Współczynnik ekwiwalentowy powinien być ustalany w proporcji do wymiaru czasu pracy

Od 3 listopada 2009 r. obowiązują zmienione przepisy dotyczące ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Nowe wyłączenia

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop rozszerzyła katalog wyłączeń, tj. świadczeń, których nie należy brać pod uwagę przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Chodzi tutaj o świadczenia z tzw. pakietu antykryzysowego, czyli należności przysługujące w okresie objęcia pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy oraz o kwoty wyrównania wynagrodzenia pracownika do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Mają one bowiem charakter gwarancyjny.

Powyższe wyłączenia z podstawy wymiaru wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego należy stosować przy liczeniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, który został rozpoczęty 3 listopada 2009 r. lub później, oraz przy liczeniu ekwiwalentu za urlop, do którego pracownik nabył prawo po 2 listopada 2009 r.

Zmienne składniki płacy

Przy ustalaniu ekwiwalentu należy uwzględniać składniki wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, a które zostały wypłacone w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu - w średniej wysokości z tego okresu.

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa powyżej, to wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie. Otrzymany wynik należy pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w normalnym czasie pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Proporcjonalny współczynnik

Przepisy rozporządzenia uporządkowały również zasady ustalania współczynnika ekwiwalentowego oraz ustalania należności za jeden dzień ekwiwalentu.

Współczynnik do ekwiwalentu urlopowego to wskaźnik, przez jaki dzieli się podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop, uzyskując w ten sposób ekwiwalent za jeden dzień. Współczynnik ten odzwierciedla przeciętną liczbę dni roboczych w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego i w 2009 r. wynosi on 21,08.

Przed nowelizacją rozporządzenie nie regulowało zasad ustalania tego współczynnika w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Licząc ekwiwalent za urlop dla niepełnoetatowców, należało się posiłkować stanowiskiem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki i Pracy (PP III/079-338/JR/04). W myśl którego należało przyjąć, że przeciętna liczba dni roboczych w miesiącu, czyli wartość współczynnika, powinna być ustalana w proporcji do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.

Powyższe unormowania od 8 października 2009 r. znalazły się w rozporządzeniu.

Dobowa norma czasu pracy

Do tej pory przepisy określające sposób ustalania ekwiwalentu stanowiły, że ekwiwalent pieniężny za jedną godzinę niewykorzystanego urlopu obliczało się, dzieląc przeciętne wynagrodzenie pracownika za jeden dzień przez osiem godzin. Ponieważ jednak nie wszyscy pracownicy świadczą pracę przez osiem godzin dziennie, rozporządzenie wprowadziło przepis stanowiący, że kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę pracy należy liczyć przez podzielenie przeciętnego wynagrodzenia za jeden dzień pracy przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy, obowiązującej konkretnego pracownika. Jest to szczególnie istotne unormowanie dla osób, dla których przepisy przewidują inną dobową normę czasu pracy, np: niepełnosprawnych.

Powyższe zmiany należy stosować w stosunku do ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo po 2 listopada 2009 r. Jeśli po 3 listopada wypłacany jest ekwiwalent za urlop, do którego pracownik nabył prawo przed tą datą (z tytułu ustania zatrudnienia przed 3 listopada), pracodawca może również zastosować nowe regulacje, ale pod warunkiem, że są one korzystniejsze dla zatrudnionych.

Przykład: Norma czasu pracy niepełnosprawnego pracownika

3 listopada 2009 r. ulegnie rozwiązaniu umowa o pracę zawarta na czas określony z pracownikiem niepełnosprawnym o znacznym stopniu niepełnosprawności. Na dzień rozwiązania umowy pozostało mu pięć dni (35 godzin) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracownik zatrudniony był na pełen etat, a jego pensja składała się ze stałej płacy zasadniczej w kwocie 3 tys. zł. Ponieważ wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości, uwzględnia się je w podstawie ekwiwalentowej w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. 3 tys. zł.

Obliczamy ekwiwalent za:

●  1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentu dzielimy przez obowiązujący w 2009 roku współczynnik - 21,08):

3000,00 zł : 21,08 = 142,31 zł,

●  1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 7 godzin):

142,31 zł : 7 godzin = 20,33 zł/godz.,

●  5 dni niewykorzystanego urlopu (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu):

20,33 zł/godz. x 35 godz. = 711,55 zł.

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 711,55 zł.

Przykład: Ustalanie podstawy ekwiwalentu za urlop

7 listopada 2009 r. nastąpi rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem. Z tym dniem pracownik nabędzie prawo do 10 dni ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Na wynagrodzenie pracownika składa się stała płaca zasadnicza oraz zmienne wynagrodzenie prowizyjne. Zgodnie z zakładowym regulaminem wynagradzania płaca zasadnicza wypłacana jest w ostatnim dniu miesiąca, za który przysługuje. Natomiast wynagrodzenia prowizyjne wypłacane są w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za które one przysługują. Ustalając podstawę ekwiwalentu za urlop, należy przyjąć płacę zasadniczą w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Zmienne elementy pensji należy natomiast uwzględnić z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Do tej pory określenie wynagrodzenia uzyskanego w okresie trzech miesięcy sugerowało, że do podstawy ekwiwalentowej należało przyjmować wynagrodzenia prowizyjne za okres trzech miesięcy, co przy terminie płatności do dnia 10 miesiąca następnego oznaczało, że prowizje przyjmowane do podstawy faktycznie były w niej uwzględniane z jednomiesięcznym przesunięciem. W podstawie należało bowiem przyjąć prowizje za październik, wrzesień i sierpień, choć faktycznie były one wypłacone w listopadzie, październiku i wrześniu. Po nowelizacji rozporządzenia w podstawie wymiaru ujmuje się wynagrodzenia wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu, a więc w omawianym przypadku wypłacone w październiku, wrześniu i sierpniu, a przysługujące za wrzesień, sierpień i lipiec.

Dorota Twardo

gp@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 8 października 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 174, poz. 1353).