymany przez pracownika - podatnika przychód ze stosunku pracy okazał się nienależny, to pracownik powinien dokonać jego zwrotu na rzecz pracodawcy, w pełnej wysokości

Ustalamy zasady przekazania nienależnego świadczenia

Sposób rozliczenia nienależnego świadczenia pobranego przez pracownika zależy od tego, w jakiej formie zostaje dokonany zwrot.

● Jeśli następuje on poprzez odliczenie od przychodu brutto w kolejnym miesiącu, to pracodawca dokonuje pomniejszenia tego przychodu - za zgodą pracownika - o kwotę brutto nienależnego świadczenia (brutto od brutta).

● W przypadku gdy pracownik sam zwraca nadpłatę pracodawcy, procedura jest bardziej skomplikowana. Pracownik zwraca wówczas kwotę świadczenia wraz z zaliczką na podatek. Dokonany zwrot podlega odliczeniu przez płatnika od dochodu za miesiąc zwrotu. W razie powstania nadpłaty w składkach na ZUS w wyniku korekt dokumentów rozliczeniowych zwrot nadpłaconych składek społecznych pracownikowi generuje powstanie przychodu ze stosunku pracy do opodatkowania. Natomiast zwrot składki zdrowotnej należy doliczyć do podatku rocznego.

Lista płac za maj

Przychód	3600 zł	3200 zł + 400 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	493,56 zł	podstawa wymiaru: 3600 zł składka emerytalna: 3600 zł x 9,76 proc. = 351,36 zł składka emerytalna: 3600 zł x 9,76 proc. = 351,36 zł składka rentowa: 3600 zł x 1,5 proc. = 54 zł składka chorobowa: 3600 zł x 2,45 proc. = 88,20 zł łączna kwota składek: 493,56 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku	14,33 zł 14,33 zł	podstawa wymiaru: 3106,44 zł (3600 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 493,56 zł) 3106,44 zł x 9 proc. = 279,58 zł 3106,44 x 7,75 proc. = 240,75 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	0 zł	przychód do opodatkowania: 3600 zł podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 337 zł [3600 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 493,56 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) - 2658,43 zł] zaliczka do US: 0 zł (337 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 14,33 zł (zaliczka na podatek) Zaliczka na podatek jest niższa od składki zdrowotnej do ZUS (279,58 zł > 14,33 zł), w związku z czym składka zdrowotna do ZUS została obniżona do poziomu 14,33 zł; od zaliczki została odliczona częściowo składka zdrowotna w wysokości 14,33 zł, zatem zaliczka dla US wynosi 0 zł
Kwota do wypłaty	3092,11 zł	3600 zł - (493,56 zł + 14,33 zł)

Izabela Nowacka,

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 12 ust. 1, art. 26 ust. 1 pkt 5, art. 32, art. 41b, art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).