Podstawą wynagrodzenia za czas choroby jest zwykle średnia miesięczna pensja

Wynagrodzenie za czas choroby oblicza się zgodnie z art. 92 kodeksu pracy, a więc według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy.

Nie ulega ono jednak obniżeniu o 25 proc. w przypadku dostarczenia zwolnienia lekarskiego pracodawcy po upływie siedmiu dni, licząc od daty jego otrzymania.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, a jeżeli pracownik nie jest zatrudniony przez taki okres - przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.

Miesiąc, w którym pracownik został zatrudniony od pierwszego roboczego dnia miesiąca, traktuje się jako pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia i wynagrodzenie za ten miesiąc przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

Jeśli natomiast umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a niezdolność do pracy powstała w miesiącu następnym, to podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, czyli za pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia. Do obliczenia wynagrodzenia chorobowego przyjmuje się wówczas pensję, jaką pracownik uzyskałby, gdyby przepracował cały miesiąc kalendarzowy.

Wynagrodzeniem przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowanych ze środków pracownika.

Przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia chorobowego przychód stanowiący podstawę wymiaru składek pomniejsza się o:

● do 30 czerwca 2007 r. - 18,71 proc. podstawy ich wymiaru,

● od 1 lipca do 31 grudnia 2007 r. - 15,71 proc. podstawy ich wymiaru,

● od 1 stycznia 2008 r. - 13,71 proc. podstawy ich wymiaru.

Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego to przede wszystkim:

● wynagrodzenie za pracę,

● wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za inne okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia,

● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,

● wynagrodzenie za pracę w porze nocnej,

● premie, nagrody i dodatki, które są pomniejszane za okres niezdolności do pracy.

W podstawie wymiaru nie uwzględnia się natomiast takich składników wynagrodzenia jak premie, nagrody, dodatki i inne, do których w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu pracownik zachowuje prawo w okresie absencji chorobowej oraz które są wypłacane za okresy pobierania świadczeń z tytułu choroby.

W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania świadczeń chorobowych uznaje się, że ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okresy ich pobierania i należy uwzględnić go w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że dany składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okresy pobierania świadczeń chorobowych, to tego składnika nie uwzględnia się w podstawie wymiaru.

Niektórych składników wynagrodzenia nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, mimo że została od nich naliczona i opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe. Są nimi m.in.:

● ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

● premie, dodatki, nagrody, które nie są zmniejszane za okres niezdolności do pracy oraz pobierania z tego tytułu świadczeń.

Ponadto do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie należy przyjmować:

● wynagrodzenia chorobowego,

● zasiłków z ubezpieczenia chorobowego,

● przychodów zwolnionych ze składek na podstawie par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z pismem Departamentu Zasiłków ZUS z 22 października 2008 r. (992800/6000/374/2008/SKu/10) w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie uzględnia się składników wynagrodzenia, przyznawanych niezależnie od oceny pracy pracownika, na których wypłatę nie ma wpływu okres pobierania tego wynagrodzenia (pomimo choroby pracownik otrzymuje dany składnik wynagrodzenia w pełnej wysokości). Wśród nich można wymienić:

● jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie,

● wartość szczepień ochronnych pracowników, finansowanych przez pracodawcę,

● wartość badań mammograficznych lub innych nieodpłatnych badań pracowników,

● nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),

● koszt wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowany lub dofinansowany przez pracodawcę,

● wartość dodatkowego ubezpieczenia pracownika wyjeżdżającego w delegację zagraniczną,

● dopłata pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika z tytułu różnych ryzyk,

● bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,

● jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika.

Ponadto do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie wlicza się składników wynagrodzenia, które nie są uzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacanych niezależnie od absencji chorobowej pracownika.

Niektóre składniki wynagrodzenia uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego w kwocie faktycznie wypłaconej, a inne po uzupełnieniu. Zależy to od zapisów regulaminu wynagradzania bądź od praktyki przyjętej przez pracodawcę.

Jeżeli pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia, które w okresie uwzględnionym w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego zostały wypłacone w zmniejszonej wysokości z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, należy wówczas wziąć je pod uwagę:

● w wysokości uzupełnionej - gdy obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe zawierają jednoznaczne zapisy o pomniejszaniu składnika wynagrodzenia za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego w sposób proporcjonalny,

● w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełnienia - gdy przepisy zakładowe wskazują na pomniejszanie składnika za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, ale nie precyzują sposobu zmniejszania składnika.

Zdarza się, że w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, pracownik nie uzyskał pełnej pensji. Jeśli powodem tego była usprawiedliwiona nieobecność w pracy, np. choroba, opieka nad członkiem rodziny, korzystanie z urlopu bezpłatnego, wówczas ustalając podstawę wymiaru, należy:

● wyłączyć wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

● przyjąć wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, po uprzednim uzupełnieniu.

Jeżeli pracownikowi zgodnie z umową o pracę przysługuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, do podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie w wysokości określonej w umowie o pracę lub innym akcie nawiązującym stosunek pracy.

Gdy natomiast pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zmienne, należy je uzupełnić, dzieląc wynagrodzenie osiągnięte przez pracownika za przepracowane dni robocze przez liczbę tych dni. Następnie wynik mnoży się przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować w danym miesiącu.

Jeżeli pracownik przez część miesiąca korzystał z urlopu wypoczynkowego, a przez pozostałą świadczył pracę, wówczas nie uzupełnia się za ten miesiąc wynagrodzenia. Przy obliczaniu podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymał za czas urlopu wypoczynkowego, oraz wynagrodzenie otrzymane za przepracowaną część miesiąca.

Jeśli pracownik w miesiącu, w którym korzystał z urlopu wypoczynkowego, był także nieobecny w pracy z innych usprawiedliwionych przyczyn, konieczne jest uzupełnienie wynagrodzenia za ten miesiąc na zasadach ogólnych.

Inaczej postępuje się w przypadku, gdy w okresie branym do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności. W takim przypadku do podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, które pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Składniki wynagrodzenia, takie jak premie i nagrody, są wypłacane za różne okresy, np. miesięczne, kwartalne, półroczne lub roczne. Z tego względu składniki te wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego w odpowiednich proporcjach, w zależności od okresu, za który są wypłacane.

Składniki przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, za które wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

Składniki przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Powyższą zasadę należy stosować również, gdy za któryś z kwartałów pracownik nie otrzymał premii kwartalnej. Jako kwotę premii przyjmuje się wówczas 0,00 zł.

Składniki przysługujące za okresy kwartalne uwzględnia się w podstawie wymiaru nawet wtedy, gdy w danym kwartale pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go w tym kwartale czasu pracy.

Jeśli natomiast pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez okres czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, premie kwartalne uwzględnia się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, z których premia kwartalna podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

Składniki przysługujące za okresy roczne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, albo korzystał z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, składniki roczne uwzględnia się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku poprzedzającym powstanie niezdolności do pracy.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru nie uwzględnia się składników wynagrodzenia przysługujących tylko do określonego terminu oraz takich, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu. Jeśli więc pracodawca podejmie decyzję o całkowitym zaprzestaniu wypłaty danego składnika wynagrodzenia od określonej daty, to podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego za okres od tej daty ustala się z wyłączeniem tego składnika.

Zasady tej nie stosuje się jednak w przypadku, gdy dany składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Gdy wzrost bądź spadek wysokości wynagrodzenia pracownika na skutek zmiany stanowiska pracy lub zmiany warunków wynagradzania ustalonych w umowie o pracę (lub innym akcie nawiązującym stosunek pracy) nastąpił w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, nie ma on wpływu na wysokość ustalanej podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

Wynagrodzenie z tytułu umów cywilnoprawnych wypłacone za okres, za który przyjmowane jest do ustalenia podstawy wymiaru, powinno być uwzględnione w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego tylko w czasie trwania takiej umowy. Z podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego za okres po terminie, do którego umowa była zawarta, wynagrodzenie to powinno być wyłączone.

Do wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych nie stosuje się zasady dotyczącej uzupełniania wynagrodzenia uzyskanego za niepełny miesiąc - wynagrodzenie to przyjmuje się w kwocie faktycznie wypłaconej.

Często zdarza się, że premie, nagrody lub inne składniki wynagrodzenia są wypłacane zaliczkowo lub z opóźnieniem. W sytuacjach gdy składniki te nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat wynagrodzeń chorobowych, do podstawy wymiaru przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. Natomiast, gdy składniki wynagrodzenia przysługują, ale nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, to podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego ustala się bez tych składników, a po ich wypłaceniu przelicza się tę podstawę, uwzględniając wypłacony składnik, oraz wyrównuje się wysokość wynagrodzenia chorobowego.

W sytuacji gdy premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo, do ustalenia podstawy wymiaru przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a po ich wyrównaniu przelicza się podstawę wymiaru, uwzględniając te składniki, i wyrównuje się wysokość wynagrodzenia chorobowego. Jeżeli jednak składniki te nie przysługują za okresy uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, podstawę wymiaru ustala się bez tych składników.

Pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego ma również prawo do miesięcznej premii. W okresie od 8 do 18 marca 2010 r. był niezdolny do pracy i z tego tytułu nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie za okres od marca 2009 r. do lutego 2010 r. oraz premie miesięczne z tych miesięcy.

Premia miesięczna za luty 2010 r. - do czasu sporządzenia listy płac za marzec 2010 r. - nie została jeszcze wypłacona. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy więc przyjąć premie miesięczne za okres od marca 2009 r. do stycznia 2010 r., przy czym premię za styczeń w podwójnej wysokości.

Pracownik jest niezdolny do pracy od 12 marca 2010 r. do 5 kwietnia 2010 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy ustalić z okresu od marca 2009 r. do lutego 2010 r. Dodatkowo z pracownikiem została zawarta umowa zlecenia na okres od 1 stycznia do 30 kwietnia 2010 r. Przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego do pensji za styczeń i luty należy doliczyć również wynagrodzenie za wykonane w tych miesiącach umowy zlecenia. Kwota ta powinna być przyjęta do podstawy bez uzupełniania.

Pracownik stał się niezdolny do pracy od 15 marca 2010 r. Do końca 2009 r. otrzymywał on wynagrodzenie stałe w wysokości 2,5 tys. zł, a od 1 stycznia 2010 r. pracodawca przyznał mu podwyżkę do kwoty 3 tys. zł. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie z okresu od marca 2009 r. do lutego 2010 r. Bez znaczenia pozostaje nastomiast fakt, że wynagrodzenie to było w tym czasie niższe niż przysługujące pracownikowi w dniu zachorowania.

Pracownikowi przysługuje premia kwartalna. Jest ona zmniejszana proporcjonalnie za okres choroby i w związku z tym podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Pracownik zachorował w styczniu 2010 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownika za okres od stycznia do grudnia 2009 r. oraz 1/12 sumy premii wypłaconych za I, II, III i IV kwartał 2009 r. Od 27 lipca do 6 sierpnia 2009 r. pracownik chorował. W związku z tym premię za III kwartał należy uwzględnić w podstawie wymiaru po uzupełnieniu. Za ten kwartał pracownik otrzymał premię w kwocie 900 zł, proporcjonalnie pomniejszoną za okres choroby.

Z powodu niezdolności do pracy w lipcu pracownik przepracował 18 dni, a był zobowiązany przepracować 23 dni, natomiast w sierpniu przepracował 17 dni, a był zobowiązany przepracować 20 dni. We wrześniu pracownik przepracował wszystkie dni robocze, czyli 22 dni.

Premię za III kwartał należy przyjąć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego po uzupełnieniu. W tym celu:

● od kwoty premii odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

900,00 zł x 13,71 proc. = 123,39 zł,

900,00 zł - 123,39 zł = 776,61 zł,

● otrzymaną kwotę dzielimy przez liczbę przepracowanych dni roboczych w kwartale (18 dni + 17 dni + 22 dni = 57 dni), a następnie mnożymy przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować tym kwartale

(23 dni + 20 dni + 22 dni = 65 dni) : 776,61 zł : 57 dni = 13,62 zł, czyli

13,62 zł x 65 dni = 885,30 zł.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć uzupełnioną premię za III kwartał w kwocie 885,30 zł.

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby 11 marca 2010 r. i przebywa na zwolnieniu lekarskim do 6 kwietnia 2010 r. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć pensje z okresu od marca 2009 r. do lutego 2010 r. Pracownikowi przysługiwało prawo do premii miesięcznej, która została wliczona do podstawy wymiaru zasiłku. Od kwietnia 2010 r. pracodawca, w związku ze zmianą regulaminu wynagradzania, zaprzestał wypłaty premii miesięcznej. Jednak zgodnie z nowymi postanowieniami regulaminu została ona włączona do wynagrodzenia zasadniczego.

W związku z tym, że premia została w całości włączona do innego składnika wynagrodzenia, nie należy ponownie ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Premia ta powinna pozostać w podstawie wymiaru.

Pracownikowi przyznano prawo do dodatku funkcyjnego na okres od 1 września 2009 r. do 31 marca 2010 r. Dodatek ten jest pomniejszany za okresy niezdolności do pracy. Pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 19 marca 2010 r. do 2 kwietnia 2010 r.

Dodatek funkcyjny należy uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego za okres od 19 do 31 marca 2010 r., czyli do terminu, do którego został przyznany. Natomiast podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za okres od 1 do 2 kwietnia 2010 r. należy ustalić, wyłączając ten dodatek.

Pracownik jest zatrudniony od 23 listopada 2009 r., a od 17 marca 2010 r. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. Jest to jego pierwsza niezdolność do pracy w 2010 roku. W celu ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, czyli za grudzień 2009 r. oraz za styczeń i luty 2010 r.

W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony bez przerwy u tego samego pracodawcy na podstawie kolejno po sobie następujących umów o pracę, wynagrodzenie wypłacone z tytułu tych umów sumuje się, pod warunkiem że nie wystąpiły pomiędzy nimi przerwy. Przerwą w ubezpieczeniu nie jest przerwa przypadająca w dni ustawowo wolne od pracy, czyli niedziele i święta wymienione w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. nr 4, poz. 28 z późn.zm.).

W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika, od których została opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe, a które nie przysługują za czas niezdolności do pracy (wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r., SK 16/06, Dz.U. nr 119, poz. 771).

Dorota Twardo

gp@infor.pl

Art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 36-42 i art. 45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).